Прикрепляйте файлы к черновикам Outlook и используйте их в качестве шаблонов электронной почты.

Работа с черновиками Outlook — это то, к чему большинство из нас уже привыкло. В общем, это довольно простая и экономящая усилия практика. Outlook автоматически попросит сохранить вашу электронную почту, если вы закроете окно, не отправив ее, или вы можете сохранить ее, если предпочитаете закончить создание сообщения позже. И вот еще один плюс этой опции — почему бы не использовать черновики в качестве шаблонов? Наша надстройка Shared Email Templates настолько дружелюбна к черновикам Outlook по двум существенным причинам:

Если эта функция кажется вам полезной, в моем руководстве будут освещены основные моменты и подготовка.

Начните с создания черновика Outlook

Пока что не все являются опытными пользователями, и эта часть будет посвящена шагам для начинающих:

1. Откройте Новый email-адрес создать сообщение в Outlook (или использовать сочетание клавиш Ctrl+N).
2. Заполните его текстом и прикрепите один или несколько необходимых элементов: вы можете нажать на Прикрепить файл в верхней строке меню или просто перетащите его из любого места на вашем ПК.
3. Теперь попробуйте закрыть окно электронной почты, и вам сразу же будет предложено сохранить черновик, вот как это работает:
   

   Кончик. Еще один быстрый способ — нажать «Файл» > «Сохранить», и все готово!

Вы можете найти этот черновик в папке «Черновики» на панели навигации:

Кончик. Если вам больше не нужен черновик, вы всегда можете удалить его, нажав кнопку «Отменить» в правом верхнем углу окна сообщения.

По умолчанию он будет там в безопасности, пока вы не вернетесь, чтобы отредактировать и отправить его. Тем не менее, вы можете сделать это только один раз, потому что при отправке любой черновик превращается в исходящее электронное письмо. Он автоматически удаляется из Черновики папку, и единственное место, где можно найти информацию, которую вы вложили, это Отправленные вещи папка.

Итак, в начале своего поста я сообщил, что мы сделали возможность многократного применения черновиков. Если вы не против поэкспериментировать с нашим инструментом, я объясню, как это сделать, в следующей части моей статьи.

Установите черновики Outlook с вложениями в качестве шаблонов электронной почты

Хотя наши общие шаблоны электронной почты предоставляют широкий спектр функций, это действительно надежный помощник с вложениями, которые можно отправлять ежедневно или еженедельно. Мы уже составили черновик, но нам нужны дополнительные шаги, чтобы сделать его функциональным шаблоном.

1. Создадим отдельную папку и переместим туда черновик. Щелкните правой кнопкой мыши на панели навигации и выберите Новая папка:
   

   Примечание. Не игнорируйте этот шаг, так как в дальнейшем эта папка будет играть ключевую роль в обмене информацией.

2. Чтобы передать черновик, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Перейти к ваша новая папка (в моем примере Перейти к > Связанная папка с черновиками):
   

   Или вы можете просто перетащить черновик во вновь созданную папку.

3. Теперь вам нужно подключить эту папку к общим шаблонам электронной почты. Откройте панель надстройки, щелкните правой кнопкой мыши название нужной команды и выберите соответствующую опцию:
   

   В результате вы получите небольшое окно подтверждения с информацией для запоминания:
   

Поделитесь своей информацией с товарищами по команде

Мы сделали основную часть работы, но пришло время предоставить доступ к вашему шаблону команде (если она у вас есть):

1. Вернитесь в свою папку в Outlook и щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите Характеристики внизу выпадающего списка.
2. Перейти к Разрешение вкладку и нажмите Добавлять:
   
3. Начните вводить учетную запись Outlook вашего коллеги в поле поиска и подтвердите адрес электронной почты, нажав Добавить > ОК в нижней части окна.
4. Вы вернетесь по умолчанию к Разрешения tab, вы видите новое имя, добавленное в поле? Если это так, вы все сделали правильно, просто перейдите к определению уровня разрешений для этого пользователя:
   

   Примечание. К сожалению, нельзя добавить сразу нескольких пользователей, необходимо включать и определять права для каждого члена команды вручную.

   Кончик. Прочтите подробную информацию об уровнях разрешений здесь.

5. И последний шаг — сделайте ваш почтовый ящик Outlook видимым. Щелкните правой кнопкой мыши корневую папку с вашим адресом электронной почты, затем выберите Разрешения для папки. Добавьте товарища по команде, как описано в шаге 2-4, и отметьте Папка видна коробка:
   

Не беспокойтесь, эта опция показывает только структуру папок, а содержимое остается невидимым.

Все готово! Способ был немного сложным, но на самом деле вам нужно выполнить настройки только один раз.

Я получил сообщение об ошибке

Вы нажимаете на шаблон, но получаете это:

В качестве оперативного исправления сначала попробуйте обновить данные в подключенной папке. Этот шаг является обязательным после любых изменений, внесенных вами или другими членами команды, и помогает правильно синхронизировать все элементы. Эту опцию можно легко найти, нажав три точки рядом с вашей подключенной папкой:

Если ошибка не устранена, я могу порекомендовать проверить ваши права доступа к этой папке Outlook.

Мне больше нечего добавить, и теперь вы готовы к практике. Не стесняйтесь создавать больше черновиков и перемещать их в подключенную папку, редактировать существующие и/или применять созданные вашей командой.

Вас также могут заинтересовать: