как настроить и использовать
В этом руководстве мы рассмотрим значение строки состояния в Excel, объясним, как настроить ее для достижения оптимальной производительности, и раскроем ее скрытые возможности для решения задач с данными на профессиональном уровне.
Microsoft Excel предлагает множество мощных функций, которые помогают в анализе, расчете и представлении данных. Среди этих функций строка состояния спокойно находится в нижней части окна Excel, предоставляя важную информацию о рабочем листе и выбранных ячейках.
Что такое строка состояния в Excel?
Строка состояния Excel — это горизонтальная полоса в нижней части окна рабочего листа. Он служит информационным центром, отображая важные сведения о текущем состоянии вашей электронной таблицы и предоставляя быстрый доступ к различным функциям Excel. Строка состояния представляет статистику в реальном времени для выбранных ячеек или диапазонов, такую как сумма, среднее значение и количество. Он также предлагает удобные ярлыки для переключения определенных параметров, таких как запись макросов, макет страницы и масштабирование.
Параметры по умолчанию в строке состояния Excel
По умолчанию в строке состояния Excel отображается ряд полезных сведений и функций. Вот некоторые из распространенных параметров, которые вы найдете в строке состояния на каждом листе:
Сотовый режим
В самой левой части строки состояния Excel вашего внимания ждет индикатор режима ячейки. Этот индикатор служит полезной визуальной подсказкой, информируя вас о текущем состоянии активной ячейки. Он информирует вас о том, находитесь ли вы в состоянии готовности, редактируете содержимое, подтверждаете изменения или обращаетесь к другим ячейкам.
- Готовый. Когда вы впервые открываете новый лист или переходите к нему, индикатор режима ячейки обычно показывает Готово. Это означает, что выбранная ячейка готова к вводу или выполнению действий, поэтому вы можете сразу начать вводить или редактировать содержимое ячейки.
- Входить. Указывает, что вы вводите информацию в ячейку. Он активируется, когда вы выбираете ячейку и начинаете печатать или дважды нажимаете F2.
- Редактировать. Когда вы дважды щелкаете ячейку или нажимаете клавишу F2, режим ячейки переключается на «Редактировать», указывая на редактирование в ячейке. В этом режиме вы можете перемещаться внутри ячейки, вносить изменения и использовать различные сочетания клавиш, характерные для редактирования.
- Точка. Указывает режим выбора ячейки формулы. Он отображается, когда вы начинаете создавать формулу и нажимаете на ячейки, которые хотите использовать в качестве ссылки. Этот режим означает, что выбранная ячейка указывает на другие ячейки в другом месте книги.
Значок записи макроса
Рядом с индикатором режима ячейки в левой части строки состояния вы найдете значок «Запись макроса». Это позволяет автоматизировать повторяющиеся задачи, записывая серию действий в виде макроса. Щелкните этот значок, чтобы начать процесс записи, а затем выполните необходимые действия в электронной таблице. Во время записи макроса значок превращается в прозрачный квадрат, визуально указывая на активный процесс записи. Чтобы остановить запись, просто нажмите на этот значок, и он вернется к своему первоначальному виду.
Дополнительные сведения см. в разделе Как записать макрос в Excel.
Проверка доступности
Рядом со значком «Запись макроса» в строке состояния находится параметр «Проверка доступности». Эта функция позволяет вам оценить доступность вашей электронной таблицы и убедиться, что ее могут эффективно использовать все, включая пользователей с ограниченными возможностями.
Когда вы инициируете проверку доступности, Excel проверяет различные аспекты, такие как форматирование ячеек, структуру документа и удобочитаемость рабочего листа. Он выделяет любые потенциальные проблемы, которые могут затронуть людей с нарушениями зрения, когнитивными нарушениями или другими потребностями в доступности.
Если в вашей книге присутствуют какие-либо проблемы со специальными возможностями, в строке состояния будет отображаться Доступность: исследовать. Щелкнув по этому тексту, вы откроете панель специальных возможностей, которая содержит рекомендации о том, как повысить доступность вашей книги для всех.
И наоборот, если проблем не обнаружено, в строке состояния будет отображаться «Доступность: готово», что указывает на то, что ваша книга соответствует стандартам специальных возможностей.
В целом, опция «Проверка доступности» предоставляет ценную информацию и рекомендации, которые помогут сделать вашу электронную таблицу более всеобъемлющей и удобной для пользователя.
Просмотры книги
В правой части строки состояния в Excel вы увидите три параметра представления рабочей книги. Эти параметры позволяют переключаться между различными режимами просмотра, чтобы оптимизировать рабочее пространство и сосредоточиться на определенных аспектах книги.
Обычный вид — вид книги по умолчанию. Он обеспечивает стандартный макет с линиями сетки, верхними и нижними колонтитулами.
Просмотр макета страницы — предлагает более наглядное представление ваших рабочих листов. Он имитирует внешний вид печатных страниц, включая поля, разрывы страниц и фон. Это представление особенно полезно для разработки и настройки макета вашей книги для печати или совместного использования в формате PDF.
Предварительный просмотр разрыва страницы — отображает рабочие листы с видимыми разрывами страниц, что позволяет точно увидеть, как содержимое будет разделено на несколько страниц при печати. Вы можете настроить разрывы страниц и внести необходимые изменения, чтобы обеспечить оптимальное форматирование страниц.
Кончик. Эти параметры также доступны на вкладке «Вид» ленты Excel.
Номер страницы
При работе с рабочим листом, который разделен на несколько печатных страниц (представление «Макет страницы»), параметр «Номер страницы» показывает общее количество страниц на листе, а также текущий номер страницы.
Параметры масштабирования
В качестве крайней правой опции в строке состояния в Excel у вас есть параметры масштабирования, которые дают вам возможность изменять уровень масштабирования отображения вашей книги.
Ползунок масштабирования – это удобный инструмент для настройки масштаба вашей книги. Он выглядит как ползунок с маркером, который можно перетаскивать влево или вправо, чтобы уменьшить или увеличить уровень масштабирования. При перемещении ползунка процентное значение, отображаемое рядом с ним, изменяется, указывая текущий уровень масштабирования. По умолчанию ползунок установлен на 100%. Перемещение его влево уменьшает масштаб, позволяя просматривать больше строк и столбцов, а перемещение вправо увеличивает масштаб, позволяя лучше рассмотреть рабочий лист.
Значки увеличения и уменьшения — по обеим сторонам ползунка увеличения расположены значки увеличения и уменьшения, представленные символами плюс (+) и минус (-) соответственно. Щелчок по этим значкам изменяет уровень масштабирования на 10%, что является быстрым и удобным способом настроить уровень масштабирования книги без использования ползунка.
Масштаб в процентах — отображает текущий уровень масштабирования вашей книги. Это значение представляет относительный размер содержимого по сравнению с фактическим размером. Вы также можете напрямую ввести конкретное процентное значение, щелкнув значение «Масштаб в процентах» и введя нужный процент.
Эти параметры масштабирования обеспечивают гибкую настройку размера экрана вашей книги в соответствии с различными размерами экрана, настройками удобочитаемости или необходимостью одновременного просмотра большего или меньшего количества содержимого.
Как настроить строку состояния в Excel
Excel предлагает гибкость в настройке строки состояния в соответствии с вашими конкретными потребностями. Просто щелкните правой кнопкой мыши строку состояния, чтобы получить полный список доступных параметров, а затем выберите, какие функции вы хотите видеть.
Вот настройки по умолчанию строки состояния в Excel:
Ниже приведены некоторые дополнительные параметры настройки.
Номер листа
В рамках настройки строки состояния Excel предлагает параметр «Номер листа», позволяющий отображать последовательный порядок активного листа в книге.
Чтобы включить этот параметр, щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите «Номер листа» в меню настройки. После включения в строке состояния слева будет отображаться номер листа рядом с другой уже отображаемой информацией.
Статистика рабочей книги
Параметр «Статистика рабочей книги» в настраиваемой строке состояния предоставляет сводку ключевой информации о рабочей книге, давая вам представление о ее структуре и содержании.
Чтобы получить доступ к этой функции, щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите в меню пункт Статистика рабочей книги. Появится отдельное окно, в котором будут представлены различные сведения о текущем листе и всей книге, такие как количество листов, ячеек с данными, таблиц и формул.
Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock
Если эти параметры включены, индикаторы строки состояния будут визуально напоминать о текущем состоянии клавиш Caps Lock, Num Lock и Scroll Lock на клавиатуре, помогая избежать ошибок при вводе и обеспечивая точный ввод данных.
Примечание. Строка состояния Excel только отображает состояние Caps Lock, Num Lock и Scroll Lock, но не управляет им. Дополнительные сведения см. в разделе Как отключить блокировку прокрутки в Excel.
Режим замены
Overtype — это режим ввода, в котором новые символы перезаписывают существующий текст по мере ввода, а не сдвигают существующий текст вперед. Это может быть полезно, когда вам нужно заменить существующий контент, не удаляя его вручную.
Чтобы включить или выключить режим Overtype в Excel, просто нажмите клавишу Insert на клавиатуре. Когда этот режим включен, индикатор в строке состояния будет показывать Overtype, и любой новый текст, который вы вводите, заменит символы справа от точки вставки. Когда режим Overtype отключен, индикатор исчезнет, а новый текст будет вставлен в позицию курсора без замены существующих значений.
Статистика строки состояния для выбранных ячеек
Когда вы выбираете отдельные ячейки или диапазон ячеек на листе, в строке состояния отображаются различные статистические данные/вычисления для данных в пределах выделения, предлагая удобный способ получить представление о ваших данных с первого взгляда.
По умолчанию в строке состояния отображается следующая статистика для выбранных ячеек:
- Count – количество непустых ячеек, включенных в выборку. Это эквивалент функции COUNTA.
- Сумма — если выбранные ячейки содержат числовые значения, в строке состояния отображается сумма этих значений, что обеспечивает быстрый способ расчета суммы без использования формулы СУММ в Excel.
- Среднее — при работе с числовыми данными отображается среднее (среднее) значение выбранных ячеек, что дает вам представление о центральной тенденции данных. Аналог функции СРЗНАЧ.
В дополнение к стандартным статистическим/математическим параметрам, настраиваемая строка состояния может предоставить более широкий диапазон вычислений для выбранного диапазона:
- Числовой подсчет — отображает количество числовых значений в выбранном диапазоне, что эквивалентно использованию формулы COUNT.
- Минимум — найти наименьшее значение в выбранном подмножестве, как и функция МИН.
- Максимум — получить самые высокие значения в выбранном диапазоне, аналогично использованию функции МАКС.
Активировав эти дополнительные параметры строки состояния, вы можете выполнять базовый анализ данных без необходимости использования специальных функций.
Имейте в виду, что если выделение содержит только текстовые значения, в строке состояния отображается только количество выбранных непустых ячеек. Если среднее значение и сумма не отображаются для числовых значений, вы можете найти возможные причины и решения в этой статье: Почему Excel не отображает среднее/сумму в строке состояния.
Как скопировать сумму из строки состояния Excel
Чтобы скопировать сумму, среднее значение, количество или любую другую статистику из строки состояния Excel, выполните следующие действия:
- Скопируйте значение строки состояния в буфер обмена. Для этого просто нажмите на нужное значение в строке состояния.
- Вставьте скопированное значение. Перейдите к целевому местоположению в электронной таблице или другом приложении и используйте сочетание клавиш Ctrl + V, чтобы вставить скопированное значение. В Excel вы также можете щелкнуть ячейку правой кнопкой мыши и выбрать «Вставить» в контекстном меню.
Например, вот как вы можете скопировать сумму из строки состояния в выбранную ячейку:
Точно так же вы можете скопировать любое другое значение строки состояния и вставить его в нужное место. Это быстрый способ извлечь и использовать статистику, предоставляемую строкой состояния в различных частях электронной таблицы или других приложений.
Помимо основ строки состояния
Строка состояния в Excel предлагает больше, чем просто базовую информацию и расчеты. Он содержит несколько скрытых жемчужин, которые не сразу заметны, но могут быть очень полезны при решении конкретных задач. Давайте рассмотрим некоторые из малоизвестных секретов этой строки состояния.
Количество измененных ячеек мгновенного заполнения
Одной из замечательных функций Excel является мгновенное заполнение, которое интеллектуально распознает шаблоны и автоматически заполняет соседние ячейки соответствующим образом. Строка состояния информирует вас о примененной операции мгновенного заполнения, помогая убедиться, что желаемое преобразование данных было применено точно.
Количество отфильтрованных строк
Когда вы применяете фильтр к таблице или диапазону данных в Excel, в строке состояния отображается количество видимых строк. Эта удобная функция позволяет отслеживать записи, соответствующие критериям примененного фильтра, помогая понять отфильтрованное подмножество данных.
Автор комментария
Совместная работа в Excel часто включает добавление комментариев к определенным ячейкам для предоставления дополнительного контекста или инструкций. Строка состояния делает еще один шаг вперед, показывая имя человека, который прокомментировал конкретную ячейку. Это помогает идентифицировать участников, упрощая отслеживание или получение разъяснений при необходимости.
Как видите, эти скрытые функции строки состояния выходят за рамки ее обычных функций, повышая удобство и эффективность работы с Excel.
В заключение отметим, что строка состояния в Excel — универсальный и мощный инструмент. Предоставляя вычисления в реальном времени, необходимую статистику и параметры настройки в соответствии с вашими предпочтениями и стилем работы, он становится незаменимым помощником в вашем путешествии с Excel. Итак, в следующий раз, когда вы откроете свои рабочие книги, обратите внимание на строку состояния и раскройте весь ее потенциал, чтобы преуспеть в своих усилиях по управлению данными.
