Как создавать и настраивать сводные диаграммы в Excel
В этом руководстве мы покажем вам, как создавать, фильтровать и настраивать сводные диаграммы в Excel, чтобы вы могли максимально эффективно использовать свои данные.
Если вы когда-нибудь чувствовали себя перегруженными большой и беспорядочной электронной таблицей, вы не одиноки. К счастью, сводные диаграммы Excel предоставляют простой способ создания потрясающей визуализации ваших данных. Сводные диаграммы подобны волшебству: они позволяют обобщать, анализировать и исследовать данные всего несколькими щелчками мыши. К концу этого руководства вы сможете создавать свои собственные сводные диаграммы и произвести впечатление на своего начальника, коллег и даже на себя своими навыками работы с данными. Готовы начать? Давайте погрузимся!
Что такое сводная диаграмма?
Сводная диаграмма — это инструмент динамической визуализации, работающий вместе со сводными таблицами Excel. В то время как сводные таблицы позволяют суммировать и анализировать большие наборы данных, сводные диаграммы предлагают графическое представление этих обобщенных данных, что упрощает выявление тенденций и закономерностей.
Красота сводных диаграмм заключается в их интерактивности и гибкости. Как и сводные таблицы, сводные диаграммы являются динамическими, то есть ими можно легко манипулировать для отображения различных аспектов данных.
Сводные графики особенно полезны для представления сложных данных в ясной и краткой форме. Они позволяют пользователям выявлять тенденции, сравнивать данные и быстро получать ценную информацию. Например, с помощью сводной диаграммы вы можете легко визуализировать, как продажи варьируются в зависимости от географических регионов, категорий продуктов или определенных периодов времени.
Вы можете создавать различные типы диаграмм, такие как круговые, гистограммы, линии или точечные диаграммы, и настраивать их в соответствии со своими потребностями. Вы также можете изменить их макет и внешний вид, применяя различные фильтры, поля и форматы. Сводная диаграмма связана со сводной таблицей, на которой она основана, поэтому любые изменения, вносимые в сводную таблицу, будут отражены на графике.
По сути, сводная диаграмма служит визуальным рассказчиком, преобразующим необработанные данные в значимую информацию, которую легко понять и на основе которой можно действовать.
Как сделать сводную диаграмму в Excel
Прежде чем приступить к созданию сводной диаграммы, важно убедиться, что ваши данные хорошо организованы и структурированы. Каждый столбец должен представлять отдельную переменную или категорию, а каждая строка должна содержать уникальную запись. Не забудьте удалить все пустые строки и столбцы и дважды проверьте данные на наличие ошибок или несоответствий.
Кончик. Если вы хотите, чтобы ваш график автоматически включал новые записи, отформатируйте исходные данные в виде таблицы.
Подготовив исходные данные, выполните следующие действия, чтобы создать сводную диаграмму:
Шаг 1. Вставьте сводную диаграмму
- Выберите любую ячейку в наборе данных.
- На вкладке Вставка в группе Диаграммы щелкните Сводная диаграмма.
- Появится диалоговое окно «Создать сводную диаграмму», в котором автоматически выбирается весь диапазон данных или таблица. Затем вам будет предложено выбрать, куда вставить визуальный элемент — в новый лист или в существующий. Выберите предпочитаемое местоположение и нажмите «ОК».
Примечание. При вставке сводной диаграммы рядом с ней автоматически добавляется сводная таблица, поскольку эти две вещи тесно связаны.
Шаг 2. Настройте сводную диаграмму
Теперь, когда у вас есть пустая сводная таблица и сводная диаграмма, пришло время настроить их для отображения тенденций ваших данных. На панели сводной диаграммы, которая появляется слева, вы найдете список всех полей из вашего набора данных. Выберите поля, которые вы хотите отобразить на графике, а затем перетащите их в соответствующие области:
- Фильтры — добавляйте фильтры для отображения или скрытия определенных данных.
- Ось (Категории) – определяет, какие категории данных отображать по горизонтальной оси (размещаются в строках сводной таблицы).
- Легенда (Серия) – указывает, какой ряд данных отображать (размещается в столбцах сводной таблицы).
- Значения – определите значения, которые будут отображаться на диаграмме.
Например, чтобы визуализировать общий доход для различных типов и статусов проектов, вы можете перетащить поле «Статус» в область «Легенда», «Тип проекта» в область «Ось», а «Общий доход» в область «Значения».
Кончик. Подписавшись на Copilot, вы можете использовать ИИ для создания желаемого графика, просто выразив свой запрос на естественном языке. Дополнительные сведения см. в разделе Как визуализировать с помощью Copilot.
Как создать диаграмму из сводной таблицы
Если у вас уже настроена сводная таблица, вы можете легко создать из нее график:
- Выберите любую ячейку в сводной таблице.
- Перейдите на вкладку «Вставка» на ленте Excel и нажмите кнопку «Сводная диаграмма».
- В появившемся диалоговом окне выберите тип графика, который вы хотите создать. Вот несколько рекомендаций:
- Гистограммы идеально подходят для сравнения значений в разных категориях или периодах времени.
- Линейные диаграммы хорошо подходят для иллюстрации тенденций во времени или непрерывных рядов данных.
- Круговые диаграммы эффективны для отображения доли каждой категории в наборе данных.
- Диаграммы рассеяния полезны для визуализации взаимосвязи между двумя переменными и выявления любых корреляций или закономерностей.
- Выбрав нужный тип, нажмите «ОК».
Вы найдете визуальный элемент на том же листе рядом со сводной таблицей. Вы можете переместить его в другое место, перетащив и изменив его размер с помощью маркеров изменения размера, как и любой другой график в Excel.
Сочетание клавиш сводной диаграммы
Чтобы быстро построить график на основе сводной таблицы, вы можете использовать следующие сочетания клавиш:
- Выберите любую ячейку в сводной таблице.
- Нажмите клавишу F11, чтобы создать график на новом листе диаграммы.
- Альтернативно используйте сочетание клавиш Alt + F1, чтобы вставить диаграмму на активный лист.
Вновь созданная сводная диаграмма автоматически будет использовать тип по умолчанию. Оттуда вы можете легко изменить его в соответствии со своими предпочтениями, выбор другого типа диаграммы.
Как отфильтровать сводную диаграмму в Excel
По умолчанию сводная диаграмма имеет фильтр внизу, позволяющий фильтровать категории данных оси. В некоторых случаях справа от легенды может быть доступен дополнительный фильтр, позволяющий скрывать или отображать различные ряды данных.
Чтобы добавить дополнительные фильтры в сводную диаграмму, выполните следующие действия:
- Щелкните в любом месте графика, чтобы отобразить панель «Поля».
- Перетащите нужные поля в область «Фильтр».
Добавленные фильтры появятся в верхней части диаграммы, как показано на изображении ниже:
Важно отметить, что фильтры по умолчанию и пользовательские фильтры предлагают разные параметры. Встроенный фильтр, автоматически включаемый для категорий данных, предоставляет все возможности сортировки и фильтрации, доступные в Excel:
С другой стороны, пользовательский фильтр, который вы добавляете в область «Фильтр», обеспечивает только базовые функции фильтра. По умолчанию он позволяет выбрать только один элемент. Чтобы выбрать несколько элементов, установите соответствующий флажок внизу окна фильтра:
Советы:
- Чтобы упростить фильтрацию, попробуйте использовать срезы — интерактивные кнопки, позволяющие одним щелчком мыши изменять данные, отображаемые на диаграмме.
- Поскольку сводная таблица и сводная диаграмма тесно связаны между собой, любые фильтры, примененные к сводной таблице, автоматически отражаются на графике, и наоборот.
Как изменить сводную диаграмму
Сводные диаграммы — это не просто мощный инструмент визуализации; они также невероятно гибки, позволяя вам настроить практически каждый аспект в соответствии с вашими потребностями.
Чтобы отобразить, скрыть или отформатировать элементы графика, такие как оси, метки и легенда, просто нажмите кнопку «Элементы диаграммы» (знак плюса) в правом верхнем углу графика:
Чтобы изменить стиль диаграммы, щелкните значок «Стиль» в правом верхнем углу и выберите один из различных предопределенных стилей:
Дополнительные возможности настройки цветов и стилей можно найти на вкладках «Дизайн» и «Формат» на ленте. Эти вкладки предлагают дополнительные настройки и инструменты для доведения сводной диаграммы до совершенства.
Дополнительную информацию см. в разделе «Как настроить графики Excel».
Как изменить тип сводной диаграммы
Вы можете изменить тип сводного графика в любое время после его создания. Вот шаги:
- Щелкните в любом месте графика, чтобы активировать вкладки сводных чатов на ленте.
- На вкладке «Дизайн» в группе «Тип» нажмите «Изменить тип диаграммы».
- Выберите нужный тип диаграммы из предложенных вариантов и нажмите «ОК».
С помощью этих простых шагов вы можете быстро изменить внешний вид сводной диаграммы, чтобы она лучше соответствовала вашим целям визуализации данных.
Как удалить кнопки полей из сводной диаграммы
Когда вы создаете сводную диаграмму в Excel, она автоматически включает в себя так называемые «кнопки полей», которые помогут вам взаимодействовать с данными:
- Кнопка поля значения в левом верхнем углу
- Кнопка поля оси в левом нижнем углу для фильтрации категорий данных.
- Кнопка «Легенда» справа для фильтрации рядов данных.
Скрывая ненужные кнопки полей, вы можете получить более четкую и целенаправленную визуализацию своих данных.
Чтобы удалить кнопку определенного поля, щелкните ее правой кнопкой мыши и затем выберите «Скрыть кнопки полей значений на диаграмме», «Скрыть кнопки полей осей» или «Скрыть кнопки полей легенды», в зависимости от того, какую кнопку вы нажали.
Если вы хотите удалить все кнопки полей одновременно, просто щелкните любую кнопку правой кнопкой мыши и выберите «Скрыть все кнопки полей на диаграмме».
Другой способ скрыть и отобразить кнопки полей в сводной диаграмме — использовать параметры «Кнопки полей» на вкладке «Анализ сводной диаграммы» в группе «Показать/Скрыть»:
- Чтобы скрыть кнопку определенного поля, щелкните соответствующий элемент в раскрывающемся списке, чтобы снять галочку.
- Чтобы отобразить кнопку скрытого поля, щелкните неотмеченный элемент в раскрывающемся списке.
- Чтобы скрыть все кнопки полей на сводной диаграмме, нажмите «Скрыть все». Чтобы сделать все поля кнопками, нажмите «Скрыть все» еще раз.
Изменение способа суммирования значений в сводной диаграмме
По умолчанию числовые значения на сводной диаграмме суммируются, а нечисловые значения подсчитываются. Чтобы настроить способ суммирования данных, Excel предлагает следующую опцию настройки:
- Щелкните правой кнопкой мыши кнопку поля значения.
- Выберите «Настройки поля значения…» в контекстном меню.
- Выберите нужную функцию сводки.
Как изменить источник данных сводной диаграммы
При работе с большими наборами данных в Excel у вас может быть несколько сводных таблиц, охватывающих разные регионы или периоды времени. Представьте, что вы тщательно настроили сводную диаграмму для одной таблицы с особым дизайном и форматированием. Было бы неплохо воспроизвести этот визуальный элемент для другой таблицы, не переделывая всю работу. Решение заключается в изменении исходных данных для графика.
- Если вы хотите сохранить исходную диаграмму, скопируйте содержащий ее лист.
- На скопированном листе выберите график.
- На вкладке «Анализ сводной диаграммы» в группе «Данные» нажмите «Изменить источник данных».
- В появившемся диалоговом окне выберите опцию «Выбрать таблицу или диапазон», затем выберите новые исходные данные для вашего графика и нажмите «ОК».
В некоторых случаях сводная диаграмма может выглядеть разбитой, поскольку поля, использованные в исходной диаграмме, не существуют в новом источнике данных. Например, при переходе от исходных данных Q1 к данным Q2 вы можете получить пустой визуальный элемент.
Чтобы это исправить, просто выберите поле Q2 и перетащите его в область «Значения». На вашем красиво отформатированном сводном графике теперь будут отображаться данные за второй квартал.
Чтобы подтвердить это изменение, выберите график, нажмите кнопку «Изменить источник данных» на вкладке «Анализ», и вы увидите, что теперь он основан на таблице Q2.
Примечание. Изменение источника данных сводной диаграммы также приводит к изменению источника данных для соответствующей сводной таблицы.
Переместить сводную диаграмму на новый лист
Как и в случае со стандартным графиком, вы можете переместить сводную диаграмму Excel на другой лист. Вот как:
- Щелкните правой кнопкой мыши сводный график и выберите «Переместить диаграмму» в контекстном меню. Либо нажмите кнопку «Переместить диаграмму» на вкладке «Анализ» в группе «Действия».
- В появившемся диалоговом окне выберите один из следующих вариантов:
- Новый лист — будет создан новый лист диаграммы и перемещен визуальный элемент туда.
- Объект внутри — это переместит график как объект на любой существующий рабочий лист.
- Нажмите ОК.
Вы также можете легко вернуть график обратно на исходный лист, выполнив те же действия.
Как обновить сводную диаграмму в Excel
Обновление сводной диаграммы аналогично обновлению сводной таблицы. Существует два основных метода:
Обновить сводную диаграмму вручную
Чтобы вручную обновить сводную диаграмму, у вас есть несколько вариантов:
- Выберите график, чтобы активировать вкладки его ленты. Затем перейдите на вкладку «Анализ сводной диаграммы» и нажмите кнопку «Обновить».
- Либо нажмите ALT + F5, чтобы обновить лист, содержащий диаграмму.
- Другой способ — щелкнуть график правой кнопкой мыши и выбрать «Обновить» в контекстном меню.
Выберите метод, который подходит вам лучше всего, чтобы на графике отображались самые последние данные.
Автоматическое обновление сводной диаграммы при открытии книги
Чтобы график оставался актуальным каждый раз, когда вы открываете книгу, выполните следующие действия:
- Щелкните график правой кнопкой мыши и выберите «Параметры сводной диаграммы…» в контекстном меню.
- В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку «Данные» и установите флажок «Обновлять данные при открытии файла».
Примечание. Настройки, выбранные в этом диалоговом окне, будут применяться как к диаграмме, так и к связанной с ней сводной таблице.
Вот как вы можете создавать, фильтровать и изменять сводные диаграммы в Excel. Поэкспериментируйте с различными типами графиков, макетами и параметрами настройки, чтобы найти визуализацию, которая лучше всего соответствует вашим данным. Немного попрактиковавшись, вы сможете создавать динамичные и информативные сводные диаграммы, которые эффективно передают ваши идеи.
Рабочая тетрадь для скачивания
Сводная диаграмма Excel — примеры (файл .xlsx)
