Прикрепление файлов из SharePoint к электронной почте Outlook

Этот пост в блоге был создан, чтобы простым и подробным образом описать, как прикреплять файлы SharePoint к электронной почте Outlook с помощью макроса в общих шаблонах электронной почты и применять его в шаблонах вашей группы по мере продвижения вперед.

Кратко об общих шаблонах электронной почты

Я предполагаю, что я не единственный, кто имеет дело с электронными письмами, шаблонами и вложениями Outlook почти каждый день. Иногда процесс довольно утомительный и занимает много времени. Если у вас нет личного помощника или вы предпочитаете все контролировать самостоятельно, оставайтесь со мной и познакомьтесь с нашей надстройкой Shared Email Templates. Приложение может помочь вам вставлять и сохранять файлы в несколько кликов, управлять ими и отправлять в любую минуту в будущем.

Вот что я делаю, чтобы избежать скучного процесса повторного прикрепления внутри моей команды: я создаю сайт SharePoint, добавляю туда файлы и составляю шаблоны с помощью специального макроса прикрепления. В результате у меня есть готовый шаблон, доступный для вставки одним щелчком мыши:

Хотели бы вы иметь такую ​​же функцию экономии времени в Outlook? Если да, пожалуйста, будьте сегодня моими гостями и следуйте инструкциям, которые я описываю в этом посте.

SharePoint — создание собственной команды

SharePoint — название этого облачного сервиса говорит само за себя. Созданный Microsoft, он помогает своим пользователям безопасно получать доступ к информации, делиться ею и управлять ею. Вы уже пробовали это? Местами он напоминает мне OneDrive, но у него другая структура, и он предоставляет расширенные возможности для общения. Давайте рассмотрим, как общие шаблоны электронной почты для Outlook работают с этой платформой и что именно нам нужно сделать.

Для краткого начала войдите в office.com в браузере и коснитесь значка запуска в верхнем левом углу, затем перейдите к SharePoint, чтобы открыть приложение:

Сайт команды будет идеальным местом для хранения вашего контента и обеспечения его доступности для указанных вами пользователей. Кроме того, это так легко и быстро оформить здесь:

1. Нажмите на Создать сайт на ленте и выберите Командный вариант:
   

   В общем, вы просто создаете группу, в которую вы, как владелец, можете добавлять других владельцев/участников, собирать файлы и использовать их в общих шаблонах электронной почты.

2. Готовый? Теперь введите свой Сайт команды и нажмите на его название, затем перейдите к Члены вкладка В этом разделе можно просмотреть существующих участников или перейти дальше, чтобы добавить их:
   

Кончик. Как вы могли заметить, в правом верхнем углу под панелью учетной записи есть две маленькие иконки. Используйте их как быстрый шаг, чтобы добавить больше участников в команду или включить Следующий вариант.

Загружайте и делитесь одновременно

При добавлении вложения в общий шаблон помните, что этот файл также должен быть доступен для ваших товарищей по команде. Это своего рода ключевое правило, поэтому я предлагаю создать отдельный Библиотека документов или несколько для большего удобства и вариативности:

1. По умолчанию вы находитесь на Домашней странице вашего сайта Team, перейдите к New и выберите соответствующий пункт:
   
2. Дайте ему имя, отметьте Показать в навигации по сайту и подождите некоторое время, пока он не появится справа в вашем меню.
3. Теперь откройте эту библиотеку, создайте папку и заполните ее нужными элементами, нажав кнопку Загрузить кнопка:
   

   Кончик. Или перетащите файлы из любого места в окно SharePoint.

Этот способ можно считать наиболее практичным. Как только документы помещаются в библиотеку документов, все участники сайта группы получают к ним доступ автоматически. Никаких дополнительных настроек общего доступа не требуется.

Тем не менее, при необходимости можно лично поделиться вложением шаблона. Щелкните правой кнопкой мыши на своем элементе и выберите Управление доступом:

Затем добавьте пользователей через Прямой доступ вариант:

Я знаю, что описание выше может показаться немного сложным, но одного раза будет достаточно, чтобы понять все;)

Что именно ~%ATTACH_FROM_SHAREPOINT[] макрос делает

Этот конкретный макрос создает мост между шаблоном и вложением, которое вы там храните. Итак, откройте Outlook > Общие шаблоны электронной почты > Новый шаблон и выберите ~%ATTACH_FROM_SHAREPOINT[] макрос из Вставить макрос выпадающий список:

Вы сразу же получите запрос на авторизацию Microsoft, пожалуйста, не пропустите его, чтобы вы могли получить доступ к своим сайтам и папкам SharePoint. Затем перейдите по сайтам на сайт группы > Библиотека документов > Папка. Чтобы выбрать элемент, просто дважды щелкните по нему:

Теперь дайте вашему шаблону красивое имя и нажмите Сохранять.

Кончик. Если вы достигли нужной библиотеки документов, но не видите нужный файл в списке, обязательно сначала создайте папку и поместите туда файл.

Результат будет вставлен прямо в квадратные скобки [] внутри вашего макроса. Давайте посмотрим на странную ссылку, которую мы получили:

Если не возражаете, немного поясню, зачем нужна эта абракадабра. Это личная запись пути вложения, созданная нашей надстройкой Outlook. Любые изменения, сделанные вручную, повредят его. Скопировать/вставить ссылку из браузера в скобках тоже не получится.

Теперь добавьте текст или изображение, чтобы завершить шаблон, как вам угодно. Ударь Сохранять кнопка для сохранения и все! Он будет рядом с вами, когда вам нужно будет отправить его, и не будет запрашивать прикрепление одного и того же файла на каждом шагу.

Имейте в виду несколько предупреждений

Надстройка позволит вам сохранить шаблон с вложением, если, например, вы сами его создали. Тем не менее, напоминание ниже появляется, когда вы забываете поделиться этим конкретным файлом или папкой с другими:

Это также вызовет ошибку для члена команды, который попытается использовать такой шаблон без прав доступа:

Это был мой опыт, и я рад передать его вам. Кстати, вы всегда можете связаться со мной в разделе комментариев ниже. До скорой встречи!

Вас также могут заинтересовать: