Редактировать таблицы в Access 2016
После работы с базой данных вы можете увидеть, что необходимо внести некоторые изменения в таблицы хранения данных. Access позволяет легко изменять таблицы в соответствии с потребностями вашей базы данных.
В этом уроке вы узнаете, как создавать и переупорядочивать поля в таблицах, как обеспечить правильное и единообразное форматирование данных, задав правила проверки, ограничения на количество символов и типы данных в школе. В последней части урока будут представлены некоторые дополнительные параметры. выполнять простые математические функции в таблице.
Изменить таблицу Access 2016
Добавляйте и организуйте школы:
Access упрощает изменение порядка существующих полей в таблице и добавление новых полей. При добавлении нового поля вы даже можете установить тип данных, который будет указывать, какие данные могут быть импортированы в это поле.
В таблицу можно добавить много типов полей:
- Краткий текст: это лучший вариант по умолчанию для большинства текстовых данных в Access. Вы также должны выбрать его для цифровых данных, если не требуется никаких вычислений, таких как номера телефонов или почтовые индексы.
- Число: это лучший тип для расчета числовых данных, таких как количество заказанных или проданных товаров.
- Валюта: автоматически форматируйте числа в валюте, используемой в вашем регионе.
- Дата и время: позволяет выбрать дату из появившегося календаря.
- Да / Нет: установите флажок в своем поле.
- Форматированный текст: позволяет добавлять к тексту форматирование, например полужирный или курсив.
- Длинный текст: идеально подходит для большого количества текстов, таких как описания продуктов.
- Вложение: позволяет прикреплять файлы, например изображения.
- Гиперссылка: создание ссылок для URL-адресов или адресов электронной почты.
Чтобы добавить новое поле к существующей таблице:
Откройте нужную таблицу, затем щелкните заголовок со словом «Щелкните, чтобы добавить». Если у вас уже есть несколько полей, вам нужно прокрутить вправо, чтобы увидеть этот текст.
Появится меню, выберите нужный тип данных:
Введите имя поля и нажмите Enter:
Переместите поле в таблице:
Выберите поле, которое хотите удалить, затем наведите указатель мыши на нижнюю границу заголовка поля. Курсор станет крестиком с 4 стрелками.
Щелкните и перетащите поле в новое место:
Отпустите кнопку мыши, поле появится в новой позиции:
Расширенная возможность работы с полем на доске
Компьютеры не так умны, как думают люди. Например, создание баз данных и баз данных, которые вы можете понять, – это одно и то же, но компьютер так не думает. Вы должны вводить данные в стандартном формате, чтобы упорядочить, рассчитать и лучше понять ваши данные.
Для поля можно установить три основных правила: тип данных, ограничение на количество символов и правила проверки.
Измените ранее установленный тип данных:
Выберите поле, тип данных которого вы хотите изменить. Щелкните вкладку Поля> группа Форматирование> щелкните стрелку Тип данных.
Выберите желаемый тип данных:
Тип данных поля изменится. В зависимости от выбранного типа данных вы можете увидеть изменения в таблице. Например, поскольку в поле «Электронная почта» задан тип данных «Гиперссылка», все адреса электронной почты в поле будут преобразованы в интерактивные ссылки.
Максимальное количество символов в поле:
Это ограничение представляет собой набор правил для количества слов, подписанных в поле (букв, цифр, запретов и даже пробелов). Это может помочь сохранить краткость данных журнала, даже заставляя пользователей вводить данные определенным образом.
Однако вы можете установить ограничение на количество символов только для поля, определенного как текст.
Чтобы ограничить количество символов в поле, сделайте следующее:
Выберите поле, которое вы хотите настроить, щелкните вкладку «Поля»> выберите группу «Свойства». В поле «Размер поля» введите максимальное количество символов, которое вы хотите разрешить в этом поле. Сохраните таблицу до применимого лимита.
Правила валидации:
Правила проверки указывают, какую информацию можно ввести в поле. Когда выдается правило проверки, пользователь не может вводить данные, которые нарушают правило. Например, если вы попросите пользователя ввести название города в таблицу с контактной информацией, вы можете создать правило ограничения, которое точно соответствует почтовому индексу США. Это предотвратит ввод пользователями нестандартных или непочтовых данных.
В приведенном ниже примере мы применим это правило к таблице «Клиенты». Это довольно простое правило, мы назовем все действительные ответы, которые могут вводить пользователи, а это значит, что кроме вышеперечисленного, пользователи не могут вводить ничего другого. на записи.
Чтобы создать правило проверки, сделайте следующее:
Выберите поле, в которое вы хотите добавить правила проверки. Здесь мы устанавливаем правила для поля Состояние.
Выберите вкладку «Поля», найдите группу «Проверка поля»> щелкните команду «Проверка»> выберите «Правило проверки поля».
Откроется диалоговое окно “Построитель выражений”. Щелкните текстовое поле и введите правило проверки. В этом примере мы хотим ограничить данные в поле «Состояние», чтобы почтовый индекс введенного штата был правильным. Мы будем вводить ответы в кавычках и разделять их «Или», тогда Access будет знать, что это поле может принимать ответ «AL», «AK» или «AZ» или что угодно, что мы вводим.
Когда вы будете удовлетворены набором правил, нажмите OK. Диалог закроется. Снова нажмите «Проверка» и выберите «Сообщение проверки поля».
В появившемся диалоговом окне введите слово, которое должно отображаться в сообщении об ошибке, когда пользователь вводит данные, не соответствующие правилу проверки. Это сообщение поможет пользователям узнать, какие данные можно вводить.
Настройте сообщение об ошибке, когда пользователь вводит неправильные данные
По завершении создания сообщения об ошибке> ОК.
К полю теперь применяются правила проверки, пользователи не могут вводить данные, нарушающие это правило.
Сообщение об ошибке при вводе неправильных правил данных
Поля рассчитываются и итоговая строка
Добавление вычисляемых и итоговых строк позволяет выполнять вычисления с данными в таблице. Вычисляемое поле будет вычислять данные в записи, итоговая строка будет рассчитана по всему полю. Всякий раз, когда вы видите промежуточный итог записей, то есть вычисляемое поле, строка с общей суммой всех дочерних элементов в конце является итоговой строкой.
На следующем уроке вы узнаете, как работать с формами данных в Access 2016 от создания и редактирования до форматов форм.
Следующий урок: (Немного отдохни: P)
Предыдущая запись: Создание отчетов в Access 2016 и использование расширенных параметров отчетности
