где найти и как использовать
В этом руководстве вы узнаете, как упростить общие задачи и получить новую информацию с помощью инструмента быстрого анализа Excel.
Microsoft Excel — это мощное приложение для работы с электронными таблицами, которое может обрабатывать различные типы данных, но иногда вам нужно быстро получить ценную информацию, не углубляясь в сложные функции и формулы. Именно здесь в игру вступает инструмент быстрого анализа. В этой статье мы рассмотрим, что такое инструмент быстрого анализа, где его найти в Excel, как его включить и как использовать его для выполнения обычных задач всего несколькими щелчками мыши.
Что такое инструмент быстрого анализа Excel?
Инструмент быстрого анализа — это функция Microsoft Excel, которая позволяет легко получить доступ к различным параметрам анализа данных для выбранного диапазона. Всего несколькими щелчками мыши вы можете преобразовать необработанные данные в четкие и краткие таблицы, сводные таблицы, диаграммы, спарклайны и другие визуальные представления. Вместо навигации по множеству меню и диалоговых окон Quick Analysis предлагает простое и удобное универсальное решение.
Где находится инструмент быстрого анализа в Excel?
В отличие от традиционных функций Excel, доступных на ленте или в меню, инструмент быстрого анализа работает более незаметно.
Чтобы получить доступ к быстрому анализу в Excel, выделите диапазон ячеек на листе. В правом нижнем углу выбранного диапазона вы увидите небольшой значок, похожий на квадратик с молнией. Это кнопка быстрого анализа. При нажатии на эту кнопку откроется меню, в котором вы можете выбирать различные категории функций.
Если кнопка «Быстрый анализ» не отображается после выбора данных, используйте сочетание клавиш Ctrl + Q, чтобы активировать ее.
Важно помнить, что эта кнопка становится активной только для определенного выбора данных и не появляется при выделении пустых ячеек, целых столбцов или строк.
Как включить/отключить инструмент быстрого анализа в Excel?
В некоторых случаях вы можете не увидеть значок быстрого анализа при выборе данных. Если это произойдет, скорее всего, эта функция отключена в вашем Excel, и вам необходимо включить ее вручную в параметрах Excel. Вот как:
- Нажмите вкладку «Файл» в левой части ленты Excel.
- Выберите «Параметры» в нижней части левой панели.
- В окне «Параметры Excel» перейдите в раздел «Общие» и установите флажок «Показать параметры быстрого анализа при выборе».
- Нажмите ОК, чтобы сохранить настройки.
Теперь кнопка «Быстрый анализ» должна быть видна всякий раз, когда вы выбираете диапазон данных, обеспечивая быстрый доступ к ее функциям.
Кончик. Чтобы инструмент быстрого анализа не появлялся каждый раз, когда вы выбираете данные, и не прерывал рабочий процесс, просто снимите флажок «Показать параметры быстрого анализа при выборе», чтобы отключить его.
Как использовать инструмент быстрого анализа в Excel
Использование инструмента быстрого анализа — интуитивно понятный и удобный процесс. Шаги:
- Начните с выбора данных, которые вы хотите проанализировать. Это может быть таблица, список чисел или текстовых строк или любой соответствующий набор данных.
- Переместите фокус в правый нижний угол выбранного диапазона и нажмите кнопку «Быстрый анализ». Если значок не отображается, нажмите Ctrl + Q, чтобы вызвать его.
- В меню «Быстрый анализ» вы найдете несколько категорий функций, адаптированных к вашим потребностям в анализе данных. Наведите указатель мыши на конкретный параметр, чтобы предварительно просмотреть, как он преобразует ваши данные. Когда вы нажмете на эту опцию, она будет немедленно применена к вашим данным.
Не стесняйтесь экспериментировать с различными функциями, чтобы увидеть, какая из них предоставит наиболее ценную информацию для вашего листа. Вы также можете отменить или повторить любые внесенные вами изменения с помощью кнопок быстрого доступа или ярлыков.
Ниже приведен обзор 5 основных категорий инструмента быстрого анализа. Для тех, кто предпочитает перемещаться по приложениям без использования мыши, для каждой категории доступны сочетания клавиш.
Форматирование
Эта категория позволяет улучшить визуализацию данных за счет применения условного форматирования. Доступные параметры зависят от выбранного типа данных:
- Для числовых данных вы можете использовать панели данных, наборы значков, «Больше чем» и «Лучшие 10%», чтобы выделить соответствующие числа в вашем наборе данных.
- Для текстовых значений у вас будут выделенные дубликаты, уникальные значения, ячейки, которые содержат, или точное совпадение, чтобы идентифицировать и фильтровать данные на основе текстовых критериев.
- Что касается дат, вы сможете выделить те, которые произошли в прошлом месяце, на прошлой неделе, а также больше, меньше или равно определенной дате.
Сочетание клавиш для форматирования быстрого анализа: Ctrl + Q, затем F.
Графики
Помимо традиционных способов создания диаграмм в Excel, вы также можете использовать инструмент быстрого анализа для вставки графика. Хотя быстрый анализ предоставляет ограниченный набор опций, он разумно предлагает наиболее подходящие типы диаграмм и ускоряет процесс.
На основе выбранных вами данных инструмент быстрого анализа Excel отобразит типы диаграмм, которые лучше всего подходят для графического представления ваших данных, и поможет вам визуализировать закономерности, тенденции и взаимосвязи. Вы можете навести указатель мыши на каждый тип диаграммы, чтобы предварительно просмотреть, как он будет выглядеть на вашем листе.
Если тип диаграммы, который вы ищете, отсутствует, нажмите кнопку «Дополнительные диаграммы», после чего откроется диалоговое окно «Вставить диаграмму», где вы можете выбрать один из множества других типов диаграмм, таких как точечные диаграммы, гистограммы, лепестковые диаграммы и т. д. и другие.
Эта функция поможет вам создавать эффективные и привлекательные диаграммы, не тратя слишком много времени на форматирование и настройку. Однако если вам нужен больший контроль над внешним видом и функциональностью диаграмм, вы можете использовать вкладку «Инструменты для диаграмм» для доступа к более расширенным настройкам и функциям.
Сочетание клавиш для диаграмм быстрого анализа: Ctrl + Q, затем C.
Итоги
С помощью Totals вы можете легко рассчитывать и отображать различные сводные статистические данные для ваших данных, такие как сумма, среднее значение, количество, процентная сумма и промежуточная сумма.
В зависимости от типа и формата данных в выбранном диапазоне вы увидите разные варианты применения итогов. Например, если у вас есть только текстовые данные, единственным доступным вариантом будет «Счет», который показывает количество ячеек с текстовыми значениями.
Итоговые суммы могут быть рассчитаны для строк и столбцов. Для вертикальных сводок в столбцах у вас есть несколько вариантов синего цвета. Для горизонтальных сводок в строках сначала нажмите правую стрелку навигации, а затем вы сможете выбрать вариант, выделенный желтым цветом, который лучше всего подходит для ваших данных.
Сочетание клавиш для итогов быстрого анализа: Ctrl + Q, затем O
Таблицы/Сводные таблицы
Преобразуйте табличные данные в отформатированную таблицу Excel, оснащенную функциями фильтрации, сортировки и автоматического расширения для профессионального управления данными. Кроме того, вы можете вставить сводную таблицу в новый лист, используя выбранные данные в качестве источника для более полного анализа данных.
Сочетание клавиш для параметров диаграмм быстрого анализа: Ctrl + Q, затем T.
Спарклайны
Спарклайны — отличный способ показать тенденции данных в компактной и элегантной форме. Вставьте эти крошечные диаграммы в ячейках, чтобы визуализировать закономерности в вашем наборе данных, выбрав один из трех типов: линия, столбец или выигрыш/проигрыш.
Спарклайны могут помочь вам выделить важную информацию, например сезонные колебания, выбросы или прогресс в достижении цели. Они также могут улучшить читаемость и эстетику ваших отчетов или информационных панелей, не занимая при этом слишком много места.
Сочетание клавиш для спарклайнов быстрого анализа: Ctrl + Q, затем S.
Примеры использования инструментов быстрого анализа в Excel
Теперь давайте рассмотрим несколько практических примеров того, как вы можете использовать инструменты быстрого анализа в Excel, чтобы быстрее и проще анализировать ваши данные. Мы будем использовать образец набора данных о ежемесячных продажах различных товаров.
Преобразование обычного диапазона в таблицу Excel
Первое, что мы делаем, это преобразуем наш образец набора данных в таблицу Excel. Преобразование обычного диапазона данных в полнофункциональную таблицу дает множество преимуществ, включая автоматическое расширение новых записей. Это означает, что все корректировки, которые вы вносите в текущие данные, будут автоматически применяться к новым записям без необходимости делать какие-либо дополнительные действия.
Вот как можно быстро создать таблицу с помощью инструмента быстрого анализа Excel:
- Выберите свои данные.
- Нажмите кнопку «Быстрый анализ» или нажмите сочетание клавиш Ctrl + Q.
- В меню «Быстрый анализ» перейдите к категории «Таблицы» и выберите «Таблица».
Это действие вставляет таблицу со стилем по умолчанию. Вы можете легко изменить стиль таблицы с помощью галереи стилей таблиц Excel или удалить форматирование таблицы, например объединение строк, заливку и границы, сохранив при этом все остальные функции.
Рассчитать процентную сумму для столбцов и строк
Предположим, в том же наборе данных вы хотите узнать две вещи: какой процент от общего объема продаж приходится на определенные товары и в течение определенных месяцев. Для этого вы можете рассчитать процентные общие значения как для столбцов (месяцев), так и для строк (элементов). Ниже приведены шаги, которые помогут это сделать:
- Выберите набор данных и щелкните значок «Быстрый анализ».
- В категории «Итоги» вы найдете опцию «% итога», выделенную синим цветом. Нажмите на нее, чтобы вычислить процентную сумму для столбцов.
При этом будет вставлена новая строка, отображающая процент продаж за каждый месяц.
Чтобы добавить процентную сумму для строк, выполните те же действия, но выберите параметр «% общей суммы» желтым цветом. При этом будет вставлен новый столбец, показывающий продажи в процентах для каждого товара.
Чтобы изучить формулу, созданную для вас инструментом быстрого анализа, выберите любую ячейку с итоговым процентом и посмотрите на строку формул. В нашем случае формула содержит конкретные ссылки на таблицы:
=СУММ(Таблица2[@[Jan]:[Apr]])/ПРОМИТОГО(109,Таблица2[[Jan]:[Apr]])
Если вы работаете с обычным диапазоном, это будет намного более простая формула со стандартными ссылками на диапазон, такими как эта:
=СУММ(B3:E3)/СУММ($B$3:$E$15)
Эта формула вычисляет процент от суммы каждой строки по отношению к общей сумме всех строк. Числитель — это сумма значений в текущей строке, а знаменатель — это сумма значений во всех строках. Знаки доллара в знаменателе делают его абсолютной ссылкой, поэтому он не изменяется при копировании в другие ячейки.
Выделить ячейки, размер которых превышает указанное значение
Чтобы выделить ячейки со значениями выше определенного числа, выполните следующие действия:
- Выберите диапазон ячеек, который вы хотите отформатировать, и активируйте кнопку «Быстрый анализ».
- В группе «Форматирование» выберите «Больше».
- В появившемся диалоговом окне введите число, которое вы хотите сравнить, и выберите стиль форматирования (по умолчанию — светло-красная заливка с темно-красным текстом).
- Нажмите ОК, чтобы подтвердить свой выбор.
Эти шаги быстро выделят все ячейки со значениями, превышающими указанный порог.
Создайте круговую диаграмму
Чтобы создать круговую диаграмму с помощью инструмента быстрого анализа, выполните следующие действия:
- Выберите диапазон данных, который вы хотите использовать для диаграммы, включая метки и значения.
- Нажмите кнопку «Быстрый анализ».
- В меню «Быстрый анализ» перейдите на вкладку «Диаграммы» и наведите указатель мыши на параметр «Круговая диаграмма». Вы увидите предварительный просмотр круговой диаграммы на своем листе.
- Нажмите на опцию «Круговая диаграмма», чтобы вставить диаграмму на свой лист. Кроме того, вы можете нажать «Дополнительные диаграммы», чтобы просмотреть другие типы графиков, доступные для ваших данных.
Поскольку мы создали диаграмму на основе таблицы, она по своей природе динамична: каждый раз, когда вы добавляете или удаляете новые записи в таблице, диаграмма автоматически обновляется, отражая изменения. Это очень полезная функция, если вы хотите визуализировать данные, которые постоянно меняются или растут.
После вставки диаграммы вы можете изменить ее стиль, макет и цвета в соответствии со своими предпочтениями и потребностями. Вы также можете добавлять или редактировать заголовки, метки, легенды и другие элементы, чтобы сделать график более информативным и привлекательным. Подробные инструкции см. в разделе Настройка диаграмм Excel.
Вставка спарклайнов
Чтобы быстро создавать спарклайны, то есть мини-диаграммы в отдельных ячейках, каждая из которых представляет строку данных из вашего выбора, вам нужно сделать следующее:
- Выделите диапазон данных, который вы хотите визуализировать, с помощью спарклайнов.
- Нажмите кнопку «Быстрый анализ».
- На вкладке «Спарклайны» выберите предпочтительный тип: «Линия», «Столбец» или «Выигрыш/проигрыш».
Это создаст спарклайны в соседнем столбце, обеспечивая сжатое визуальное представление ваших данных. Вы можете форматировать и настраивать спарклайны, используя вкладку «Спарклайны» на ленте.
Вот как можно использовать инструмент быстрого анализа для упрощения общих задач анализа данных. Итак, в следующий раз, когда вы будете работать с данными в Excel, помните об этом удобном инструменте. Мы надеемся, что этот урок был вам полезен и вы узнали сегодня что-то новое. 🙂
Рабочая тетрадь для скачивания
Использование инструмента быстрого анализа в Excel — примеры (файл .xlsx)
