Вставка изображения в электронную почту Outlook из OneDrive с помощью общих шаблонов электронной почты

Сегодня мы поближе познакомимся с нашей надстройкой «Общие шаблоны электронной почты» и узнаем больше о ее суперполезных возможностях для добавления изображений. Я подготовил для вас набор руководств, в которых я проведу вас через весь процесс, покажу вам различные подходы к вставке изображений и расскажу о плюсах и минусах каждого из них.

Ознакомьтесь с общими шаблонами электронной почты

Позвольте мне начать с некоторых пояснений для тех, кто плохо знаком с Ablebits и не понимает, что это такое. Наша команда недавно представила совершенно новый инструмент для Outlook и назвала его «Общие шаблоны электронной почты». Что он делает? Это экономит ваше время! Нет необходимости набирать или копировать и вставлять один и тот же текст снова и снова. Вы просто запускаете общие шаблоны электронной почты, выбираете нужный шаблон и вставляете его в свое электронное письмо. Нужно сохранить форматирование, гиперссылки, изображения или добавить вложения? Без проблем!

Кроме того, поскольку Shared Email Templates является облачной надстройкой, вы можете использовать одни и те же шаблоны на нескольких устройствах, ни одно письмо не будет потеряно. И если вы хотите, чтобы другие тоже имели доступ к тем же шаблонам, вы можете создать команду и поделиться своими шаблонами с другими.

Поскольку мы говорим сегодня о фотографиях, позвольте мне привести вам пример. Поскольку мы находимся на пороге праздников, всем вашим контактам будет разослан рождественский информационный бюллетень. Хотели бы вы снова и снова вставлять и редактировать один и тот же текст в каждом электронном письме? Или вы бы предпочли нажать значок «Вставить», чтобы добавить необходимый текст, форматирование и, конечно же, рождественскую открытку? Смотрите, предварительно сохраненный шаблон создает готовое к отправке электронное письмо одним щелчком мыши:
Вставленный шаблон с изображением и форматированием

Если вы считаете, что это слишком сложно для вас и вам лучше сделать это по старинке, пожалуйста, уделите этой статье несколько минут своего времени. Поверьте, вы удивитесь, насколько это просто 😉

Как разместить свои фотографии в OneDrive

Возможно, вас интересует расположение изображений, которые вы можете использовать в общих шаблонах электронной почты. Я расскажу обо всех возможных хранилищах и местах в этом и последующих уроках, чтобы вы могли выбрать то, которое вам больше подходит.

Я хотел бы начать с OneDrive. По моему скромному мнению, это самая простая платформа для вставки изображения в ваш шаблон и при необходимости поделиться им с коллегами. Если вы новичок в OneDrive и понятия не имеете, что это за платформа и что вам следует делать, не проблема. Я подготовил для вас небольшой гайд, который поможет познакомиться с OneDrive и получить от него такое же удовольствие, как и я.

Однако, если вы чувствуете себя профессионалом в OneDrive, пропустите первые два раздела и сразу перейдите к создание шаблонов 😉

Прежде всего, давайте откроем ваш OneDrive. Перейти к office.com и войдите в систему. Затем щелкните значок панели запуска приложений и выберите OneDrive:
Как открыть OneDrive

Кончик. Я бы рекомендовал вам поместить все файлы, которые вы собираетесь использовать в общих шаблонах электронной почты, в одну папку. Это поможет вам быстро найти их (например, в случае, если вам нужно заменить один из них) и поделиться с другими людьми, если это необходимо.

Есть 2 способа разместить папку с изображениями в OneDrive:

  • Создайте новую папку и заполните ее необходимыми файлами:
    Создать новую папку в OneDriveВы можете добавить изображения с помощью Загрузить вариант или просто выберите необходимые файлы в проводнике, перетащите их в OneDrive.
  • Хит Загрузить -> Папканайдите нужную папку на вашем ПК и нажмите Открытым:Загрузить новую папку в OneDrive

Через мгновение выбранные файлы будут добавлены в ваш OneDrive. Теперь у вас есть файлы в OneDrive. Видеть? Легкий! 🙂

Для получения дополнительной информации см.:

Поделитесь папкой OneDrive с командой

Если вы хотите, чтобы ваши товарищи по команде использовали шаблоны с некоторыми изображениями, вам нужно будет поделиться не только шаблонами, но и изображениями. Давайте сделаем ваши фотографии общими:

  1. Соберите все файлы, которые вы будете использовать в общих шаблонах, в одной папке на вашем OneDrive, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Управление доступом:
    Управление доступом к папке OneDrive
  2. Однажды Управление доступом появится панель, нажмите на плюсик. Затем вам нужно будет ввести адреса электронной почты ваших коллег, установить уровень разрешений (решите, хотите ли вы, чтобы они просматривали или редактировали содержимое вашей папки) и нажмите Предоставление доступа:
    Предоставьте доступ и установите разрешения для папки в OneDrive

Примечание. Имейте в виду, что это упражнение не будет работать для вашей личной учетной записи OneDrive. Вам необходимо разместить файлы и поделиться ими в корпоративном OneDrive, к которому у вас и ваших коллег есть доступ.

Папки, которыми вы поделились с другими, отмечены маленьким значком человека:
Как выглядит общая папка в OneDrive

Если это вы, с кем кто-то поделился файлами/папками, вы увидите их в Общий раздел вашего OneDrive:
Раздел OneDrive со всеми общими файлами и папками

Теперь вы готовы к самой легкой части. Давайте вставим изображение в ваши шаблоны писем.

Как вставить изображение из OneDrive в сообщение Outlook

Поскольку у вас все готово — вы получили свои файлы в свой OneDrive, а необходимые папки открыты для доступа к нужным людям — давайте добавим эти иллюстрации в ваши шаблоны. Для таких случаев мы ввели специальный макрос – ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] – это вставит выбранную фотографию в сообщение Outlook прямо из вашего OneDrive. Давайте пошагово:

  1. Запустите общие шаблоны электронной почты и создайте новый шаблон.
  2. Открой Вставить макрос раскрывающемся списке и выберите ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:
    Выберите макрос для вставки изображения из OneDrive
  3. Надстройка сначала попросит войти в вашу учетную запись OneDrive. Затем вам нужно будет перейти к нужному изображению и выбрать его для вставки:
    Выберите нужный файл в OneDrive
  4. Вам будет предложено установить размер в пикселях. Другими словами, вы должны определить желаемую ширину и высоту вставляемой картинки:
    Установите размер изображения для вставки

Вы увидите макрос, вставленный в ваш шаблон с набором случайных символов в квадратных скобках. Нет никакой ошибки, ошибки или бага, ничего править не надо 🙂 Это просто уникальный путь к этому файлу в вашем OneDrive.
Шаблон со вставленным макросом для добавления изображения

Хотя текст в квадратных скобках макроса выглядит странно, при вставке шаблона вы получите совершенно нормальную картинку.
Электронное письмо с вставленным макросом и изображением

Советы и примечания

Есть несколько важных аспектов, на которые я должен обратить внимание. Во-первых, вам придется входить в свою учетную запись OneDrive каждый раз, когда вы создаете или вставляете шаблон с ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE.[] макрос. Даже если вы вошли в приложение OneDrive. Я знаю, это раздражает, но Microsoft очень беспокоится о вашей безопасности и не собирается внедрять Единая точка входа особенность еще.

Кроме того, поддерживаются не все форматы изображений. Вот список форматов, которые вы можете использовать в наших общих шаблонах электронной почты: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Кроме того, существует ограничение в 4 Мб на файл. Если ваши изображения не соответствуют этим критериям, они просто не будут доступны в списке для выбора.

Кончик. Если вы выбрали неверный аккаунт, не нужно закрывать надстройку и начинать с самого начала. Просто нажмите на значок синего облака, чтобы переключиться между учетными записями OneDrive:

Изменить учетную запись OneDrive в общих шаблонах электронной почты

Имейте в виду, что если вы создадите набор шаблонов и решите поделиться ими с остальной частью вашей команды, вам нужно будет предоставить своим товарищам по команде доступ к вашей папке OneDrive. Я прикрыл это дело для вас, прокрутите вверх, если пропустили.

Допустим, вы создали несколько шаблонов с помощью ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE.[] но забыл поделиться папкой OneDrive с остальной командой. Вы сможете без проблем вставить такой шаблон, но надстройка покажет вам уведомление при вставке:
Предупреждение о том, что файл не является общим

Не беспокойтесь, это просто напоминание о том, что этот конкретный файл доступен только вам, и, поскольку другие пользователи не имеют к нему общего доступа, они не смогут его вставить. Это изображение будет вставлено сразу после нажатия Закрывать. Однако пользователь, который попытается использовать этот шаблон, получит следующую ошибку:
Ошибка, что файл не может быть вставлен, так как он не найден

Я думаю, нет необходимости рассказывать вам, как решить эту проблему;)

Кончик. Вы также можете добавлять изображения индивидуально для каждого пользователя. Звучит невероятно? Просто проверьте это: Как создать динамический шаблон электронной почты Outlook для текущего пользователя.

Вот и все, что я хотел вам рассказать о вставке картинок из OneDrive. Я надеюсь, что эта часть руководства была понятной и полезной, и вам понравятся простота и удобство наших общих шаблонов электронной почты. Не стесняйтесь устанавливать его из Магазин Майкрософт и применяйте новые знания на практике 😉

Если остались вопросы, задавайте их в разделе «Комментарии». Я буду рад помочь!

Вас также могут заинтересовать

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *