Как прикрепить файлы к электронной почте Outlook из OneDrive
Эта статья блога представляет собой краткое руководство о том, как быстро прикрепить файл OneDrive к электронной почте Outlook с помощью макроса в общих шаблонах электронной почты.
Как я начал использовать общие шаблоны электронной почты
Откровенно говоря, я не считаю себя опытным пользователем, но отправка писем в Outlook — неотъемлемый рабочий процесс в моей повседневной жизни. А вы? А теперь представьте, как я был рад получить нового помощника. Потратьте несколько минут своего времени, чтобы прочитать об общих шаблонах электронной почты или попробовать их, чтобы сломать рутину и сократить время, затрачиваемое на сообщения. Надстройка очень удобна, так как вы можете получить доступ к этому приложению с любого устройства и работать в Outlook для Windows, для Mac или Outlook в Интернете. Что я делаю: я создаю свои собственные шаблоны, сохраняю их и использую, когда мне нужно, или создаю команду, чтобы делиться общими шаблонами с моими коллегами. Что еще более удивительно, надстройка позволяет оборудовать шаблоны несколькими макросами и персональными ярлыками.
С помощью одного из них прикрепление файлов OneDrive к сообщениям Outlook больше не является головной болью. Вы можете плавно вставлять свои документы, изображения и видео, не делая это каждый раз вручную, а просто нажав на заголовок шаблона:
Это легко и быстро, не так ли? Итак, давайте углубимся в детали, чтобы узнать, что именно нам нужно сделать.
Войдите в OneDrive и создайте место для обмена
OneDrive — широко известная и используемая платформа облачного хранения, но если вы никогда о ней не слышали, я дам вам подсказку, как ее найти:
- Откройте браузер и войдите в office.com.
- Нажмите значок запуска, чтобы просмотреть установленные приложения.
- Голубое облако Знак справа от Outlook — это то, что мы ищем, поэтому нажмите на него.
Примечание. Если вам не повезло и OneDrive не предустановлен в вашей Windows 10, пожалуйста, не сдавайтесь, инструкции здесь.
Не отставая от линии, мы делимся созданными шаблонами с нашими товарищами по команде в нашей надстройке Outlook, поэтому мы должны делиться включенными в них вложениями. Самым простым решением было бы создать специальную папку в вашем корпоративном OneDrive, чтобы собирать ваши файлы в одном общем месте (личный OneDrive не вариант, когда у вас есть команда, верно?). Просто коснитесь значка «Создать» в верхнем меню, чтобы добавить папку и назвать ее по своему усмотрению:
Чтобы продолжить и загрузить необходимые элементы, дважды щелкните папку и используйте Загрузить кнопку, это легко и довольно понятно:
Кстати, вы можете упростить этот вопрос, просто открыв проводник, выбрав файлы, которые хотите загрузить, и перетащив их в окно OneDrive.
Как правильно поделиться папкой OneDrive
Если вы закончили загрузку, щелкните правой кнопкой мыши свою папку, и вам будет предоставлен набор параметров, и выберите Управление доступом:
Перейти к Прямой доступ чтобы включить имена товарищей по команде, которые будут работать с этими вложениями:
Не стесняйтесь управлять их разрешениями на редактирование на месте, если это необходимо.
Теперь нажмите Предоставление доступа чтобы все было накручено и прикрепленные файлы были бы доступны вашим коллегам при применении шаблонов.
Для получения дополнительной информации см.:
Используйте ~%ATTACH_FROM_ONEDRIVE[] макрос
Что ж, пора использовать наш макрос, и если вы все правильно настроили, то процесс будет плавным и удобным. Вернитесь в Outlook > Новая электронная почта, откройте панель «Общие шаблоны электронной почты» и начните с нового шаблона:
- Нажмите на Вставить макрос найдите и выберите ~%ATTACH_FROM_ONEDRIVE[] макрос из выпадающего списка:
Кончик. Прямо надстройка попросит войти в вашу учетную запись OneDrive, чтобы получить доступ к вашим файлам и папкам. Этот шаг является нормальным поведением и его нельзя игнорировать.
- Перейдите к файлу, который необходимо прикрепить, и нажмите Выбирать:
При выборе этого макроса надстройка строит уникальный путь и отображает его в квадратных скобках. []. Пожалуйста, не модифицируйте и не меняйте вручную эту ссылку, макрос вообще не будет работать. 🙂 Знаю, результат выглядит несуразно, но, пожалуйста, оставьте как есть:
- Хит Сохранять и используйте этот шаблон столько раз, сколько захотите:
Макрос сделает всю работу за вас и прикрепит файл без дополнительных усилий с вашей стороны.
Прозрачные предупреждения
Вы можете получить это сообщение при создании или редактировании шаблона:
Не беспокойтесь об этом, это напомнит вам, что нужно быть вежливым и поделиться файлом, который вы собираетесь прикрепить, иначе ваши товарищи по команде получат следующую ошибку:
Я старался изо всех сил быть простым и точным в этой статье, чтобы провести вас через весь процесс. Увидимся в моем следующем посте о прикреплении файлов из SharePoint. И, дорогие все, ваши комментарии или вопросы были бы очень признательны.
