Стоит ли сохранять файлы в SharePoint или OneDrive?

Поскольку эти две службы синхронизируются внутри, это может вызвать путаницу у пользователей, из-за чего они не будут знать, какую службу использовать для сохранения своих файлов.

И SharePoint, и OneDrive — это онлайн-приложения для облачного хранилища, к которым вы можете получить доступ из одной учетной записи Microsoft 365. Поскольку эти две службы синхронизируются внутри, это может сбивать с толку пользователей, заставляя их не знать, какую службу использовать для сохранения файлов. Чтобы помочь вам принять решение, в сегодняшней статье мы сравним SharePoint с OneDrive на основе преимуществ хранения и доступа.

Ключевые различия между SharePoint и OneDrive

Самая большая разница между SharePoint и OneDrive заключается в том, что SharePoint — это система управления документами для всей команды, а OneDrive — это облачное хранилище для одного пользователя с одним идентификатором пользователя.

Оба имеют совершенно разные интерфейсы. OneDrive имеет внешний вид типичного облачного хранилища. Его знакомый интерфейс предназначен для поиска документов, открытия их онлайн, а затем навигации по файлам и папкам.

Напротив, SharePoint имеет внешний вид шаблона бизнес-сайта или «сайта SharePoint». Любые сохраненные файлы и папки доступны только через вашу интрасеть, экстрасеть или веб-сайт клиентского портала, который вам необходимо создать в первую очередь. Очевидно, что это очень уникальный и необычный подход к сохранению документов.

Еще одно заметное отличие заключается в том, что SharePoint Online не работает с обычной учетной записью OneDrive и недоступен при бесплатной подписке Microsoft 365, Basic, Personal или Family. Чтобы использовать SharePoint, вам всегда необходимо использовать план Microsoft 365 Business: Basic, Standard или Premium. При выборе между этими двумя вариантами важно иметь в виду, в дополнение к приведенным ниже пунктам.

1. Сотрудничество

Возможности совместной работы OneDrive весьма ограничены по сравнению с SharePoint. Например, другие пользователи не могут одновременно редактировать документы OneDrive или становиться соавторами, поскольку учетные записи OneDrive указаны только под одним идентификатором пользователя.

OneDrive поддерживает редактирование вручную другими пользователями при включении функции «Поделиться», что означает, что любой, у кого есть ссылка, может редактировать элемент. Изменение считается отдельным файлом, когда вы загружаете его в свою учетную запись OneDrive.

В зависимости от уровня доступа к сайту пользователи SharePoint могут совместно редактировать и удаленно редактировать свои документы, чтобы напрямую влиять на любые изменения на главном сайте (без присмотра). администратора). Представьте себе сотрудника, заполняющего отзыв, или клиента, отправляющего отзыв, который автоматически обновляется на веб-сайте.

Кроме того, в SharePoint имеется функция управления версиями, которая помогает автоматически сохранять версии файлов различных документов для отслеживания их исторических записей. В OneDrive вам придется хранить каждую версию файла несколько раз.

2. Различия в рабочем процессе

Рабочие процессы SharePoint более сложны, чем OneDrive. Во-первых, вам необходимо создать сайт SharePoint в качестве поддомена SharePoint или собственного личного домена. Затем администраторам сайта необходимо пригласить участников на свой сайт SharePoint по электронной почте. Это означает, что они должны быть «зарегистрированы» на сайте.

OneDrive не имеет таких требований к использованию. Чтобы обмениваться документами, вам не нужно подписывать других членов команды в свою учетную запись OneDrive. Они могут получить доступ ко всему, чем вы делитесь, если у них есть собственная учетная запись Microsoft.

Если вы являетесь администратором сайта SharePoint, вашей самой большой проблемой будет определение привилегий для каждого пользователя сайта. Например, если они просто гость или посетитель сайта, вы можете ограничить их статусом «только для чтения». Другие пользователи могут иметь более ограниченные права на редактирование в зависимости от их роли в организации.

Поскольку учетная запись OneDrive связана только с одним идентификатором пользователя, в ней отсутствует сложная иерархия правил SharePoint.

3. Ограничения хранения

И SharePoint, и OneDrive включены в планы Microsoft 365 Business, но SharePoint предлагает гораздо более высокие ограничения на хранилище. Максимальный объем хранилища, доступный в OneDrive, составляет 1024 ГБ (1 ТБ) при использовании плана Microsoft 365 Personal, Family или любого бизнес-плана.

Все планы SharePoint предлагают больше места, чем OneDrive. Если вы выберете «Активные сайты» в центре администрирования SharePoint, вы найдете как минимум 1,24 ТБ (1240 ГБ) хранилища для одного сайта. Максимальная емкость хранилища для всех ваших веб-сайтов, называемых «семействами сайтов», может составлять до 25 ТБ.

Примечание. Вы можете легко синхронизировать OneDrive со своей учетной записью SharePoint, чтобы воспользоваться дополнительным хранилищем. Использование кнопки «Синхронизировать» — один из самых простых способов добавить SharePoint в проводник Windows.

4. Размер файла и ограничение на загрузку файлов.

Если вашей компании необходимо хранить большие файлы и делиться ими, как SharePoint, так и OneDrive допускают ограничение на загрузку отдельных файлов до 250 ГБ. Оба допускают ограничение на загрузку и выгрузку сжатых файлов в 20 ГБ и могут синхронизировать файлы размером до 250 ГБ.

Хотя ограничения на загрузку файлов такие же, SharePoint предлагает больше возможностей с точки зрения ограничений на размер файлов. Он поддерживает списки из 30 миллионов файлов и папок по сравнению с 50 000 элементов в OneDrive. OneDrive позволяет копировать и вставлять 2500 элементов одновременно по сравнению с 300 000 в SharePoint. Наконец, OneDrive имеет ограничение на синхронизацию в 300 000 элементов. С SharePoint вы не столкнетесь с такими ограничениями.

5. Простота в использовании

Вы можете найти приложения SharePoint и OneDrive, перечисленные на панели мониторинга приложений Microsoft 365 в разделе «Приложения» или «Мои приложения». Выбрав один из них, вы перейдете на новую вкладку веб-браузера в Windows, Linux или Mac.

В отличие от OneDrive, SharePoint недоступен ни в каких пакетах приложений для iOS или Android.

И OneDrive, и SharePoint позволяют вам обмениваться несколькими файлами по электронной почте. Вы также можете поделиться ими в приложении Outlook, следуя его специальным правилам и создавая общие ссылки. Чтобы загрузить файл SharePoint, у получателя должен быть адрес электронной почты в Интернете, иначе он не будет получать уведомления.

Хотя OneDrive позволяет получать документы по электронной почте, он поддерживает несколько дополнительных методов. Например, вы можете загрузить OneDrive из Microsoft Store или Mac App Store. Он также поддерживает интеграцию с Linux.

6. Стоимость лицензирования

В среднем затраты на лицензирование OneDrive ниже и обеспечивают большую гибкость ценообразования. Первоначальная учетная запись OneDrive объемом 5 ГБ совершенно бесплатна, и вы можете перейти на тарифный план с объемом 50 ГБ всего за 9,99 долларов США в год.

Чтобы использовать SharePoint на базовом уровне, вам необходимо как минимум использовать план Microsoft 365 Business Basic, который стоит 6 долларов США в месяц. Все подписки SharePoint поддерживают 1 ТБ хранилища на сайт с максимальным ограничением 25 ТБ.

Помимо того, что файлы OneDrive дешевле, их легче обрабатывать на устройствах сторонних производителей. Вы можете делиться документами и папками OneDrive с помощью WhatsApp, Telegram, Signal, Wire и других приложений для чата.

Стоит ли сохранять файлы в SharePoint, OneDrive или Teams?

Когда дело доходит до OneDrive и SharePoint, оба имеют свои преимущества, как указано выше. Другое приложение Microsoft 365, Microsoft Teams (рабочая учетная запись), имеет ограничение на объем хранилища в 1 ТБ. Какой из этих трех вариантов следует использовать для сохранения файла?

Во-первых, помните, что учетные записи Teams Work используют SharePoint в качестве места хранения. Фактически вкладка «Файл» в канале Teams напрямую связана с папкой SharePoint. Когда вы сохраняете файлы в Teams, вы фактически используете лимит хранилища SharePoint.

OneDrive также может помочь сохранить любые файлы, используемые в Teams. На компьютере с Windows откройте приложение Teams, перейдите на вкладку «Синхронизация» и щелкните ее, чтобы переместить все документы Teams в OneDrive. SharePoint имеет более продвинутые функции, которые обеспечивают более глубокий уровень интеграции с Teams. Например, если у вас есть микросайт SharePoint для группы пользователей Microsoft 365, добавление новых участников группы автоматически зарегистрирует их на вашем микросайте.

В конечном итоге выбор OneDrive или SharePoint для хранения файлов зависит от ваших требований. Если вам просто нужен облачный шкаф для хранения файлов, OneDrive — лучший выбор, главным образом потому, что он стоит дешевле. Однако если ваши файлы и папки требуют какого-либо уровня совместной работы, имеет смысл переместить их из OneDrive в SharePoint.