Последнее руководство по созданию таблицы в Google Таблицах, которая вам когда-либо понадобится

С какими бы данными вы ни работали в Google Sheets, скорее всего, это изначально набор невзрачных текстовых значений, чисел, может быть, дат и т. д. Согласитесь, сведение всех этих записей в грамотно построенную таблицу поможет вам анализировать и передавать данные более эффективно?

В этой статье я делюсь всеми советами о том, как сделать таблицу в Google Sheets. Я рассмотрю собственные инструменты форматирования и рассмотрю одно специальное дополнение, которое вы можете использовать в качестве ярлыка для вставки стилей на свои листы.

Вот небольшой набор данных, который я собрал. Вы можете увидеть некоторые фрукты, их виды, поставщиков и цены, а также скидки, которые они предлагают:

Все записи отображаются с настройками по умолчанию: шрифт Arial по умолчанию размером 10. Все текстовые значения выровнены по левому краю, числа — по правому. Ничего, что делало бы его визуально привлекательным. Давайте посмотрим, как вы можете отформатировать это как таблицу в Google Таблицах.

Форматирование таблицы Google Sheets — изменение шрифта и его размера

Первое, что вы, возможно, захотите изменить в своей таблице, — это шрифт и его размер. Вы найдете эти параметры плечом к плечу на панели инструментов Google Sheets. Просто выберите доступные шрифты, и вы увидите множество более удобных для чтения вариантов. Например Калибри, 12:

Если существующих шрифтов недостаточно, нажмите «Другие шрифты» в этом меню и просмотрите буквально сотни других шрифтов:

Таблица Google Sheets — числовой формат

Следующее, что нужно привести в порядок, это числовой формат. Это напрямую влияет на то, как вы будете видеть записи в ячейках.

Возьмем, к примеру, последний столбец в моей таблице — E2:E14. Он называется «Скидка» и показывает числовые дроби.

Чтобы улучшить таблицу в Google Таблицах, я выберу этот столбец, перейду в «Формат»> «Число» и выберу «Проценты»:

Отображаемые значения преобразуются в проценты, что облегчает чтение и понимание всего столбца и таблицы:

Кстати, посмотрите на столбец C на скриншоте выше. Он содержит цены, которые раньше выглядели как простые числа. Поэтому я также превращаю их в валюту: Формат > Число > Валюта.

Форматировать как таблицу в Google Sheets с горизонтальным и вертикальным выравниванием

На основе числового формата значения всегда выравниваются по разным частям ячеек электронной таблицы: текст — по левому краю, а числа — по правому краю.

Вы можете настроить это по мере необходимости с помощью соответствующих инструментов: горизонтального и вертикального выравнивания.

Я редко использую вертикальное выравнивание, хотя оно, без сомнения, полезно, если вы объединяете ячейки или импортируете данные:

Горизонтальное выравнивание, в свою очередь, улучшит внешний вид вашей таблицы в Google Sheets:

Выберите параметр, который поможет записям из соседних столбцов (текст и числа) не слипаться:

Создайте таблицу в Google Sheets с отдельной строкой заголовка

Строка заголовка содержит метки для каждого столбца. И широко распространена практика выделять его, чтобы улучшить читаемость таблицы. Вот что вы можете сделать:

1. Примените жирный шрифт, чтобы добавить веса:
   

2. Выделите ячейки в строке заголовка цветом заливки:
   

   Вы можете выбрать один из стандартных цветов, предлагаемых цветов темы или добавить собственный цвет, как это сделал я.

3. Установите горизонтальное выравнивание для меток. Я предпочитаю, когда они центрированы независимо от их числового формата:
   

4. Чтобы сделать формат таблицы Google Sheets более убедительным, визуально отделите строку заголовка от остальных данных, добавив нижнюю границу:
   

   Вы можете выбрать любой цвет и стиль границы из соответствующей настройки:
   

Вот как я до сих пор отформатировал свои данные в виде таблицы в Google Sheets:

Таблица Google Sheets — формат строки нижнего колонтитула

Если последняя строка ваших данных суммирует информацию из одного или нескольких столбцов, вы также можете отформатировать эту строку, а также создать таблицу в Google Таблицах с строками верхнего и нижнего колонтитула.

Конечно, вы можете просто выбрать строку заголовка и скопировать ее форматирование с помощью средства рисования форматов на панели инструментов Google Sheets:

Но это может быть не лучшим решением, если в строке заголовка есть нижние границы (кому нужна только нижняя граница в общей строке, верно?) или если вы просто хотите, чтобы строки выглядели уникальными. В этом случае вам нужно снова отформатировать ячейки в итоговой строке Google Sheets.

Я выберу другой цвет заливки и цвет текста, добавлю тонкую верхнюю границу и выровняю все по центру:

Вставьте границы, чтобы сделать таблицу в Google Sheets

Одной из отличительных черт таблицы являются границы. Границы снаружи таблицы, границы внутри (между столбцами и строками).

Электронные таблицы позволяют включить их все сразу с помощью одной настройки (Все границы) или выбрать только определенные границы (Внутренние, Вертикальные, Верхние и т. д.):

Прежде чем перейти к границам Google Sheets, не забудьте настроить их цвета и стили:

Кончик. Вы можете установить другой цвет и стиль для каждой границы (внутренней, вертикальной, верхней и т. д.) в отдельности.

Создайте таблицу в Google Sheets с чередующимися цветами

Еще одна полезная настройка, которая существует специально для формата таблицы Google Sheets, — это чередование цветов. Инструмент «Чередующиеся цвета» заполняет каждую вторую строку цветом, отличным от цвета первой строки.

Вы найдете этот параметр в разделе «Цвет заливки»:

Выберите один из предложенных стилей для своей таблицы или выберите оттенки для верхнего и нижнего колонтитула, 1-й и 2-й строк:

Ваша таблица Google Sheets, отформатированная таким образом, поможет вам легко сканировать данные:

Кончик. Если вы хотите, чтобы цвет зависел от некоторых значений, настройте правила условного форматирования, следуя инструкциям из этого руководства.

Сделать прокручивающуюся таблицу в Google Sheets

Как видите, у меня очень маленький набор данных, который умещается на один экран. Ваш, скорее всего, займет несколько десятков или даже сотен строк. И когда вы начнете его прокручивать, строка заголовка исчезнет, ​​оставив вас в неведении относительно смысла того или иного столбца.

Прокрутка вперед и назад не вариант, верно? К счастью, вы можете изменить это досадное поведение 🙂

Выберите «Вид» > «Заморозить» в меню, и вы сможете заблокировать одну строку заголовка, две строки и даже больше:

Кончик. Чтобы заблокировать более двух строк, выберите любую ячейку в последней строке, которую нужно заблокировать (например, 5-ю), и вы увидите возможность заморозить все до этой строки.

Я заблокировал 1-ю строку, и она всегда будет оставаться видимой, независимо от того, сколько строк я прокручиваю вниз:

На самом деле вы можете сделать то же самое со столбцами, если крайние левые содержат имена, идентификаторы или другие метки, которые содержат много дополнительной информации в нескольких других столбцах. Способ тот же: Вид > Заморозить, а затем выберите параметр для необходимого количества столбцов:

Форматировать данные в виде таблицы в Google Таблицах, используя именованный диапазон

Именованные диапазоны в Google Sheets позволяют вам давать имена различным группам ячеек в вашей электронной таблице.

Если я буду использовать свою таблицу в каких-то формулах или вычислениях, обычно я буду ссылаться на нее по ее местоположению, например, A1:E15. Но с именованным диапазоном я могу дать любое имя этой группе ячеек и обращаться к ним по этому имени в формулах.

Я выбираю свою таблицу Google Sheets и перехожу в «Данные»> «Именованные диапазоны»:

Так как моя таблица содержит данные о фруктах, я назову ее Fruits и нажму Done:

Кончик. Используйте короткие простые имена, чтобы облегчить работу на потом, когда вам нужно будет ссылаться на эту таблицу в формулах:

Создайте таблицу с фильтрами в Google Sheets

Одна из замечательных вещей, которые можно сделать с данными, отформатированными в виде таблицы в Google Таблицах, — это фильтровать и сортировать их различными способами.

Выберите свою таблицу и нажмите Создать фильтр на панели инструментов электронной таблицы:

Мы описали различные способы фильтрации вашей таблицы в предыдущих статьях:

Удалить форматирование из таблицы Google Sheets

Поскольку существует множество вариантов стилизации различных частей ваших данных, чтобы они выглядели как таблица в Google Таблицах, должен быть способ удалить все форматирование.

Чтобы удалить только определенное форматирование, например фиксированные строки или чередующиеся цвета, вам нужно снова открыть эти настройки и сбросить их прямо оттуда («Заморозить» > «Без строк» ​​или «Удалить чередующиеся цвета»):

Некоторые параметры работают как кнопка: нажмите, чтобы включить, нажмите, чтобы выключить (жирный шрифт, курсив).

Другие не могут быть удалены полностью. Вы можете изменить только их, например стиль и цвет шрифта, выравнивание.

Тем не менее, есть одна доступная опция, которая сбрасывает все стили в состояние по умолчанию. Это называется «Очистить форматирование», и вы найдете его на вкладке «Формат»:

Кончик. Google Sheets предлагает ярлык для удаления всего форматирования стилей из вашей таблицы. Для этого нажмите Ctrl+\ (или Cmd+\ на Mac) на клавиатуре.

Он удаляет все цвета заливки и границы, возвращает шрифт по умолчанию (черный Arial 10) и выравнивание, удаляет все настройки полужирного или курсива. Другими словами, он возвращает вашу отформатированную таблицу Google Sheets в исходное состояние по умолчанию:

Это может быть особенно полезно, когда проще удалить и сбросить все форматирование и начать делать вашу таблицу Google Sheets крутой, но новой.

Самый простой способ сделать таблицу в Google Sheets — дополнение Table Styles

Как видите, в Google Sheets нет ярлыка для вставки стиля. Все стандартные способы форматирования ваших данных в виде таблицы разбросаны по всему Google Sheets. Вы должны перейти от одного параметра к другому, чтобы применить форматирование, а затем вернуться к нему, чтобы удалить его.

Также нет возможности сохранить все как образец стиля и повторно использовать его позже.

К счастью, есть это дополнение: Стили таблиц. Считайте это своим хранилищем стилей, где вы можете создавать, редактировать и хранить все свои наборы форматирования таблиц. Поверьте, вы не захотите упустить этот инструмент, и вот почему.

Форматируйте Google Sheets с более чем 50 готовыми стилями

Надстройка поставляется со стартовым набором из более чем 50 предопределенных шаблонов стилей:

Они сгруппированы на основе цветовых узоров. Вы можете применить любой набор к своим данным или поиграть с его форматированием и настроить в соответствии со своими потребностями.

Создавайте собственные стили таблиц для Google Таблиц

Этот инструмент станет вашей волшебной палочкой, поскольку это единственный способ создавать и сохранять собственные стили таблиц в Google Таблицах.

Вы можете выбрать одну, все или любую комбинацию различных частей таблицы: строку заголовка, строку нижнего колонтитула, чередующиеся цвета, левый столбец, правый столбец:

Инструменты форматирования позволяют настраивать каждую часть таблицы по-своему и просматривать результат на ходу — и все это в одном окне:

Кончик. Если несколько частей таблицы должны иметь общие стили, поможет опция Множественный выбор. Когда он включен, вы можете выбрать несколько частей и установить для них одинаковый цвет, шрифт и т. д. за один раз:

Ярлык Google Sheets для вставки стиля из надстройки

После того, как вы сохраните нужный шаблон, стили таблиц для Google Таблиц работают как ярлык для вставки стиля. Просто нажмите зеленую кнопку «Стиль» внизу.

Или используйте значок фильтра рядом с ним, чтобы выбрать и применить только определенное форматирование:

Что бы вы ни выбрали, это сделает красивую таблицу в Google Таблицах всего за несколько кликов мыши:

Следующее 2-минутное видео демонстрирует стили таблиц в действии:

Я призываю вас установить надстройку из Google Sheets Marketplace и с легкостью начните создавать потрясающие профессиональные столы.

Дайте мне знать в комментариях, если вы знаете другие способы сделать таблицу в Google Sheets 🙂