Как исправить ошибки форматирования чисел при использовании слияния писем в Word

Функция слияния почты в Microsoft Word – одна из функций, которые нравятся пользователям. Он работает при создании пользовательских этикеток, шаблонов, электронных писем или отчетов. Когда вы знаете, как им пользоваться, вы можете сэкономить много часов работы.

Однако одна из проблем слияния почты заключается в том, что он не может правильно форматировать числа из электронных таблиц Excel. Например, результат продаж в электронной таблице Excel равен 100, но он превращается в Word 99.99999999996. Чтобы исправить это, мы можем отредактировать электронную таблицу, отредактировать документ слияния почты или просто изменить способ связи двух файлов. Хотя последние несколько человек знают об этом, это может быть лучший способ, за исключением того, что он больше не работает в Word 2016.

Примечание. Следующие меры реализованы в Office 2016, но по-прежнему применяются в других версиях Word и Excel.

Как исправить ошибки форматирования чисел при использовании слияния в Word

1. 1. Используйте “Переключатель номера” в Word.
2. 2. Измените таблицу Excel.
3. 3. Использование ссылок DDE

1. Используйте “Переключатель номера” в Word.

Мы сделаем первый способ редактирования документа Word. Здесь вы будете использовать код желаемого числового формата для поля слияния в документе Word. Поле слияния в основном сообщает Word, какой столбец в таблице Excel содержит данные для преобразования. Чтобы применить форматирование к полю, вы должны использовать числовой переключатель (ранее называвшийся переключателем изображения) в коде поля этого поля.

Во-первых, вам нужно увидеть фактический код поля, открыв документ «Слияние» и щелкнув вкладку «Рассылки» в верхней части окна. Обязательно отключите предварительный просмотр результатов, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши поле слияния почты (например, «Пожертвование») и выберите параметр «Переключить код поля». Теперь вы должны увидеть фактический код поля (в фигурных скобках, как в {MERGEFIELD Donation}) для этого поля. Измените коды полей, просто вставив код переключателя в конец кода поля, например:

{Пожертвование MERGEFIELD # $ #, ## 0.00}

Wors предлагает множество кодов изображений, вот 4 примера с соответствующими результатами:

{MERGEFIELD Cost # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales # $ ###} 15 долларов США

{MERGEFIELD Sales # $ #, ## 0.00} 1500.00 $

{MERGEFIELD Date @ “MMMM d”} 26 ноября

Как видите, числовой код переключения совпадает с кодом формата Excel, за исключением того, что за ними следует «#» для числа и «@» для даты.

Примечание: используйте только кавычки в коде даты, не используйте для кодов.

Чтобы увидеть больше кодов, см. Таблицу ниже или выполните поиск числовых кодов переключателей в Microsoft Word в Интернете.

Вот несколько примеров числовых кодов полей для данных в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.

Цифровой переключатель для поля слияния слияния писем

Фактически, Word и Excel используют один и тот же код формата, но не используют один и тот же формат функций. Например, нет функции MergeField, подобной приведенной ниже:

{MERGEFIELD (Пожертвование, “# $, ## 0,00”)}

Примечание. При добавлении или изменении числового переключателя эффект может измениться не сразу, вам необходимо обновить поле, щелкнув по нему и выбрав «Обновить поле» или нажав кнопку «Рассылки»> «Предварительный просмотр результатов». Иногда приходится делать это 2 или 3 раза. Если вы используете мастер слияния писем, вам, возможно, придется вернуться к предыдущим шагам, чтобы увидеть изменения.

2. Измените таблицу Excel.

В электронной таблице Excel вставьте столбец, используя формулу для преобразования числа или даты в Excel в текстовый формат, который будет отображаться в слиянии писем.

1. Экономьте время с помощью этих функций форматирования текста в Microsoft Excel

Для этого воспользуемся функцией ТЕКСТ в Excel. Эта функция имеет функцию преобразования чисел или дат в соответствующий текстовый формат. Однако у этого метода есть недостаток в том, что вам необходимо знать определенные коды формата. Хотя эти коды идентичны коду, используемому в функции форматирования настраиваемых чисел Excel, большинство пользователей редко их видят.

Например: формулы ТЕКСТ (B3, ‘$ #, ## 0.00’) и ТЕКСТ (C5, ‘M / dd / yy’) преобразуют числа и даты в текст (в этом случае преобразование станет ’12 345,67 долларов США’ и ’12 / 01.10′.

Совет: вам следует отформатировать поле, содержащее эти формулы, в другой форме (курсив, полужирный шрифт, другие цвета), чтобы знать эти числа только в виде обычного текста. В более старых версиях Excel эти числа не используются для вычислений, но в Excel 2016 вы можете использовать их во всех формулах, кроме таких функций, как СУММ и СРЕДНЕЕ. Преимущество форматирования дат и чисел в виде текста заключается в том, что при переключении с Excel на документ Word Mail Merge не возникает беспорядка.

Код формата для функции ТЕКСТ

Ниже приведена таблица кодов, обычно используемых в текстовой функции.

Примечание: «0» и «#» действуют как заполнители для чисел, но «0» заставляет 0 в начале или в конце, «#» будет заменен числом, если оно не является верхним или нижним 0. Следовательно, код «00000» ‘гарантирует, что ноль в начале не будет удален из почтовых индексов Нью-Джерси.

Коды чисел, дат и времени можно использовать в текстовом или произвольном числовом формате Excel. Однако есть разница между тем, как эти коды работают в Excel и Word в Microsoft Office 2013. В Excel вы можете использовать M или m в течение месяцев или минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы определить, какую единицу вы используете, но Word не так умен, вам нужно использовать заглавные буквы для месяца и часто писать в течение минут. Кроме того, Excel добавил код MMMMM к результату единственного сокращения месяца (например, J, F, M, A и т. Д.)

Примечание: при преобразовании этих чисел в текст они не используются в функциях СУММ или СРЕДНЕЕ, если вы хотите, вам нужно преобразовать их снова, используя функцию ЗНАЧЕНИЕ.

ОКРУГЛ (функция ОКРУГЛ.)

Вместо функции ТЕКСТ некоторые пользователи предпочитают использовать функцию ОКРУГЛ, чтобы удалить дополнительные десятичные числа. Функция ОКРУГЛ. Округляет числа в большую или меньшую сторону до указанного вами десятичного разряда. Преимущество в том, что числа округления не в виде текста, вы все равно можете использовать их для расчета. Функция ОКРУГЛ может хорошо работать при слиянии писем, но редко используется, потому что:

1. Функция ОКРУГЛ удалит символ доллара или разделитель тысяч (запятую).
2. Функция ОКРУГЛ удалит нули в конце.
3. Иногда функция ОКРУГЛ отображает неправильные десятичные разряды при переключении на слияние. Например, в документе «Слияние» отображается 4 десятичных разряда, в то время как функция округления указывает 2 или 3 разряда.

В редких случаях функция ОКРУГЛ. Также отображает ошибки в слиянии писем, например, вместо 1.0014, слияния, показывающего 1.0013.

3. Использование ссылок DDE

Вышеупомянутые два метода относительно просты, но вам нужно помнить код формата и в некоторых случаях один и тот же код, но использование также отличается.

Более простой способ – связать Word с Excel с помощью ссылок DDE (динамический обмен данными). Звучит сложно, но если вы можете объединить почту, DDE не усложнит вам задачу. Вам нужно сделать всего два шага, и первый шаг – активировать Word, чтобы открыть файл через DEE (этот шаг нужно сделать только один раз).

Как упоминалось выше, DDE не работает в Office 2016. Динамический обмен данными – старый метод, и, похоже, Microsoft собирается отказаться от него. Иногда это работает в Office 2016, а иногда нет. Уловка для его работы в Office 2016 заключается в том, что источник данных Excel необходимо открыть перед доступом к нему из Word. А в Excel таблица должна начинаться с первой строки первого рабочего листа в файле.

Чтобы настроить ссылку DDE в Word 2013, выполните следующие действия:

Шаг 1 . Щелкните Файл> Параметры.

Шаг 2 . Щелкните вкладку «Дополнительно» слева и прокрутите до раздела «Общие».

Шаг 3 . Щелкните Подтвердить преобразование формата файла в открытом окне.

Это первый шаг, и вам не придется делать это снова. С этого момента копии Word будут открываться во многих различных типах файлов и открываться с другими путями, включая DDE. Недостатком этого метода является то, что каждый раз, когда вы открываете в Microsoft Word файл, отличный от документа Word, программа позволяет вам изменить свой выбор.

Второй шаг – это последний шаг, который вам нужно делать каждый раз, когда вы выбираете источник данных для слияния писем (до шага 3 в руководстве по слияниям писем или после нажатия кнопки «Выбрать получателей» на ленте «Рассылки»). Следуйте инструкциям ниже:

Шаг 1 . После выбора файла данных, который вы хотите использовать, появится диалоговое окно «Подтвердить источник данных».

Шаг 2 . Тип по умолчанию – OLE, но вы можете изменить его на другой тип. В диалоговом окне Подтверждение источника данных щелкните Показать все. В развернутом списке типов файлов выберите Листы MS Excel через DDE (* .xls). (Выберите этот параметр, если используется более новый формат файла Excel * .xlsx). Если будет предложено, подтвердите, что вы выбрали всю электронную таблицу.

Если вы выбрали электронную таблицу для документа Word, вам нужно выбрать ее снова, на этот раз через ссылку DDE. Отныне формат Excel будет перенесен в документ Word Mail Merge в неизменном виде.

Предупреждение: убедитесь, что документ, который вы хотите объединить, должен находиться на первом листе документа Excel.

Выше приведены способы исправить ошибки форматирования при использовании слияния в Word. Желаю всем успехов!