редактировать, распечатывать и загружать файлы в Google Sheets
Мы продолжаем наше путешествие «Назад к основам», изучая некоторые особенности редактирования электронных таблиц Google. Мы начнем с некоторых простых функций, таких как удаление и форматирование данных, и перейдем к более сложным, таким как оставление комментариев и заметок, работа в автономном режиме и быстрый просмотр всех изменений, внесенных в файл.
Не так давно я пролил свет на самые основные функции, которые предлагает Google Таблицы. Я подробно объяснил, как создать таблицу с нуля, поделиться ею и как управлять множеством файлов. (Если вы пропустили их, возможно, самое время проверить их заранее.)
Сегодня я приглашаю вас еще больше углубить свои знания. Чай попьем и присядем – продолжаем редактирование документов 🙂
Как редактировать в Google Sheets
Удаление данных
Хорошо, этот вариант настолько прост, насколько вы можете себе представить: выберите ячейку или диапазон ячеек и нажмите кнопку «Удалить» на клавиатуре.
Чтобы удалить форматирование в Google Таблицах, выберите диапазон ячеек и перейдите к Формат > Очистить форматирование или нажмите Ctrl + \ на клавиатуре.
Способы форматирования ячеек в Google Sheets
- Основной способ форматирования ячеек — использование панели инструментов. Если вы наведете курсор на значок, вы увидите подсказку, объясняющую, что он делает. Арсенал инструментов Google Таблиц позволяет изменить формат чисел, шрифт, его размер и цвет, а также выравнивание ячеек. Если у вас есть хоть малейший опыт работы с таблицами, это вообще не будет проблемой:
- Чтобы продолжить, вы можете закрепить верхнюю строку в Google Таблицах, чтобы при прокрутке таблицы вверх и вниз вы всегда могли видеть названия столбцов. И ряды в этом отношении. Это очень помогает при работе с большим количеством данных.
Предположим, у нас есть таблица с информацией о продажах шоколада. Мы хотим, чтобы таблица была максимально простой для чтения и понимания. Чтобы закрепить первую строку и столбец, вы можете:
- Перейти к Вид > Заморозить и выберите количество строк и/или столбцов для закрепления.
- Видите этот пустой серый прямоугольник в верхнем левом углу электронной таблицы, где встречаются заголовки столбцов и строк? Наведите курсор на его толстую серую полосу, пока курсор не примет форму руки. Затем нажмите, удерживайте и перетащите эту линию границы на одну строку вниз. То же самое используется для замораживания столбцов.
Добавить, скрыть и «отобразить» лист
Очень часто одного листа недостаточно. Итак, как мы добавим еще несколько?
В самом низу окна браузера вы можете найти Добавить лист кнопка. Это выглядит как знак плюс (+):
Щелкните ее, и в рабочую область сразу же добавится один чистый лист. Переименуйте его, дважды щелкнув на его вкладке и введя новое имя.
Примечание. Google Sheets ограничивает количество листов в файле. Узнайте, почему это может запретить добавление новых данных в вашу электронную таблицу.
Одна особенность заключается в том, что вы можете скрыть листы Google от других людей. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите Скрыть лист. Обратите внимание, что это контекстное меню позволяет изменить цвет вкладки, удалить лист, скопировать или дублировать его:
Ладно, спрятали. Но как нам вернуть его?
Щелкните значок с четырьмя линиями (Все листы) слева от вкладки первого листа найдите и щелкните скрытый лист. Или вы просто идете в Вид > Скрытые листы в меню Google Таблиц:
Лист вернулся в игру и готов к редактированию и управлению.
Проверить историю изменений в Google Sheets
Что произойдет, если при редактировании таблицы были допущены ошибки или, что еще хуже, кто-то случайно удалил часть информации? Вам нужно создавать копии документов каждый день?
Ответ – нет. С Google Sheets все намного проще и безопаснее. Он сохраняет историю каждого изменения, внесенного в файл.
- Чтобы проверить историю всей электронной таблицы, выполните следующие действия.
- Чтобы проверить историю редактирования отдельных ячеек, выполните следующие действия.
Измените размер таблицы
Еще один вопрос, который может возникнуть при редактировании таблицы – как изменить ее размер? К сожалению, изменить размер таблицы в Google Таблицах невозможно. Но так как мы работаем в браузере, то можем воспользоваться его встроенной опцией.
Для этого у нас есть традиционно используемые ярлыки:
- Ctrl + “+” (плюс на цифровой клавиатуре) для увеличения.
- Ctrl + “-” (минус на цифровой клавиатуре), чтобы уменьшить масштаб.
Также вы можете переключиться в полноэкранный режим в Вид > Полный экран. Чтобы отменить изменение размера и показать элементы управления, нажмите Esc.
Как использовать и редактировать Google Таблицы в автономном режиме
Многие считают, что главный недостаток Google Sheets заключается в невозможности использовать его в автономном режиме, так как файлы сохраняются в облаке. Но это распространенное заблуждение. Вы можете сделать Google Таблицы доступными в автономном режиме, работать с таблицами в этом режиме и сохранять изменения в облаке позже, когда доступ в Интернет будет восстановлен.
Чтобы редактировать Google Таблицы в автономном режиме, вам необходимо настроить синхронизацию с Google Диском.
Добавьте расширения Google Docs в Google Chrome (это будет предложено вам после включения автономного режима в Google Sheets):
Если вы собираетесь использовать мобильное устройство или планшет, обязательно установите все приложения для таблиц, документов и презентаций Google, а также для Google Диска.
Еще один совет — прежде чем отправиться в места, свободные от интернета, войдите в свой аккаунт Google и откройте те файлы и приложения, которые вы планируете использовать, например, во время полета. Оставьте приложения открытыми, чтобы вам не пришлось входить в учетную запись, что невозможно без интернета. Вы сможете сразу приступить к работе с файлами.
При редактировании Google Таблиц в автономном режиме вы увидите специальный значок в верхней части экрана — молния в круге. При повторном подключении к сети все изменения будут немедленно сохранены, а значок исчезнет. Это позволяет работать с Google Sheets практически в любое время и в любом месте, несмотря на доступ в Интернет и без потери данных.
Примечание. Вы можете создавать, просматривать и редактировать таблицы и другие документы только при работе в автономном режиме. Вы не сможете перемещать таблицы, переименовывать их, изменять разрешения и выполнять другие действия, связанные с Google Диском.
Как вы знаете, MS Excel предлагает добавлять примечания к ячейкам. В Google Sheets вы можете добавлять не только заметки, но и комментарии. Давайте посмотрим, как это работает.
Чтобы добавить примечание, поместите курсор в ячейку и выберите один из следующих вариантов:
- Щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите Вставить примечание.
- Перейти к Вставка > Примечание в меню Google Таблиц.
- Нажмите Shift + F12.
Чтобы добавить комментарий, также поместите курсор в ячейку и выберите один из следующих вариантов:
- Щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Вставить комментарий.
- Перейти к Вставка > Комментарий в меню Google Таблиц.
- Используйте сочетание клавиш Ctrl + Alt + M.
Маленький треугольник в правом верхнем углу ячейки намекает, что к ячейке добавлено примечание или комментарий. Кроме того, вы увидите количество ячеек с комментариями на вкладке имени таблицы:
В чем разница между примечаниями и комментариями? Ссылку на комментарий можно отправить коллеге, который редактирует файл вместе с вами. Он или она сможет ответить на него:
На каждый комментарий можно ответить прямо в таблице, и каждый пользователь, имеющий к ней доступ, получит уведомление о новых комментариях и ответах.
Чтобы удалить комментарий, нажмите кнопку Решать кнопка. Это означает, что обсуждаемые вопросы решены, но их история останется. Если вы нажмете кнопку Комментарии кнопку в правом верхнем углу таблицы, вы увидите все комментарии и сможете повторно открыть решенные.
Там же можно настроить параметры уведомлений, щелкнув значок Уведомления ссылка на сайт. Выберите, хотите ли вы получать уведомления о каждом комментарии, только о своем или вообще ни о каком.
Распечатайте и загрузите электронные таблицы Google
Теперь, когда вы научились создавать, добавлять и редактировать электронные таблицы, вам нужно знать, как распечатать или сохранить их на своем компьютере.
Чтобы распечатать листы Google, используйте меню: Файл > Печать, или просто используйте стандартное сочетание клавиш: Ctrl+P. Затем следуйте инструкциям на экране, выберите параметры печати и получите физическую копию.
Чтобы сохранить таблицу в виде файла на свой компьютер, перейдите к Файл > Загрузить как и выберите необходимый тип файла:
Я считаю, что предлагаемых форматов достаточно практически для любых нужд пользователя.
Все эти базовые функции, которые вы изучили, помогают в повседневной работе с таблицами. Сделайте ваши файлы красивыми и презентабельными, поделитесь ими с другими и работайте в автономном режиме — все это возможно с Google Sheets. Просто не бойтесь исследовать новые функции и попробуйте их. Поверьте мне, в конце дня вы удивитесь, почему не воспользовались этой услугой раньше.
