найти причины и исправить ошибки

В этом руководстве мы углубимся в распространенные причины, по которым правила Outlook не работают, и изучим решения для быстрого устранения этих проблем.

Представьте себе: вы создали в Outlook идеальный набор правил для управления своей электронной почтой, но обнаружили, что они не работают должным образом. Это все равно, что купить часы и обнаружить, что они не показывают время – разочаровывающий опыт. Эта статья поможет вам глубже понять, почему правила Outlook могут перестать работать, и предоставит вам эффективные методы устранения неполадок, позволяющие исправить распространенные ошибки.

Ошибки в правилах Outlook

Правила Outlook могут содержать ошибки по разным причинам, например из-за неполных или неправильных условий, неподдерживаемых действий или повреждения данных. Со временем правила также могут быть повреждены из-за сбоев программного обеспечения или устаревших версий.

В классической версии Outlook вы получите предупреждение об ошибках правил при попытке открыть диалоговое окно «Управление правилами и оповещениями».

В этом диалоговом окне нарушенные правила выделяются красным цветом, что позволяет легко их идентифицировать. Обычно это небольшая проблема, например ссылка на удаленные папки или устаревшие условия, которую легко исправить. Просто нажмите подчеркнутое значение в разделе описания правила и измените критерии по мере необходимости.

К сожалению, новые версии Outlook и Outlook 365 онлайн не предоставляют никаких визуальных указаний на ошибочные правила, поэтому вам придется проверять их вручную.

Обнаружив правило с ошибкой, выполните следующие действия, чтобы решить проблему:

• Найдите конкретную проблему – найти причину, по которой то или иное правило не работает, и устранить основную проблему. Это может включать в себя проверку условий и действий, указанных в настройках правила.
• Устраните общие причины – исправить общие проблемы, которые препятствуют автоматическому запуску правил Outlook. Это может включать в себя восстановление поврежденного файла SRS, проверку того, что вы не достигли ограничения на пространство, обновление до последней версии и т. д.

Почему правила Outlook не работают: 10 распространенных причин

Существуют разные факторы, по которым правила Outlook могут работать не так, как ожидалось. Давайте рассмотрим распространенные случаи, когда правило не работает и как это исправить.

Правила Outlook не применяются автоматически к существующим электронным письмам

Проблема: правила в Outlook автоматически выполняются для новых сообщений, которые вы получаете, но не применяются к существующим электронным письмам, которые уже находятся в папке «Входящие».

Решение: запустите правило при настройке или сделайте это самостоятельно позже.

Это поведение по умолчанию как в классической, так и в новой версии Outlook, если при создании правила вы не выберете параметр «Запустить сейчас».

Чтобы применить правило к существующим электронным письмам, следуйте этим рекомендациям:

Правило создано для другого аккаунта

Проблема. Как в классической, так и в новой версии Outlook правила работают только для той учетной записи, для которой они были настроены.

Решение: заново создайте правила для каждой учетной записи.

В классическом Outlook есть возможность скопировать правила в другую учетную запись, что упрощает процесс:

1. Нажмите «Файл» > «Правила и оповещения».
2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» выберите интересующее правило.
3. Нажмите «Копировать», а затем выберите учетную запись, в которую вы хотите скопировать правило.

В новой версии Outlook и веб-версии вам придется настраивать правила для каждой учетной записи индивидуально. Вы можете выбрать учетную запись, для которой создать правило, в правом верхнем углу меню «Настройки правил».

Определенное правило отключено

Причина. Определенное правило перестало работать, поскольку оно отключено в вашем Outlook.

Решение. Включите правило, следуя инструкциям ниже:

Включено прекращение обработки дополнительных правил.

Проблема: правило не работает для определенного электронного письма, поскольку сообщение соответствует критериям другого правила, для которого включен параметр «Остановить обработку дополнительных правил». Кроме того, это конфликтующее правило помещается выше в списке, что приводит к тому, что оно имеет приоритет над последующими правилами.

Решение: Есть два варианта:

• Измените порядок правил. Измените порядок правил так, чтобы конфликтующее правило с параметром «Остановить обработку дополнительных правил» располагалось ниже в списке, позволяя обрабатывать другие правила перед ним.
• Отключите «Остановить обработку дополнительных правил». Измените настройки конфликтующего правила, чтобы отключить функцию «Остановить обработку дополнительных правил», что позволит применить к сообщению несколько правил.

Подробные инструкции по реализации этих решений можно найти на следующих ресурсах:

Правило относится к удаленной папке

Причина. Если правило настроено на перемещение или копирование электронных писем в определенную папку, но эта папка была удалена, правило становится неэффективным.

Решение. Обновите правило, чтобы оно ссылалось на существующую папку.

В классической версии Outlook правила, относящиеся к несуществующим папкам, отображаются красным шрифтом и помечаются меткой (Ошибка). Чтобы исправить правило, выполните следующие действия:

1. Откройте диалоговое окно «Правила и оповещения».
2. Выберите правило, которое относится к удаленной папке.
3. В разделе описания правила нажмите подчеркнутое слово, обозначающее удаленную папку.
4. Выберите подходящую существующую папку, чтобы заменить удаленную.

В новом Outlook и в Интернете правила, относящиеся к несуществующим папкам, не имеют визуальной подсказки, которую можно идентифицировать. Если правило не работает, выполните следующие действия, чтобы исправить его:

1. Откройте настройки правила, щелкнув вкладку «Вид» > «Настройки просмотра» > «Почта» > «Правила».
2. Нажмите на значок карандаша рядом с правилом, чтобы отредактировать его.
3. Если правило было настроено на перемещение или копирование электронных писем в папку, которая была удалена позже, раздел «Добавить действие» будет пустым. Выберите нужное действие заново.
4. Выберите нужную папку.

Правило содержит несколько ключевых слов

Проблема. Правило, основанное на нескольких ключевых словах, может сработать только в том случае, если все указанные ключевые слова присутствуют в теме или теле сообщения.

Решение. Чтобы правило выполнялось для любого отдельного ключевого слова, настройте его правильно, как описано ниже.

Если вы введете все ключевые слова в одну строку, а затем нажмете «Добавить» или «Ввод», правило будет выполняться только в том случае, если сообщение содержит именно эту фразу.

Чтобы правило работало для любого отдельного ключевого слова, введите каждое слово или фразу отдельно в условия правила. При этом каждое слово будет отображаться в отдельной строке списка поиска с логическим оператором «ИЛИ». В результате правило будет применяться, если какое-либо из указанных ключевых слов будет обнаружено в строке темы или теле сообщения.

Правило настроено для одного конкретного устройства

Проблема. Правило не работает на всех ваших устройствах, поскольку оно настроено на запуск исключительно на определенном устройстве.

Решение. Чтобы правило работало согласованно на всех устройствах, удалите условие, специфичное для устройства, из его настроек.

Эта опция доступна только в старой версии Outlook. Чтобы отключить его, выполните следующие действия:

1. Откройте диалоговое окно «Управление правилами и оповещениями» («Файлы» > «Управление правилами и оповещениями»).
2. Дважды щелкните проблемное правило, чтобы изменить его настройки.
3. В разделе «Выбрать условия» прокрутите вниз до последней опции с названием «Только на этом компьютере» и снимите с нее флажок.
4. Нажмите «Готово», чтобы сохранить изменения.

Некоторые правила выполняются только тогда, когда запущен Outlook.

Проблема. Правила на стороне клиента выполняются только тогда, когда Outlook открыт на вашем компьютере.

Решение. Если применимо, рассмотрите возможность создания правил в новом Outlook или в Интернете. На этих платформах все правила выполняются на стороне сервера, что позволяет им работать независимо от статуса Outlook.

В классическом Outlook с сервером Exchange у вас есть возможность создавать правила как на стороне сервера, так и только на стороне клиента. Однако при настройке правила на стороне клиента, такого как отслеживание или печать электронных писем, вы получите предупреждение о том, что оно будет работать только при запуске Outlook. Если это ограничение вас устраивает, нажмите «ОК», чтобы продолжить.

Напротив, в новых Outlook и Outlook 365 онлайн есть только правила на стороне сервера, поэтому вам не нужно беспокоиться о статусе Outlook, чтобы правила работали.

Для получения дополнительной информации см.:

Противоречивые правила

Проблема. Иногда одно правило может конфликтовать с другим, что препятствует его выполнению.

Решение: просмотрите условия и порядок ваших правил, чтобы убедиться, что они не противоречат друг другу.

То, как вы организуете свои правила Outlook, имеет большое значение, поскольку оно устанавливает порядок, в котором они применяются к входящим электронным письмам. Думайте об этом как об очереди в кафе; Первое правило аналогично первому человеку в очереди: его обслуживают первым. Таким образом, если у вас есть электронное письмо, соответствующее критериям нескольких правил, оно будет обработано первым в очереди правилом, а остальные могут даже не получить возможности отреагировать на это письмо.

Например, предположим, что у вас есть правило для удаления электронных писем, содержащих слово «тест» в строке темы, и другое правило, позволяющее помечать любое электронное письмо со словом «срочно» в строке темы. Если правило «Удалить тест» находится выше в списке и вы получаете сообщение с темой «срочный тест», оно будет отправлено прямо в папку «Удалить» без пометки, поскольку это правило дошло до него первым.

Для получения более подробной информации ознакомьтесь с порядком выполнения правил Outlook.

Ограничения сервера

Проблема. Если вы подключены к серверу Exchange, на стороне сервера могут быть ограничения, влияющие на выполнение правил.

Решение: обратитесь к своему ИТ-отделу, администратору или документации по серверу.

Как исправить правила Outlook, которые не запускаются автоматически

В первой части этого руководства мы исследовали различные причины сбоев определенных правил. Теперь давайте обсудим более общие случаи, которые могут привести к тому, что все правила Outlook перестанут работать.

Настройте спам-фильтр Outlook, чтобы не блокировать важные электронные письма.

Фильтр нежелательной почты Outlook обычно действует раньше правил электронной почты. Тем, кто использует сервер Exchange, имейте в виду, что спам-фильтр на сервере имеет приоритет. В результате ваши правила (как на сервере, так и на клиенте) не будут применяться к сообщениям, перенаправленным в папку «Спам».

В Outlook нет встроенной настройки, позволяющей устанавливать приоритет правил для папки «Входящие» над фильтром нежелательной почты. Однако есть способ обойти эту проблему: добавить адрес законного отправителя в список надежных отправителей. Это позволит сообщениям от этих отправителей обходить фильтр нежелательной почты и попадать прямо в ваш почтовый ящик, что позволит правилам их обрабатывать. Хотя это решение может подойти не всем, в настоящее время это единственный способ гарантировать, что ваши правила всегда будут применяться к важным сообщениям.

Сбросить поврежденный файл SRS Outlook

Microsoft Outlook хранит важные настройки учетной записи в файле SRS (настройки отправки и получения) на вашем компьютере. Если этот файл будет поврежден, правила Outlook не будут работать правильно. Чтобы решить эту проблему, вы можете заставить Outlook создать новый файл SRS. Вот как:

1. Закройте Outlook, если он запущен.
2. Нажмите Win + R, чтобы открыть диалоговое окно «Выполнить» Windows.
3. В поле «Открыть» введите %appdata%\Microsoft\Outlook и нажмите Enter. Эта команда направит вас в папку в проводнике, где Outlook хранит различные данные.
   

4. В окне проводника найдите и выберите файл Outlook.srs.
5. Нажмите F2, чтобы изменить имя файла, например, на Outlook.srs.old.
6. Перезапустите Outlook, чтобы автоматически воссоздать файл SRS.

После выполнения этих действий проверьте, работают ли ваши правила должным образом.

Примечание. Если файл PST поврежден или поврежден, ваши правила или даже все приложение Outlook могут перестать работать. В таких случаях вам необходимо восстановить поврежденный файл PST и заново создать правила.

Уменьшите пространство, используемое правилами Outlook

Outlook имеет ограничение на пространство для хранения правил. Во всех текущих версиях, включая классическое настольное приложение Outlook, новый Outlook и Outlook в Интернете, этот предел составляет 256 КБ для всех правил вместе взятых. Вот несколько ключевых моментов, которые следует учитывать:

• Квота для правил Inbox варьируется от 32 КБ до 256 КБ. В Exchange Server 2003 общий предел размера правил фиксирован и составляет 32 КБ и не может быть изменен. В Exchange Server 2007 и более поздних версиях размер по умолчанию составляет 64 КБ на почтовый ящик, который можно увеличить до 256 КБ на почтовый ящик.
• Максимальное количество правил, которые вы можете создать, не ограничено.
• Ограничение количества правил для папки «Входящие» распространяется только на те, которые активны (включены). Ограничений на количество неактивных (отключенных) правил нет.
• Пространство, занимаемое правилом, зависит от различных факторов, включая длину имени правила и количество содержащихся в нем условий.

При достижении предела в 256 КБ вы получите предупреждение о том, что вы не можете создавать дополнительные правила или обновлять существующие.

Хотя вы не можете расширить выделенное пространство для хранения правил в Exchange Online, у вас есть возможность изменить его в соответствии с вашими организационными требованиями.

Чтобы уменьшить место, занимаемое вашими правилами, рассмотрите следующие стратегии:

• Переименовать. Сократите имена правил Outlook, чтобы уменьшить их общий размер.
• Объединить. Объедините схожие правила в одно, чтобы минимизировать избыточность и максимизировать эффективность.
• Уборка. Периодически просматривайте и удаляйте устаревшие правила, которые вам больше не нужны, освобождая место для новых.

Реализуя эти подходы, вы можете эффективно контролировать и оптимизировать правила Outlook в пределах доступного пространства.

Включите режим кэширования Exchange

Когда вы включаете режим кэширования Exchange в Outlook, копия вашего почтового ящика сохраняется на вашем компьютере в файле данных Outlook. Это ускоряет доступ к вашему почтовому ящику и позволяет избежать ошибок, а также задерживает чтение правил с сервера.

Вот как можно включить режим кэша Exchange:

1. В Outlook перейдите на вкладку «Файл» > «Информация» > «Настройки учетной записи», а затем снова выберите «Настройки учетной записи» в раскрывающемся меню.
   

2. На вкладке «Электронная почта» выберите учетную запись на базе Exchange и нажмите «Изменить».
   

3. Установите флажок «Использовать режим кэширования Exchange».
4. Кроме того, вы можете оптимизировать производительность, отрегулировав ползунок для загрузки электронных писем за определенный период или всех прошлых писем.
5. Нажмите «Далее», а затем «Готово», чтобы сохранить настройки.
   

6. Перезапустите Outlook, чтобы изменения вступили в силу.

Кончик. Если у вас возникли проблемы с определенным правилом при использовании учетной записи Exchange, вы можете устранить неполадки следующим образом: удалите проблемное правило, временно отключите режим кэширования Exchange, заново создайте правило, а затем снова включите режим кэширования Exchange.

Обновите Outlook до последней версии

Устаревшая версия Outlook также может привести к потенциальным проблемам с правилами электронной почты. Чтобы защититься от таких проблем, выполните следующие действия, чтобы обновить Outlook до последней версии:

1. Перейдите в «Файл» > «Учетная запись Office».
2. В разделе «Информация о продукте» нажмите «Параметры обновления», а затем выберите «Обновить сейчас».

Это предложит Outlook проверить и установить все доступные обновления, устраняя любые основные проблемы, которые могут повлиять на производительность ваших правил.

Кроме того, для пользователей Outlook в Интернете или Outlook.com крайне важно использовать поддерживаемый браузер для предотвращения проблем с правилами, которые не запускаются автоматически.

Воссоздать все правила с нуля.

Если вы испробовали все предложенные выше советы по устранению неполадок, но ваши правила Outlook по-прежнему работают неправильно, возможно, пришло время подумать о том, чтобы начать заново с чистым набором правил. Вот как вы можете подойти к этому:

Несколько правил: если у вас мало правил, их довольно легко удалить одно за другим. Просто перейдите в диалоговое окно «Правила и оповещения» в старом Outlook или в меню «Настройки правил» в новом Outlook и удалите каждое правило по отдельности.

Для многих правил: если у вас целая куча правил и мысль об удалении их по одному заставляет вас съежиться, есть более быстрый способ:

1. Откройте диалоговое окно «Выполнить», одновременно нажав клавиши Win + R.
2. Введите команду Outlook.exe/cleanrules и нажмите Enter.

После того, как вы очистите старые правила, вы можете начать заново и установить новые.

Подводя итог: как только вы узнаете распространенные проблемы с правилами Outlook, их устранение и исправление станут простым процессом. Просто соблюдайте порядок и порядок в своих правилах, и у вас будет аккуратный почтовый ящик, который соответствует вашему рабочему процессу, и ваша электронная почта будет надежной и свободной от стресса 😊