Вставка изображений из SharePoint в сообщение Outlook с помощью общих шаблонов электронной почты
Я хотел бы продолжить наш тур по общим шаблонам электронной почты и рассказать вам подробнее о вставке изображений. Наша надстройка поддерживает другое онлайн-хранилище, которое вы можете использовать для своих изображений — SharePoint. Я расскажу вам об этой платформе, научу размещать на ней изображения и покажу, как вставить их в сообщение Outlook.
Знакомство с общими шаблонами электронной почты
Я хотел бы посвятить первую главу этого руководства небольшому введению в общие шаблоны электронной почты. Мы создали эту надстройку, чтобы вы могли избежать повторяющихся задач, таких как вставка или ввод одного и того же текста из электронной почты в электронную почту. Нет необходимости повторно применять утерянное форматирование, повторно добавлять гиперссылки и повторно вставлять изображения. Один клик и все готово! Один клик, и у вас готово идеально отформатированное электронное письмо. Все необходимые файлы прилагаются, картинки вклеены. Все, что вам нужно сделать, это отправить его.
Поскольку это руководство посвящено вставке изображений, я покажу вам один из способов встроить изображение в шаблон, чтобы вставить его в ваше сообщение Outlook. Вы научитесь работать в SharePoint, делиться там файлами и папками и добавлять их в свой Outlook с помощью специального макроса. Поверьте, это труднее сказать, чем сделать 🙂
Давайте посмотрим, как это выглядит на простом примере. Поскольку мы собираемся отмечать рождественские праздники, было бы неплохо отправить милую записку всем своим родственникам, друзьям, коллегам, всем остальным в ваших контактах. Но мысль о вставке и раскрашивании одного и того же текста, а затем вставке и изменении размера одного и того же изображения может свести вас с ума. Звучит как супер-скучная задача для праздничного сезона.
Если этот случай кажется вам даже немного знакомым, общие шаблоны электронной почты для вас. Вы создаете шаблон, применяете необходимое форматирование, вставляете понравившуюся картинку и сохраняете ее. Все, что вам нужно сделать, это вставить этот шаблон в ваше сообщение. Вы получите готовое к отправке электронное письмо в один клик.
Я проведу вас через весь процесс — от открытия SharePoint до вставки электронного письма с макросом для встраивания изображения — чтобы вы могли убедиться, что в экономии времени нет ничего сложного 🙂
Как создать личную группу SharePoint и поделиться ее содержимым
Сегодня мы будем вставлять изображения из SharePoint, онлайн-платформы, предоставляемой Microsoft. Это менее распространенная, но удобная платформа для хранения файлов и обмена ими с коллегами. Давайте поместим туда несколько фотографий, чтобы увидеть, как это работает.
Кончик. Если вы точно знаете пользователей, с которыми вам нужно поделиться файлами, и хотите создать общую группу для всех вас, пропустите первую часть и сразу переходите к создание общей группы. Однако, если вы хотите, чтобы это была общая папка в вашей личной группе, продолжайте читать.
Создайте личную группу SharePoint
Открытым office.comвойдите в систему, щелкните значок панели запуска приложений и выберите SharePoint:
Нажми на Создать сайт и выберите либо сайт группы (если есть определенные люди, с которыми вы хотите поделиться файлами), либо сайт для общения (если вы создаете рабочее место для всей организации), чтобы продолжить:
Дайте вашему сайту имя, добавьте описание и нажмите Заканчивать.
Следовательно, будет создана частная группа, доступная только вам. Вы сможете добавлять файлы для личного использования и при необходимости делиться папками с другими.
Добавьте файлы в папку SharePoint
Я бы посоветовал собрать все изображения в одну папку. Вам будет намного проще найти и вставить их в шаблон, а если вы решите заменить или удалить некоторые из них, это вообще не будет проблемой.
Чтобы все изображения были собраны в одном месте и были готовы к использованию в общих шаблонах электронной почты, создайте новую папку на Документы вкладка:
Затем загрузите необходимые файлы в новую папку:
Кроме того, вы можете просто перетащить файлы в папку SharePoint, чтобы добавить их.
Как поделиться личной папкой SharePoint с коллегами
Если вы не единственный, кто собирается использовать эти изображения в шаблонах, вам нужно будет поделиться ими со своей командой. Если вы уже добавили их в качестве владельцев/редакторов при создании сайта, все готово 🙂 Пропустите этот шаг и сразу переходите к вставка этого изображения в Outlook.
Однако, если вы забыли добавить других участников на свой сайт или есть новые пользователи, с которыми вы хотели бы поделиться некоторыми файлами, продолжайте читать.
Как я уже говорил, гораздо удобнее хранить все картинки, которые вы хотите использовать в шаблонах, в одной папке. Вы сможете быстро найти и отредактировать их при необходимости. И если вы хотите, чтобы другие использовали те же самые шаблоны с этими изображениями, вам просто нужно поделиться с ними всей папкой:
- Выберите нужную папку, нажмите значок с тремя точками и выберите Управление доступом:
- Нажмите на плюсик и введите имена товарищей по команде или адреса электронной почты, предоставив им доступ (просмотрщик или редактор, на ваше усмотрение) к вашей специальной папке:
Кончик. Если есть только несколько изображений, которыми вы хотели бы поделиться с коллегами, откройте папку, найдите нужные изображения и поделитесь ими по одному. Процедура будет та же: три точки -> Управление доступом -> знак плюс -> Пользователи и разрешения -> Предоставить доступ. К сожалению, нет возможности поделиться несколькими файлами сразу, поэтому вам придется повторить этот процесс несколько раз.
Создайте общую группу для всех членов команды
Если вы точно знаете, с какими людьми вы хотите поделиться шаблонами, и хотите иметь общее место для хранения ваших данных, просто создайте общую группу. В этом случае каждый участник имеет доступ ко всему содержимому, и не будет необходимости разделять папки с файлами по отдельности.
Откройте SharePoint и перейдите к Создать сайт -> Сайт команды и добавьте в свою команду дополнительных владельцев или участников:
Кончик. Если вы хотите поделиться данными со всей организацией, вместо этого создайте коммуникационный сайт.
Теперь вы можете начать загрузку файлов. Есть два пути:
- Перейти к Документы вкладку, добавьте папку и начните заполнять ее файлами для использования в общих шаблонах электронной почты.
- Нажмите Новый -> Библиотека документов и заполняем библиотеку нужным контентом:
Если у вас есть новые участники группы или вам нужно удалить бывшего товарища по команде из вашей общей группы, нажмите на кнопку Члены кнопку в правом верхнем углу окна и управлять членством в группе там:
Когда вы будете готовы, давайте вернемся в Outlook и попробуем вставить несколько изображений.
Вставка изображения из SharePoint в сообщение Outlook
После того, как ваши изображения загружены и опубликованы, вам нужно сделать еще один шаг, чтобы добавить их в свои шаблоны. Этот шаг называется ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT.[] макрос. Позвольте мне вести вас отсюда:
- Запустите шаблоны электронной почты Shred, откройте новый шаблон и выберите ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT.[] от Вставить макрос список:
- Войдите в свой SharePoint, перейдите в нужную папку, выберите фотографию и нажмите Выбирать:
Примечание. Помните, что наши общие шаблоны электронной почты поддерживают следующие форматы: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.
- Установите размер изображения (в пикселях) или оставьте как есть и нажмите Вставлять.
Если вы не можете найти правильное изображение, еще раз проверьте, соответствует ли оно поддерживаемым форматам и вошли ли вы в правильную учетную запись SharePoint. Если вы видите, что по ошибке вошли не в ту учетную запись, просто нажмите на кнопку «Сменить учетную запись SharePointзначок для повторного входа:
После добавления макроса в шаблон вы увидите макрос ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT со случайными символами в квадратных скобках. Это будет уникальный путь файла к его расположению в SharePoint.
Хотя это выглядит как какая-то ошибка, совершенно нормальное изображение будет вставлено в тело вашего письма.
Что-то забыл?
Мы сделали все возможное, чтобы сделать нашу надстройку максимально удобной для пользователя. Мы создали инструмент с понятным интерфейсом, простыми, но удобными опциями и ненавязчивыми напоминаниями на случай, если вы пропустили какой-то шаг.
Поскольку мы говорим об общих изображениях из общих папок, может появиться несколько уведомлений. Например, вы создали личную папку в SharePoint, создали команду в общих шаблонах электронной почты и создали несколько шаблонов с ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] макрос. Если вы внимательно читали эту статью, то наверняка заметили, что чего-то не хватает. Да, папка еще не открыта для других. В этом случае надстройка предупредит вас, что при вставке шаблона вы увидите следующее сообщение:
Это просто дружеское напоминание поделиться файлами с другими или вместо этого выбрать другое изображение из общей папки. Что касается изображения, не беспокойтесь, оно будет добавлено в вашу электронную почту, как только вы нажмете «Закрыть».
Если, однако, это вы вставляете шаблон с нераспространяемым изображением, сообщение будет выглядеть по-другому:
Изображение не будет вставлено, пока владелец папки не предоставит вам соответствующие разрешения.
Это все, что я хотел рассказать вам о ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT.[] макрос сегодня, спасибо за чтение. Если вы решите попробовать наши общие шаблоны электронной почты, не стесняйтесь устанавливать их с Магазин Майкрософт. Если у вас есть какие-либо отзывы, чтобы поделиться, пожалуйста, оставьте несколько слов в разделе комментариев 😉
