Условное форматирование для шаблонов электронной почты Outlook

Поскольку еженедельно приходят десятки электронных писем Outlook, ваш адресат, вероятно, сможет бегло просмотреть каждое из них. Выбор яркого цвета шрифта для фраз, которые обязательно должны быть замечены, может быть хорошей идеей в таком случае.

В этой статье объясняется, как автоматизировать процесс изменения цвета шрифта абзаца, предложения, слова, элемента списка или значения ячейки таблицы с помощью комбинации макроса и нескольких тегов HTML при использовании общих шаблонов электронной почты. Не волнуйтесь, если вы новичок в надстройке и никогда раньше не слышали о макросах. Вас будут сопровождать на каждом шагу 🙂

Что мы собираемся делать…

Предположим, вам нужно отправить три одинаковых напоминания о том, что ваши адресаты должны вовремя сдавать свои проекты. Первое электронное письмо должно быть отправлено им за 14 дней до крайнего срока. Второй должен быть доставлен через неделю. Последнее напоминание должно быть отправлено за день до крайнего срока. Вы сохраните текст абсолютно таким же, за исключением временной фразы. И вы бы хотели, чтобы эта фраза была ярко окрашена, а цвет шрифта менялся в зависимости от оставшегося времени:

Приветствую всех,
Я пишу, чтобы напомнить вам о крайнем сроке для ваших проектов. Вы должны закончить с ними через 14 дней / через 7 дней / завтра.

Можем ли мы создать шаблон электронной почты Outlook, который сделает возможным такое «условное форматирование»? Конечно. Вот:

Как мы можем сделать это? Давайте пока оставим этот вопрос открытым и начнем с более простых задач, чтобы сначала попрактиковаться 🙂

Как раскрасить фрагмент текста в шаблоне

В первую очередь предназначенный для добавления необходимых элементов в тело письма, макрос ~%WHAT_TO_ENTER также может быть полезен для создания удобной палитры, которая позволит вам мгновенно переключаться с одного цвета шрифта на другой. Вы можете использовать макрос, чтобы раскрасить часть текста любым из ваших любимых цветов, как показано на скриншоте ниже:

Чтобы добиться такого результата, измените шаблон, выполнив два шага с несколькими подшагами в каждом.

Шаг 1: создайте раскрывающийся список с цветами

1. В списке на панели «Общие шаблоны электронной почты» выберите любой шаблон, с которым вы готовы поэкспериментировать.
2. Откройте его в режиме редактирования, нажав Редактировать или же Изменить в браузере.
3. Решите, какую часть текста вы хотите раскрасить, поставьте курсор перед самым первым его символом и нажмите кнопку Вставить макрос значок.
   
4. В раскрывающемся меню, которое вы увидите, найдите макрос ~%WHAT_TO_ENTER. Нажмите на нее, чтобы получить Что вводить откройте окно и начните работу с настройками макроса.
5. Выбирать Выпадающий списокзаполнять Заголовок окна (например, с «Цветом») и введите названия цветов в поле Предметы. Ну вот:
   
6. Не забудьте нажать Вставлять потом – это главное 🙂

Макрос ~%WHAT_TO_ENTER появится в тексте вашего шаблона:

То, что мы имеем сейчас, действительно важно, но это только полдела 🙂 Также необходимо редактирование HTML-кода.

Шаг 2: отредактируйте HTML-код шаблона

1. Откройте окно HTML-кода, щелкнув значок Просмотр HTML значок.
   

   Редактирование становится возможным.
   

   Сам процесс напоминает сборку пазла на этапе, когда вы уже почти все сделали, но еще осталось кое-что собрать 🙂

2. Поместите макрос ~%WHAT_TO_ENTER и фрагмент текста, для которого предназначены параметры окраски, между <диапазон> теги:фрагмент текста
3. Добавлять стиль набора данных = “цвет”: перед макросом тильда:фрагмент текста
4. Вставлять ;” сразу после закрывающей квадратной скобки макроса:фрагмент текста
5. Замените двойные кавычки в {название:”Цвет”} с одиночными: {название:’Цвет’}.фрагмент текста

   Наконец, отредактированные строки HTML-кода должны выглядеть следующим образом:

   Вот фрагмент текста, на который я хочу обратить ваше внимание.

   Всегда полезно перепроверить текст на наличие опечаток.
   

6. Теперь, когда вы закончите с кодом HTML, нажмите ХОРОШО а также Сохранять. Ваш шаблон готов к использованию.

Точно так же вы можете выбрать любимый цвет для любой части текста в вашем шаблоне, включая абзац, предложение, слово, элемент списка и значение ячейки таблицы.

Примечание. Если вы видите следующую ошибку при нажатии Сохранятьскорее всего, вы не перешли на одинарные кавычки в {название:”Цвет”} и надо переписать строчку кода.

Как раскрасить абзац

Чтобы окрасить весь абзац, вам нужно поставить курсор перед самым первым символом целевого абзаца, вставить макрос ~%WHAT_TO_ENTER, поместить свою палитру в раскрывающийся список макросов и отредактировать HTML-код вашего шаблона, следуя инструкциям шаги, описанные выше. Измененные строки кода должны быть похожи на те, что выделены на скриншоте ниже:

Если они безошибочны, двойным щелчком по готовому шаблону вы получите доступ к только что созданной палитре.

Выберите любой цвет, который вам нравится, и вставьте текст вашего шаблона в тело письма.

Как раскрасить предложение

Процесс окраски одного предложения любым из ваших любимых вариантов не отличается от процесса окрашивания абзаца. Если все сделано правильно, соответствующий фрагмент HTML-кода вашего шаблона будет выглядеть следующим образом:

Не забудьте нажать ХОРОШО а также Сохранять чтобы сохранить сделанные вами изменения. Вот результат, которым можно наслаждаться:

Как раскрасить слово

Изменение цвета шрифта любого слова в тексте электронного письма в мгновение ока также требует внесения ваших любимых цветов в список и изменения HTML-кода вашего шаблона. Убедитесь, что в редактируемых строках кода нет опечаток. Перепроверка никогда не бывает лишней в такой ситуации.

Если вставить в тело письма, шаблон будет выглядеть так, как показано на скриншоте ниже:

Как раскрасить элемент списка

Чтобы сделать решение пригодным для маркированного или нумерованного списка, выполните шаги, которые мы обсуждали ранее. Затем дважды проверьте отредактированные строки HTML-кода. Вот интересующие скриншоты:

Маркированный список

Нумерованный список

Полученный текст в вашем электронном письме будет похож на следующие:

Как раскрасить значение ячейки таблицы

Чтобы предоставить вам выбор цвета шрифта для выделения значения ячейки таблицы, HTML-код вашего шаблона должен содержать строку, подобную той, что выделена на снимке экрана ниже:

Если в процессе модификации шаблона не будет допущено ошибок, в теле письма будет такой текст:

Как условно форматировать электронные письма Outlook

Теперь, когда вы знаете основы, мы можем пойти дальше и решить проблему «условного форматирования» 🙂 Вот текст, о котором идет речь:

Приветствую всех,
Я пишу, чтобы напомнить вам о крайнем сроке для ваших проектов. Вы должны закончить с ними через 14 дней / через 7 дней / завтра.

Чтобы получить три письма из одного и того же шаблона с вариантами раскраски, доступными для временной фразы, нам нужно дважды использовать макрос ~%WHAT_TO_ENTER. Во-первых, он должен появиться в шаблоне как есть (без каких-либо изменений), чтобы мы могли выбирать между временными фразами. Затем его нужно использовать еще раз (в модифицированной версии), чтобы предоставить нам набор цветов шрифта. Вот необходимые действия:

1. Создайте новый шаблон, используя в качестве примера текст со скриншота ниже.
2. Поставьте курсор в самый конец незаконченного предложения и добавьте макрос ~%WHAT_TO_ENTER прямо перед точкой через Вставить макрос меню.
   
3. в Что вводить окно, выберите Выпадающий список и введите временные фразы. Добавить любой Заголовок окна вам нравится (например, «Когда»).
   

   После того, как вы вставите макрос, шаблон будет выглядеть следующим образом:
   

   Он еще не готов и должен быть изменен.

4. Нужен еще один макрос ~%WHAT_TO_ENTER. Добавьте его перед макросом, который у вас уже есть.
   
5. Организуйте еще один выпадающий список:
   

   На этом этапе текст вашего шаблона будет таким:
   

6. Пришло время приступить к редактированию HTML-кода. Закрепите макросы между <диапазон> теги:~%WHAT_TO_ENTER[in 14 days;in 7 days;tomorrow;{title:”When”}].
7. Вставлять стиль набора данных = “цвет: перед первым макросом:~%WHAT_TO_ENTER[in 14 days;in 7 days;tomorrow;{title:”When”}].
8. Добавлять ;” после закрывающей квадратной скобки первого макроса:~%WHAT_TO_ENTER[in 14 days;in 7 days;tomorrow;{title:”When”}].
9. Используйте одинарные кавычки вместо двойных в {название:’Цвет’}:~%WHAT_TO_ENTER[in 14 days;in 7 days;tomorrow;{title:”When”}].

   При правильном изменении строки кода будут такими:

   Вы должны покончить с ними ~%WHAT_TO_ENTER[in 14 days;in 7 days;tomorrow;{title:”When”}].

   Сравните со скриншотом ниже:
   

Нажмите ХОРОШО и сохраните эти изменения. С этого момента каждый раз, когда вы дважды щелкаете шаблон, чтобы вставить его в свое электронное письмо, в одном и том же окне на панели «Общие шаблоны электронной почты» становятся доступны два раскрывающихся списка, позволяющих выбрать временную фразу и интересующий цвет шрифта:

Это оно 🙂

Продолжение следует 🙂

Не стесняйтесь заходить для чтения и комментирования 🙂

Вас также могут заинтересовать: