Параметры для создания запросов к данным в Access 2016
Access 2016 предоставляет несколько вариантов, которые позволяют разрабатывать и выполнять запросы, чтобы возвращать именно ту информацию, которая вам нужна. В этой статье мы узнаем, как изменять и сортировать запросы в представлении конструктора запросов, а также как использовать функции итогов для создания запросов, которые могут вычислять данные. Вы также узнаете больше о других параметрах запроса в Access 2016.
Изменить запросы Access 2016
После создания запроса вы можете редактировать критерии запроса, связывать таблицы, выбирать сортировку, скрывать поля в результатах запроса.
Чтобы изменить запрос, сделайте следующее:
Когда вы открываете существующий запрос в Access 2016, он отображается в режиме таблицы, что означает, что вы увидите результаты запроса, возвращенные в виде таблиц. Чтобы изменить запрос, необходимо войти в режим конструктора. Перейти в этот режим можно двумя способами:
Перейдите на главную> Просмотр> выберите «Дизайн» в раскрывающемся меню.
В правом нижнем углу окна Access найдите небольшой значок представления, нажмите «Конструктор» в крайнем правом углу.
В представлении «Дизайн» измените запрос по своему усмотрению, затем выберите «Выполнить», чтобы обновить результаты.
Сортировать результаты запроса
Access 216 позволяет применять несколько типов схем одновременно при разработке запросов. Это поможет вам увидеть данные именно так, как вы хотите.
Вариант сортировки может включать один или несколько отсортированных столбцов, называемых многоуровневой сортировкой. Эта сортировка позволяет вам сортировать по предыдущему критерию, а затем добавлять следующие критерии. Например: если у вас есть таблица, содержащая клиентов и их адреса, вы можете выбрать сортировку записей по городу, а затем в алфавитном порядке их имен.
Если в запросе несколько критериев сортировки, Access обрабатывает их слева направо. Это означает, что сначала будет применена компоновка слева. В приведенном ниже примере клиенты будут отсортированы сначала по городу, а затем по почтовому индексу.
Применить многоуровневую сортировку
Откройте запрос, перейдите в режим конструктора. Найдите школы, которые хотят устроить заранее. В строке Сортировка: щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите порядок возрастания или убывания, соответствующий возрастанию / убыванию.
Повторите вышеуказанное действие для других школ (при необходимости). Помните, что сортировка применяется слева направо, поэтому любая дополнительная сортировка должна применяться к полям справа от основной сортировки. При необходимости измените порядок полей, щелкнув имя поля и перетащив его в новое место.
Щелкните команду «Выполнить», чтобы применить сортировку:
Результаты запроса появятся с той сортировкой, которую вы создали:
Если вы просто хотите изменить порядок таблицы результатов, не изменяя запрос, перейдите в раздел «Главная»> «Сортировка и фильтрация»> щелкните раскрывающееся меню «Дополнительно»> выполните обычную сортировку вручную. По завершении нажмите «Переключить фильтр», чтобы применить сортировку.
Скрыть поле в запросе
Вы открываете представление «Дизайн», находите поле, которое хотите скрыть, устанавливаете флажок в строке «Показать»: чтобы удалить его:
Щелкните Выполнить, чтобы обновить результаты запроса. Чтобы повторно отобразить поле, повторите указанные выше действия и установите флажок в поле, которое нужно создать.
Создать общий запрос (общий запрос)
При работе с цифровыми данными возвращение нормальных результатов может вас не удовлетворить. Вы хотите посчитать общее количество проданных товаров, количество приобретенных клиентов, количество проданных товаров за месяц, что делать? В Access есть несколько функций для работы с такими цифровыми данными:
- Счетчик: подсчитать общее количество предметов
- Сумма: сложите значения вместе
- Среднее: найти среднее значение.
- Максимум: возвращает максимальное значение.
- Минимум: возвращает наименьшее значение.
- Первое: возвращает первое или самое раннее значение.
- Последнее: возвращает последнее или самое последнее значение.
Например:
Мы хотим найти общее количество проданных товаров для каждой категории, поэтому мы воспользуемся запросом для отображения всех проданных товаров, а затем рассчитаем общее количество проданных товаров для каждого товара.
Создайте или откройте запрос, который вы хотите использовать для составления составного запроса. На вкладке «Дизайн»> «Показать / Скрыть»> группа «Итоги»:
Строка Итого будет добавлена в раздел дизайна со всеми значениями в строке Группировать по. Выберите ячейку, которую вы хотите вычислить в Итоге:, появится меню:
Выберите нужный вам тип расчета, здесь мы выбираем Сумма.
Выберите Выполнить в конструкторе инструментов запросов, чтобы выполнить запрос:
Возвращаемый результат будет следующим:
Запрос параметра
Запрос с параметрами позволяет создавать запросы, которые можно легко обновить, чтобы они отражали новые критерии или условия поиска. Когда вы открываете запрос параметров, Access предлагает вам ввести условие поиска и отображает результаты этого поиска.
Запрос на поиск дубликатов
Этот тип запроса позволяет найти обе повторяющиеся записи в базе данных и удалить их. Повторяющиеся записи могут негативно повлиять на целостность базы данных.
Из этих двух статей вы узнаете, как создавать самые простые запросы в Access, а в следующей части мы узнаем об отчетах в Access 2016.
Следующий урок: создание отчетов в Access 2016 и использование расширенных параметров отчетности
Предыдущая статья: Создание запросов к данным в Access 2016 от простого к сложному
