Создавайте черновики Outlook и используйте их в качестве шаблонов электронной почты.

Я хотел бы продолжить знакомить вас с общими шаблонами электронной почты и рассказать вам несколько приемов, как создавать и управлять черновиками в Outlook, а затем использовать их в качестве шаблонов для ваших сообщений. Сначала я покажу вам, как создать новый черновик, найти или изменить его папку, а также удалить и восстановить ваши черновики. Затем я научу вас преобразовывать черновики в шаблоны и делиться ими с другими.

Создание и использование черновиков Outlook

Начнем с самого начала. Что такое черновик? Например, вы создавали сообщение и случайно закрыли Новый email-адрес окно. Это незаконченное сообщение станет черновиком. Или, скажем, вы что-то написали, перечитали и подумали: «Я могу лучше». Вы сохраняете это незавершенное электронное письмо, чтобы закончить позже — это ваш черновик.

Итак, черновик — это неотправленное электронное письмо. Теперь давайте посмотрим, как управлять черновиками в Outlook и для чего их можно использовать.

Как сохранить черновик в Outlook

Вряд ли есть что-то проще, чем создать черновик. Чтобы сохранить черновик в Outlook, нужно выполнить всего 3 шага:

1. Откройте новое электронное письмо или создайте ответ на любое сообщение.
2. Напишите свой текст, добавьте ссылки, форматирование и изображения, если это необходимо.
3. Сохраните это письмо (либо нажав на значок Сохранять значок или закрыв окно).

Вот и все 🙂 Это незаконченное письмо будет сохранено как черновик в вашем Outlook.

Но как найти черновики в Outlook? Всех их вы можете увидеть в Черновики папка на Панель навигации:

Кончик. Если у вас слишком много папок и подпапок на Панель навигации и у вас нет времени проверять, где находится Черновики папка находится в вашем Outlook, просто введите «черновики» в Поиск поле и откроется нужная папка:

Дважды щелкните любой черновик, и он станет электронным письмом, которое вы можете продолжить редактировать или отправить.

Кончик. Вы можете включить автоматическое сохранение создаваемых вами электронных писем и установить временные рамки для автосохранения в параметрах Outlook. Перейти к Файл -> Опции -> Почта и установите/снимите флажки с нужных опций на «Сохранить сообщения” группа:

Я же говорил, проще не бывает 🙂

Как удалить черновик

Может случиться так, что черновиков слишком много и некоторые из них были созданы случайно, а значит, в них нет необходимости. Как избавиться от ненужных сквозняков? Без труда! Есть несколько способов удалить черновик в Outlook:

• Перейти к Черновики папку и наведите курсор на ненужный черновик. С правой стороны вы увидите значок корзины, просто нажмите на него, и черновик сразу же будет удален:
  
• Если есть несколько черновиков, от которых нужно избавиться, выберите их (или используйте Ctrl+A, чтобы выбрать все черновики), щелкните правой кнопкой мыши любой из них и выберите Удалить из выпадающего списка:
  
• Вы также можете сделать это по старинке – перетащив ненужные черновики в Удаленные объекты папка.

Как восстановить удаленные черновики в Outlook

Восстановление черновиков ничем не отличается от восстановления сообщений. Также есть несколько способов:

• Вы можете использовать Отменить (или сочетание клавиш Ctrl + Z) в Outlook и получить последнее удаленное сообщение.
• Поскольку черновик — это просто электронное письмо, оно отправляется прямо в Удаленные объекты папку после ее удаления. Итак, откройте Удаленные объектынайдите нужные вам черновики и переместите их в нужную папку в Outlook:
  
• Или еще проще, выберите черновик(ы) для восстановления, перетащите его в нужную папку.
• Однако, если вы уже опустошили свой Мусор папку, вы все равно можете восстановить удаленные сообщения. Хит “Восстановить элементы, недавно удаленные из этой папки», выберите элементы для извлечения и верните их одним щелчком мыши:
  

Имейте в виду, что как только вы отправите черновик, он будет преобразован в отправленное электронное письмо и больше не будет доступен. Черновик — это электронное письмо, которое нужно отправить, поэтому, когда вы, наконец, отправите его, вы фактически потеряете черновик со всем его содержимым.

Разочаровывает немного, правда? Но что, если я скажу вам, что есть способ сохранить черновик и использовать его в качестве шаблона для исходящих сообщений? Хотели бы вы знать, как вы можете сделать свои черновики шаблонами Outlook, чтобы они не терялись, не удалялись и могли использоваться так долго, как вы хотите? Продолжайте читать 😉

Используйте черновики Outlook в качестве шаблонов электронной почты

Если вам нужен повторно используемый черновик, чтобы вы могли вставлять предварительно сохраненный идеально отформатированный текст столько раз, сколько вам нужно, у меня есть решение для вас. Позвольте представить вам наши общие шаблоны электронной почты — простую, но очень эффективную надстройку Outlook, которая поможет вам сделать вашу электронную переписку такой быстрой и легкой, как никогда раньше.

Я приведу вам пример работы этой надстройки, чтобы вы поняли и разделили мое волнение по этому поводу. Представьте себе следующую ситуацию — ваша компания только что запустила акцию о вашем новом продукте, и отзывы отличные! Каждый день многие пользователи отправляют вам электронные письма с просьбой предоставить дополнительную информацию и специальные ссылки для совершения покупки со специальной скидкой.

Хотя поначалу вы можете быть в восторге от такой обратной связи, очень скоро вам надоест перепечатывать или копировать один и тот же текст снова и снова. Вот черновик решения для общих шаблонов электронной почты.

Во-первых, вам нужно создать черновик будущего ответа: написать текст, раскрасить, вставить изображение и добавить ссылку.

Вот черновик. Но как использовать его для будущих ответов? Просто! Сохраните его как шаблон.

Вроде ничего сложного, правда? Я скажу вам больше, как только я проведу вас через весь процесс и покажу, насколько это легко и быстро, вы больше не захотите писать повторяющиеся электронные письма вручную 😉

Создайте папку для своих шаблонов

Чтобы общие шаблоны электронной почты «увидели» ваши черновики, вам необходимо поместить их в отдельную папку в Outlook, а затем подключить ее к надстройке. Для начала создайте новую папку и поместите туда свои будущие шаблоны.

Вы можете создать несколько папок и поместить в каждую из них разные наборы черновиков или поделиться определенной папкой с определенными людьми.

Теперь вам нужно добавить эту папку в общие шаблоны электронной почты.

Подключить папку черновиков к общим шаблонам электронной почты

Как только папка будет готова и заполнена черновиками, давайте подключим ее к надстройке, чтобы сделать из них шаблоны. Итак, запустите общие шаблоны электронной почты, выберите папку на панели надстройки, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Подключить папку Outlook”:

Затем найдите нужную папку с вашими черновиками, добавьте ее, и она станет доступна как новая папка с маленькой буквой О на значке:

Если вы развернете эту папку, вы увидите все созданные вами черновики.

Кончик. Если вы не видите последних обновлений или вновь созданных шаблонов, сначала попробуйте обновить свои данные.

Делитесь подключенными папками в команде

Если ваши товарищи по команде тоже хотят использовать созданные вами шаблоны, нет необходимости отправлять им контент и заставлять их выполнять те же действия, чтобы создавать и добавлять черновики в общих шаблонах электронной почты. Вы можете просто поделиться своими черновиками с остальными членами вашей команды. Это займет не более нескольких минут, позвольте мне провести вас через этот процесс:

1. Запустите общие шаблоны электронной почты и создайте новую команду.
2. Подключите папку Outlook к черновикам, чтобы загружались шаблоны для общего доступа.
3. Пригласите своих товарищей по команде в свою команду и установите желаемый уровень разрешений для всех.
4. Теперь давайте предоставим остальным доступ к вашей специальной папке с черновиками. Найдите папку с вашими черновиками на Панель навигациищелкните его правой кнопкой мыши и выберите Характеристики:
   
5. Перейти к Разрешение вкладку и нажмите кнопку Добавлять значок:
   
6. Вы получите Добавить пользователей открыто диалоговое окно. Здесь вы выбираете и добавляете учетные записи, с которыми хотите поделиться черновиками. Когда все будут добавлены, нажмите OK, чтобы вернуться к свойствам папки.

Вы увидите только что добавленные учетные записи с уровнем разрешений None. В этом случае ваши товарищи по команде все равно не увидят ваши черновики и не смогут ими воспользоваться. Встаньте на нужный аккаунт, откройте Уровень разрешений раскрывающийся список и выберите Рецензент или выше.

Еще один шаг — вам нужно сделать вашу папку Outlook доступной для всех. Но недостаточно открыть папку черновиков, которой вы хотите поделиться, вам нужно открыть общий доступ к своему почтовому ящику Outlook. Это легче сделать, чем сказать, см.

1. Вернитесь в свою корневую папку, щелкните ее правой кнопкой мыши и нажмите Разрешения для папки:
2. Выберите нужный аккаунт и проверьте Папка видна флажок:
   

   Примечание. Не беспокойтесь, другие не смогут получить доступ к вашей учетной записи и электронной почте, как только вы включите Папка видна вариант. Он просто позволяет надстройке проверять структуру ваших папок, не более того.

3. Сделайте это для каждой учетной записи, с которой вы хотите поделиться своими черновиками, и все готово 🙂

Если вы забудете добавить учетную запись пользователя в свойства папки или не установите уровень разрешений, ваш товарищ по команде получит следующее уведомление:

В этом случае вы переходите к шагу 4, и через минуту ваш коллега уже настроен.

Видеть? Это не ракетостроение, упражнение простое и понятное. Отныне ваши товарищи по команде могут использовать созданные вами черновики в качестве шаблонов.

Примечания, чтобы помнить

Есть несколько вещей, на которые я должен обратить внимание, чтобы вы не запутались при работе с черновиками шаблонов:

• Автоматической синхронизации нет, поэтому после применения изменений вам потребуется обновить данные, чтобы увидеть изменения.
• Когда вы выбираете черновой шаблон, вы не видите форматирования на панели надстроек. Все в порядке, вы вставите текст со всем примененным форматированием.
• Если вы хотите поделиться своими черновиками Outlook, имейте в виду, что это будет работать только в пределах одного бизнес-домена Office 365. Если у вас есть платная личная учетная запись Office 365 (домашняя, персональная, студенческая или бесплатная учетная запись Outlook.com), вы не сможете делиться своими черновиками.

Я надеюсь, что мне удалось убедить вас в том, что создавать и использовать черновики в качестве шаблонов легко, и вы дадите нам Общие шаблоны электронной почты выстрел 🙂 Если у вас есть какие-либо отзывы, чтобы поделиться, пожалуйста, оставьте несколько слов в комментариях. И, конечно же, следите за обновлениями, так как скоро появятся новые уроки 😉

Вас также могут заинтересовать: