MS Access 2003 – Урок 19: Фильтрация данных

В предыдущем разделе вы узнали, как использовать окно «Фильтр» для создания сложных аранжировок. Вы можете использовать окно «Фильтр» для фильтрации данных. Фильтр позволяет ограничить количество просматриваемых записей. Фильтрация данных не приводит к потере записей, она только позволяет определить, какие записи вы хотите отобразить в Access.

При определении фильтра вы указываете критерии, которым должны соответствовать данные до их отображения в Access. Например, фильтр отображает записи о рабочих, проживающих в Нью-Йорке.

Access отображает только те записи, которые соответствуют указанным критериям фильтра. Фактически, при создании подмножества данных вы можете работать с этим набором данных, как если бы это была таблица: вы можете добавлять, удалять записи и вносить желаемые изменения. Accees обновит исходную таблицу, чтобы отображать каждое внесенное вами изменение.

Используйте фильтры, чтобы упростить управление данными. Например, предположим, что вы работаете со списком клиентов и вам нужно заменить одного из торговых представителей. Теперь вам нужно обновить таблицу клиентов, чтобы появился новый представитель.

Вы можете использовать функцию замены (описанную в главе 2, «Доступ к обучению в течение 1 часа»), но вместо этого вы хотите создать фильтр, чтобы вы могли просматривать своих клиентов, прежде чем действительно захотите их заменить. . В этом случае фильтр ограничивает записи, которые отображаются только в Access, включая старого торгового представителя. В большинстве случаев это простой способ работать с небольшой таблицей, а не со всей таблицей клиентов.

Создать фильтр

Чтобы создать фильтр, вам нужно работать с окном «Фильтр». Щелкните мышью на опции «Фильтр» в меню «Записи», затем выберите «Расширенный фильтр / сортировка» в подменю. Access отобразит окно фильтра, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1: Окно фильтра

Чтобы создать фильтр, все, что вам нужно сделать, это установить поле и указать критерии, которые вы хотите применить к полю. При желании вы также можете определить, как будет организована ваша школа. (Таким образом, вы сразу же отсортировали и отфильтровали данные.)

Например, предположим, что у вас есть таблица, содержащая записи инвентаризации (Таблица инвентаризации), показанная на рисунке 1. В этой таблице одно из полей названо Поставщик . Вы используете это поле, чтобы отслеживать, кто предоставляет особый предмет. Предположим, вам нужно посмотреть, какой товар предоставляется Союзные отрасли . Используя фильтры, вы можете ограничить записи, отображаемые в Access, только теми записями, которые провайдер Смежные отрасли . Чтобы создать фильтр, выполните следующие действия:

1. Выберите «Фильтр» в меню «Записи», затем выберите «Расширенный фильтр / сортировка» в подменю.

2. В первом столбце нижней панели выберите поле «Поставщик».

3. В ячейке Criteria столбца введите знак равно знак, за которым следует фраза Союзные отрасли . При нажатии клавиши ENTER появляется окно фильтра, как показано на рисунке 2. (обратите внимание, что Access автоматически добавляет кавычки вокруг имени поставщика)

Рисунок 2: Создайте простой фильтр

4. Щелкните мышью по кнопке «Применить наклон» на панели инструментов.

Access применяет правила выбора (указанные в фильтре) и отображает записи Allied Industries. С результатами подмножества таблицы статистики будет легче работать, чем со всей таблицей. В этом случае ваш фильтр предписывает Access просмотреть каждую запись в таблице и отображает только записи поля «Поставщик», содержащее имя Allied Industries.
Примечание. Создаваемые фильтры могут быть простыми или сложными. Вы указываете критерии для фильтра, который используете при создании правила проверки для школ (Правила проверки упоминались в главе 3 «Настройка компонентов»). Если вам нужна помощь в запоминании выражений, которые вы можете использовать, вернитесь к правилам проверки.

Удалить фильтр

Нередко можно использовать фильтр для быстрого просмотра данных определенным образом, а затем удалить фильтр, чтобы увидеть все записи. Access делает это очень легко, и вы можете выполнить эту операцию одним из двух разных методов.

Первый (возможно, самый простой) способ – перетащить панель инструментов. Когда фильтр активен, на панели инструментов есть значок в виде воронки. Фактически, существует 3 инструмента, содержащих изображения в форме воронки, но есть только один инструмент, который содержит изображение в форме воронки без каких-либо дополнительных значков, и он в настоящее время выбран. Если навести указатель мыши на инструмент, вы увидите, что он называется «Удалить фильтр». Нажмите «Удалить фильтр», после чего все записи снова появятся, фильтр полностью удален.

Другой метод удаления фильтра – использование меню. В меню «Запись» есть опция «Удалить фильтр / сортировку». Если вы выберете эту опцию, все записи будут отображаться снова.

Сохранить фильтр

Access сохраняет фильтр только до тех пор, пока вы не закроете таблицу. Поэтому, если вы закроете таблицу, а затем решите снова использовать фильтр, вам нужно будет воссоздать фильтр с нуля. Этот способ может быть скучным и отнимать много времени.

Чтобы решить эту проблему, вы можете сохранить фильтр как запрос (запрос). Вы узнаете все вопросы в главе 6 ‘ Использование запросов для просмотра данных ‘. Фильтры связаны с запросами, хотя у них мало функций или гибкости. Когда используются фильтры и запросы, Access позволяет хранить фильтры под именем запроса. Для этого убедитесь, что отображается окно «Фильтр». Затем выберите «Сохранить как запрос» в меню «Файл» или щелкните мышью по кнопке «Сохранить как запрос» на панели инструментов. Access отобразит диалоговое окно «Сохранить как запрос», как показано на экране 3.

Рисунок 3: диалоговое окно «Сохранить как запрос»

Введите имя, под которым вы хотите сохранить фильтр. Имя может быть любым. Например, если вы хотите сохранить фильтр, показывающий таблицы инвентаризации, предоставленные Allied Industries, вы можете использовать имя Поставляется Allied Industries . Введите имя и нажмите ENTER или щелкните мышью на кнопке OK.

Чтобы снова использовать фильтр, откройте окно «Фильтр» и выберите параметр «Загрузить из запроса» в меню «Файл». Access отобразит диалоговое окно «Применимый фильтр», показанное на рисунке 4.

Рисунок 4: Диалоговое окно «Применимый фильтр»

Выделите имя запроса, который вы хотите ввести в Фильтр, и нажмите ОК. Доступ к фильтру загрузок. Вы можете использовать фильтр или вносить любые изменения в фильтр по своему усмотрению.