Цветовая маркировка электронных писем, календарей и задач Outlook с условным форматированием

Пытаетесь поддерживать порядок в своем почтовом ящике Outlook? Узнайте, как выделять цветом электронные письма, задачи, встречи и встречи с помощью условного форматирования.

Поскольку ваши почтовые ящики переполнены нескончаемыми потоками электронных писем, а календари забиты многочисленными встречами, легко почувствовать себя заваленным. Однако в Microsoft Outlook есть полезный инструмент, который называется условным форматированием. Эта функция позволяет автоматически присваивать цвета сообщениям и событиям календаря на основе определенных критериев, что позволяет вам оставаться организованным и сосредоточенным среди хаоса.

Что такое условное форматирование в Outlook?

Условное форматирование Outlook позволяет автоматически применять определенное форматирование к электронным письмам, задачам и элементам календаря на основе предопределенных правил или условий. Эта функциональность выходит за рамки простой эстетики — она служит наглядным пособием, мгновенно предоставляя представление о важности, срочности или характере каждого элемента.

С помощью условного форматирования вы можете настроить правила, определяющие, как следует форматировать электронные письма, задачи и записи календаря на основе различных критериев, таких как отправитель, тема, важность, категория или даже определенные слова или фразы. После установки этих правил Outlook автоматически применяет указанное форматирование всякий раз, когда элемент соответствует определенным критериям.

Например, срочные электронные письма от определенного отправителя могут быть выделены красным цветом, а сообщения, относящиеся к конкретному проекту, могут быть отмечены другим отличительным цветом. Аналогично, в календаре вы можете назначать разные цвета встречам, которые различаются по важности, организатору или участникам, чтобы легко распознавать важные события и отслеживать их повестку дня.

В целом условное форматирование в Outlook предлагает визуальные подсказки, которые помогут вам расставить приоритеты в самом важном, разобраться во всем и эффективно использовать свое время.

Условные форматы по умолчанию в Outlook

Microsoft Outlook поставляется с несколькими вариантами цветового кодирования для электронных писем и задач, которые вы, возможно, уже используете, даже не подозревая об этом. Вот краткое изложение некоторых форматов по умолчанию:

• Непрочитанные — сообщения, которые вы еще не прочитали, выделяются жирным синим шрифтом.
• Не отправлено — письма, которые никогда не отправлялись, отображаются курсивом.
• Срок действия истек — сообщения с истекшим сроком действия и завершенные задачи отображаются серым и зачеркнутым шрифтом.
• Просрочено — сообщения и задачи, срок выполнения которых истек, выделяются красным цветом.

Чтобы просмотреть список правил условного форматирования, которые уже есть в вашем Outlook, выполните следующие действия:

1. Выберите целевую папку, будь то электронные письма, задачи или календари.
2. Перейдите на вкладку «Вид» и нажмите «Настройки просмотра» в группе «Текущий вид».
   

3. В диалоговом окне «Дополнительные параметры просмотра» нажмите «Условное форматирование».
   

   Вы увидите набор правил по умолчанию, например, для электронных писем Outlook, показанных здесь:
   

Любые пользовательские правила, созданные вами для этого конкретного представления, также будут отображаться в этом диалоговом окне.

Советы:

• Удалить встроенные правила невозможно, но их можно временно отключить, сняв флажок для определенного правила.
• Невозможно редактировать критерии правил по умолчанию, но вы можете изменить их форматирование чтобы лучше соответствовать вашим личным предпочтениям и стилю общения.

Как раскрасить электронные письма Outlook с помощью условного форматирования

Чтобы раскрасить ваши электронные письма нужным вам цветом, вы можете создать собственное правило условного форматирования, выполнив следующие действия:

1. Начните с выбора папки, к которой вы хотите применить правило, например «Входящие».
2. На вкладке «Вид» в группе «Текущий вид» нажмите «Параметры просмотра».
3. В диалоговом окне «Дополнительные параметры просмотра» нажмите «Условное форматирование».
4. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы начать создание нового правила.
   

5. В поле Имя введите описательное имя правила.
   

6. Нажмите кнопку «Шрифт…», чтобы настроить форматирование правила.
7. В диалоговом окне «Шрифт» выберите предпочтительный цвет, размер и стиль шрифта, затем подтвердите выбор, нажав «ОК».
   

8. Нажмите «Условие…», чтобы указать критерии, при которых будет применяться правило.
9. В диалоговом окне «Фильтр» вы зададите условия для правила. Здесь есть три вкладки — «Сообщения», «Дополнительные параметры» и «Дополнительно», каждая из которых предлагает множество опций. На вкладке «Сообщения» вы найдете наиболее часто используемые критерии, такие как отправитель, получатель, тема или ключевые слова тела сообщения.
   

10. Нажмите «ОК» три раза, чтобы закрыть все диалоговые окна и применить вновь созданное правило форматирования.

Сделанный! Ваше правило применяется немедленно, и ваш почтовый ящик теперь имеет цветовую маркировку в соответствии с указанными вами критериями.

Например, электронные письма от определенного отправителя, содержащие слово «важно» в строке темы, выделяются темно-бордовым цветом, что делает их легко узнаваемыми среди других ваших сообщений.

Примечание. Правила условного форматирования Outlook зависят от представления, в котором вы их создаете. Если вы хотите, чтобы правило работало для других папок, вы можете применить текущий вид в эти папки.

Как раскрасить календарь Outlook

Если вы хотите улучшить организацию и ясность своих календарей, вы можете выделять свои собрания и встречи разными цветами в зависимости от различных критериев, таких как отправитель, местоположение, участники или важность. Вот как это сделать:

1. Выберите папку календаря в Outlook.
2. Перейдите на вкладку «Вид» и нажмите «Настройки просмотра» в группе «Текущий вид».
3. В появившемся диалоговом окне выберите «Условное форматирование».
4. В диалоговом окне «Условное форматирование» нажмите «Добавить», чтобы создать новое правило.
5. Назовите свое правило и выберите цвет из раскрывающегося списка «Цвет».
   

6. Нажмите кнопку «Условие…».
7. В диалоговом окне «Фильтр» вы можете выбирать различные поля и критерии. Например, чтобы выделить приглашения на собрание от вашего администратора или руководителя, добавьте их адрес электронной почты в поле «Упорядочить по».
   

8. Для получения дополнительных опций перейдите на вкладку «Дополнительные варианты». Здесь вы можете установить дополнительные условия, например, выделить встречи и встречи с высокой важностью.
   

9. Для большей гибкости перейдите на вкладку «Дополнительно». Затем нажмите «Поле» > «Все поля встречи» и выберите соответствующий элемент. Например, чтобы выделить встречи и собрания, в которых вы являетесь обязательным участником, выберите «Все поля встреч» > «Обязательные участники».
   

10. В поле «Значение» введите свое имя или имя любого другого человека, к которому должны применяться критерии, и нажмите «Добавить в список».
    

11. При необходимости добавьте дополнительные критерии таким же образом. После этого нажмите «ОК» три раза, чтобы закрыть все диалоговые окна и сохранить правило.

В этом примере мы создали правило форматирования, которое выделяет элементы календаря бирюзовым цветом при выполнении трех условий: встреча или собрание организованы администратором, имеют высокую важность и вы (или указанный человек) являетесь обязательным участником. .

Условное форматирование для задач Outlook

Подобно электронным письмам, Outlook предлагает предопределенные правила условного форматирования задач, которые помогут вам более эффективно управлять списком дел:

• Выполненные задачи — отображаются серым цветом с перечеркиванием, указывающим на то, что они выполнены.
• Просроченные задачи — выделены красным цветом, чтобы привлечь внимание к задачам, срок выполнения которых истек.
• Непрочитанные задачи — выделены жирным шрифтом, чтобы обозначить задачи, которые вы еще не просмотрели.

Если вы хотите настроить внешний вид своих задач, чтобы они выглядели более привлекательно, вы можете добавить собственные правила условного форматирования. Процесс и параметры задач цветового кодирования идентичны тем, которые используются для электронных писем. Вот краткое изложение шагов:

1. Выберите папку задач в Outlook.
2. На вкладке «Вид» в группе «Текущий вид» нажмите «Параметры просмотра».
3. В появившемся диалоговом окне выберите «Условное форматирование».
4. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы создать новое правило.
5. Дайте правилу имя и нажмите «Шрифт…», чтобы выбрать желаемое форматирование.
6. Нажмите «Условие…», чтобы открыть диалоговое окно «Фильтр», в котором вы можете настроить критерии для вашего правила.
7. Нажмите «ОК» три раза, чтобы закрыть все диалоговые окна и применить новое правило.

Например, чтобы выделить высокоприоритетные задачи, которые еще не были начаты, вы можете настроить правило следующим образом:

• Сначала на вкладке «Дополнительные варианты» диалогового окна «Фильтр» установите для важности значение «высокое».
  

• Затем перейдите на вкладку «Дополнительно» и выберите «Поле» > «Все поля задач» > «Состояние».
  

• Наконец, выберите для статуса «не запущено» и добавьте оператор в список.
  

В результате ваши высокоприоритетные задачи, которые еще предстоит начать, будут визуально выделены, что облегчит вам расстановку приоритетов и управление рабочей нагрузкой.

Примеры условного форматирования Outlook

Теперь, когда вы усвоили основы условного форматирования в Outlook, давайте рассмотрим несколько практических примеров цветового кодирования электронных писем.

Как раскрасить электронные письма от определенного отправителя

Если вы хотите, чтобы сообщения от определенного отправителя выделялись в вашем почтовом ящике, выполните следующие действия, чтобы настроить правило форматирования:

1. Выберите папку «Входящие» или другую папку, в которой хранятся входящие сообщения.
2. Откройте диалоговое окно «Условное форматирование» и добавить новое правило.
3. На вкладке «Сообщения» диалогового окна «Фильтр» определите критерии правила одним из следующих способов:
   • В поле «От» введите имя отправителя точно так же, как оно указано в поле «От» полученных писем.
   • Либо введите адрес электронной почты отправителя в поле «От».
   • Если вы находитесь в среде Exchange, нажмите кнопку «От…», чтобы выбрать отправителя из глобального списка адресов вашей компании.

   

Эти шаги помогут вам пометить сообщения от указанного отправителя предпочтительным цветом, что позволит легко их идентифицировать и расставить приоритеты в папке «Входящие».

Кончик. Чтобы обеспечить точность, рекомендуется основывать правило на адресе электронной почты, а не на имени отправителя. Даже незначительное несоответствие в имени отправителя может помешать корректной работе правила.

Как раскрасить электронные письма, отправленные конкретному получателю

Чтобы сообщения, отправленные конкретному человеку, можно было легко отличить в папке «Отправленные», создайте правило форматирования следующим образом:

1. Выберите папку «Отправленные», в которой хранятся исходящие сообщения.
2. Откройте диалоговое окно «Условное форматирование» и добавьте новое правило со следующими критериями:
   • В поле «Отправлено» введите адрес электронной почты предполагаемого получателя.
   • В среде Exchange используйте кнопку «Отправлено», чтобы выбрать получателя из глобального списка адресов.

   

При реализации этого правила сообщения, отправленные на указанный адрес электронной почты, будут выделены выбранным вами цветом, что позволит вам легко отслеживать целевые сообщения.

Как раскрасить сообщения, содержащие определенные слова

Электронные письма с цветовой кодировкой, содержащие определенные слова, могут быть полезным способом быстро идентифицировать важные или актуальные сообщения. Выполните следующие действия, чтобы настроить правило форматирования:

1. Выберите папку, к которой вы хотите применить правило, например папку «Входящие» или любую другую назначенную папку.
2. Добавьте новое правило со следующими критериями:
   • В поле Поиск слов введите конкретное слово или фразу, на которые должно реагировать правило.
   • Используйте раскрывающийся список В, чтобы определить, следует ли выполнять поиск по теме, теме и тексту сообщения или общим текстовым полям.

   

Эта функция особенно полезна для идентификации электронных писем, связанных с конкретными проектами или интересующими темами, что позволяет вам сосредоточиться на самом важном.

Как раскрасить письма, отправленные только вам, с цветовым кодом

Если вы хотите установить приоритет сообщений, отправленных исключительно вам, по сравнению с сообщениями, полученными из списков рассылки или в которых вы включены в поля «Копия» или «СК», вы можете выделить такие сообщения, выполнив следующие действия:

1. Выберите «Входящие» или любую другую соответствующую папку.
2. Добавьте новое правило и нажмите кнопку «Условие…».
3. В диалоговом окне «Фильтр» на вкладке «Сообщения» установите флажок «Где я», а затем выберите в качестве критерия «единственный человек в строке «Кому».

Таким образом, Outlook будет применять выбранный формат ко всем сообщениям, которые получаете только вы, помогая вам оперативно реагировать на сообщения, предназначенные специально для вас.

Как раскрасить электронные письма размером более 1 МБ с вложениями

Чтобы визуально идентифицировать большие электронные письма с вложениями, выполните следующие действия:

1. Выберите «Входящие» или любую другую папку, к которой вы хотите применить правило.
2. Добавьте новое правило и нажмите кнопку «Условие…».
3. В диалоговом окне «Фильтр» перейдите на вкладку «Дополнительные варианты».
4. Установите флажок «Только элементы с» и в раскрывающемся списке выберите «одно или несколько вложений».
5. В раскрывающемся списке «Размер» выберите «больше», а затем введите в поле 1024 (1024 килобайта — это 1 МБ).

После создания правила Outlook автоматически применяет указанное форматирование к любым сообщениям размером более 1 МБ с вложениями, делая их визуально различимыми в вашем почтовом ящике.

Как раскрасить неотвеченные приглашения на встречу

Чтобы выделить приглашения на собрание, на которые вы еще не ответили, создайте следующее правило условного форматирования:

1. Выберите «Входящие» или любую другую папку, содержащую приглашения на собрание.
2. Добавьте новое правило и нажмите кнопку «Условие…».
3. В диалоговом окне «Фильтр» перейдите на вкладку «Дополнительно».
4. Нажмите «Поле» и выберите «Все поля встречи» > «Состояние встречи».
   

5. В текстовом поле под полем вы увидите «Статус собрания» с условием «равно». В разделе «Значение» выберите «еще не ответил» из раскрывающегося списка, а затем нажмите кнопку «Добавить в список».
   

6. Ваше утверждение теперь добавлено в список критериев. Нажмите «ОК», чтобы подтвердить и закрыть диалоговое окно «Фильтр».
   

7. Нажмите «ОК» еще раз, чтобы закрыть диалоговое окно «Условное форматирование».

Outlook теперь будет форматировать любые приглашения на собрания, ожидающие вашего ответа, выбранным цветом, выделяя их в вашем почтовом ящике.

Как управлять, редактировать и удалять условные форматы в Outlook

Чтобы просмотреть, изменить или удалить правила условного форматирования, установленные для определенной папки в Outlook, выполните следующие действия:

1. Выберите интересующую папку. Это может быть одна из ваших почтовых папок, задач или календарей.
2. Откройте диалоговое окно «Условное форматирование»: вкладка «Вид» > «Настройки просмотра» > «Условное форматирование».
3. Выберите правило, которым вы хотите управлять, и выполните одно из следующих действий:
   • Измените форматирование: нажмите «Шрифт», а затем выберите цвет, стиль, размер и эффекты, которые вы хотите использовать для правила.
   • Изменить критерии: нажмите «Условие», чтобы изменить критерии выбранного правила.
   • Сортировка — используйте кнопки «Вверх» и «Вниз», чтобы изменить приоритет применения правил.
   • Выключить — чтобы временно отключить правило, снимите флажок рядом с ним.
   • Удалить — чтобы навсегда удалить правило, нажмите кнопку «Удалить».

   

Примечание. Правила по умолчанию имеют ограниченные возможности настройки. Вы можете настроить только форматирование текста, но не критерии. Правила по умолчанию нельзя удалить, их можно только отключить.

Советы по цветовому кодированию Outlook

Понимание внутренней механики условного форматирования в Outlook может повысить согласованность и эффективность обработки электронной почты. Вот несколько полезных советов, которые помогут вам извлечь из этого максимум пользы и избежать сюрпризов.

Применить правила условного форматирования к нескольким папкам

Правила условного форматирования Outlook работают только для папок, имеющих тот же вид, что и папка, в которой создано правило. Чтобы использовать свои правила для других папок, вы можете скопировать представление текущей папки в другие папки того же типа. Для этого выберите целевую папку, затем перейдите на вкладку «Вид» и нажмите «Изменить вид» > «Применить текущий вид к другим почтовым папкам». Чтобы применить просмотр ко всем подпапкам, установите соответствующий флажок. Помните, что специальные папки, такие как «Отправленные», «Черновики» и «Нежелательная почта», имеют свои собственные представления и не могут применить текущий вид.

Указывайте адреса электронной почты, а не имена

Для правильной работы условных форматов крайне важно, чтобы имя, указанное в правиле, точно совпадало с отображаемым именем в сообщении. Поэтому при указании имен отправителей или получателей точность имеет решающее значение. Более надежный подход — создать правило на основе адреса электронной почты или выбрать отправителей/получателей из глобального списка адресов.

Правильно оформляйте правила

Правила сортировки с помощью кнопок «Вверх» и «Вниз» влияют на порядок применения правил. Правила, перечисленные выше, имеют приоритет над правилами, перечисленными ниже.

Например, предположим, что у вас есть два специальных правила для сообщений от одного и того же отправителя, скажем, Джейн, с разным форматированием. Правило 1 выделяет все электронные письма фиолетовым цветом, а правило 2 — непрочитанные сообщения цветом фуксии. Если правило 1 указано выше правила 2, все сообщения от Джейн будут фиолетовыми.

Не создавайте слишком много правил

Использование слишком большого количества цветовых кодов может сделать все беспорядочным, а не организованным. Поэтому будьте избирательны и не перегружайте свой почтовый ящик чрезмерным цветовым кодированием. Лучше, чтобы все было просто и ясно.

Условное форматирование в новом Outlook и Интернете

В настоящее время функция условного форматирования недоступна в новом Outlook и онлайн-версии Outlook 365. Однако она включена в Дорожная карта Microsoft 365 и уже начинает развертываться в марте 2024 года. Мы с нетерпением ждем его прибытия 🙂

Подводя итог, можно сказать, что изучение того, как использовать условное форматирование в Outlook, действительно может изменить то, как вы управляете своей электронной почтой и расписанием. Следуя нашим простым советам, вы сможете поддерживать порядок в своем почтовом ящике, не отставать от задач и не перегружаться. Просто помните, что все должно быть просто и не переборщить со слишком большим количеством цветовых кодов.

Вас также может заинтересовать