Как запланировать мероприятие на несколько дат в Outlook
В этой статье показано, как легко планировать события в Outlook на несколько дат, независимо от того, происходят ли они регулярно или нерегулярно.
Microsoft Outlook предлагает ряд инструментов, упрощающих планирование, включая возможность назначать собрания или встречи, повторяющиеся в несколько дат. Если вы пытаетесь запланировать событие, которое происходит нерегулярно, поначалу это может показаться немного запутанным. Но с помощью этого руководства вы быстро научитесь настраивать несколько мероприятий по любому расписанию, которое вам нужно, чтобы сэкономить время и держать всех в курсе событий.
Как запланировать событие на несколько дат в Outlook
Если вам нужно настроить повторяющееся событие на регулярные даты, будь то еженедельное собрание, ежемесячная регистрация или встреча раз в две недели, Outlook упрощает это благодаря функции повторения.
В классической версии Outlook выполните следующие действия, чтобы создать событие на несколько дат, соответствующее вашему расписанию:
- Создайте новое событие. В календаре Outlook перейдите на вкладку «Главная» > «Новая группа» и нажмите «Новая встреча» или «Новое собрание».
- Настройте повторение. На вкладке «Встреча» или «Собрание» окна события в группе «Параметры» нажмите «Повторение». Или вы можете нажать «Сделать повторяющимся» внутри самого события.
- Укажите детали повторения. В диалоговом окне «Повторение встречи» вы можете настроить следующие параметры в соответствии со своим расписанием:
- Диапазон повторения — укажите дату окончания или установите количество повторений, чтобы контролировать продолжительность повторения события.
- Время — введите время начала, время окончания и продолжительность серии событий.
- Схема повторения — выберите, как часто вы хотите, чтобы событие повторялось. Вы можете настроить его повторение ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно или по определенным шаблонам, например, каждый понедельник или каждый второй вторник.
- Диапазон повторения — укажите дату окончания или установите количество повторений, чтобы контролировать продолжительность повторения события.
После настройки шаблона повторения нажмите «ОК», чтобы вернуться в главное окно событий.
- Завершите и сохраните событие. Вернувшись в окно «Серия встреч» или «Серия встреч», введите любые дополнительные сведения, такие как название, местоположение и описание. При желании пригласите участников, указав их адреса электронной почты. Когда вы будете готовы, нажмите «Сохранить и закрыть», чтобы сохранить мероприятие в календаре, или «Отправить», чтобы сохранить мероприятие и отправить приглашения участникам.
Созданное вами событие немедленно появится в вашем календаре Outlook, запланированное на несколько дат, установленных в вашем шаблоне повторения. В нашем случае это собрание команды, которое происходит каждую среду:
Как пакетно создавать события в новом календаре Outlook и в Интернете
Создать событие, которое регулярно повторяется в несколько дат, несложно как в новом Outlook, так и в Outlook в Интернете. Просто выполните следующие действия, чтобы запланировать повторяющееся мероприятие:
- Начать новое мероприятие. В представлении календаря нажмите «Новое событие», чтобы открыть окно сведений о событии.
- Добавьте детали. На вкладке «Мероприятие» введите необходимую информацию, такую как название, местоположение и список участников, которых вы хотите пригласить.
- Выберите дату и время. Введите дату первого события, затем укажите время начала и окончания.
- Установите событие как повторяющееся. Чтобы сделать это событие рассчитанным на несколько дат, нажмите «Сделать повторяющимся».
- Выберите шаблон повторения. В окне «Повтор» выберите желаемый шаблон повторения (например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно) и, при необходимости, укажите дату окончания серии. Когда закончите, нажмите Сохранить.
- Просмотрите и сохраните. Вернувшись в главное окно события, просмотрите детали и интервал повторения.
- Если это личное событие, нажмите «Сохранить», чтобы добавить его в свой календарь.
- Для встреч с другими участниками нажмите «Отправить», чтобы сохранить мероприятие и отправить приглашения участникам.
Благодаря этим шагам ваше повторяющееся событие, созданное в пакетном режиме, появится в календаре Outlook во все указанные даты.
Как запланировать мероприятие на несколько нерегулярных дат в Outlook
Если ваши события не следуют обычному шаблону, вы все равно можете запланировать их на несколько дат в Outlook, используя простой метод копирования:
- Создайте первое событие. В календаре Outlook настройте событие для первой даты, как обычно: перейдите на вкладку «Главная», затем выберите «Новая встреча». Введите такие данные, как название, местоположение и время, и сохраните их.
- Скопируйте событие. После сохранения первого события вернитесь в календарь. Удерживая клавишу Ctrl, перетащите событие и перенесите его на следующую нужную вам дату.
- Повторить для всех дат. Повторите процесс копирования для каждой даты, в которую должно произойти событие.
Примечание. В настоящее время этот метод работает только в классическом (старом) Outlook и недоступен в новом приложении или в веб-версии Outlook.
Как обновить событие с несколькими датами в Outlook
Если вам нужно настроить детали повторяющегося события, например дату, время, место или участников, Outlook предоставляет возможность внести эти изменения во всю серию или только в один экземпляр.
Как изменить повторяющееся событие в классическом Outlook
Чтобы обновить событие, происходящее в несколько дат в классическом Outlook, выполните следующие действия:
- Дважды щелкните любой экземпляр повторяющейся встречи или собрания, чтобы открыть его.
- Outlook спросит, хотите ли вы открыть одно вхождение или всю серию:
- Только это — выберите этот вариант, чтобы редактировать только выбранное событие.
- Вся серия — выберите этот вариант, чтобы редактировать все случаи события.
- Измените детали, участников или любую другую соответствующую информацию. Чтобы изменить шаблон повторения, нажмите «Изменить повторение» в окне события.
- По завершении нажмите «Сохранить и закрыть» для встреч или «Отправить обновление» для встреч, чтобы сохранить изменения.
Как изменить повторяющееся событие в новом Outlook и в Интернете
Изменение повторяющегося события в новом приложении Outlook и в Интернете аналогично классическому приложению, но с некоторыми дополнительными опциями:
- В сетке календаря щелкните правой кнопкой мыши экземпляр повторяющегося события и выберите «Изменить».
- Выберите один из вариантов редактирования:
- Это событие — измените только это единственное событие.
- Это и все последующие события — обновите этот экземпляр и все последующие.
- Все события серии – вносите изменения во всю серию.
Альтернативно вы можете дважды щелкнуть событие, чтобы открыть его, а затем выбрать нужный вариант редактирования в верхней части окна.
- При необходимости обновите детали. Чтобы настроить шаблон повторения, нажмите «Изменить» в разделе даты и времени.
- После завершения выберите «Сохранить» или «Отправить», в зависимости от того, встреча это или собрание.
Примечания:
- Вы не можете изменить детали встречи, если вы являетесь приглашенным, а не организатором.
- Если вы удалите участника из одного экземпляра повторяющегося собрания, он все равно будет приглашен на другие экземпляры серии.
Как удалить несколько событий календаря в Outlook
Управление календарем часто включает не только добавление событий, но и их удаление, когда они больше не нужны. Вот краткое руководство о том, как удалить несколько событий календаря в Outlook, независимо от того, используете ли вы классическое или новое приложение или Outlook в Интернете.
Как удалить повторяющиеся события из классического календаря Outlook
Если вам нужно удалить несколько событий, входящих в повторяющуюся серию, Outlook предоставляет варианты для их массового удаления:
- В представлении календаря щелкните любое событие в серии, чтобы выбрать его.
- На вкладке Серия встреч в группе Действия нажмите Удалить и выберите один из следующих вариантов:
- Удалить вхождение — удаляет только выбранное вхождение.
- Удалить серию – удаляет всю серию повторяющихся событий.
Альтернативно вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши любой экземпляр события в календаре, выбрать «Удалить», а затем выбрать, следует ли удалить только это событие или всю серию.
Как удалить повторяющиеся события из нового календаря и Интернета Outlook
В новом приложении Outlook и Outlook в Интернете вы можете аналогичным образом удалить повторяющуюся серию. Щелкните правой кнопкой мыши событие в календаре, нажмите «Удалить», а затем выберите один из трех доступных вариантов:
- Это событие – удаляет только выбранное вхождение.
- Это и все последующие события — удаляет выбранное событие и все будущие события.
- Все события в серии – удаляет всю серию повторяющихся событий.
Примечание. Параметр «Удалить» недоступен для событий, в которых участвуют другие участники. В этом случае вам необходимо отменить событие, а не удалять его, как описано ниже.
Как отменить повторяющиеся события в Outlook
Если в вашей серии мероприятий есть другие участники, вам необходимо отменить ее, чтобы удалить ее из календаря. Вот как это сделать в классическом Outlook:
- В календаре Outlook выберите любое событие из серии.
- На вкладке «Серия совещаний» в группе «Действия» нажмите «Отменить собрание» и выберите один из следующих вариантов:
- Отменить появление
- Отменить серию
Альтернативно вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по четному значению и выбрать «Отмена» в контекстном меню.
- В открывшемся окне мероприятия нажмите «Отправить отмену».
Это приведет к удалению собраний из календаря Outlook и отправке участникам уведомлений об отмене.
В новом Outlook и в Интернете вы можете аналогичным образом отменить серию повторяющихся событий. Разница в том, что вы можете выбрать один из 3 вариантов:
- Это событие – отменяет только выбранное событие.
- Это и все последующие события — отменяет выбранное событие и все будущие события.
- Все события в серии — отменяет всю серию повторяющихся событий.
Примечание. В некоторых случаях отмена мероприятия может не удалить его из календаря, а только изменить статус на «Отменено». В этом случае щелкните правой кнопкой мыши серию отмененных событий и выберите «Удалить» (в классической версии Outlook) или «Удалить серию» (в новой версии Outlook и в Интернете).
Советы по планированию нескольких событий в Outlook
Управлять несколькими событиями в календаре Outlook можно проще, если воспользоваться несколькими полезными советами:
- Установите напоминания. Установите напоминания для каждого события, чтобы получать уведомления заранее и оставаться готовыми.
- События календаря с цветовой кодировкой. Используйте цветовые категории, чтобы визуально организовать ваши мероприятия и быстро найти то, что вам нужно. Вы также можете применить условное форматирование, чтобы автоматически выделять собрания и встречи разными цветами на основе определенных критериев.
- Подтвердите часовые пояса. Для мероприятий с участниками из разных часовых поясов убедитесь, что время указано точно, чтобы избежать путаницы. При необходимости вы можете отобразить несколько часовых поясов в календаре Outlook.
- Проверьте наличие конфликтов. Регулярно просматривайте свой календарь на предмет дублирующихся событий или конфликтов. При необходимости скорректируйте даты и время, чтобы предотвратить двойное бронирование.
- Избегайте овербукинга. Планируя повторяющиеся мероприятия, просмотрите другие элементы в своем календаре, чтобы убедиться, что ваши даты не совпадают с существующими обязательствами.
Благодаря этим советам и рекомендациям вы теперь готовы справиться со всем: от повторяющихся встреч до разовых мероприятий, проводимых в несколько дат. Удачного планирования, и пусть ваш внешний вид всегда будет в полной гармонии 🙂