Как предотвратить дублирование записей в столбце Excel, разрешены только уникальные данные.

Сегодня я расскажу вам, как предотвратить появление дубликатов в столбце вашего листа Excel. Этот совет работает в Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 и более ранних версиях.

Мы затрагивали похожую тему в одной из наших предыдущих статей. Поэтому вы должны знать, как автоматически выделять дубликаты в Excel после того, как что-то было напечатано.

Эта статья поможет вам предотвратить появление дубликатов в одном или нескольких столбцах на листе Excel. Таким образом, вы можете иметь только уникальные данные в 1-м столбце вашей таблицы, будь то номера счетов-фактур, единицы хранения или даты, каждая из которых упоминается только один раз.

Как остановить дублирование — 5 простых шагов

В Excel есть проверка данных — незаслуженно забытый инструмент. С его помощью вы сможете избежать ошибок, возникающих в ваших записях. Мы обязательно посвятим несколько будущих статей этой полезной функции. А теперь в качестве разминки вы увидите простой пример использования этой опции. 🙂

Предположим, у вас есть рабочий лист «Клиенты», который включает такие столбцы, как «Имена», «Номера телефонов» и «Электронная почта», которые вы используете для отправки информационных бюллетеней. Таким образом, все адреса электронной почты должны быть уникальными. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы избежать отправки одного и того же сообщения одному клиенту дважды.

При необходимости найдите и удалите все дубликаты из таблицы. Вы можете сначала выделить дубликаты и удалить их вручную после просмотра значений. Или вы можете удалить все дубликаты с помощью надстройки Duplicate Remover.
Выберите весь столбец, где вам нужно избежать дубликатов. Нажмите на первую ячейку с данными, удерживая кнопку Shift на клавиатуре, а затем выберите последнюю ячейку. Или просто используйте комбинацию Ctrl+Shift+End. Важно сначала выбрать 1-ю ячейку данных.

Примечание. Если ваши данные находятся в простом диапазоне Excel, а не в полноценной таблице Excel, вам нужно выбрать все ячейки в столбце, даже пустые, из Д2 к Д1048576
Перейти в Эксель»Данные» и щелкните значок «Проверка данных», чтобы открыть диалоговое окно.
На Настройки выберите «Пользовательский» из Разрешать выпадающий список и введите =COUNTIF($D:$D,D2)=1 в Формула коробка.

Здесь $Д:$Д адреса первой и последней ячеек в вашем столбце. Пожалуйста, обратите внимание на знаки доллара, которые используются для обозначения абсолютной ссылки. Д2 это адрес первой выбранной ячейки, это не абсолютная ссылка.
С помощью этой формулы Excel подсчитывает количество вхождений значения D2 в диапазоне D1:D1048576. Если это упоминается только один раз, то все в порядке. Когда одно и то же значение появляется несколько раз, Excel покажет предупреждающее сообщение с текстом, который вы укажете на «Оповещение об ошибке» вкладка.
Совет: Вы можете сравнить свой столбец с другим столбцом, чтобы найти дубликаты. Второй столбец может находиться на другом листе или в книге событий. Например, вы можете сравнить текущий столбец с тем, который содержит электронные письма клиентов из черного списка.
вы больше не будете работать. 🙂 Более подробно об этой опции проверки данных я расскажу в одном из своих будущих постов.
Переключиться на «Оповещение об ошибке» и введите свой текст в поля Заголовок и Сообщение об ошибке. Excel покажет вам этот текст, как только вы попытаетесь ввести повторяющуюся запись в столбец. Попробуйте ввести детали, которые будут точными и понятными для вас или вашего коллеги.Иначе через месяц-другой можно забыть что это значит.
Например:
Заголовок: «Повторяющаяся запись электронной почты»
Сообщение: «Вы ввели адрес электронной почты, который уже существует в этом столбце. Разрешены только уникальные адреса электронной почты.»
Нажмите ХОРОШО чтобы закрыть диалоговое окно «Проверка данных».
Теперь, когда вы попытаетесь вставить адрес, который уже существует в столбце, вы увидите сообщение об ошибке с вашим текстом. Правило сработает как при вводе нового адреса в пустую ячейку для нового клиента, так и при попытке заменить email для существующего клиента:

Если ваше правило «Дубликаты не допускаются» могут иметь исключения 🙂

На четвертом шаге выберите Предупреждение или же Информация от Стиль список меню. Поведение предупреждающего сообщения изменится соответствующим образом:

Предупреждение: Кнопки в диалоговом окне повернутся как Да / Нет / Отмена. Если вы нажмете Да, введенное значение будет добавлено. Нажимать Нет или же Отмена чтобы вернуться к редактированию ячейки. Нет — кнопка по умолчанию.

Информация: Кнопки в предупреждающем сообщении будут «ОК» и «Отмена». Если вы нажмете Ok (по умолчанию) будет добавлен дубликат. Отмена вернет вас в режим редактирования.

Примечание: Хочу еще раз обратить ваше внимание на то, что оповещение о дублирующейся записи будет появляться только при попытке ввести значение в ячейку. Excel не будет находить существующие дубликаты при настройке средства проверки данных. Этого не произойдет, даже если в вашей колонке более 150 дубликатов. :).