Создание форм (форм) в Access 2016

Создание формы для вашей базы данных может сделать ввод данных более удобным. Когда вы создаете форму, вы можете спроектировать ее в соответствии с вашей базой данных.

В этом уроке вы узнаете, как создавать и изменять формы. Вы также узнаете, как использовать параметры формы, такие как элементы управления дизайном и свойства формы, чтобы убедиться, что форма работает именно так, как вы хотите.

В этом руководстве в статье будет использоваться образец базы данных. Если вы хотите отслеживать, вы можете загрузить образец файла базы данных Access 2016. Вам нужно будет установить Access 2016 на свой компьютер, чтобы открыть файл примера.

Как создать форму (форму)

1. Как создать форму
2. О подчиненной форме (subform)
3. Добавьте в форму дополнительные поля
   1. Как добавить поле в форму
   2. Как добавить поле из другой таблицы
   3. Добавить функции управления дизайном
4. Поле со списком
   1. Как создать поле со списком
5. Настройте параметры формы с помощью Листа свойств
6. Изменить настройки формы
   1. Как скрыть поле
   2. Как настроить поле для автоматического заполнения текущей даты
7. Упражняться!

Как создать форму

Access упрощает создание форм из любой таблицы в базе данных. Любая форма, которую вы создаете из таблицы, позволит вам просматривать данные, уже находящиеся в этой таблице, и добавлять новые данные. Создав форму, вы можете изменить ее, добавив дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как поля со списком.

1. На панели навигации выберите таблицу, которую вы хотите использовать для создания формы. Открывать доску не нужно.

2. Выберите вкладку «Создать», найдите группу «Формы» и щелкните команду «Форма».

3. Ваша форма будет создана и открыта в режиме макета.

4. Чтобы сохранить форму, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя формы и нажмите кнопку ОК.

О подчиненной форме (subform)

Если вы создали форму из таблицы, содержимое которой связано с другой таблицей, ваша форма может включать подчиненные формы. Подчиненная форма – это форма данных, которая отображает связанный контент в табличном формате. Например, подчиненные формы, включенные в созданную вами форму «Клиенты», будут отображать связанные заказы клиентов.

Вам не нужно включать эту подчиненную форму, потому что вы можете использовать форму клиентов только для ввода и просмотра контактной информации. Если вы обнаружите, что подчиненная форма вам не нужна, вы можете легко ее удалить. Для этого просто щелкните по нему и нажмите клавишу Delete на клавиатуре.

Однако подформы часто бывают весьма полезными. В зависимости от содержимого и источника формы вы можете обнаружить, что подчиненная форма содержит полезную информацию, как в примере ниже. В форме «Заказы» подчиненная форма содержит название, количество и цену каждого элемента в заказе. Это вся полезная информация.

Добавьте в форму дополнительные поля

Когда вы используете команду «Форма» для существующей таблицы, все поля из таблицы включаются в форму. Однако, если вы позже добавите в таблицу дополнительные поля, эти поля не будут автоматически отображаться в существующих формах. В подобных ситуациях вы можете добавить в форму дополнительные поля.

Как добавить поле в форму

1. Выберите вкладку «Дизайн», затем найдите группу «Инструменты» справа от ленты.

2. Щелкните команду Добавить существующие поля.

3. Появится панель управления списком полей. 4. Дважды щелкните нужное поле (поля).

4. Поле будет добавлено.

Вы также можете использовать описанную выше процедуру для добавления полей в полностью пустую форму. Просто создайте форму, щелкнув команду «Пустая форма» на вкладке «Создать», затем выполните указанные выше действия, чтобы добавить нужные поля.

Как добавить поле из другой таблицы

Вы также можете добавить в форму поля из разных таблиц своей базы данных.

1. На панели управления «Список полей» нажмите «Показать все таблицы».

2. Щелкните знак плюса + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить, затем дважды щелкните нужное поле. Будут добавлены новые поля.

Добавить функции управления дизайном

Функции управления дизайном устанавливают ограничения на поля в форме. Это дает вам больший контроль над тем, как данные вводятся в вашу форму, тем самым помогая поддерживать целостность вашей базы данных.

Поле со списком

Поле со списком – это раскрывающийся список, который можно использовать в форме вместо поля. Поле со списком ограничивает информацию, которую пользователи могут вводить, заставляя их выбирать только те параметры, которые вы указали.

Полезное поле со списком для школ с ограниченным количеством действительных ответов. Например, вы можете использовать поля со списком, чтобы при вводе адреса люди вводили только допустимый штат в США или просто выбирали продукты, которые уже существуют в базе данных.

Как создать поле со списком

1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн», затем найдите группу «Элементы управления».

2. Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.

3. Выберите желаемое место для поля со списком. Появится линия, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком. В этом примере он будет помещен между полем «Город» и «Добавить в список рассылки».

4. Появится диалоговое окно мастера Combo Box Wizard. Выберите «Я буду вводить нужные мне значения», затем нажмите «Далее».

5. Введите параметры, которые должны появиться в раскрывающемся списке. Каждый вариант должен находиться в отдельной строке. В этом примере создается поле со списком для поля «Добавить в список рассылки»? в форме, поэтому мы введем все возможные действительные ответы для этой школы. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из заполненного поля со списком: «Нет», «Да» – еженедельно и «Да» – «Особые события и предложения».

6. При необходимости измените размер столбца, чтобы отображался весь текст. Когда вы будете довольны своим объявлением, нажмите Далее.

7. Выберите Сохранить это значение в этом поле, затем щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите поле, которое вы хотите выбрать, из записанного поля со списком. Сделав свой выбор, нажмите Далее.

8. Введите метку или имя, которое появится рядом с полем со списком. Как правило, следует использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.

9. Щелкните Готово. Поле со списком появится в форме. Если вы создали поле со списком для замены текущего поля, вы должны удалить первое поле. В этом примере вы можете заметить, что теперь есть два поля с одинаковым именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому оба нам не нужны. Я удалю тот, без поля со списком.

10. Переключитесь в представление формы, чтобы установить флажок в поле со списком. Просто щелкните стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что в списке указаны правильные варианты. Поля со списком теперь можно использовать для импорта данных.

Если вы хотите включить раскрывающийся список с различными параметрами и не хотите импортировать их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере поля со списком: я хочу получить значения из другого таблица или запрос. Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля в таблице.

Некоторые пользователи сообщают, что Access не может работать с формой. Если у вас возникли проблемы с выполнением любого из представлений макета, попробуйте переключиться в представление «Дизайн».

Настройте параметры формы с помощью Листа свойств

Лист свойств – это панель управления, содержащая подробную информацию о вашей форме и ее компонентах. На странице свойств вы можете вносить изменения в каждую часть формы, как в функции, так и в интерфейсе.

Лучший способ ознакомиться со списком свойств – открыть его и выбрать в нем параметры. Когда вы выбираете параметр, Access отображает краткое описание параметра на нижней левой границе окна программы.

Обратите внимание, когда вы изменяете форму и ее поля. Вы можете внести незначительные изменения в страницу свойств. Поскольку существует так много вариантов, иногда бывает трудно вспомнить, какие из них вы использовали для изменения каждого аспекта формы.

Изменить настройки формы

На странице свойств слишком много вариантов, чтобы подробно обсуждать все в этой статье. В статье будут рассмотрены только два полезных элемента. В поле «Скрытие и настройка» есть параметр «Даты», который автоматически подставляет текущую дату. Практика этих процессов также поможет вам понять, как работать с другими настройками окна свойств.

Как скрыть поле

1. В режиме просмотра «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду “Свойства”.

2. На правой панели появится окно свойств. В форме выберите поле, которое хотите скрыть. В этом примере мы скроем поле «Идентификатор клиента», потому что мы не хотим, чтобы какой-либо пользователь пытался его редактировать.

3. На странице свойств щелкните вкладку «Все», затем найдите параметр «Видимый» в пятой строке.

4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка в правом столбце и выберите Нет.

5. Переключитесь в представление формы, чтобы убедиться, что поле скрыто.

Как настроить поле для автоматического заполнения текущей даты

1. В режиме просмотра «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду “Свойства”.

2. На правой панели появится окно свойств. В форме выберите школу, в которой вы хотите автоматически указать текущую дату. Это должно быть поле с типом данных даты. В примере в этой статье будет выбрано поле «Дата получения» в форме «Заказы».

3. На странице свойств щелкните вкладку «Данные», а затем выберите поле «Значение по умолчанию» в четвертой строке. Нажмите кнопку «Построитель выражений», которая появляется в столбце справа.

4. Откроется диалоговое окно «Построитель выражений». В списке «Элементы выражения» щелкните слова «Общие выражения».

5. В списке Common Expressions дважды щелкните Current Date.

6. Будет добавлено выражение для текущей даты. Затем нажмите ОК.

7. Переключитесь в представление формы, чтобы убедиться, что выражение работает. Когда вы создаете новую запись с помощью этой формы, поле измененной даты автоматически заполняется текущей датой.

Упражняться!

1. Откройте базу данных практики, упомянутую выше.
2. Создайте форму из таблицы «Клиенты».
3. Удалить подчиненные формы.
4. Создайте поле со списком. Добавьте в поле со списком следующие параметры:
   1. Роли
   2. Дарем
   3. Hillsborough
   4. Кэри
   5. Чапел-Хилл
   6. Гарнер
   7. Шарлотта
5. Сохраните значение в поле City и пометьте поле со списком как NC City List. По завершении работы с мастером поля со списком нажмите «Готово».
6. Переключитесь в режим формы и щелкните стрелку раскрывающегося списка в поле со списком, которое вы создали. Вы увидите список городов.

Узнать больше:

1. Создавайте запросы к данным в Access 2016 от простого к сложному
2. Редактировать таблицы в Access 2016
3. Работа с данными в Access 2016