Создавайте заполняемые шаблоны электронной почты Outlook из наборов данных

сегодня я буду показать тебе как к Создайте Шаблоны электронной почты Outlook с раскрывающимися полями. Мы будем извлекать информацию из набора данных и на лету заполнять сообщение электронной почты. Звучит смешно? Тогда давайте начнем!

Создание и использование наборов данных в общих шаблонах электронной почты

Прежде чем мы начнем с основ, я дам несколько вводных строк для тех, кто впервые знакомится с нашим блогом и еще не знает, что такое Общие шаблоны электронной почты и макрос ЧТО ВВОДИТЬ, о котором я говорю. Общие шаблоны — это инструмент, который может преобразовать вашу повседневную рутину в Outlook в несколько кликов. Видите, вы создаете набор шаблонов с необходимым форматированием, ссылками, изображениями и т. д. и моментально вставляете нужный шаблон. Больше не нужно вводить и форматировать ответы, готовое к отправке электронное письмо создается на лету.

Что касается ЧТО ВВОДИТЬ, я рассмотрел этот макрос в моем предыдущем уроке, не стесняйтесь освежить свою память 😉

Как создать новый набор данных и использовать его в шаблонах

Теперь вернемся к нашей основной теме — заполняемым шаблонам Outlook. Вы уже знаете, что макрос WhatToEnter может помочь вам вставить необходимые данные в одно или несколько мест вашего электронного письма. Я покажу вам, как еще больше автоматизировать вашу рутину, и научу вас работать с наборами данных. Проще говоря, это таблица с данными, из которых вы будете извлекать необходимые значения. Когда вы применяете макрос ЧТО ВВОДИТЬ, вы выбираете запись для извлечения из этой таблицы, и она заполняет вашу электронную почту. Как бы странно это ни звучало, на практике это довольно просто 🙂

Начиная с самого начала, нам нужно сначала создать таблицу. Откройте надстройку, щелкните правой кнопкой мыши любую папку и выберите «Новый набор данных” из выпадающего списка:
Создайте новый набор данных в общих шаблонах электронной почты.

Надстройка откроет новую веб-страницу в браузере по умолчанию, где вы должны создать свой набор данных. Дайте ему имя и начните заполнять его строки и столбцы.
Создайте новый набор данных в браузере.

Примечание. Пожалуйста, обратите внимание на первый столбец вашего набора данных, так как он будет ключевым. Заполните его значениями, которые помогут вам идентифицировать ваши строки и легко выбрать ту, из которой вам нужно взять данные.

Имейте в виду, что набор данных ограничен 32 строками, 32 столбцами и 255 символами в ячейке.

Кончик. В качестве альтернативы вы можете импортировать наборы данных в общие шаблоны электронной почты. Ваша таблица должна быть сохранена в формате .txt или .csv и содержать не более 32 строк/столбцов (остальные будут обрезаны).

После того, как вы добавили и заполнили новые строки и столбцы информацией, которая может вам понадобиться в ваших шаблонах, просто добавьте в текст макрос ЧТО ВВОДИТЬ. Вот мой образец шаблона с макросом, который я настроил для вставки ставки дисконтирования из набора данных:

Привет,

Это подтверждение вашего сегодняшнего заказа. Кстати, у вас есть специальный ~%WhatToEnter[{dataset:”Dataset”, column:”Discount”, title:”%”}] скидка 😉

Спасибо, что выбрали нас! Хорошего дня!

Видите ли, я только что выбрал значение из ключевого столбца, и соответствующее значение скидки появилось в моем электронном письме. Говорил вам, ключевой столбец важен 🙂

Редактировать и удалять наборы данных

Если вы заметили ошибку или хотите добавить/удалить некоторые входы, вы всегда можете отредактировать свой набор данных. Просто выберите его на панели надстройки и нажмите Редактировать:

Вы снова переключитесь на браузер, где вы должны изменить свою таблицу. Вы можете добавлять строки и столбцы, изменять их содержимое и перемещать по своему усмотрению. Когда закончите, нажмите Сохранять и все примененные изменения будут доступны сразу.

Если вам больше не нужен этот набор данных, просто выберите его и нажмите Удалить:

Это был простой пример набора данных с одним полем, чтобы вы могли получить представление об этой функции. Далее мы продолжим его изучение и научимся максимально эффективно использовать наборы данных 🙂

Как использовать набор данных с несколькими полями при написании электронных писем Outlook

Поскольку теперь у нас есть четкое представление о том, как создаются и используются наборы данных, самое время создать более сложную и информативную таблицу и заполнить сразу несколько мест вашего письма.

Больной импортируйте мою предварительно сохраненную таблицу, чтобы не утомлять вас заполнением данных и немного доработайте мой шаблон, чтобы все необходимые поля были заполнены. Я хочу, чтобы мой набор данных:

Я слишком много ищу? Нет, так как у меня подготовлен набор данных 🙂 Смотрите, как я заполняю всю эту информацию на лету:

Вы могли заметить, что некоторые макросы предварительно сохранены в шаблоне. Я показал вам, как настроить макрос для получения данных из набора данных и объединения их с другим макросом. Если вам нужны дополнительные примеры или дополнительные разъяснения, пожалуйста, оставьте свой отзыв в Комментарии раздел 😉

В любом случае, вот окончательный текст моего шаблона:

Привет,

Это подтверждение вашего сегодняшнего заказа. Кстати, у вас есть специальный ~%WhatToEnter[{dataset:”New Dataset”, column:”Discount”, title:”Discount”}] скидка 😉

Вот ваша личная ссылка: ~%WhatToEnter[{dataset:”New Dataset”, column:”Link”, title:”Link”}]

Есть также несколько деталей, на которые следует обратить внимание: ~%WhatToEnter[{dataset:”New Dataset”, column:”Conditions”, title:”Conditions”}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:”New Dataset”, column:”Image”, title:”Image”} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:”New Dataset”, column:”Attachment”, title:”Attachment”} ]]

Спасибо, что выбрали нас! Хорошего дня!

Кончик. Если вам нужно узнать или вспомнить, как объединять макросы, обратитесь к этой части учебника по макросам WhatToEnter или к полному списку макросов для общих шаблонов электронной почты.

Если вы не верите видео выше, просто установите общие шаблоны электронной почты из Магазин Майкрософтпроверьте наборы данных сами и поделитесь своим опытом со мной и другими в комментариях;)

Заполните таблицу, используя набор данных в электронных письмах Outlook

Список возможностей набора данных еще не закончен. Представьте себе: ваш клиент все еще сомневается, сколько товаров купить, и хотел бы узнать больше о скидках и условиях оплаты. Вместо того, чтобы писать все это в одном длинном предложении, вам лучше создать таблицу с каждой доступной опцией и ее характеристиками.

Я бы не сказал, что создание новой таблицы и заполнение ее данными, которые уже есть в вашем наборе данных, очень экономят время. Однако для этого случая есть быстрый обходной путь. Вы можете привязать свой набор данных к таблице, и ваша электронная почта будет мгновенно заполнена информацией о наборе данных. Вам необходимо:

Откройте шаблон и создайте таблицу как минимум с двумя строками (количество столбцов полностью зависит от вас).
Заполните первую строку таблицы, так как это будет наш заголовок.
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте второй строки и выберите «Привязать к набору данных».
Выберите набор данных, из которого нужно извлечь данные, и нажмите «ОК».
При вставке этого шаблона вам будет предложено выбрать столбцы для добавления. Отметьте все или только некоторые из них и продолжайте.
Наслаждаться 😉

Если вы хотите добавить что-то визуальное к вышеприведенному тексту, вы можете ознакомиться с нашими документами для пошаговые скриншоты привязки набора данных или просмотрите небольшое видео ниже.