Экспорт контактов из Outlook в Excel

В этой статье я покажу, как можно быстро экспортировать контакты из Outlook 365 — 2007 в электронную таблицу Excel. Сначала я объясню, как использовать встроенную функцию импорта/экспорта Outlook, а после этого мы создадим собственное представление контактов и скопируем/вставим его в файл Excel.

Всем нам время от времени нужно экспортировать контакты из адресной книги Outlook в Excel. Для этого могут быть разные причины. Вы можете обновить все или некоторые из ваших контактов, создать резервную копию контактов или составить список своих VIP-клиентов, чтобы ваш партнер мог позаботиться о них во время вашего отпуска.

Сегодня мы рассмотрим 2 возможных способа экспорта контактов Outlook в Excel, и я покажу, как это можно быстро сделать в разных версиях Outlook:

Кончик. Для выполнения обратной задачи будет полезна эта статья: Как быстро импортировать контакты в Outlook из Excel.

Экспорт контактов Outlook в Excel с помощью функции импорта и экспорта

Импорт Экспорт Функция доступна во всех версиях Outlook. Однако Microsoft не удалось найти для него мало места на ленте (и на панели инструментов в более ранних версиях), чтобы он был в пределах легкой досягаемости. Вместо этого они, кажется, пытались спрятать эту функцию все глубже и глубже с каждой новой версией Outlook, что забавно, потому что это действительно полезно.

Прочтите эту статью, чтобы узнать, как можно быстро экспортировать всю необходимую информацию обо всех ваших контактах Outlook на лист Excel одновременно.

Где найти функцию импорта/экспорта в разных версиях Outlook

Что ж, посмотрим, где именно Импорт Экспорт мастер находится в каждой версии Outlook, и после этого я проведу вас шаг за шагом через экспорт контактов Outlook в файл Excel.

Кончик. Перед экспортом контактов в Excel имеет смысл объединить повторяющиеся контакты в Outlook

Функция импорта/экспорта в Outlook 2021–2013

На вкладке «Файл» выберите «Открыть и экспортировать» > «Импорт/экспорт».
Функция импорта/экспорта в Outlook 2013

Кроме того, вы можете открыть тот же мастер, выбрав «Параметры» > «Дополнительно» > «Экспорт», как в Outlook 2010.

Функция экспорта в Outlook 2010

На вкладке «Файл» выберите «Параметры» > «Дополнительно» > «Экспорт».
Функция экспорта в Outlook 2010

Функция импорта и экспорта в Outlook 2007 и Outlook 2003.

Нажмите «Файл» в главном меню и выберите «Импорт и экспорт». Это было довольно просто, не так ли? 😉
Функция импорта и экспорта в Outlook 2007 и Outlook 2003.

Как экспортировать контакты Outlook в Excel с помощью мастера импорта/экспорта

Теперь, когда вы знаете, где Импорт Экспорт находится, давайте подробнее рассмотрим, как экспортировать контакты из адресной книги Outlook в электронную таблицу Excel. Мы собираемся сделать это в Outlook 2010, и вам повезло, если у вас установлена ​​эта версия 🙂

  1. Откройте Outlook и перейдите к Импорт Экспорт функции, как показано на скриншотах выше. Напомню, что в Outlook 2010 вы можете найти его на вкладке «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».
  2. На первом шаге Мастер импорта и экспортавыберите «Экспорт в файл», а затем нажмите Следующий.
    На первом шаге мастера импорта и экспорта выберите «Экспорт в файл».
  3. Выберите «Значения, разделенные запятыми (Windows)», если вы хотите экспортировать контакты Outlook в Excel 2007, 2010 или 2013, и нажмите кнопку Следующий кнопка.
    Выберите «Значения, разделенные запятыми (Windows)», если вы хотите экспортировать контакты Outlook в Excel 2007, 2010 или 2013.

    Если вы хотите экспортировать контакты в более ранние версии Excel, выберите «Microsoft Excel 97-2003». Обратите внимание, что Outlook 2010 — последняя версия, в которой доступен этот выбор, в Outlook 2013 ваш единственный вариант — «Значения, разделенные запятыми (Windows)«.

  4. Выберите папку для экспорта. Поскольку мы экспортируем наши контакты Outlook, мы выбираем «Контакты» в Перспектива узел, как показано на скриншоте ниже, и нажмите Следующий продолжить.
    Выберите «Контакты» в узле Outlook.
  5. Что ж, вы только что выбрали данные для экспорта, и теперь вам нужно указать, где вы хотите их сохранить. Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать папку назначения для сохранения экспортированного файла.
    Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать папку назначения.
  6. в Просматривать введите имя экспортируемого файла в поле «Имя файла» и нажмите ХОРОШО.
    Введите имя экспортируемого файла и нажмите OK.
  7. Нажав на ХОРОШО Кнопка вернет вас в предыдущее окно, и вы нажмете Следующий продолжить.
    Нажмите Далее, чтобы продолжить.
  8. Теоретически это может быть вашим последним шагом, например, если вы нажмете кнопку Finish прямо сейчас. Однако это приведет к экспорту абсолютно всех полей ваших контактов Outlook. Многие из этих полей содержат несущественную информацию, такую ​​как государственный идентификационный номер или автомобильный телефон, и они могут только загромождать ваш файл Excel избыточными данными. И даже если ваши контакты Outlook не содержат таких сведений, в электронной таблице Excel все равно будут созданы пустые столбцы (всего 92 столбца!).

    Учитывая вышеизложенное, имеет смысл экспортировать только те поля, которые вам действительно нужны. Для этого нажмите кнопку Сопоставить настраиваемые поля.
    Нажмите кнопку Сопоставить настраиваемые поля, чтобы выбрать поля, которые вы хотите экспортировать.

  9. В «Сопоставить настраиваемые поля«, сначала нажмите кнопку «Очистить карту», ​​чтобы удалить карту по умолчанию на правой панели, а затем перетащите необходимые поля с левой панели.
    Нажмите кнопку «Очистить карту», ​​чтобы удалить карту по умолчанию, а затем перетащите нужные поля.

    Вы также можете перетаскивать выбранные поля на правой панели вверх и вниз, чтобы изменить их порядок. Если вы случайно добавили ненужное поле, вы можете удалить его, просто перетащив его обратно, т.е. из правой панели в левую.

    Когда вы закончите, нажмите кнопку ХОРОШО кнопка. Например, если вы хотите экспортировать список своих клиентов, ваши настройки могут выглядеть так, как показано на снимке экрана ниже, где выбраны только поля, связанные с бизнесом.

Кто-то может назвать «копировать/вставить» способом новичка, не подходящим для продвинутых пользователей и гуру. Конечно, в этом есть доля правды, но не в данном конкретном случае 🙂 На самом деле экспорт контактов методом копирования/вставки имеет ряд преимуществ по сравнению с только что рассмотренным нами мастером импорта и экспорта.

Во-первыхэто визуальный способ, т. е. то, что вы видите, это то, что вы получаете, поэтому вы не увидите никаких неожиданных столбцов или записей в файле Excel после экспорта. Во-вторыхмастер импорта и экспорта позволяет экспортировать большинство, но не все поля. в-третьихсопоставление полей и изменение их порядка также может быть довольно обременительным, особенно если вы выбираете много полей, и они не помещаются в видимой над прокруткой области окна.

В целом, копирование и вставка контактов Outlook вручную может быть более быстрой и удобной альтернативой встроенной функции импорта/экспорта. Этот подход работает со всеми версиями Outlook, и вы можете использовать его для экспорта контактов в любое приложение Office, где работает копирование/вставка, а не только в Excel.

Вы начинаете с создания пользовательского представления, в котором отображаются поля контактов, которые вы хотите экспортировать.

  1. В Перспективы 2013 а также Перспектива 2010перейдите в раздел «Контакты» и на вкладке «Главная» в группе «Текущий вид» щелкните значок «Телефон», чтобы отобразить табличное представление.
    В Outlook 2010 щелкните значок телефона, чтобы отобразить табличное представление.

    В Перспективы 2007Вы идете на Вид > Текущий вид > Список телефонов.
    В Перспектива 2003это почти то же самое: Вид > Упорядочить по > Текущий вид > Список телефонов.

  2. Теперь нам нужно выбрать поля, которые мы хотим экспортировать. Для этого в Outlook 2010 и 2013 перейдите на вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Добавить столбцы» в группе «Расстановка».
    Нажмите кнопку «Добавить столбцы», чтобы добавить поля в настраиваемое представление контактов.

    В Перспективы 2007перейти к Вид > Текущий вид > Настроить текущий вид… и нажмите на Поля кнопка.
    В Перспектива 2003, Поля кнопка находится под Вид > Упорядочить по > Настроить…

  3. В «Показать столбцы«», щелкните нужное поле на левой панели, чтобы выбрать его, а затем нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить его на правую панель, содержащую поля, которые будут отображаться в пользовательском представлении.
    Добавьте поля для отображения в пользовательском представлении контактов.

    По умолчанию отображаются только часто используемые поля. Если вы хотите больше полей, откройте раскрывающийся список в разделе «Выберите доступные столбцы из» и выберите Все поля контактов.
    Откройте раскрывающийся список и выберите «Все поля контактов».

    Если вы хотите изменить порядок столбцов в пользовательском представлении, выберите поле, которое вы хотите переместить, на правой панели и нажмите кнопку «Вверх» или «Вниз».
    Щелкните правой кнопкой мыши строку с именами полей и выберите «Выбор поля».

    После этого вы просто перетаскиваете нужные вам поля в нужное место в ряду с именами полей, как показано на скриншоте.
    Перетащите нужные поля в строку названий полей.

    Вуаля! Мы создали кастомное представление контактов, что собственно и было основной частью работы. Что вам осталось сделать, так это нажать пару сочетаний клавиш, чтобы скопировать данные контактов и вставить их в документ Excel.

  4. Нажмите CTRL+A, чтобы выбрать все контакты, а затем CTRL+C, чтобы скопировать их в буфер обмена.
  5. Откройте новую таблицу Excel и выберите ячейку А1 или любую другую ячейку, которую вы хотите сделать первой ячейкой вашей таблицы. Щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите «Вставить» в контекстном меню или нажмите CTRL+V, чтобы вставить скопированные контакты.
  6. Сохраните свой лист Excel и наслаждайтесь результатами 🙂

Вот как вы экспортируете контакты Outlook на лист Excel. Ничего сложного, не так ли? Если у вас есть какие-либо вопросы или вы знаете лучший способ, не стесняйтесь, напишите мне комментарий. Спасибо за чтение!

Вас также могут заинтересовать