Создавайте черновики Outlook и используйте их в качестве шаблонов электронной почты.

Я хотел бы продолжить знакомить вас с общими шаблонами электронной почты и рассказать вам несколько приемов, как создавать и управлять черновиками в Outlook, а затем использовать их в качестве шаблонов для ваших сообщений. Сначала я покажу вам, как создать новый черновик, найти или изменить его папку, а также удалить и восстановить ваши черновики. Затем я научу вас преобразовывать черновики в шаблоны и делиться ими с другими.

Создание и использование черновиков Outlook

Начнем с самого начала. Что такое черновик? Например, вы создавали сообщение и случайно закрыли Новый email-адрес окно. Это незаконченное сообщение станет черновиком. Или, скажем, вы что-то написали, перечитали и подумали: «Я могу лучше». Вы сохраняете это незавершенное электронное письмо, чтобы закончить позже — это ваш черновик.

Итак, черновик — это неотправленное электронное письмо. Теперь давайте посмотрим, как управлять черновиками в Outlook и для чего их можно использовать.

Как сохранить черновик в Outlook

Вряд ли есть что-то проще, чем создать черновик. Чтобы сохранить черновик в Outlook, нужно выполнить всего 3 шага:

  1. Откройте новое электронное письмо или создайте ответ на любое сообщение.
  2. Напишите свой текст, добавьте ссылки, форматирование и изображения, если это необходимо.
  3. Сохраните это письмо (либо нажав на значок Сохранять значок или закрыв окно).

Вот и все 🙂 Это незаконченное письмо будет сохранено как черновик в вашем Outlook.

Но как найти черновики в Outlook? Всех их вы можете увидеть в Черновики папка на Панель навигации:
Папка с черновиками на панели навигации Outlook.

Кончик. Если у вас слишком много папок и подпапок на Панель навигации и у вас нет времени проверять, где находится Черновики папка находится в вашем Outlook, просто введите «черновики» в Поиск поле и откроется нужная папка:
Откройте Черновики из поля поиска Outlook.

Дважды щелкните любой черновик, и он станет электронным письмом, которое вы можете продолжить редактировать или отправить.

Кончик. Вы можете включить автоматическое сохранение создаваемых вами электронных писем и установить временные рамки для автосохранения в параметрах Outlook. Перейти к Файл -> Опции -> Почта и установите/снимите флажки с нужных опций на «Сохранить сообщения” группа:
Настройте параметры для автоматического сохранения черновиков Outlook.

Я же говорил, проще не бывает 🙂

Как удалить черновик

Может случиться так, что черновиков слишком много и некоторые из них были созданы случайно, а значит, в них нет необходимости. Как избавиться от ненужных сквозняков? Без труда! Есть несколько способов удалить черновик в Outlook:

  • Перейти к Черновики папку и наведите курсор на ненужный черновик. С правой стороны вы увидите значок корзины, просто нажмите на него, и черновик сразу же будет удален:
    Значок «Удалить элемент» для черновиков.
  • Если есть несколько черновиков, от которых нужно избавиться, выберите их (или используйте Ctrl+A, чтобы выбрать все черновики), щелкните правой кнопкой мыши любой из них и выберите Удалить из выпадающего списка:
    Выберите и удалите несколько черновиков Outlook.
  • Вы также можете сделать это по старинке — перетащив ненужные черновики в Удаленные объекты папка.

Как восстановить удаленные черновики в Outlook

Восстановление черновиков ничем не отличается от восстановления сообщений. Также есть несколько способов:

  • Вы можете использовать Отменить (или сочетание клавиш Ctrl + Z) в Outlook и получить последнее удаленное сообщение.
  • Поскольку черновик — это просто электронное письмо, оно отправляется прямо в Удаленные объекты папку после ее удаления. Итак, откройте Удаленные объектынайдите нужные вам черновики и переместите их в нужную папку в Outlook:
    Восстановите удаленные черновики из удаленных элементов.
  • Или еще проще, выберите черновик(ы) для восстановления, перетащите его в нужную папку.
  • Однако, если вы уже опустошили свой Мусор папку, вы все равно можете восстановить удаленные сообщения. Хит «Восстановить элементы, недавно удаленные из этой папки», выберите элементы для извлечения и верните их одним щелчком мыши:
    Восстановите сообщения, которые были полностью удалены из Outlook.

Имейте в виду, что как только вы отправите черновик, он будет преобразован в отправленное электронное письмо и больше не будет доступен. Черновик — это электронное письмо, которое нужно отправить, поэтому, когда вы, наконец, отправите его, вы фактически потеряете черновик со всем его содержимым.

Разочаровывает немного, правда? Но что, если я скажу вам, что есть способ сохранить черновик и использовать его в качестве шаблона для исходящих сообщений? Хотели бы вы знать, как вы можете сделать свои черновики шаблонами Outlook, чтобы они не терялись, не удалялись и могли использоваться так долго, как вы хотите? Продолжайте читать 😉

Используйте черновики Outlook в качестве шаблонов электронной почты

Если вам нужен повторно используемый черновик, чтобы вы могли вставлять предварительно сохраненный идеально отформатированный текст столько раз, сколько вам нужно, у меня есть решение для вас. Позвольте представить вам наши общие шаблоны электронной почты — простую, но очень эффективную надстройку Outlook, которая поможет вам сделать вашу электронную переписку такой быстрой и легкой, как никогда раньше.

Я приведу вам пример работы этой надстройки, чтобы вы поняли и разделили мое волнение по этому поводу. Представьте себе следующую ситуацию — ваша компания только что запустила акцию о вашем новом продукте, и отзывы отличные! Каждый день многие пользователи отправляют вам электронные письма с просьбой предоставить дополнительную информацию и специальные ссылки для совершения покупки со специальной скидкой.

Хотя поначалу вы можете быть в восторге от такой обратной связи, очень скоро вам надоест перепечатывать или копировать один и тот же текст снова и снова. Вот черновик решения для общих шаблонов электронной почты.

Во-первых, вам нужно создать черновик будущего ответа: написать текст, раскрасить, вставить изображение и добавить ссылку.
Создание и сохранение черновика в Outlook

Вот черновик. Но как использовать его для будущих ответов? Просто! Сохраните его как шаблон.
Преобразование готового черновика в шаблон в Outlook

Вроде ничего сложного, правда? Я скажу вам больше, как только я проведу вас через весь процесс и покажу, насколько это легко и быстро, вы больше не захотите писать повторяющиеся электронные письма вручную 😉

Создайте папку для своих шаблонов

Чтобы общие шаблоны электронной почты «увидели» ваши черновики, вам необходимо поместить их в отдельную папку в Outlook, а затем подключить ее к надстройке. Для начала создайте новую папку и поместите туда свои будущие шаблоны.
Создайте новую папку, чтобы поместить туда все черновики, которые будут шаблонами.

Вы можете создать несколько папок и поместить в каждую из них разные наборы черновиков или поделиться определенной папкой с определенными людьми.

Теперь вам нужно добавить эту папку в общие шаблоны электронной почты.

Подключить папку черновиков к общим шаблонам электронной почты

Как только папка будет готова и заполнена черновиками, давайте подключим ее к надстройке, чтобы сделать из них шаблоны. Итак, запустите общие шаблоны электронной почты, выберите папку на панели надстройки, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Подключить папку Outlook”:
Подключить папку с черновиками к общим шаблонам электронной почты.

Затем найдите нужную папку с вашими черновиками, добавьте ее, и она станет доступна как новая папка с маленькой буквой О на значке:
Подключенная папка Outlook с черновиками на панели надстройки.

Если вы развернете эту папку, вы увидите все созданные вами черновики.

Кончик. Если вы не видите последних обновлений или вновь созданных шаблонов, сначала попробуйте обновить свои данные.
Обновляйте черновики в общих шаблонах электронной почты.

Делитесь подключенными папками в команде

Если ваши товарищи по команде тоже хотят использовать созданные вами шаблоны, нет необходимости отправлять им контент и заставлять их выполнять те же действия, чтобы создавать и добавлять черновики в общих шаблонах электронной почты. Вы можете просто поделиться своими черновиками с остальными членами вашей команды. Это займет не более нескольких минут, позвольте мне провести вас через этот процесс:

  1. Запустите общие шаблоны электронной почты и создайте новую команду.
  2. Подключите папку Outlook к черновикам, чтобы загружались шаблоны для общего доступа.
  3. Пригласите своих товарищей по команде в свою команду и установите желаемый уровень разрешений для всех.
  4. Теперь давайте предоставим остальным доступ к вашей специальной папке с черновиками. Найдите папку с вашими черновиками на Панель навигациищелкните его правой кнопкой мыши и выберите Характеристики:
    Свойства, настроенные для черновиков.
  5. Перейти к Разрешение вкладку и нажмите кнопку Добавлять значок:
    Добавьте учетные записи, чтобы делиться черновиками.
  6. Вы получите Добавить пользователей открыто диалоговое окно. Здесь вы выбираете и добавляете учетные записи, с которыми хотите поделиться черновиками. Когда все будут добавлены, нажмите OK, чтобы вернуться к свойствам папки.

Вы увидите только что добавленные учетные записи с уровнем разрешений None. В этом случае ваши товарищи по команде все равно не увидят ваши черновики и не смогут ими воспользоваться. Встаньте на нужный аккаунт, откройте Уровень разрешений раскрывающийся список и выберите Рецензент или выше.
Установите необходимый уровень разрешений для учетной записи коллеги.

Еще один шаг — вам нужно сделать вашу папку Outlook доступной для всех. Но недостаточно открыть папку черновиков, которой вы хотите поделиться, вам нужно открыть общий доступ к своему почтовому ящику Outlook. Это легче сделать, чем сказать, см.

  1. Вернитесь в свою корневую папку, щелкните ее правой кнопкой мыши и нажмите Разрешения для папки:
  2. Выберите нужный аккаунт и проверьте Папка видна флажок:
    Установите «Видимая папка» для родительской учетной записи, чтобы предоставить доступ к вашим черновикам.

    Примечание. Не беспокойтесь, другие не смогут получить доступ к вашей учетной записи и электронной почте, как только вы включите Папка видна вариант. Он просто позволяет надстройке проверять структуру ваших папок, не более того.

  3. Сделайте это для каждой учетной записи, с которой вы хотите поделиться своими черновиками, и все готово 🙂

Если вы забудете добавить учетную запись пользователя в свойства папки или не установите уровень разрешений, ваш товарищ по команде получит следующее уведомление:
Ошибка при вставке черновика, к которому не предоставлен общий доступ.

В этом случае вы переходите к шагу 4, и через минуту ваш коллега уже настроен.

Видеть? Это не ракетостроение, упражнение простое и понятное. Отныне ваши товарищи по команде могут использовать созданные вами черновики в качестве шаблонов.

Примечания, чтобы помнить

Есть несколько вещей, на которые я должен обратить внимание, чтобы вы не запутались при работе с черновиками шаблонов:

  • Автоматической синхронизации нет, поэтому после применения изменений вам потребуется обновить данные, чтобы увидеть изменения.
  • Когда вы выбираете черновой шаблон, вы не видите форматирования на панели надстроек. Все в порядке, вы вставите текст со всем примененным форматированием.
  • Если вы хотите поделиться своими черновиками Outlook, имейте в виду, что это будет работать только в пределах одного бизнес-домена Office 365. Если у вас есть платная личная учетная запись Office 365 (домашняя, персональная, студенческая или бесплатная учетная запись Outlook.com), вы не сможете делиться своими черновиками.

Я надеюсь, что мне удалось убедить вас в том, что создавать и использовать черновики в качестве шаблонов легко, и вы дадите нам Общие шаблоны электронной почты выстрел 🙂 Если у вас есть какие-либо отзывы, чтобы поделиться, пожалуйста, оставьте несколько слов в комментариях. И, конечно же, следите за обновлениями, так как скоро появятся новые уроки 😉

Вас также могут заинтересовать:

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *