Как запланировать отправку электронной почты и отложить доставку в Outlook

Три способа отложить отправку в Outlook: отложить доставку определенного сообщения, создать правило для отсрочки всех электронных писем или запланировать автоматическую отправку.

Часто ли с вами случается, что вы отправляете сообщение, а через мгновение жалеете, что не сделали этого? Возможно, вы нажали «Ответить всем» вместо «Ответить», или случайно отправили конфиденциальную информацию не тому человеку, или просто поняли, что ваш гневный ответ был плохой идеей, и вам нужно остыть и придумать аргументы получше.

Хорошей новостью является то, что Microsoft Outlook позволяет отозвать уже отправленное сообщение. Однако это работает только для учетных записей Office 365 и Microsoft Exchange и имеет много других ограничений. Более надежный способ — предотвратить подобные ситуации, отложив отправку электронной почты на определенный интервал. Это даст вам немного времени на размышления и возможность получить сообщение из папки «Исходящие» до того, как оно действительно будет отправлено.

Как запланировать электронную почту в Outlook

Если вы хотите, чтобы определенное сообщение отправлялось в определенное время, самое простое решение — отложить его доставку. Вот шаги, чтобы запланировать электронную почту в Outlook:

1. При составлении сообщения выполните одно из следующих действий:
   • На Сообщение вкладка, в Теги группа, щелкните диалоговое окно запуска значок.
   • На Опции вкладка, в Больше опций нажмите кнопку «Отложить доставку».
     
2. в Характеристики диалоговое окно, под Варианты доставкипоставьте галочку в поле Не доставлять раньше и установите желаемую дату и время.
3. Нажмите на Закрывать кнопка.
   
4. Когда вы закончите составлять письмо, нажмите Отправлять в окне сообщения.

Запланированная почта будет находиться в папке «Исходящие» до указанного времени доставки. Находясь в папке «Исходящие», вы можете редактировать или удалять сообщения.

Как изменить расписание отправки электронной почты

Если позднее вы передумали, вы можете изменить или отменить отложенную доставку следующим образом:

1. Откройте сообщение от Исходящие папка.
2. На Опции вкладка, в Больше опций группу, нажмите кнопку Задержка доставки кнопка.
3. в Характеристики диалоговом окне выполните одно из следующих действий:
   • Чтобы отправить сообщение немедленно, снимите флажок «Не доставлять раньше» коробка.
   • Чтобы изменить расписание отправки электронной почты, выберите другую дату или время доставки.
4. Нажмите на Закрывать кнопка.
5. В окне сообщения нажмите Отправлять.

В зависимости от вашего выбора на шаге 3, сообщение либо будет отправлено сразу, либо останется в папке «Исходящие» до нового времени доставки.

Советы и примечания:

• Этот параметр доступен только в настольном клиенте Outlook, но не в Outlook в Интернете.
• Электронные письма можно отправлять и получать только при запущенном Outlook. Если Outlook закрыт в выбранное вами время доставки, сообщение будет отправлено при следующем открытии Outlook. Точно так же, если Outlook получателя закрыт в этот момент, они получат ваше сообщение при следующем запуске.

Как отложить отправку всех писем в Outlook

Все исходящие сообщения в Outlook направляются через папку «Исходящие». Если только ты не отключил настройку по умолчанию, как только сообщение попадает в папку «Исходящие», оно отправляется немедленно. Чтобы изменить это, настройте правило для задержки отправки электронной почты. Вот как:

1. На Файл вкладка, нажмите Управление правилами и оповещениями. Или, на Дом вкладка, в Шаг выберите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями»:
   
2. в Правила и оповещения диалоговом окне нажмите «Новое правило».
   
3. Под Начните с пустого правилащелкните параметр Применить правило к отправляемым мной сообщениям, а затем щелкните Следующий.
   
4. Если вы хотите задерживать электронные письма, соответствующие определенным условиям, установите соответствующие флажки. Например, чтобы отложить сообщения, отправленные через определенную учетную запись, установите флажок «хотя указанная учетная запись«, а затем щелкните Следующий.

   Чтобы отложить отправку всех электронных писем, не устанавливайте никакие флажки, просто нажмите Следующий. Outlook попросит вас подтвердить, что вы хотите, чтобы правило применялось к каждому отправляемому сообщению, и вы нажимаете Да.
   

5. В верхней панели под Шаг 1. Выберите действияустановите флажок Отложить доставку на несколько минут.
   
6. В нижней панели под Шаг 2. Измените описание правила., нажмите номер ссылки. Это откроет небольшой Отложенная доставка диалоговое окно, где вы вводите количество минут, на которое вы хотите отложить доставку (максимум 120), а затем нажмите ХОРОШО.
   
7. Ссылка теперь отображает интервал времени, на который Outlook будет задерживать отправку электронных писем. На этом этапе вы уже можете нажать «Готово», чтобы сэкономить время. Или вы можете нажать Далее, чтобы настроить некоторые исключения и/или дать соответствующее имя правилу. Чтобы провести вас через весь процесс, мы нажимаем Следующий.
   
8. В зависимости от того, нужны ли вам исключения или нет, установите один или несколько флажков или щелкните Следующий ничего не выбирая.
9. На последнем шаге дайте правилу осмысленное имя, скажем, «Задержка отправки электронной почты«, убедитесь, что выбран параметр Включить это правило, и нажмите Заканчивать.
   
10. Нажмите ХОРОШО дважды – в сообщении подтверждения и в Правила и оповещения диалоговое окно.

После того, как вы нажмете на Отправлять кнопку, сообщение будет перенаправлено в папку «Исходящие» и останется там в течение указанного вами интервала времени.

Советы и примечания:

• Вы можете редактировать сообщение, пока оно находится в папке «Исходящие», это не приведет к сбросу таймера.
• Если вы хотите отменить задержку и отправить сообщение немедленно, выполните шаги, описанные в Как перепланировать электронную почту и установите время доставки на текущее время. Очистка «Не доставлять раньше» в этом случае не сработает, так как правило задержки доставки Outlook автоматически выберет его снова. В результате таймер будет сброшен, и ваше сообщение будет отправлено с еще большей задержкой.

Отключить или запланировать автоматическую отправку и получение в Outlook

По умолчанию Outlook настроен на немедленную отправку электронных писем, чего многие из нас не хотят. К счастью, вы можете легко отключить этот параметр и сами определить, когда ваша электронная почта должна отправляться.

Отключить автоматическую отправку/получение электронной почты

Чтобы запретить Outlook автоматически отправлять и получать электронную почту, вам нужно сделать следующее:

1. Нажмите Файл > Опцииа затем нажмите «Дополнительно» на левой панели.
2. Прокрутите вниз до Отправить и получить и снимите флажок Отправлять сразу при подключении.
   
3. в Отправить и получить нажмите кнопку «Отправить/получить…».
4. В появившемся диалоговом окне снимите эти флажки:
   • Запланируйте автоматическую отправку/получение каждые … минут
   • Выполните автоматическую отправку/получение при выходе

   

5. Нажмите Закрывать.
6. Нажмите ХОРОШО закрыть Параметры Outlook диалоговое окно.

Если эти три параметра отключены, вы полностью контролируете отправку и получение почты. Для этого либо нажмите F9, либо нажмите кнопку Отправить/получить все папки кнопка на Отправить/получить на вкладке ленты Outlook.

Если вы иногда бываете рассеянны или вас часто отвлекают телефонные звонки или ваши коллеги, вы можете просто забыть вовремя получать почту и пропустить важные сообщения. Чтобы этого не произошло, было бы разумно запланировать автоматическую отправку/получение с интервалом времени, который лучше всего подходит для ваших нужд.

Примечание. Если вы выполнили описанные выше шаги, но ваш Outlook по-прежнему автоматически отправляет и получает почту, скорее всего, вы не контролируете свой сервер. Увы, вам придется с этим жить.

Расписание отправки и получения электронной почты

Чтобы запланировать автоматическую отправку/получение в Outlook, вам нужно сделать следующее:

1. Нажмите Файл > Опции > Передовой.
2. в Отправить и получить нажмите кнопку «Отправить/получить…».
3. В появившемся диалоговом окне выберите параметр Запланировать автоматическую отправку/получение каждые … минут и введите количество минут в поле.
4. Нажмите Закрывать.
5. Нажмите ХОРОШО.
   

Если вас интересуют два других параметра из первой группы, вот что они делают:

• Включить эту группу в отправку/получение (F9) – оставьте этот параметр выбранным, если вы хотите продолжать использовать клавишу F9 для отправки сообщений.
• Выполните автоматическую отправку/получение при выходе – установите или снимите этот флажок в зависимости от того, хотите ли вы, чтобы Outlook автоматически отправлял и получал сообщения при закрытии.

Обратите внимание, что планирование автоматической отправки/получения работает иначе, чем правило отсрочки доставки:

• Правило задерживает доставку только исходящих сообщений; указанный выше параметр управляет как входящей, так и исходящей электронной почтой.
• Правило хранит каждое исходящее сообщение в папке «Исходящие» ровно столько времени, сколько вы указали. Автоматическая отправка/получение выполняется каждые Н минут, независимо от того, когда конкретное сообщение попало в папку «Исходящие».
• Если вы решите отменить задержку и отправить письмо немедленно, нажмите F9 или кнопку Отправить/получить все папки кнопка отключит автоматическую отправку; электронное письмо, задержанное правилом, останется в папке «Исходящие», если только вы не перепланировать вручную.

Кроме того, вы можете настроить автоматический ответ об отсутствии на работе, чтобы информировать людей, отправивших вам электронное письмо, о том, что вас нет на работе, и свяжется с вами позже.

Вот как можно отложить отправку электронной почты в Outlook. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также могут заинтересовать