Как слить почту из Excel в Word шаг за шагом

Этот комплексный учебник научит вас эффективно выполнять слияние в Word, используя лист Excel в качестве источника данных.

Mail Merge может реально сэкономить время, когда дело доходит до отправки массовых рассылок. Это позволяет вам быстро создавать собственные письма, электронные письма или почтовые ярлыки в Word, объединяя информацию, которая уже есть в вашей электронной таблице Excel. В этом руководстве представлен обзор основных функций и пошаговое объяснение того, как выполнять слияние из Excel.

Основы слияния почты

Слияние почты может показаться сложной задачей, но на самом деле процесс довольно прост.

Чтобы понять основы, вы можете думать об этом с точки зрения 3 документов.

1. Исходный файл Excel с информацией о получателях, такой как имена, адреса, адреса электронной почты и т. д.
2. Документ Word с кодами персонализированных полей.
3. Окончательный документ Word с персонализированными письмами, электронными письмами, этикетками или конвертами.

Целью слияния почты является объединение данных в файле 1 и файле 2 для создания файла 3.

Подготовка электронной таблицы Excel для слияния

Когда вы запускаете слияние, ваш файл Excel подключается к вашему документу Word, и Microsoft Word будет извлекать сведения о получателе непосредственно из подключенного рабочего листа.

Прежде чем запускать слияние в Word, убедитесь, что в файле Excel есть вся информация, которую вы хотите включить, например, имя, фамилия, приветствие, почтовые индексы, адреса и т. д. Если вы хотите добавить больше деталей, вам лучше сделайте это до начала слияния.

Важные вещи, чтобы проверить:

• На вашем листе Excel есть по одной строке для каждого получателя.
• Столбцы в электронной таблице соответствуют полям, которые вы хотите использовать при слиянии. Например, если вы хотите обращаться к получателям по имени, обязательно создайте отдельные столбцы для имени и фамилии. Если вы собираетесь сортировать контакты по штату или городу, убедитесь, что у вас есть отдельный столбец «Штат» или «Город».
• Если ваш файл Excel содержит почтовые индексы или любые другие числа с ведущими нулями, отформатируйте их как текст, чтобы сохранить нули во время слияния.
• Если вы создаете электронную таблицу Excel, импортируя информацию из файла .csv или .txt, это руководство поможет вам сделать это правильно: Импорт файлов CSV в Excel.
• Если вы планируете использовать контакты Outlook, вам может быть полезна следующая статья: Как экспортировать контакты Outlook в Excel.

Вот пример листа Excel, который можно использовать для слияния:

Как слить почту из Excel в Word

После того, как электронная таблица с исходными данными настроена и проверена, вы готовы запустить слияние. В этом примере мы будем объединять буквы. Для сообщений электронной почты шаги будут практически такими же.

1. Создайте документ Word. Если вы уже составили свое письмо, вы можете открыть существующий документ, в противном случае создать новый.
2. Выберите, какое слияние вы хотите запустить. На Вкладка «Рассылки»в Начать слияние почты группа, нажмите Начать слияние почты и выберите тип слияния — письма, сообщения электронной почты, этикетки, конверты или документы. Мы выбираем Буквы.
   
3. Выберите получателей. На Рассылки вкладка, в Начать слияние почты группа, нажмите Выберите «Получатели» > «Использовать существующий список»..
   
4. Соедините электронную таблицу Excel и документ Word. Найдите файл Excel и нажмите Открытым. Затем выберите целевой лист и нажмите ХОРОШО.
   

   Установив связь между листом Excel и документом Word, вы гарантируете, что ваш источник данных слияния будет автоматически обновляться каждый раз, когда вы вносите изменения в файл Excel, содержащий сведения о получателе.

5. Уточните список получателей. Если вы хотите исключить определенных получателей, нажмите кнопку Изменить список получателей кнопка в Начать слияние почты группа.
   

   Получатели слияния Появится диалоговое окно, и вы установите или снимите флажки, чтобы добавить или удалить получателей из слияния.
   

   Кончик. Вы также можете сортировать, фильтровать и удалять дубликаты списка получателей, а также проверять адреса электронной почты, щелкнув соответствующий параметр в разделе Уточнить список получателей.

   Когда список получателей составлен, можно приступать к письму. Введите текст непосредственно в документе Word или скопируйте/вставьте из внешнего источника.

6. Добавьте адресный блок и строку приветствия. Теперь пришло время добавить заполнители для Адресный блок а также Приветственная линия чтобы Mail Merge точно знал, где разместить эти данные. Чтобы добавить заполнитель, нажмите соответствующую кнопку на Вкладка «Рассылки»в Запись и вставка полей группа.
   

   В зависимости от того, какое поле слияния вы вставляете, появится диалоговое окно с различными параметрами. Выберите те, которые лучше всего подходят для вас, наблюдайте за результатами в Предварительный просмотр раздел и нажмите ХОРОШО. Чтобы переключиться на следующего или предыдущего получателя, используйте стрелки вправо и влево.
   

   Кончик. Если Word извлекает неверную информацию из файла Excel, нажмите кнопку Поля сопоставления кнопку для соответствия определенному полю.

   Когда закончите, заполнители поля слияния появятся в вашем документе, как показано на снимке экрана ниже:
   

7. Вставьте поля слияния. В некоторых случаях добавление только Адресный блок а также Приветственная линия будет достаточно. Когда письмо будет распечатано, все копии будут идентичны, кроме имен и адресов получателей.

   В других ситуациях вы можете добавить больше полей слияния, чтобы немного персонализировать свои письма. Для этого установите курсор именно там, где в письме должна стоять личная информация, нажмите кнопку Вставить поле слияния на ленте и выберите поле из раскрывающегося списка.
   

   Если поле слияния вставлено в текст, убедитесь, что с обеих сторон от него есть пробелы:
   

8. Предварительный просмотр результатов. Чтобы убедиться, что сведения о получателе указаны в письме правильно, нажмите кнопку Предварительный просмотр результатов кнопка на Рассылки вкладку, а затем используйте стрелки влево и вправо для переключения между получателями.
   
9. Завершить слияние почты. Если вы довольны всеми превью, перейдите к Заканчивать группу и нажмите кнопку Завершить и объединить кнопка. Здесь вы можете распечатать письма или отправить их по электронной почте. Чтобы внести некоторые изменения перед печатью или отправкой по электронной почте, нажмите Редактировать отдельные документы. Откроется новый документ, и вы сможете внести изменения в каждую конкретную букву.
   
10. Сохраните документ слияния почты. Сохраните результаты слияния в виде обычного документа Word, щелкнув значок Сохранять кнопку или сочетание клавиш Ctrl + S.

После сохранения файл останется подключенным к вашему списку рассылки Excel. Если вы хотите снова использовать документ слияния, откройте его и нажмите Да когда Word предложит вам сохранить это соединение.

Использование пошагового мастера слияния

В дополнение к параметрам, доступным на ленте, те же функции доступны в форме мастера слияния.

Чтобы запустить мастер, перейдите в Вкладка «Рассылки» и нажмите Запустите слияние > Пошаговый мастер слияния.

После нажатия на Слияние почты Панель откроется в правой части документа и проведет вас через процесс шаг за шагом.

На мой взгляд, работа с лентой более удобна, так как позволяет использовать именно ту функцию, которая вам нужна в данный момент. При выполнении слияния почты в первый раз может оказаться полезным пошаговое руководство мастера.

Как заставить слияние почты соответствовать полям

Чтобы Word Mail Merge правильно распознавал поля, вы должны быть очень конкретными с именами столбцов в файле Excel. Это особенно верно для Адресный блок а также Приветственная линия Особенности.

• Для Имя поля, Имя а также Фамилия работать без нареканий. Другие имена столбцов могут привести к ошибкам сопоставления.
• Для Адрес поля, используйте полные слова, такие как Адрес, Город, Состояние, Почтовый Кодили же Почтовый индекс.

Если ваш источник данных в Excel имеет разные имена столбцов, вам придется сопоставлять поля вручную. Вот как:

1. в Вставить адресный блок или же Вставить строку приветствия диалоговом окне нажмите кнопку «Сопоставить поля». (Эта кнопка также доступна на Почтовое отправлениевкладка s, в Запись и вставка полей группа.)
   
2. в Поля сопоставления В появившемся диалоговом окне вы увидите список полей, необходимых для данного блока. Чтобы сопоставить конкретное поле, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с ним и выберите нужное поле из списка.

   На скриншоте ниже мы сопоставили Улица столбец из нашего исходного файла данных Excel в адрес 1:
   

Ярлыки для слияния почты

Если вы регулярно выполняете слияние в Word, изучение нескольких горячих клавиш может сэкономить вам довольно много времени и повысить вашу продуктивность.

Ярлык Описание Alt+F9 Переключение между всеми кодами полей и их результатами в документе слияния. Shift+F9 Показать кодировку выбранного поля. F9 Обновить выбранный файл. Поместите курсор в любое место поля и нажмите F9, чтобы обновить его. F11 Перейти к следующему полю. Shift+F11 Перейти к предыдущему полю. Alt+Shift+E Редактировать документ слияния. Обратите внимание, что это разорвет соединение между вашим файлом Excel и документом Word, в результате чего ваш источник слияния больше не будет автоматически обновляться. Alt+Shift+F Вставить поле слияния из источника слияния. Alt+Shift+M Печать объединенного документа. Ctrl+F9 Вставить пустое поле. Ctrl+F11 Заблокировать поле. Результаты поля не будут обновляться при изменении информации в исходном файле Excel. Ctrl+Shift+F11 Разблокировать поле. Полевые результаты будут снова обновлены. Ctrl+Shift+F9 Разорвать связь с полем. Поле будет навсегда удалено из документа, заменено его текущим значением и с этого момента будет рассматриваться как обычный текст. Alt+Shift+D Вставить поле DATE, в котором отображается текущая дата. Alt+Shift+T Вставить поле ВРЕМЯ, отображающее текущее время. Alt+Shift+P Вставить поле PAGE, в котором отображается номер страницы. Alt+Ctrl+L Вставить поле LISTNUM.

Надеюсь, эта информация была вам полезна, и теперь вы знаете, как правильно выполнить слияние почты из Excel в Word. Спасибо за чтение!

Вас также могут заинтересовать: