Как добавить общий почтовый ящик в Outlook (классический, новый и веб-приложение)

Вот четкое пошаговое руководство по добавлению общего почтового ящика в Outlook 365 (старый, новый и веб-приложение), отправке из него электронных писем и установке его в качестве адреса отправителя по умолчанию.

Общий почтовый ящик в Outlook упрощает совместную работу, позволяя нескольким людям получать доступ, отправлять и получать электронные письма с одного адреса. Это может быть невероятно полезно для команд, которым необходимо управлять общим адресом электронной почты, например, для отделов продаж или поддержки клиентов. В этом руководстве вы узнаете, как добавить общий почтовый ящик в Outlook.

Что такое общий почтовый ящик?

Общий почтовый ящик — это особый тип почтового ящика в Outlook, который позволяет нескольким пользователям получать доступ к сообщениям и управлять ими с общего адреса электронной почты. Он обычно используется командами для выполнения общих обязанностей, таких как ответы на запросы клиентов, управление запросами на обслуживание, координация командных задач или управление любыми коммуникациями, для которых выгодна централизованная точка контакта.

Помимо электронной почты, общие почтовые ящики также могут включать общий календарь, который позволяет членам команды координировать графики и совместно управлять встречами.

В отличие от обычного почтового ящика, общий почтовый ящик не требует отдельного имени пользователя и пароля. Вместо этого авторизованные пользователи могут получить к нему доступ через свои учетные записи Outlook.

Ключевые особенности общего почтового ящика включают в себя:

• Централизованная связь. Все электронные письма на общий адрес хранятся в одном месте, что позволяет членам команды всегда оставаться в курсе событий.
• Отправить от имени. Члены команды могут отправлять электронные письма от имени общего почтового ящика, сохраняя единый стиль общения.
• Общий календарь. Общие почтовые ящики в Outlook включают функцию календаря для планирования групповых мероприятий и управления ими.

Общие почтовые ящики предназначены для использования в среде Exchange Server как локально, так и в облаке с Exchange Online, например учетными записями Microsoft 365.

Примечание. Общий почтовый ящик не следует путать с общей папкой Outlook. Первый предназначен для управления электронной почтой из одной учетной записи, второй используется для обмена файлами и документами между несколькими пользователями.

Кончик. Если вы используете общий почтовый ящик в Outlook, рассмотрите возможность пойти дальше и поделиться шаблонами электронной почты со своей командой. Это может сэкономить еще больше времени при ответе на повторяющиеся сообщения.

Как добавить общий почтовый ящик в Outlook (классическое настольное приложение)

Прежде чем использовать общий почтовый ящик в Outlook, ваш администратор Microsoft 365 должен создать его и добавить вас в качестве участника. Как только это будет сделано, перезапустите Outlook, и общий почтовый ящик должен автоматически появиться на панели папок.

Если общий почтовый ящик не отображается в Outlook автоматически, вы можете добавить его вручную, выполнив следующие действия:

1. Откройте Outlook. Запустите классическое приложение Outlook.
2. Доступ к настройкам учетной записи. Нажмите на вкладку «Файл» в верхнем левом углу ленты. На вкладке «Информация» выберите «Настройки учетной записи», а затем нажмите «Настройки учетной записи» в раскрывающемся списке.
   

3. Выберите целевой аккаунт. В окне «Настройки учетной записи» на вкладке «Электронная почта» выберите учетную запись электронной почты, к которой подключен общий почтовый ящик, и нажмите «Изменить».
   

4. Доступ к дополнительным настройкам. В окне «Изменить учетную запись» нажмите «Дополнительные настройки».
   

5. Вкладка «Дополнительно». В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку «Дополнительно» и нажмите «Добавить».
   

6. Добавьте общий почтовый ящик. Введите адрес электронной почты общего почтового ящика, который вы хотите добавить (например, support@my-company.com), и нажмите «ОК».
   

7. Подтвердите добавление почтового ящика. Общий почтовый ящик теперь появится в разделе «Открыть эти дополнительные почтовые ящики» на вкладке «Дополнительно». Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
   

8. Завершите процесс. Нажмите «Далее», затем «Готово» и, наконец, «Закрыть», чтобы сохранить изменения.

Общий почтовый ящик теперь должен появиться на панели папок Outlook и быть готовым к использованию.

Примечания:

• Появление вновь созданного почтового ящика может занять несколько минут. Если он не отображается сразу, подождите немного, затем закройте и перезапустите Outlook.
• Чтобы общий почтовый ящик автоматически добавлялся в Outlook 365, администратор учетной записи Microsoft 365 должен предоставить полный доступ пользователю с включенным автоматическим сопоставлением.

Как настроить общий почтовый ящик в новом Outlook

После того как администратор вашей организации добавил вас в качестве участника, закройте и перезапустите новый Outlook. Общий почтовый ящик должен автоматически появиться на панели папок слева. В новом Outlook общие почтовые ящики добавляются в виде подпапок в раздел «Доступно мне» в учетной записи, с которой связан определенный почтовый ящик.

Если общий почтовый ящик не отображается автоматически в новом приложении Outlook, выполните следующие действия, чтобы добавить его вручную:

1. На панели навигации выберите Почта.
2. На панели папок щелкните правой кнопкой мыши имя своей учетной записи или щелкните три точки рядом с ним, а затем выберите «Добавить общую папку или почтовый ящик» в контекстном меню.
   

3. Найдите почтовый ящик. Введите имя или адрес электронной почты почтового ящика, участником которого вы являетесь. По мере ввода Outlook будет отображать список совпадений. Выберите нужный почтовый ящик из списка.
   

4. После выбора общего почтового ящика нажмите кнопку «Добавить», чтобы завершить процесс.
   

Общий почтовый ящик теперь должен появиться на панели папок в разделе «Доступно мне», что позволит вам получить доступ к его содержимому и управлять электронной почтой. Нажмите на имя почтового ящика, чтобы развернуть или свернуть его, как и в случае с основным почтовым ящиком.

Как добавить общий почтовый ящик в Outlook в Интернете

В отличие от версии для настольного компьютера, Outlook в Интернете не отображает общий почтовый ящик автоматически. Чтобы одновременно отслеживать электронную почту как из основной учетной записи, так и из общего почтового ящика, необходимо добавить общий почтовый ящик вручную. Вот как:

1. Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.
2. Доступ к общей папке или почтовому ящику:
   • Для почтовых ящиков Exchange Online (например, Microsoft 365) щелкните правой кнопкой мыши Папки на левой панели или щелкните три точки рядом с ним, а затем выберите Добавить общую папку или почтовый ящик.
   • Для локальных почтовых ящиков Exchange щелкните правой кнопкой мыши имя основного почтового ящика и выберите вышеуказанный параметр в контекстном меню.

   

3. В диалоговом окне «Добавить общую папку» введите имя или адрес электронной почты почтового ящика, к которому вы хотите получить доступ, и нажмите «Добавить».

В Outlook Online общие почтовые ящики отображаются под папками, содержащими ваш основной почтовый ящик.

Как отправить электронное письмо из общего почтового ящика в Outlook

Отправить электронное письмо из общего почтового ящика в Outlook очень просто. Хотя действия могут незначительно отличаться в зависимости от используемой вами версии Outlook, обычно процесс выглядит следующим образом:

1. Создайте сообщение или ответьте на него. Начните новое сообщение или откройте электронное письмо, на которое хотите ответить или переслать.
2. Выберите общий адрес электронной почты. Нажмите поле «От» в окне сообщения и выберите общий адрес электронной почты из раскрывающегося списка.
   

3. Если общий адрес электронной почты не указан:
   • В классическом Outlook: выберите «Другой адрес электронной почты» в раскрывающемся списке «От». Введите общий адрес электронной почты в поле «От…» и нажмите «ОК».
     

   • В новом Outlook и в Интернете: выберите «Другой адрес электронной почты», начните вводить общий адрес электронной почты, а затем выберите его из списка совпадений.
     

4. Составьте и отправьте электронное письмо. Завершите сообщение и нажмите «Отправить».

Как только вы отправите хотя бы одно электронное письмо из общего почтового ящика, его адрес автоматически появится в раскрывающемся списке «От» для дальнейшего использования.

Когда вы отправляете сообщение из общего почтового ящика, получатели будут видеть только общий адрес электронной почты, а не ваш личный адрес электронной почты.

Можете ли вы добавить общий почтовый ящик в избранное в Outlook?

В классической версии Outlook вы можете добавить общий почтовый ящик в избранное, как и любой другой. Это можно сделать двумя способами:

• Перетащите. Просто перетащите общий почтовый ящик или его конкретную папку, например «Входящие», в раздел «Избранное».
• Меню, вызываемое правой кнопкой мыши. Щелкните правой кнопкой мыши общий почтовый ящик или определенную папку, а затем выберите «Добавить в избранное».

К сожалению, в новом Outlook и веб-версии добавление общего почтового ящика в избранное в настоящее время не поддерживается. Это ограничение означает, что, хотя вы и можете управлять общим почтовым ящиком, вы не сможете добавить его в избранное для более быстрого доступа.

Как добавить пользователей в общий почтовый ящик Outlook

Добавление или удаление пользователя в общий почтовый ящик в Outlook — это задача, которую должен выполнить администратор учетной записи Microsoft 365 вашей организации. Вот как это сделать:

1. Сначала войдите в Центр администрирования Microsoft 365 по адресу admin.microsoft.com.
2. На левой панели перейдите к разделу Общие почтовые ящики.
3. Выберите почтовый ящик, в который вы хотите добавить участника.
   

4. В области сведений перейдите в раздел Участники и нажмите Изменить.
   

5. Добавьте пользователей. На панели «Участники общего почтового ящика» нажмите «Добавить участников». Затем вы можете добавлять пользователей, выбирая их из списка или используя поле поиска, чтобы найти конкретных пользователей.
   

6. Удаление пользователей. Чтобы удалить участника, выберите пользователя в списке и нажмите «Удалить участников».
   

После добавления пользователи получат доступ к общему почтовому ящику. Возможно, им придется перезапустить Outlook, чтобы изменения вступили в силу.

Как просмотреть участников общего почтового ящика Outlook

К сожалению, невозможно просмотреть участников общего почтового ящика непосредственно в Outlook — будь то классическое, новое или веб-приложение.

Только администратор Microsoft 365 может видеть всех пользователей общего почтового ящика в Центре администрирования Microsoft 365. Если вам необходимо узнать участников определенного почтового ящика, обратитесь за этой информацией к администратору вашей организации.

Как сделать общий почтовый ящик отправителем по умолчанию в Outlook

Чтобы установить общий почтовый ящик в качестве отправителя по умолчанию в Outlook, вам необходимо добавить его как отдельную учетную запись в свой профиль Outlook. После добавления вы можете сделать его учетной записью по умолчанию для отправки электронных писем. Вот шаги, которые необходимо выполнить:

1. Добавьте общий почтовый ящик в качестве учетной записи. В классической версии Outlook выберите «Файл» > «Добавить учетную запись». Введите адрес общего почтового ящика и нажмите «Подключиться».
   

2. Войдите, используя свои учетные данные. В диалоговом окне «Вход» введите свой адрес электронной почты и пароль, затем нажмите «Войти».
   

3. Дождитесь завершения настройки. Дайте Outlook пару минут, чтобы настроить новую учетную запись электронной почты. Перезапустите приложение, если будет предложено.
   

4. Установите общий почтовый ящик в качестве учетной записи по умолчанию. Откройте «Файл» > «Настройки учетной записи» > «Настройки учетной записи», выберите учетную запись общего почтового ящика и нажмите «Установить по умолчанию».
   

5. Установите адрес отправителя по умолчанию для всех учетных записей. Если у вас есть несколько учетных записей в Outlook и вы хотите, чтобы общий почтовый ящик использовался по умолчанию для всех новых сообщений, выберите «Файл» > «Параметры» > «Почта», прокрутите вниз до раздела «Отправить сообщения» и выберите «Всегда использовать учетную запись по умолчанию при создании новых сообщений». вариант.
   

При этих настройках все электронные письма, которые вы отправляете в Outlook, по умолчанию будут отправляться с адреса общего почтового ящика.

Примечания:

• Это решение применимо только в классическом Outlook. Новый Outlook в настоящее время не поддерживает этот метод.
• Чтобы этот подход работал, у вас должны быть права полного доступа к общему почтовому ящику.

Как удалить общий почтовый ящик из Outlook

Способ удаления общего почтового ящика зависит от вашей версии Outlook и способа добавления почтового ящика – автоматически, вручную или как отдельная учетная запись электронной почты.

Как удалить общий почтовый ящик из настольного приложения Outlook

Если общий почтовый ящик был добавлен вручную через дополнительные настройки учетной записи Exchange, его можно удалить в тех же настройках:

1. В классическом настольном приложении Outlook выберите «Файл» > «Настройки учетной записи» > «Настройки учетной записи».
2. Выберите свою учетную запись и нажмите Дополнительные настройки.
3. Перейдите на вкладку «Дополнительно».
4. Выберите общий почтовый ящик, который хотите удалить, и нажмите «Удалить».
   

5. В появившемся подтверждающем сообщении нажмите Да, чтобы подтвердить удаление.
   

Если общий почтовый ящик не указан на вкладке «Дополнительно», это может быть по одной из следующих причин:

• Автоматически добавлено. Общие почтовые ящики, добавленные посредством автоматического сопоставления невозможно удалить вручную. Вам нужно будет обратиться за помощью к администратору вашей организации.
• Добавлен как отдельный аккаунт. Если дополнительная общая учетная запись электронной почты был настроен в вашем Outlook, вы можете удалить эту учетную запись через «Файл» > «Настройки учетной записи».

Примечание. Приведенные выше инструкции относятся к классическому (старому) Outlook. В новом приложении Outlook пользователи не могут самостоятельно удалить общий почтовый ящик. Чтобы удалить его, обратитесь за помощью к администратору Microsoft 365.

Как удалить общий почтовый ящик из Outlook в Интернете

Удаление общего почтового ящика из веб-версии Outlook — простой процесс, который можно выполнить всего за пару кликов:

1. В списке папок щелкните общий почтовый ящик правой кнопкой мыши.
2. Выберите Удалить общую папку в контекстном меню.

Вот и все! Общий почтовый ящик будет удален из веб-приложения Outlook.

Не могу удалить общий почтовый ящик из Outlook

Если вы не можете удалить общий почтовый ящик из Outlook или он продолжает появляться при перезапуске или обновлении приложения, скорее всего, он был добавлен с помощью функции автоматического сопоставления, включенной администратором вашей учетной записи Microsoft 365.

В этой ситуации попросите администратора выполнить одно из следующих действий:

• Удалить вас из общего почтового ящика участников. Это приведет к потере доступа к почтовому ящику.
• Отключите автоматическое сопоставление. Администратор может отключить разрешение на полный доступ к почтовому ящику, а затем повторно назначить разрешение с отключенным автоматическим сопоставлением. Подробные инструкции можно найти в документации Microsoft: Удалить автоматическое сопоставление для общего почтового ящика Outlook.

В заключение отметим, что настройка общего почтового ящика в Outlook — отличный способ упростить общение и командную работу без необходимости пересылать сообщения или делиться личными учетными данными электронной почты. Следуя этому руководству, вы сможете обеспечить всем членам вашей команды доступ к важным электронным письмам и командным событиям, сохраняя при этом все организованным и эффективным.

Вас также может заинтересовать