Создавайте шаблоны электронной почты в новом Outlook и в Интернете.

В этом руководстве мы покажем вам, как создавать и использовать шаблоны электронной почты в новой версии Outlook и онлайн-версии.

Новый Outlook и сопутствующая ему веб-версия упростили многие задачи. Они также предоставляют более простой способ создания и использования шаблонов электронной почты. Но, как и многие другие интересные функции, эта скрыта от непосредственного просмотра. Это руководство покажет вам, как воспользоваться преимуществами шаблонов электронной почты в новом Outlook и веб-приложении.

Есть ли в новом Outlook шаблоны электронной почты?

Да, это так. В отличие от файлов .oft в классической версии для настольных компьютеров, для доступа к этим шаблонам не требуется копаться в многочисленных меню. Просто перейдите на вкладку «Сообщение» при составлении электронного письма, и вы увидите значок «Мои шаблоны» в разделе «Дополнительные параметры».

В новом Outlook Microsoft действительно сделала упор на простоту, а это означает, что некоторые расширенные функции недоступны. Хотя вы можете добавлять небольшие изображения и применять базовое форматирование, вы не найдете опций для предустановки полей сообщений, таких как «Кому», «Копия», «СК», «Тема» или прикреплять файлы.

По сути, шаблоны в новом Outlook созданы для небольшого текстового контента. Тем не менее, они по-прежнему полезны для создания единообразных электронных писем и экономии времени.

Как создавать шаблоны электронной почты в новом Outlook

Создать шаблон электронной почты в новом Outlook просто и понятно. Вот как вы можете это сделать:

1. Начните с создания нового сообщения или ответа на существующее.
2. Перейдите на вкладку «Сообщение».
3. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры» (…) в верхнем меню, а затем выберите «Мои шаблоны» в разделе «Надстройки».
   

4. Там вы найдете несколько образцов по умолчанию. Чтобы создать свой собственный шаблон, нажмите кнопку + Шаблон.
   

5. В предоставленных полях введите заголовок и содержание сообщения. Альтернативно, вы можете напрямую ввести и отформатировать свое сообщение в окне электронной почты, а затем скопировать и вставить его в шаблон – форматирование сохранится.
6. Если вы удовлетворены результатом, нажмите «Сохранить».
   

Вот и все! Все готово для ответа с помощью шаблона в новом Outlook.

При следующем запуске, создавая новое письмо, обратите внимание на кнопку «Мои шаблоны» на панели инструментов. Возможно, он находится прямо здесь и готов для доступа к вашим готовым ответам. Если вы не видите кнопку на панели инструментов, не волнуйтесь! Просто выполните вышеуказанные шаги еще раз, чтобы открыть панель.

Как использовать шаблоны электронной почты в новом Outlook

Использование готовых ответов в новом Outlook меняет правила игры в плане производительности. Вот простые шаги, чтобы вставить шаблон в ваши сообщения:

1. В сообщении, которое вы создаете или на которое отвечаете, перейдите на вкладку «Сообщение».
2. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры» и выберите «Мои шаблоны» в раскрывающемся меню.
3. На панели щелкните шаблон, который вы хотите использовать.

Сделанный! Всего за пару кликов заранее созданный контент будет вставлен в ваше электронное письмо.

Кончик. Создание и использование шаблонов в веб-версии Outlook.com выполняется по такому же простому процессу.

Как получить доступ к шаблонам в веб-приложении Outlook

Чтобы получить доступ к шаблонам электронной почты в Outlook в Интернете (Outlook 365 онлайн для рабочих и учебных учетных записей), вам необходимо сделать следующее:

1. В веб-приложении Outlook создайте новое письмо.
2. На вкладке «Сообщение» нажмите кнопку «Приложения».
3. Выберите «Мои шаблоны» из списка доступных приложений. Если оно не отображается, нажмите кнопку «Добавить приложения», чтобы добавить его.
   

4. Панель шаблонов появится в правой части экрана. Оттуда вы можете выбрать один из встроенных шаблонов или создать свои собственные.

Как редактировать шаблон электронной почты в новом Outlook и в Интернете

Редактировать шаблоны электронной почты в новом Outlook также невероятно просто. Просто выполните следующие действия:

1. Откройте панель «Мои шаблоны».
2. Найдите элемент, который хотите отредактировать, и щелкните значок «Редактировать шаблон» справа.
3. Внесите необходимые изменения в контент.
4. Закончив редактирование, нажмите «Сохранить», чтобы применить изменения.

Как удалить шаблон электронной почты в новом Outlook

Чтобы навсегда удалить определенный шаблон из Outlook, сделайте следующее:

1. Откройте панель «Мои шаблоны».
2. Найдите элемент, который хотите удалить, и щелкните значок «Удалить шаблон» справа.

Таким образом, вы можете легко навести порядок в своей библиотеке шаблонов и сохранить ее порядок в новом Outlook.

Невозможно сохранить шаблон: слишком большой для сохранения ошибка.

Если вы столкнулись с проблемой при попытке сохранить шаблон в новом веб-приложении Outlook или Outlook 365, вы, скорее всего, получите одну из этих ошибок:

• Этот шаблон слишком велик, чтобы его можно было сохранить. Уменьшите его, а затем попробуйте сохранить еще раз.
• Не удалось сохранить ваш шаблон. Пожалуйста, повторите попытку позже.

Причина. Эта проблема возникает, когда размер содержимого приложения «Мои шаблоны» превышает 32 КБ.

Решение. Чтобы решить эту проблему, удалите устаревшие элементы, которые вы больше не используете, или укоротите большие, чтобы уменьшить их размер. Убедитесь, что общий размер всех шаблонов не превышает 32 КБ.

Ограничения шаблонов электронной почты в новом Outlook и веб-приложении

Хотя в новом Outlook и онлайн-версии Outlook 365 приоритет отдается простоте и удобству для пользователя, у них есть некоторые недостатки по сравнению с классическими шаблонами Outlook .oft. Вот основные ограничения, о которых следует знать:

• Невозможность использовать графику и изображения. Хотя вы можете включать очень маленькие изображения или смайлы непосредственно в шаблоны электронных писем, использование более крупной графики недопустимо из-за ограничения в 32 КБ на общий размер всего контента.
• Невозможность прикрепить файлы. Еще одним ограничением является невозможность прикреплять файлы в шаблонах электронных писем. Это может быть неудобно, если вы часто отправляете сообщения с вложениями, поскольку вам придется каждый раз добавлять их вручную.
• Невозможность автозаполнения полей электронной почты. В отличие от шаблонов электронной почты в классическом настольном приложении Outlook, которые позволяют заранее определять поля сообщений, такие как «Кому», «Копия», «СК» и «Тема», в новом Outlook такая функция отсутствует. Вам нужно будет ввести эти данные вручную для каждого сообщения.

В целом, жертвуя некоторыми расширенными функциями, Outlook и его веб-приложение сосредоточены на том, чтобы сделать выполнение общих задач простым и быстрым. Вам следует учитывать эти плюсы и минусы с учетом ваших конкретных потребностей при выборе использования нового Outlook или возврата к старой версии.

Мои шаблоны отсутствуют в новом Outlook

После обновления Microsoft для нового Outlook в октябре 2023 года некоторые пользователи сообщили об исчезновении функции «Мои шаблоны» на вкладке «Сообщения». Хотя последующие обновления устранили эту проблему для многих, некоторые пользователи все еще могут с ней столкнуться. Если вы обнаружите, что приложение «Мои шаблоны» отсутствует в вашем Outlook, попробуйте следующие методы устранения неполадок:

Проверьте наличие обновлений

Убедитесь, что вы используете последнюю версию нового Outlook. Обновление до последней версии может решить проблему.

Проверьте, добавлены ли «Мои шаблоны» в ваш Outlook

В главном окне Outlook выполните следующие действия:

1. На верхней панели инструментов нажмите «Получить надстройки».
   

2. Убедитесь, что в разделе «Управляется администратором» добавлена ​​надстройка «Мои шаблоны».
   

Проконсультируйтесь с вашим администратором

Подтвердите у ИТ-администратора вашей организации, что «Мои шаблоны» включены на серверной стороне. Возможно, им потребуется изменить настройки, чтобы эта функция была доступна для вас.

Полнофункциональные шаблоны электронной почты для нового Outlook

Если вы обнаружите, что возможности встроенного приложения не совсем соответствуют вашим потребностям, наши общие шаблоны электронной почты могут быть именно тем, что вы ищете. Эта надстройка, удобно расположенная на отдельной панели, как и собственные шаблоны, предлагает все возможности традиционных шаблонов .oft и многое другое:

• Используйте шаблоны лично или поделитесь ими со своей командой.
• Предварительно заполните любые поля электронной почты, такие как «Копия», «СК» или «Тема».
• Вставляйте изображения и прикрепляйте файлы автоматически.
• Добавляйте заполняемые текстовые поля, раскрывающиеся списки и календари выбора дат.
• Применяйте базовое форматирование в встроенном редакторе или создавайте красивые проекты на основе HTML.
• Вставляйте разные части шаблона в зависимости от конкретных условий, чтобы ваши сообщения всегда были актуальными.
• Динамически извлекайте соответствующую информацию из листов Excel и вставляйте ее в сообщение там, где это необходимо.
• Персонализируйте свои электронные письма разными способами, например, вставив имя получателя в приветствие и строку темы.

Самое приятное то, что общие шаблоны электронной почты работают во всех современных версиях Outlook. Независимо от того, используете ли вы Windows или Mac, новый Outlook, классическое настольное приложение или Outlook Online, вы можете получить к ним доступ с любого устройства. Просто загрузите бесплатную версию с Microsoft AppSource и кто знает, возможно, он станет вашим новым любимым инструментом электронной почты! 😊

Вас также может заинтересовать