Все, что вам нужно знать об истории версий Google Sheets
Это руководство поможет вам работать с историей версий и историей редактирования ячеек в Google Таблицах.
Google Таблицы имеют множество полезных функций. Одним из них является автоматическое сохранение ваших электронных таблиц с сохранением записей обо всех изменениях, внесенных в файл. Вы можете получить доступ к этим записям, просмотреть их и восстановить любую версию в любое время.
Что такое история версий в Google Sheets
Если вы привыкли делать копии своих электронных таблиц или дублировать вкладки для записи, вам пора перестать загромождать свой Диск 🙂 Теперь Google Таблицы автоматически сохраняют каждое редактирование и ведут журналы каждого изменения, чтобы вы могли их искать и сравнивать. Это называется история версий.
История версий реализована в виде специальной опции Google Sheets и показывает все изменения в одном месте.
Он содержит даты и время редактирования и имена редакторов. Он даже назначает каждому редактору цвет, чтобы вы могли видеть, что было изменено кем-либо конкретно.
Как просмотреть историю изменений в Google Sheets
Примечание. Эта функция доступна только владельцам электронных таблиц и пользователям с правами редактирования.
Чтобы просмотреть всю историю изменений в Google Таблицах, перейдите по ссылке Файл > История версий > Посмотреть историю версий:
Кончик. Другой способ вызвать историю редактирования Google Таблиц — нажать Ctrl+Alt+Shift+H на клавиатуре.
Это откроет боковую панель справа от вашей электронной таблицы со всеми подробностями:
Каждая запись на этой панели представляет собой версию электронной таблицы, которая отличается от приведенной ниже версии.
Кончик. Некоторые версии будут сгруппированы. Вы заметите эти группы по маленькому прямоугольному треугольнику:
Нажмите на треугольник, чтобы развернуть группу и увидеть всю историю версий Google Sheets:
Когда вы просматриваете историю версий Google Таблиц, вы увидите, кто и когда обновлял файл (имена, даты и время).
Нажмите на любую отметку времени, и Google Sheets покажет вам листы с содержимым, относящимся к этой дате и времени.
Вы также можете просмотреть изменения каждого редактора. Отметьте Показать изменения поле в нижней части боковой панели:
Вы сразу увидите, кто обновлял ячейки, потому что цвета их заливки будут соответствовать цвету кружков рядом с именами редакторов на боковой панели истории версий Google Sheets:
Кончик. Чтобы просмотреть каждое редактирование по отдельности и быстро перемещаться между ними, используйте стрелки рядом с Всего правок:
Как восстановить Google Sheets до предыдущей версии
Вы можете не только просматривать историю правок в Google Sheets, но и в любой момент восстановить ту или иную ревизию.
Как только вы найдете вариант электронной таблицы, который хотите вернуть, нажмите на зеленый Восстановить эту версию кнопка вверху:
Кончик. Если вы передумаете восстанавливать любую более раннюю версию, вместо этого щелкните стрелку, чтобы вернуться к текущей электронной таблице:
Версии имен в истории версий Google Sheets
Если вас устраивают некоторые варианты вашей электронной таблицы, вы можете назвать их. Пользовательские имена позволят вам впоследствии быстро найти эти версии в истории редактирования и предотвратят группировку других версий с именованными.
В меню Google Таблиц откройте Файл > История версий > Имя текущей версии:
Вы получите соответствующее всплывающее окно с предложением ввести новое имя:
Кончик. Вы можете назвать свои версии прямо из истории версий. Щелкните значок с тремя точками рядом с вариантом, который вы хотите переименовать, и выберите первый вариант, Назовите эту версию:
Введите новое имя и нажмите Enter на клавиатуре для подтверждения:
Примечание. Вы можете создать только 40 именованных версий для одной электронной таблицы.
Чтобы быстро найти этот вариант среди других в истории редактирования, переключите вид с Все версии к Именованные версии вверху истории версий:
В истории версий Google Sheets будут представлены только варианты с пользовательскими именами:
Кончик. Вы можете изменить или полностью удалить имя позже, используя тот же Больше действий значок:
Как сделать копии более ранних вариантов файлов (или удалить историю версий из электронных таблиц Google)
Вы можете удивиться, почему я упоминаю такие разные действия — копирование и удаление — в заголовке одного раздела.
Видите ли, многие из вас спрашивают, как удалить историю версий в ваших таблицах Google. Но дело в том, что такой возможности нет. Если вы являетесь владельцем электронной таблицы или имеете право на ее редактирование, вы сможете просматривать историю изменений в Google Sheets и восстанавливать более ранние версии.
Однако есть один вариант, который сбрасывает всю историю редактирования — скопировать версию:
Сделайте это, и вы получите предложенное имя и место на вашем Диске для этой копии. Конечно, вы можете изменить оба варианта и даже поделиться этой копией с теми же редакторами, у которых есть доступ к текущей электронной таблице:
Хит Сделать копию и эта версия появится на вашем Диске в виде отдельной электронной таблицы с пустой историей редактирования. Если вы спросите меня, это довольно надежная альтернатива удалению истории версий в Google Sheets;)
Посмотреть историю редактирования ячейки
Еще один способ просмотреть изменения — проверить каждую ячейку по отдельности.
Щелкните правой кнопкой мыши интересующую ячейку и выберите Показать историю изменений:
Вы мгновенно получите самые последние изменения: кто изменил эту ячейку, когда и какое значение было там раньше:
Используйте эти стрелки в правом верхнем углу, чтобы просмотреть другие изменения. Google Таблицы даже сообщают, было ли значение восстановлено из одной из более ранних версий:
Примечание. Есть некоторые правки, которые Google Sheets не отслеживает, и поэтому вы не сможете их проверить:
- Изменения в формате
- Изменения, внесенные формулами
- Добавленные или удаленные строки и столбцы
Это все, что вам нужно знать на данный момент, чтобы отслеживать изменения данных в ваших таблицах Google, а также управлять и восстанавливать любой вариант вашего файла в любое время.
