Создавайте отчеты в Access 2016 и используйте расширенные параметры отчетности

Отчет помогает организовать и представить данные в удобном для пользователя формате для печати, который помогает обмениваться информацией без предоставления доступа к базе данных. В этой статье мы узнаем, как создавать, редактировать и печатать отчеты в Access 2016 и как использовать расширенные параметры отчетности.

Создать отчет в Access 2016

Access позволяет создавать отчеты из таблиц и результатов запросов.

Откройте таблицу или запросите данные, которые хотите использовать для создания отчета:

Выберите Создать> Группа отчетов> Отчет:

Access создаст новый отчет на основе выбранного вами объекта. Часть данных может находиться на другой стороне страницы, измените ширину столбцов в отчете, чтобы они были на одной странице.

Щелкните Сохранить, чтобы сохранить отчет.

Удалить поле в отчете:

Щелкните любое поле в поле, которое вы хотите удалить, и нажмите клавишу «Удалить» на клавиатуре.

Тогда поле будет удалено. Убедитесь, что заголовок поля также удален, выбрав заголовок> нажмите Удалить на клавиатуре.

Распечатайте и сохраните отчет в режиме предварительного просмотра.

Чтобы распечатать отчет, нажмите «Главная»> «Просмотр»> выберите «Предварительный просмотр перед печатью» в раскрывающемся меню, отчет появится на распечатанной странице.

При необходимости отредактируйте размер страницы, ширину, поверните страницу с помощью команд в Предварительном просмотре.

По завершении щелкните «Печать», откроется диалоговое окно печати, настройте параметры печати и щелкните «ОК», чтобы распечатать отчет.

Сохранить отчет

Вы можете сохранить отчет в различных форматах, таких как Excel, текст, PDF, HTML и т. Д. Это называется экспортом файла отчета. Благодаря этой функции вы можете просматривать и редактировать отчет в соответствии с вашими потребностями.

Чтобы экспортировать отчет в Access 2016, выполните следующие действия:

На вкладке «Главная»> «Просмотр»> «Предварительный просмотр»> найдите группу «Внешние данные»> выберите тип файла, нажмите «Дополнительно», чтобы просмотреть дополнительные параметры.

Выберите папку, в которой вы хотите сохранить отчет> введите имя> Опубликовать:

Расширенные параметры отчетности

Мастер отчетов:

Этот инструмент упрощает создание отчетов из нескольких таблиц и нескольких запросов.

На вкладке «Создание»> группа «Отчеты»> «Мастер отчетов»:

Появится мастер отчетов.

Выберите поле, которое хотите отобразить в отчете> щелкните стрелку вправо> щелкните Далее:

Презентация отчета:

Если вы создаете отчет только из таблицы или запроса, вы можете пропустить этот шаг.

Выберите вариант в списке для предварительного просмотра отчета:

Нажмите Далее, если вас устраивает представление выбранного отчета. Если нет, вы можете настроить уровни групп. Выберите поле из списка, затем нажмите стрелку вправо, чтобы добавить его на новый уровень.

При необходимости вы можете изменить порядок сгруппированных полей, выбрав поле и щелкнув носиком «Приоритет», чтобы переместить его на шаг вверх или вниз. По завершении нажмите «Далее».

Сортировка данных в отчетах:

Щелкните стрелку, как показано, выберите имя первого поля, которое вы хотите отсортировать, затем выберите сортировку по возрастанию или убыванию справа.

Вы можете расположить до 4 полей, сортировка будет применяться по одному сверху вниз, первая сортировка будет основной. Когда вы будете удовлетворены созданным макетом, нажмите Далее.

Выберите макет и заголовок отчета

Нажмите на вариант макета, чтобы увидеть, как они выглядят, выберите тот, который подходит для использования.

Выберите вертикальное или горизонтальное вращение для отчета.

Если макет отчета вас устраивает, нажмите «Далее», введите заголовок отчета, выберите, хотите ли вы предварительно просмотреть или изменить его дизайн, а затем нажмите «Готово».

Формат отчета

Как и другие приложения в Office 2016, Access позволяет редактировать цвета текста, шрифты, добавлять изображения и многое другое.

Отредактируйте верхний и нижний колонтитулы отчета:

Чтобы просмотреть и отредактировать верхний и нижний колонтитулы отчета, выберите «Просмотр»> «Дизайн». Верхние и нижние колонтитулы помещаются в пустой раздел под верхним и нижним колонтитулами страницы:

В зависимости от дизайна отчета вы иногда не видите пробелов в верхнем и нижнем колонтитулах, как показано. В этом случае вы должны изменить размер верхнего и нижнего колонтитула, прежде чем что-либо добавлять к нему. Просто нажмите на границу, и все в порядке.

Добавьте текст в верхний колонтитул, нижний колонтитул:

Выберите вкладку «Дизайн»> группа «Элементы управления»> «Метка»> перетащите мышь в белую область, чтобы создать метку, отпустите ее, когда будет достигнут желаемый размер.

Нажмите на только что созданную этикетку, чтобы ввести нужный вам текст:

Добавление дат в верхний колонтитул, нижний колонтитул:

На вкладке «Дизайн»> «Верхний / нижний колонтитул»> «Дата и время»:

В появившемся диалоговом окне выберите предпочтительный формат даты и нажмите OK.

Добавьте номера страниц в верхний или нижний колонтитул:

На вкладке «Дизайн»> «Верхний / нижний колонтитул»> «Номера страниц»:

Откроется диалоговое окно «Номера страниц». В разделе «Формат»> «Страница N» отображается только номер текущей страницы или «Страница N из M» для отображения номера текущей страницы и общего количества страниц.

В разделе «Положение» выберите «Верх страницы» или «Внизу страницы», чтобы количество страниц отображалось вверху или внизу страницы.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите выравнивание для номера страницы. Когда все будет готово, нажмите ОК.

Настройте внешний вид отчета:

Добавьте логотип:

В раскрывающемся списке выберите «Дизайн»> «Вид»> вкладка «Просмотр макета»:

В группе Верхний / Нижний колонтитулы> Логотип

Выберите логотип, который хотите добавить> ОК.

Появится небольшое изображение логотипа, перетащите его, когда будет достигнут желаемый размер.

При необходимости переместите логотип в желаемое место, перетащив его.

Отчет об изменении темы:

Перейдите на вкладку Дизайн> Темы> Группа Темы:

Выберите желаемую тему:

Тема будет применена ко всей базе данных:

Изменить шрифт темы:

На вкладке «Дизайн»> группа «Темы»> «Шрифты»:

Выберите нужный шрифт:

Шрифт будет применен ко всей базе данных:

В следующем уроке мы узнаем, как редактировать таблицу в Access, выбирать тип данных для поля, ограничивать данные, количество символов для данных, вводимых в поле, и как установить сообщение об ошибке для пользователя. . когда они вводят неправильные данные. Пожалуйста, прочтите это.

Следующая статья: Редактировать таблицы в Access 2016

Предыдущая статья: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016