Использование макроса ЧТО ВВОДИТЬ в шаблонах Outlook
Эта статья познакомит вас с самым впечатляющим макросом в общих шаблонах электронной почты. – ЧТО ВВОДИТЬ. Он может вставить любой текст, число или дату, которые вы хотите, в свое электронное письмо и открыть раскрывающийся список с предварительно заполненными параметрами, которые вы можете выбрать для заполнения своего сообщения. Вы даже можете вставить одно и то же значение несколько раз и комбинировать этот макрос с другими.
Оставайтесь со мной до конца этого руководства, и я убедю вас, что один небольшой макрос поможет избежать такого количества ручной работы, о котором вы даже не догадывались 😉
Что такое макрос?
Прежде чем мы начнем изучать каждую функцию макроса ЧТО ВВОДИТЬ, я хотел бы отметить, что он имеет следующий вид:
~%WHAT_TO_ENTER[options]
Для удобства и читабельности я буду называть его ЧТО ВХОДИТЬ или еще короче – WTE. Однако, когда вы используете его в своих шаблонах, помните об этом написании.
Теперь позвольте мне быстро рассказать вам об основах:
- Что такое общие шаблоны электронной почты? Мы создали это приложение Outlook, чтобы миллионы пользователей по всему миру могли не выполнять повторяющиеся задачи и обрабатывать свою рутинную переписку по электронной почте несколькими щелчками мыши. С помощью этой надстройки вы можете создать набор шаблонов, добавить форматирование, ссылки, указать файлы для прикрепления и поля для заполнения и так далее. Более того, эти шаблоны вы можете запускать на нескольких машинах (ПК, Mac и планшеты Windows) и делиться ими со своими коллегами.
- Что означает макрос с точки зрения общих шаблонов электронной почты? Это специальный заполнитель, который может помочь вам вставить имя и фамилию получателя в сообщение электронной почты, прикрепить файлы, вставить встроенные изображения, добавить адреса электронной почты в поля CC / BCC, заполнить тему вашего электронного письма, включить один и тот же текст в нескольких местах. вашей электронной почты и т. д. Да, и т. д., так как этот список даже близко не полон 🙂
Звучит многообещающе, не так ли? Тогда приступим 🙂
ЧТО ВВОДИТЬ макрос — что он делает и когда его можно использовать
Короче говоря, макрос WHAT TO ENTER добавляет специальные заполнители в ваши шаблоны, чтобы вы могли получить готовое электронное письмо на лету. Вы можете заполнить этот заполнитель любым пользовательским значением — текстом, числами, ссылками, датами и т. д. Кроме того, вы можете добавить раскрывающийся список и выбрать из него один из вариантов.
Более того, когда в вашем сообщении есть несколько мест, которые вам нужно заполнить, ЧТО ВВЕСТИ попросит вас указать текст, который нужно вставить только один раз, и заполнить все эти места автоматически.
Теперь давайте подробнее рассмотрим каждую опцию макроса и научимся правильно настраивать ее для каждого случая.
Добавляйте релевантную информацию в электронные письма Outlook динамически
Сначала самое простое 🙂 Представьте себе: вы отправляете напоминание своим клиентам, чтобы уведомить их о статусе их заказа. Конечно, каждый заказ имеет уникальный идентификатор, поэтому вам нужно будет вставить шаблон, затем найти место номера заказа в тексте и ввести его вручную. Почти понял вас 😉 Нет, вам это не понадобится, так как WHAT TO ENTER покажет вам поле ввода, где вы вставляете правильный номер, который сразу же вставляется в нужное место вашего электронного письма.
Давайте посмотрим, как это работает. Вы создаете новый шаблон, добавляете текст уведомления и включаете макрос:
Кончик. Если вы хотите изменить или удалить текст в поле для заполнения, не нужно повторно добавлять макрос, просто немного измените его. Смотрите, в моем примере выше макрос выглядит так:
~%WHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title:”order number”}]
Если вы удалите «введите номер заказа здесь» (или замените его текстом, который вам больше нравится), просто измените первый параметр макроса:
~%WHAT_TO_ENTER[;{title:”order number”}]
Примечание. Важно оставить точку с запятой, чтобы не испортить внешний вид поля ввода.
Вставить предустановленные значения в сообщение
Давайте подробнее рассмотрим шаблон напоминания выше. Несмотря на неограниченное количество номеров заказов, статусов заказов может быть всего несколько. Вводить один из, скажем, трех вариантов ответа каждый раз не очень экономит время, верно? А вот и “Выпадающий списокмнение ЧТО ВХОДИТЬ. Вы просто добавляете макрос, устанавливаете все возможные значения и вставляете свой шаблон:
~%WHAT_TO_ENTER[“Finalized”;“Waiting for the payment”;“Payment checking”;{title:”Status”}]
Выпадающий список option предлагает два параметра, на которые я хотел бы обратить ваше внимание:
- Пользователь может редактировать выбранные элементы – отметьте эту опцию, и вы сможете отредактировать выбранное значение в раскрывающемся списке, прежде чем вставить его в свое сообщение.
- Пользователь может выбрать несколько элементов, разделенных – как только это мнение выбрано, вы можете проверить сразу несколько значений. Вы можете указать разделитель или оставить все как есть, и разделителем будет запятая.
Возможно, вы заметили, что в окне макроса теперь есть два заполнителя для заполнения — порядок и статус. Поскольку я добавил два WTE, для каждого из них есть специальное поле. Как только добавлю третий (да, добавлю), мест будет три. Следовательно, вам не надоест несколько всплывающих окон для каждого макроса, а заполните всю информацию и нажмите «ОК» только один раз, прежде чем получить готовое к отправке электронное письмо.
Вставка дат в шаблоны Outlook
Макрос ЧТО ВВОДИТЬ может обрабатывать не только текст и числа, но и даты. Вы можете ввести его вручную, выбрать из календаря или нажать Сегодня и текущая дата будет заполнена автоматически. Тебе решать.
Так что, если вам нужно указать какое-то время, макрос сделает за вас большую работу.
Возвращаясь к нашему напоминанию, давайте еще немного его улучшим и установим срок выполнения заказа.
~%WHAT_TO_ENTER[{date,title:”Due date”}]
Видеть? Три поля для установки, как и обещал 😉
Поместите повторяющиеся значения в разные места сообщения
Вы можете подумать, что вам нужно будет ввести столько значений, сколько в вашем шаблоне есть ЧТО ВВОДИТЬ, даже если вам нужно вставить один и тот же текст в разные места. Поскольку макрос предназначен для экономии вашего времени, он не потребует от вас дополнительных нажатий кнопок 🙂
Посмотрим на окно макроса. Если вы переключите параметры, вы увидите, что независимо от того, какой из них выбран, один элемент не меняется. Я имею в виду «Заголовок окна”, так как это ключ к вставке одного и того же значения в разные места на ходу.
Независимо от того, какой вариант вставки вы выберете — текст, раскрывающийся список или дата — если у вас есть идентичные Заголовок окна, будет вставлено то же значение. Таким образом, вы можете создать этот макрос один раз, скопировать его по всему шаблону и наслаждаться 🙂
Вложенные ЧТО ВВОДИТЬ или как объединить несколько макросов
WTE можно использовать вместе практически с любым другим макросом из общих шаблонов электронной почты. Возможно, вы уже заметили вложенные макросы FILLSUBJECT и WHAT TO ENTER в моем примере из предыдущего раздела. Смотрите, я только что установил значение для WTE, это значение было добавлено к тексту из FILLSUBJECT, и результат попал в строку темы.
~%FILLSUBJECT[Note about order ~%WHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title:”order number”}]]
Однако не все макросы можно слить с ЧТО ВВОДИТЬ. Давайте включим режим «объединения макросов как профи» и соединим несколько макросов, чтобы посмотреть, как они работают и почему они могут быть вам полезны 😉
Примеры использования нескольких макросов вместе
Слияние макросов — хороший эксперимент, который в конечном итоге заканчивается экономией времени. Если вы посмотрите на список макросов для общих шаблонов электронной почты, вы можете подумать: «Вау, так много макросов для изучения!». Спойлер — не все из них можно объединить с ЧТО ВВОДИТЬ. Сейчас я покажу вам случаи, когда такое слияние работает. В следующая глава вы увидите макросы, которые не будут работать таким образом.
Вообще говоря, вы можете присоединиться к ЧТО ВВОДИТЬ со всеми макросами ЗАПОЛНИТЬ и ДОБАВИТЬ. Таким образом, вы можете комбинировать WHAT TO ENTER с FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC и заполните адреса получателей. Следовательно, ваше поле TO/CC/BCC будет заполнено адресом электронной почты, который вы вводите при вставке шаблона.
Или возьмем макрос INSERT PICTURE FROM URL. Если вы помните один из моих предыдущих уроков, этот макрос запрашивает URL-адрес изображения и вставляет это изображение в сообщение. Итак, если вы не уверены, какое изображение вставить, или хотите выбрать изображение для каждого конкретного случая, вы можете заменить ссылку на ЧТО ВВОДИТЬ и добавить ссылку при вставке шаблона.
Кончик. Если вы точно знаете изображения, из которых будете выбирать, вы можете встроить выпадающий список с помощью WTE и выберите оттуда нужную ссылку.
Макросы, с которыми нельзя объединить ЧТО ВВОДИТЬ
Как мы уже обсуждали ранее, не все макросы могут быть объединены. Вот макросы, к которым вы не сможете присоединиться, ЧТО ВВОДИТЬ:
- CLEARBODY — поскольку он просто очищает тело письма перед вставкой шаблона, для него нечего указывать.
- ПРИМЕЧАНИЕ. Добавляет небольшое внутреннее примечание к шаблону. В момент вставки шаблона заполнять нечего, следовательно, WTE здесь делать нечего.
- SUBJECT — этот макрос темы не заполняет поле темы письма, а получает оттуда текст темы и вставляет его в тело письма. Нет работы для WTE.
- ДАТА и ВРЕМЯ – эти макросы вставляют текущую дату и время, так что здесь вам не поможет ЧТО ВВОДИТЬ.
- TO, CC и BCC — эти маленькие макросы проверят электронную почту в TO/CC/BCC и вставят ее в сообщение.
- МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ — этот набор макросов поможет вам отправить электронное письмо о встрече. Поскольку они получают информацию из уже назначенных вами встреч, нет информации, которую можно добавить или изменить при вставке шаблона.
ЧТО ПРИКРЕПИТЬ макрос в общих шаблонах электронной почты
Хочу познакомить вас еще с одним макросом. Это «ЧТО ВХОДИТЬ Младшему» называется ЧТО ПРИКРЕПИТЬ. Если вы следите за нашим блогом, то знаете, что у нас есть серия руководств по вложениям. Вы можете освежить свои знания и ознакомиться со статьями о том, как прикреплять файлы из OneDrive, SharePoint и URL. Если онлайн-хранилище не для вас, и вы предпочитаете, чтобы ваши файлы были локально на вашем компьютере, то ЧТО ПРИКРЕПИТЬ будет хорошим решением.
Когда вы вставляете этот макрос в свой шаблон, он имеет следующий синтаксис:
~%WHAT_TO_ATTACH
Как вы, возможно, заметили, нет способа установить местоположение файла для его автоматического прикрепления. При вставке шаблона с помощью этого макроса вы увидите значок «Выберите файл для прикрепления” с предложением найти файл на вашем ПК:
Вывод — используйте макросы, избегайте повторяющихся копипастов 🙂
Я действительно надеюсь, что вам понравится использовать общие шаблоны электронной почты со всеми их макросами так же, как я делаю это каждый день 🙂 Если вы еще не пробовали наши общие шаблоны электронной почты, самое время! Установите эту надстройку прямо из Магазин Майкрософт и попробуйте. Поверьте, оно того стоит 😉
Если у вас есть какие-либо вопросы или, может быть, вы придумали, как улучшить наши макросы или надстройки, пожалуйста, найдите несколько минут, чтобы оставить свои мысли в комментариях. Спасибо и, конечно же, оставайтесь с нами!
Доступные загрузки
Презентация общих шаблонов электронной почты (файл .pdf)
