Основные принципы управления знаниями, которые должен знать каждый

Как вы понимаете поток информации, с которым вы сталкиваетесь ежедневно как работник умственного труда или учитесь на протяжении всей жизни? Ответ кроется в управлении личными знаниями (PKM).

Как вы понимаете поток информации, с которым вы сталкиваетесь ежедневно как работник умственного труда или учитесь на протяжении всей жизни? Ответ заключается в управлении личными знаниями (PKM) — системе, которая помогает вам эффективно собирать, организовывать и использовать то, что вы изучаете.

Основные принципы управления знаниями, которые должен знать каждый. Рисунок 1

Что такое управление личными знаниями? Почему это важно?

Управление личными знаниями (PKM) — это структурированный и целенаправленный подход к сбору, организации и использованию информации из различных источников, включая личный опыт, книги, статьи, подкасты, социальные сети и т. д.

Система управления персональными знаниями помогает вам сделать эти знания доступными и полезными, позволяя вам устанавливать значимые связи и использовать то, что вы знаете, для создания, решения проблем или принятия более эффективных решений.

Основные принципы управления знаниями, которые должен знать каждый. Рисунок 2.

ПКМ устраняет одно из основных ограничений мозга: сохранение памяти. Хотя наш мозг отлично умеет генерировать идеи, формировать связи и решать проблемы, он не оптимизирован для хранения и извлечения информации, особенно в долгосрочной перспективе — это часто становится более очевидным с возрастом.

Вот тут-то и пригодится система ПКМ, которая повысит вашу продуктивность за счет создания второго мозга, дополняющего ваши когнитивные способности.

У большинства людей уже есть какая-то система управления знаниями, однако иногда они неэффективны или фрагментированы.

Например, до того, как я узнал о ПКМ, я создал частную группу в WhatsApp (без участников), где хранил случайные мысли, цитаты из книг и идеи, которые не хотел забывать. Хотя временно это работало, оно не было масштабируемым и организованным, и поиск конкретных заметок позже стал проблемой.

Отличной отправной точкой для оптимизации вашей системы личного управления является понимание ее основных компонентов или принципов.

Собирайте и храните знания

Приобретение и хранение знаний предполагает сбор информации из различных источников и ее хранение в доверенной внешней системе. Наш мозг лучше генерирует идеи, чем хранит их, поэтому цель — передать их во внешнюю систему.

Некоторые эффективные методы сбора и хранения знаний включают в себя:

1. Ведение заметок. Вы можете предпочесть аналогичный метод записи в физическом блокноте или использовать специальные приложения для заметок или инструменты управления личными знаниями, такие как Apple Notes, Google Keep, Obsidian или Logseq.
2. Закладка: сохраняйте статьи, видео и другие онлайн-ресурсы с помощью таких инструментов, как Pocket, Instapaper или Readwise, чтобы сохранить ценную информацию для дальнейшего использования.
3. Аудио/видео записи. Используйте инструменты записи голоса или приложения для видеоконференций, такие как Zoom или Microsoft Teams, для записи собраний, интервью или лекций.

Основные принципы управления знаниями, которые должен знать каждый. Рисунок 3

Какой бы способ вы ни выбрали, главное — записать все в одном центральном месте или, по крайней мере, убедиться, что в конечном итоге все будет там. Распределенная система, в которой заметки разбросаны по нескольким блокнотам, приложениям или листам бумаги, затрудняет поиск и «поражает» цель PKM.

Ваш инструмент записи должен быть легко доступен, например, карманный блокнот или приложение, которое синхронизируется на нескольких устройствах, поскольку идеи часто приходят тогда, когда вы меньше всего их ожидаете, поэтому важно иметь систему, на которую вы можете быстро переключиться. На этом этапе вам, возможно, не придется беспокоиться об идеальном хранении ваших заметок или идей, поскольку у вас будет время сделать это на следующем этапе.

Организация и извлечение знаний

Этот шаг гарантирует, что собранные вами знания организованы таким образом, чтобы их можно было легко извлечь при необходимости, установить значимые связи и эффективно использовать. Чтобы эффективно организовать или обработать информацию, подумайте о том, как вы в будущем сможете получить к ней доступ и понять ее. Хорошо организованная система ПКМ будет выполнять две основные задачи:

1. Приоритизируйте актуальность: не вся информация стоит того, чтобы ее хранить. Систематизация позволяет фильтровать то, что важно, и отбрасывать все остальное.
2. Побуждайте к действию. Организованные знания легче понять и применить, будь то превращение заметок совещаний в практические задачи, углубление обучения или синтез идей для проекта.

Итак, вы хотите создать логическую и связную структуру при организации информации. Эта система должна быть адаптирована к вашим индивидуальным потребностям и рабочему процессу. Вот несколько подходов, которые следует учитывать:

1. Папки и теги: используйте папки или теги для группировки связанной информации. Например, вы можете систематизировать заметки по проектам, темам или направлениям (например, «Рабочие проекты»,
2. Личное развитие или Здоровье и фитнес). Теги добавляют определенный слой, чтобы вы могли легко искать заметки по ключевым словам.
3. Связывание: используйте инструменты, которые упрощают связывание заметок или идей (например, Obsidian или Logseq). Это имитирует работу вашего мозга, создавая сеть связей, которая помогает вам увидеть взаимосвязи между различными частями знаний.
4. Добавьте соответствующий контекст: например, дату, время, место или источник — обеспечьте систему отсчета, которая поможет вам вспомнить. Кроме того, попробуйте обобщить информацию своими словами, так как это поможет вам усвоить материал, а также убедиться, что вы его действительно понимаете.

Систематически организуя свои знания, вы создаете логическую структуру, которая позволяет вам быстро находить, извлекать и использовать информацию. По мере того, как вы накапливаете больше знаний и ваши потребности развиваются, ваша структура PKM будет адаптироваться к новым рабочим процессам, приоритетам и инструментам.

Распространение и применение знаний

Управление личными знаниями по-настоящему оживает, когда информация распространяется и применяется. Один из наиболее эффективных способов закрепить то, что вы узнали и освоили, — поделиться этим с другими. Это может быть посредством обучения, сотрудничества с коллегами или случайного обсуждения.

Помимо обмена, ценность системы управления личными знаниями заключается в ее способности предоставлять информацию для ваших решений и направлять ваши действия. Вы можете превратить информацию, хранящуюся в вашей системе PKM, в списки дел или цели. Например, электронные письма и заметки со встреч можно превратить в практические задачи, а записи из блокнота для руководства можно использовать для улучшения командной динамики.

В конечном итоге ваша система управления личными знаниями может стать мощным инструментом для творческого решения проблем, обнаруживая связи между, казалось бы, несвязанными идеями. Это позволяет вам находить творческие решения, которые не очевидны.

Короче говоря, хорошо спроектированная система управления личными знаниями — это основа для сбора, организации и применения знаний для улучшения обучения, принятия решений и творчества. Интегрировав эти принципы в свою повседневную жизнь, вы сможете превратить разрозненные идеи в значимые идеи и практические результаты.

Дэвид Пак

Обновление от 20 декабря 2024 г.