как создавать и управлять
Это простое руководство покажет вам, как настроить собственные правила в Outlook, чтобы автоматизировать организацию входящих сообщений и сосредоточиться на том, что действительно важно.
Представьте себе, что ваш Outlook — это аккуратная комната, где важные электронные письма расставлены по приоритету, отвлекающие факторы отфильтрованы и все аккуратно расставлено по своим местам. Вот что могут сделать для вас правила Outlook. Независимо от того, являетесь ли вы очень занятым профессионалом или просто ищете спокойствия среди хаоса, изучение того, как использовать правила Outlook, похоже на раскрытие секрета жизни с электронной почтой без стресса. Давайте углубимся и сделаем ваш почтовый ящик максимально организованным!
Правила Outlook
Правила Outlook — это автоматизированные инструкции, которые сообщают приложению, как обрабатывать входящие или исходящие сообщения. Эти правила могут основываться на множестве факторов, включая отправителя электронной почты, получателя, тему, содержание сообщения и многое другое. Когда электронное письмо соответствует условиям, указанным в правиле, Outlook автоматически выполняет соответствующее действие.
Общие действия, разрешенные правилами Outlook, включают:
- Перемещение сообщений в назначенные папки для обеспечения порядка в папке «Входящие» и упрощения навигации.
- Автоматическое удаление нежелательных писем и очистка вашего почтового ящика от беспорядка.
- Пересылка сообщений на другой адрес электронной почты, что может быть особенно полезно для отслеживания важных сообщений или управления запросами клиентов.
- Классификация электронных писем с помощью цветных флажков, обеспечивающая визуальную подсказку для быстрой расстановки приоритетов и идентификации электронных писем.
- Отметка как прочитанная или непрочитанная, что может помочь сосредоточить внимание на электронных письмах, требующих немедленного внимания.
Например, вы можете гарантировать, что все электронные письма от VIP-клиента будут немедленно перемещены в папку с высоким приоритетом или что все электронные письма, содержащие слово «счет-фактура», будут помечены для дальнейших действий.
Расширенные параметры правил также позволяют более сложное управление электронной почтой, например:
- Обработка электронных писем с вложениями путем сохранения их в определенной папке или пересылки коллеге.
- Управление электронной почтой из определенных доменов или списков рассылки, что особенно полезно для сортировки информационных бюллетеней, объявлений или группового общения.
- Установка исключений из правил, чтобы определенные электронные письма, соответствующие большинству критериев, но помеченные как исключения, не активировали правило.
В целом, настроив правила, адаптированные к вашему рабочему процессу, вы можете автоматизировать повторяющиеся задачи, сэкономить время и поддерживать высокий уровень организации в своем почтовом ящике.
Как создать правило в Outlook
Процесс различается в зависимости от используемой версии. В классическом Outlook существует три способа определения правил:
Создать правило из сообщения в Outlook
Чтобы создать правило на основе существующего сообщения электронной почты, выполните следующие действия:
- Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на котором вы хотите создать правило.
- Выберите Правила > Создать правило.
- Выберите условия для правила и действия, которые следует предпринять в зависимости от этих условий.
- После настройки правила нажмите «ОК», чтобы закрыть все открытые диалоговые окна и сохранить правило.
Вы увидите подтверждающее сообщение о том, что правило успешно создано. Если вы хотите применить правило к сообщениям, уже находящимся в текущей папке, установите флажок «Запустить это новое правило сейчас для сообщений, уже находящихся в текущей папке», а затем нажмите «ОК».
Например, если вы хотите переместить сообщения, содержащие определенное слово в строке темы, в назначенную папку, вы можете это настроить следующим образом:
- Выберите Тема содержит условие. По умолчанию тема текущего сообщения отображается в поле целиком. Вы можете уточнить это, сохранив только важные ключевые слова.
- Выберите «Переместить элемент в папку», а затем нажмите кнопку «Выбрать папку».
- Либо выберите существующую папку из списка, либо нажмите кнопку «Новая», чтобы создать новую.
- Если вы решили создать новую папку для хранения этих сообщений, дайте ей имя.
- Когда закончите, нажмите ОК.
Вот и все! Теперь все сообщения, содержащие указанное слово в теме, будут появляться в выбранной папке.
Как создать правило Outlook из шаблона
Чтобы установить правило с помощью одного из встроенных шаблонов Outlook, выполните следующие действия:
- Доступ к правилам Outlook:
- На вкладке «Главная» в группе «Перемещение» нажмите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями».
- Альтернативно вы можете перейти на вкладку «Файл» и выбрать «Управление правилами и оповещениями».
- Создайте новое правило. В открывшемся диалоговом окне нажмите «Новое правило…».
- Выберите шаблон. В разделе «Шаг 1. Выберите шаблон» выберите шаблон, который соответствует вашим потребностям.
- Отредактируйте описание правила. В разделе «Шаг 2. Измените описание правила» вы увидите подчеркнутые значения. Нажмите на эти значения, чтобы сделать выбор в соответствии со своими предпочтениями.
- Завершите и сохраните правило:
- Нажмите «Готово», чтобы сохранить правило.
- Или вы можете нажать «Далее», чтобы определить дополнительные условия, действия и исключения для правила.
Некоторые правила могут выполняться только при запущенном Outlook. Если вы увидите предупреждение, подобное показанному ниже, просто нажмите «ОК».
Например, если вы хотите пометить сообщения от определенного отправителя для дальнейших действий, вам нужно сделать следующее:
- Выберите шаблон. Пометить сообщения от кого-либо для дальнейших действий.
- В разделе «Изменить описание правила» сделайте следующее:
- Нажмите на подчеркнутое значение «от людей или публичной группы» и выберите нужного отправителя.
- Нажмите подчеркнутое значение «Дальше в это время», чтобы определить, когда должно произойти дальнейшее действие.
- Просмотрите описание правила, чтобы убедиться, что оно соответствует вашему выбору, и нажмите «Готово».
Как установить правила в Outlook с нуля
Создание правил в Outlook с нуля позволяет адаптировать их точно под ваши нужды. Если ни один из готовых шаблонов не соответствует вашим требованиям, вы можете начать заново с пустого правила. Вот как:
- На вкладке «Главная» нажмите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями».
- В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите «Новое правило».
- В диалоговом окне «Мастер правил» выберите один из следующих параметров и нажмите «Далее»:
- Применить правило к полученным мной сообщениям — активировать правило для входящих писем.
- Применить правило к отправленным мною сообщениям — применить правило к исходящим электронным письмам.
Например, чтобы настроить правило переадресации Outlook, выберите первый вариант:
- Выберите условия. Возможно, вы захотите пересылать электронные письма от определенного отправителя, содержащие определенные слова или помеченные как важные. В верхнем разделе выберите все условия, которые вы хотите применить. В нижней части нажмите подчеркнутые значения и сделайте свой выбор. Затем нажмите «Далее».
- Выбирайте действия. Решите, что делать с сообщением. В нашем случае выберите переслать его людям или общедоступным группам. Затем нажмите значение «Люди или публичные группы» в нижнем разделе и укажите получателя. Нажмите Далее, когда закончите.
- Установите исключения. При необходимости установите исключения, при которых правило не будет применяться, и нажмите «Далее». Например, вы можете не захотеть пересылать сообщения от определенного отправителя.
- Завершите и сохраните правило. На последнем этапе вы делаете следующее:
- Назовите правило.
- Выбирайте подходящие варианты. Чтобы активировать правило, выберите Включить правило. Кроме того, вы также можете запустить правило для существующих сообщений в вашем почтовом ящике.
- Просмотрите описание правила и при необходимости внесите окончательные изменения.
- Если все выглядит правильно, нажмите «Готово».
Сделанный! Теперь у вас в Outlook есть правило, которое будет автоматически пересылать все сообщения, отмеченные высокой важностью, указанному получателю, за исключением случаев, когда отправитель сам является назначенным получателем.
Дополнительные примеры правил Outlook:
Экспорт и импорт правил Outlook
Экспорт и импорт правил Outlook — удобная функция, особенно если вы хотите поделиться правилами с коллегами или настроить правила на нескольких устройствах.
Как экспортировать правила Outlook
Чтобы экспортировать набор правил из Outlook, выполните следующие действия:
- Перейдите на вкладку «Файл», затем нажмите «Управление правилами и оповещениями».
- В появившемся диалоговом окне нажмите «Параметры».
- В диалоговом окне «Параметры» нажмите «Экспорт правил».
- Выберите папку, в которой вы хотите сохранить экспортированные правила, дайте имя файлу .rwz и нажмите «Сохранить».
Советы и примечания:
- Экспортированные правила Outlook сохраняются в файле с расширением. расширение rwz, совместимое только с Outlook.
- Если вам необходимо экспортировать правила для использования в предыдущей версии, выберите «Совместимые правила Outlook 2002/2000/98» в списке «Сохранить как тип».
Как импортировать правила Outlook
Чтобы импортировать правила в Outlook, выполните следующие действия:
- На вкладке «Файл» нажмите «Управление правилами и оповещениями».
- В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите «Параметры».
- В диалоговом окне «Параметры» нажмите «Импортировать правила».
- Перейдите в папку, содержащую правила, которые вы хотите импортировать, выберите файл .rwz и нажмите «Открыть». Если вы импортируете правила для предыдущих версий Outlook, обязательно выберите соответствующий тип файла в раскрывающемся списке справа.
Большой! Теперь у вас есть функциональный набор правил в Outlook, и вам не придется создавать каждое из них с нуля.
Как редактировать правила в Outlook
Чтобы изменить любой аспект наших правил Outlook, например имя, условия или поведение, выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Правила и оповещения».
- На вкладке «Правила электронной почты» выберите нужную папку из раскрывающегося списка «Применить изменения к этой папке» вверху. Обычно это папка «Входящие» для разных учетных записей электронной почты.
- Выберите правило, которое хотите изменить, и нажмите «Изменить правило». Из списка доступных вариантов выберите изменение, которое вы хотите внести. Обычно вы нажимаете «Изменить настройки правила», а затем выполняете шаги, чтобы изменить условия, действия и исключения.
- После внесения изменений нажмите «Применить», чтобы сохранить их.
- После завершения редактирования правил нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Эти шаги помогут вам настроить правила Outlook в соответствии с вашими меняющимися потребностями, гарантируя, что управление электронной почтой останется эффективным и настроенным по вашему вкусу.
Как управлять правилами Outlook
В диалоговом окне «Правила и оповещения» вы также можете настроить правила Outlook с помощью следующих дополнительных параметров:
- Чтобы изменить порядок правил, используйте кнопки со стрелками вверх или вниз. Правила выполняются в том порядке, в котором они появляются в списке, сверху вниз.
- Чтобы скопировать правило в другую папку, нажмите кнопку «Копировать».
- Чтобы настроить отдельные аспекты правила, такие как целевая папка, ключевые слова или категория, щелкните подчеркнутое значение в разделе описания правила и внесите необходимые изменения.
- Чтобы временно отключить правило, снимите флажок рядом с ним.
Как удалить правила в Outlook
Чтобы навсегда удалить правило в Outlook, которое больше не нужно, вам нужно сделать следующее:
- Откройте диалоговое окно «Правила и оповещения».
- В появившемся списке выберите правило, которое хотите удалить.
- В верхнем меню нажмите «Удалить», а затем подтвердите, нажав «Да».
Таким образом, вы можете удалить ненужные и устаревшие правила из своего Outlook, гарантируя, что останутся только актуальные и полезные.
Порядок выполнения правил Outlook
Порядок расположения правил Outlook имеет решающее значение, поскольку он определяет последовательность обработки правил. Правила выполняются сверху вниз по мере их появления в диалоговом окне «Правила и оповещения». Если электронное письмо соответствует критериям нескольких правил, оно будет обработано по первому правилу в списке, а последующие правила, также применимые к этому электронному письму, могут быть проигнорированы.
Например, если у вас есть правило, которое перемещает электронные письма в определенную папку, и другое правило, которое удаляет электронные письма от того же отправителя, электронное письмо будет перемещено в папку только в том случае, если правило перемещения находится выше в списке. Если правило удаления выше, электронное письмо будет удалено, а правило перемещения никогда не будет выполнено.
Как изменить порядок правил в Outlook
Чтобы изменить порядок правил в Outlook, вы можете выполнить следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Правила и оповещения».
- Выберите правило, которое хотите переместить, а затем с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз повторно отсортируйте правила.
- Расположив правила в нужном порядке, нажмите «Применить», чтобы сохранить изменения, а затем «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.
Помните, порядок правил важен, потому что он влияет как обрабатываются входящие электронные письма.
Прекратить обработку дополнительных правил в Outlook
Прекратить обработку дополнительных правил в Outlook — это параметр, который позволяет предотвратить применение последующих правил к электронному письму, даже если оно соответствует их условиям. Это полезно, когда у вас есть несколько правил, которые потенциально могут сработать для одного и того же электронного письма, но вы хотите, чтобы вступило в силу только самое важное из них.
Без этой опции Outlook применял бы все правила, соответствующие сообщению, в том порядке, в котором они отображаются в диалоговом окне «Правила и оповещения». Однако, включив параметр «Остановить обработку дополнительных правил», вы можете остановить эту обработку после применения определенного правила, предотвращая дальнейшие действия с тем же электронным письмом и избегая конфликтов.
Например, предположим, что у вас есть правило для перемещения всех писем от определенного отправителя в определенную папку, а также другое правило для удаления всех писем с определенной темой. Используя команду «Остановить обработку дополнительных правил», вы можете гарантировать, что электронные письма от этого отправителя не будут удалены, даже если они также соответствуют условию темы.
Для многих правил, созданных из сообщение или шаблонэта опция включена по умолчанию, как указано в описании правила:
При запуске из пустого правилавы можете управлять этой функцией при выборе действий в Мастере правил.
Для существующих правил вы можете включить или отключить эту опцию, выполнив редактирование правила.
В целом, это полезный инструмент для определения приоритетов ваших правил, контроля над потоком обработки электронной почты и предотвращения нежелательных результатов.
Как запускать правила вручную в Outlook
Прелесть правил Outlook заключается в их автоматизации: они работают в фоновом режиме без какого-либо вмешательства человека. Однако бывают ситуации, когда вам может потребоваться применить правило вручную. Например, когда вы создаете новое правило, вы можете применить его к электронным письмам, которые уже находятся в папке «Входящие», а не только к новым входящим сообщениям.
Вот как вы можете вручную запустить правило в Outlook:
- Откройте вкладку «Файл» > «Управление правилами и оповещениями».
- В диалоговом окне «Правила и оповещения» выберите «Запустить правила сейчас».
- В диалоговом окне «Выполнить правила сейчас» выберите одно или несколько правил, которые вы хотите выполнить.
- Чтобы запустить правило в папке, отличной от папки по умолчанию, указанной в поле «Выполнить в папке», нажмите «Обзор», выберите нужную папку и нажмите «ОК».
- Если вы хотите, чтобы правило применялось к подпапкам выбранной папки, установите флажок Включить подпапки.
- В списке Применить правила к вы можете сохранить настройку по умолчанию для всех сообщений или изменить ее на прочитанные или непрочитанные сообщения, в зависимости от ваших предпочтений.
- Сделав выбор, нажмите «Запустить сейчас», чтобы выполнить выбранные правила.
Выполнив следующие действия, вы сможете самостоятельно активировать правила Outlook. Таким образом, они работают как с текущими, так и с новыми электронными письмами и помогают вам поддерживать порядок и эффективность вашего почтового ящика.
Правила на стороне сервера и правила только для клиента в Outlook
Правила Outlook позволяют эффективно управлять электронной почтой независимо от того, подключены ли вы к сети или офлайн.
Серверные правила, управляемые сервером Exchange, работают независимо от Outlook и запускаются непосредственно на сервере. Это означает, что они остаются активными, даже когда Outlook закрыт, что делает их идеальными для управления электронной почтой, когда вы находитесь вдали от рабочего места или когда используете разные устройства для доступа к своей электронной почте. Эти правила могут выполнять такие действия, как перемещение электронных писем в папки, их удаление или пересылка другому человеку.
Правила только для клиента зависят от клиента Outlook и выполняются только тогда, когда Outlook открыт на вашем компьютере. Эти правила полезны для задач, требующих немедленного внимания во время активной работы, таких как отображение предупреждений и воспроизведение звуков, назначение категорий, пометка сообщений для дальнейших действий или пометка их как прочитанных.
Outlook автоматически различает эти два типа правил, соответствующим образом помечая правила только для клиента.
Теперь, вооружившись знаниями по созданию правил и управлению ими в Outlook, вы уже на пути к созданию почтового ящика, который будет работать на вас, а не против вас 😊 Так что вперед, придайте своим правилам Outlook индивидуальный подход и наслаждайтесь преимуществами. улучшенной организации электронной почты.
