Как прикрепить файл с URL-адреса к электронной почте Outlook с помощью общих шаблонов электронной почты
Вот еще один пост, продолжающий тему прикрепления файлов к сообщениям электронной почты в Outlook. Я надеюсь, что у вас была возможность прочитать мои предыдущие статьи, связанные с OneDrive и SharePoint, но на этот раз я хотел бы рассказать еще об одном способе вставки вложений с помощью надстройки «Общие шаблоны электронной почты».
Общие шаблоны электронной почты в качестве вашего личного помощника
Большинство пользователей Outlook ежедневно имеют дело с прикреплением документов, изображений и видео к сообщениям электронной почты. Если вам надоели повторяющиеся действия вручную, дайте шанс общим шаблонам электронной почты. Позвольте мне выделить некоторые преимущества, и, возможно, вы найдете их мобильными и очень экономящими время:
- надстройка работает в Outlook для Windows, для Mac или Outlook Online;
- позволяет создавать команды и делиться общими шаблонами с товарищами по команде;
- наконец, вы можете оснастить свои шаблоны несколькими макросами, персональными ярлыками и наборами данных.
Продолжая линию, сегодня я сосредоточусь на включении файлов из URL-ссылок. Чтобы облегчить себе задачу, я создаю шаблон с помощью специального макроса вложения, сохраняю его и вставляю, когда захочу:
Это было быстро! Попробуйте то же самое, и ваши получатели электронной почты или товарищи по команде смогут отправлять и просматривать дополнительные данные, не ограниченные их разрешениями на доступ.
Короткий путь через ~%ATTACH_FROM_URL[] макрос
В этом отрывке я продолжаю говорить о шагах и некоторых важных примечаниях, о которых должен помнить каждый. Для простоты приведу пример, основанный на собственном опыте.
Время от времени нам всем нужно извлекать и отправлять одни и те же документы в открытый доступ с разных страниц или веб-сайтов. Я не исключение, Общие шаблоны электронной почты — Лицензионное соглашение с конечным пользователем является одним из самых популярных требований. Теперь вот что я делаю:
- Для начала я предпочитаю подготовить ссылку на мой ресурс. Поэтому я щелкаю правой кнопкой мыши по своему файлу и копирую его адрес:
Примечание. Размер вашего вложения не должен превышать 10 МБ (10240 КБ).
- Затем я открываю панель «Общие шаблоны электронной почты» и создаю новый шаблон.
- Нажмите Вставить макрос значок и выберите ~%ATTACH_FROM_URL[] макрос из выпадающего списка:
- Теперь замените текст по умолчанию в квадратных скобках URL-адресом, уже сохраненным в буфере обмена, нажав кнопку Ctrl+V Сочетание клавиш:
- Я настраиваю свой шаблон, давая ему имя, добавляя тело сообщения и нажимая Сохранять:
Этот сложный путь займет немного вашего внимания, но может сэкономить часы вашего времени. Ваша команда также будет в выигрыше, так как не требуются разрешения на доступ или вход в систему. Файл URL будет добавляться к текущему сообщению Outlook каждый раз, когда вы вставляете шаблон.
Прозрачные предупреждения
Может случиться так, что вы увидите предупреждение такого типа при вставке готового шаблона:
Пожалуйста, помните мое примечание из шага 1: размер вашего вложения не должен превышать 10 МБ (10240 КБ).
И если вы получите это сообщение:
Боюсь, вам нужно пересмотреть свою ссылку: убедитесь, что вы не ставите ссылку, скопированную из OneDrive или SharePoint, она вообще не будет работать! Вы можете найти статьи, связанные с этими платформами ниже.
В заключение должен сказать, что охватить все кейсы и аспекты в одном посте непросто. Я буду рад помочь вам, если у вас есть какие-либо вопросы, раздел комментариев полностью ваш!
