Как добавить HTML-подпись в Outlook

В этом руководстве представлено пошаговое руководство о том, как вставить HTML-подпись в Outlook и настроить версию в виде обычного текста, чтобы она правильно отображалась во всех ваших сообщениях на разных устройствах и клиентах.

Вы создали потрясающую подпись Outlook с помощью онлайн-генератора или шаблона. Следующим шагом будет добавление его в Microsoft Outlook. К сожалению, встроенной возможности прямого импорта HTML-кода вашей подписи нет. Но, как это часто бывает, есть обходной путь 😊

Зачем использовать подпись электронной почты HTML в Outlook?

Подписи HTML имеют ряд преимуществ перед обычными текстовыми аналогами, улучшая внешний вид и функциональность ваших электронных писем. Вот ключевые преимущества:

• Профессиональный внешний вид. HTML-подписи позволяют включать изображения, логотипы и стилизованный текст, подчеркивая вашу индивидуальность и внимание к деталям.
• Постоянство бренда. Благодаря использованию элементов брендинга вашей компании, таких как цвета, шрифты и логотипы, ваши электронные письма будут соответствовать вашему корпоративному имиджу.
• Интерактивные элементы. Подписи электронной почты в формате HTML могут включать интерактивные ссылки на ваш веб-сайт, профили в социальных сетях и другие важные ресурсы, помогая получателям быстро получить доступ к вашим последним обновлениям и профессиональной информации.
• Повышенная читаемость. С помощью HTML вы можете использовать разные размеры, цвета и стили шрифтов, чтобы выделить важную информацию, делая вашу подпись более читабельной.
• Четкая организация. Подпись в формате HTML позволяет аккуратно организовать ваши контактные данные, позволяя получателям легко найти ваш номер телефона, адрес электронной почты и другую соответствующую информацию.
• Рекламные возможности. Вы можете использовать свою HTML-подпись для рекламы предстоящих событий, специальных предложений или новых продуктов, включая баннеры или рекламные сообщения.

В целом, подписи HTML не только улучшают эстетику ваших электронных писем, но и предоставляют расширенные функциональные возможности, которые просто не могут предложить обычные текстовые подписи.

Теперь, когда вы понимаете преимущества, давайте начнем с добавления HTML-подписи в Outlook.

Как добавить HTML-подпись в Outlook

Классическое настольное приложение Outlook, включая Outlook 365 – 2016, хранит подписи электронной почты в специальной папке локально на вашем компьютере. Чтобы настроить html-подпись, вам просто нужно скопировать ее код в соответствующий файл в этой папке. Вот как это сделать:

1. Создайте новую пустую подпись в Outlook. Чтобы добавить новую подпись в Outlook, сделайте следующее:
   • Перейти к Файл вкладка > Параметры > Почта > Подписи.
   • В Подписи и канцелярские товары диалоговое окно, нажмите Новый.
   • Назовите свою новую подпись и сохраните ее, не делая ничего больше.

   

   Это создаст пустую подпись без какого-либо содержимого в Outlook и создаст файл .htm в Подписи папка на вашем компьютере, куда вы позже добавите свой HTML-код.

   Дополнительные сведения см. в разделе Как настроить подпись в Outlook.

2. Найдите папку «Подписи». Чтобы быстро перейти к папке, в которой хранятся подписи электронной почты, в Параметры Outlook окно, нажмите кнопку Подписи… кнопку, удерживая клавишу Ctrl. Это мгновенно откроет папку в проводнике.
   

   Если этот ярлык не работает, вы можете вручную перейти к папке по этому адресу:

   C:\Users\Имя пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

3. Закрыть Outlook. Оставив проводник открытым, ненадолго вернитесь в Outlook и закройте программу. Это необходимо для обеспечения правильной синхронизации HTML-кода, который вы собираетесь добавить.
4. Найдите файл подписи .htm. В проводнике найдите файл .htm, соответствующий имени вашей вновь созданной подписи. Имейте в виду, что для каждой подписи Outlook создает 3 файла (.htm, .rtf и .txt), поэтому обязательно откройте файл с расширением .htm.

   Если вы не видите расширения файлов, нажмите Вид > Показывать > Расширения имен файлов на панели инструментов Проводника. Альтернативно, вы можете проверить Тип столбец и выберите файл, помеченный как HTML-документ или HTML-документ Chrome.
   

5. Откройте файл подписи .htm. Щелкните правой кнопкой мыши файл .htm и выберите Редактировать в Блокноте или Редактировать в Блокноте++ или другой текстовый редактор, который вы установили.
   

   Если Редактировать опция недоступна в контекстном меню, щелкните файл правой кнопкой мыши, наведите курсор на Открыть с помощьюзатем нажмите Выбрать другое приложениеи выберите предпочитаемый текстовый редактор из списка программ.

6. Скопируйте HTML-код вашей подписи. Откройте файл, содержащий HTML-код вашей подписи, так же, как вы открывали файл подписи Outlook .htm. Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить весь код, а затем нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать его, или щелкните правой кнопкой мыши выделенный фрагмент и выберите Копировать.
   

7. Добавьте HTML-код в свою подпись Outlook. Это ключевой шаг, на котором вы заменяете часть HTML-кода Outlook своим собственным. Внимательно следуйте этим инструкциям, чтобы избежать ошибок.
   • Вернитесь к файлу подписи Outlook .htm, открытому в Блокноте или другом текстовом редакторе.
   • Прокрутите вниз до конца кода и найдите раздел, начинающийся с
     .
   • Выберите этот раздел, включая открывающий и закрывающий теги
     , и замените его HTML-кодом для вашей собственной подписи.

   Сохраняя предопределенные классы и стили Outlook, этот метод гарантирует правильное отображение вашей пользовательской подписи в различных почтовых клиентах.
   

   Если вы не уверены в редактировании кода:

   Если у вас мало или совсем нет опыта работы с HTML или вы не уверены в правильности изменения кода, вы можете заменить все содержимое файла кодом вашей подписи:

   • Нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать все содержимое файла .htm.
   • Нажмите клавишу «Delete» или «Backspace» на клавиатуре, чтобы удалить все.
   • Когда файл станет пустым, нажмите Ctrl + V, чтобы вставить скопированный HTML-код вашей подписи.

   После вставки кода сохраните файл, нажав Ctrl + S, или перейдите к Редактировать > Сохранять. После сохранения вы можете закрыть Блокнот или другой текстовый редактор, который вы использовали.

8. Откройте Outlook и проверьте свою HTML-подпись. Откройте Outlook и создайте новое электронное письмо, чтобы проверить новую подпись.
   • При необходимости вы можете внести коррективы с помощью редактора визуальных подписей в Outlook.
   • Чтобы ваша новая HTML-подпись автоматически добавлялась ко всем новым сообщениям, ответам и переадресациям, вы можете установить ее в качестве подписи Outlook по умолчанию.

Кончик. Если вы создали красивую подпись с помощью онлайн-генераторов, которые не предоставляют HTML-код, вы все равно можете использовать ее в Outlook. Просто скопируйте и вставьте «визуальную» версию прямо в редактор подписей Outlook. Отсюда вы можете внести необходимые изменения, например добавить изображения, вставить гиперссылки и отформатировать текст по своему вкусу. Таким образом, вы по-прежнему можете получить профессиональную и персонализированную подпись без использования HTML-кода.

Как настроить текстовую версию HTML-подписи

Когда вы создаете подпись электронной почты в формате HTML с пользовательскими цветами, изображениями и ссылками, имейте в виду, что она может выглядеть не так, как задумано для всех. Некоторые получатели могли включить Читать всю стандартную почту в виде обычного текста вариант в их Центр управления безопасностью Outlook настройки. В результате все форматирование, изображения и гиперссылки будут удалены из вашей подписи, а также из тела сообщения.

Хотя вы не можете сохранять какие-либо графические элементы в текстовых электронных письмах (поскольку формат их не поддерживает), вы можете быть уверены, что ваши гиперссылки по-прежнему будут работать. Это можно сделать, включив полный URL-адрес в текстовую версию вашей HTML-подписи.

Вот как настроить текстовую версию подписи электронной почты в классическом Outlook:

1. Откройте папку с подписями. Откройте папку, в которой Outlook хранит ваши подписи, как описано в шаге 2. здесь.
2. Найдите файл .txt. Найдите файл .txt с тем же именем, что и подпись, которую вы хотите отредактировать.
   

3. Отредактируйте текстовую версию. Дважды щелкните файл .txt, чтобы открыть его в текстовом редакторе по умолчанию. Внесите необходимые изменения, например удалите лишние разрывы строк и замените текст типа «www.company.com» полным URL-адресом, чтобы он правильно отображался в электронных письмах в виде обычного текста.
   

4. Сохраните изменения. После внесения изменений сохраните файл. Сочетание клавиш Ctrl + S работает в большинстве текстовых редакторов.

Кончик. После внесения этих изменений рекомендуется создать резервную копию подписи Outlook. Изменения в виде обычного текста будут перезаписаны, если вы позже измените HTML-версию своей подписи в Outlook, поэтому сохранение резервной копии гарантирует, что вы не потеряете свою работу.

Как вставить HTML-подпись в новый Outlook и в Интернете

В отличие от классического настольного приложения Outlook, которое хранит подписи локально на вашем компьютере, новый Outlook хранит подписи в облаке, синхронизируя их с вашим почтовым ящиком. Хотя копия ваших подписей также может храниться где-то локально, добавление туда подписи HTML не сработает, поскольку она будет перезаписана или удалена во время следующей синхронизации. Единственный возможный способ добавить HTML-подпись в новом Outlook и веб-версии — вручную вставить визуальную версию в редактор подписей.

Выполните следующие действия, чтобы добавить подпись электронной почты в формате HTML в новый Outlook и в Интернете:

1. Нажмите кнопку Настройки значок шестеренки в правом верхнем углу, а затем перейдите к Счета> Подписи в новом Outlook; Почта > Написать и ответить в Outlook в Интернете.
2. Нажмите кнопку Новая подпись кнопка.
3. Скопируйте свою подпись из онлайн-генератора, шаблона или электронного письма, где она у вас есть, и вставьте в поле редактора.
4. После вставки проверьте свою подпись, поскольку некоторые элементы (например, изображения, шрифты или гиперссылки) могут копироваться неправильно. Внесите необходимые изменения, например повторно добавьте изображения или гиперссылки или исправьте проблемы с пробелами.
5. При желании установите добавленную подпись по умолчанию, чтобы она автоматически добавлялась во все ваши электронные письма.
6. Нажмите Сохранять чтобы добавить новую подпись в новую версию Outlook или веб-версию.

Дополнительные сведения см. в разделе Как делать подписи в новом Outlook и в Интернете.

10 советов по созданию эффективной подписи электронной почты

Создание эффективной подписи электронной почты может существенно повлиять на восприятие ваших электронных писем. Вот несколько советов, которые помогут вам создать запоминающуюся подпись:

1. Будьте проще. Не загромождайте свою подпись слишком большим количеством информации. Придерживайтесь важных деталей, таких как ваше имя, должность, компания и контактная информация.
2. Используйте читаемые шрифты. Выбирайте шрифты, которые чисты, легко читаются и передают профессионализм. Избегайте использования слишком большого количества разных шрифтов или цветов, из-за которых ваша подпись может выглядеть загроможденной.
3. Включите ссылки на социальные сети. Если уместно, добавьте ссылки на свои профессиональные профили в социальных сетях, чтобы получателям было проще связаться с вами.
4. Разместите логотип вашей компании. Добавление логотипа вашей компании может помочь укрепить ваш бренд и сделать ваши электронные письма более профессиональными.
5. Используйте разделители. Используйте разделители, такие как линии или тире, чтобы отделить разные фрагменты информации или разные разделы вашей подписи.
6. Добавьте призыв к действию. Подумайте о том, чтобы включить призыв к действию, например рекламу компании, ссылку на вашу последнюю публикацию в блоге или приглашение подключиться к LinkedIn.
7. Оптимизация для мобильных устройств. Убедитесь, что ваша подпись электронной почты удобна для мобильных устройств, поскольку многие получатели будут просматривать ваши электронные письма на своих смартфонах.
8. Держите это последовательным. Если у вас несколько учетных записей электронной почты, постарайтесь, чтобы ваша подпись была одинаковой во всех них. Это помогает поддерживать целостный профессиональный имидж.
9. Тестируйте на разных устройствах. Отправьте себе тестовые электронные письма и проверьте, как они отображаются на настольных компьютерах и мобильных устройствах. Убедитесь, что все ссылки работают, изображения отображаются корректно и форматирование сохраняется.
10. Регулярно обновляйте. Регулярно проверяйте и обновляйте свою подпись, чтобы отразить любые изменения в вашей контактной информации, названии должности или брендинге компании.

В заключение, добавление HTML-подписи в Outlook может показаться незначительной деталью, но оно может оказать большое влияние на ваше профессиональное общение. Следуя инструкциям, описанным в этом руководстве, вы сможете создать подпись электронного письма, которая не только будет выглядеть великолепно, но и придаст вашим сообщениям изюминку 😊

Вас также может заинтересовать