Чем отличаются SharePoint и OneDrive?

Обеспечение безопасности ваших данных, обеспечение доступа к ним из любого места и обмен ими с другими — ключ к современной работе. Microsoft предлагает для этого два инструмента: OneDrive и SharePoint.

Но чем отличаются SharePoint и OneDrive? И какой из них лучше для вас? Давайте узнаем подробности из следующей статьи!

1. Разные целевые аудитории

Microsoft OneDrive — это облачная служба хранения файлов для отдельных лиц или небольших групп. Вы можете использовать его как личное хранилище конфиденциальных данных, которыми вы делитесь с небольшой группой. Полная интеграция с приложениями Office делает его отличным выбором, если вы студент, фрилансер или индивидуальный предприниматель.

Microsoft SharePoint — это облачная система управления контентом для оптимизации совместной работы в команде. Вы можете создавать сайты SharePoint для хранения файлов и делать их доступными для определенных отделов или всей организации. Пользователи на сайте SharePoint могут просматривать и, в зависимости от разрешений, редактировать работу других.

Microsoft рекламирует эти продукты по-разному. OneDrive позиционируется как облачное хранилище для частных лиц и малого бизнеса. Напротив, SharePoint ориентирован на предприятия и корпорации и ориентирован на улучшение командной работы, а не просто на использование в качестве решения для хранения данных.

2. Обмен файлами и совместная работа

Совместная работа и обмен файлами стали намного проще с Microsoft SharePoint. В OneDrive только владелец файла может контролировать, кто просматривает, редактирует файлы и предоставляет к ним общий доступ. SharePoint позволяет центральным администраторам назначать разные уровни доступа каждому пользователю или группе.

SharePoint имеет интуитивно понятный интерфейс и такие функции, как обновления статуса, оповещения о сроках и уведомления об отслеживании проектов. Это упрощает управление проектами так, как OneDrive не предлагает. Вы также можете интегрировать Yammer — службу социальной сети — в SharePoint. Это позволяет членам команды общаться напрямую.

Хотя обе платформы позволяют пользователям создавать библиотеки файлов для организации контента, в SharePoint ими проще управлять и перемещаться. Это становится более важным соображением по мере увеличения объемов данных. Итак, если вы отдаете предпочтение простоте совместной работы и совместного использования файлов, SharePoint — правильный выбор.

И OneDrive, и SharePoint позволяют вам получать доступ к вашим данным с любого устройства, независимо от вашего местоположения. Оба поддерживают синхронизацию между устройствами, что позволяет при необходимости передавать данные для локального использования на любом устройстве. Таким образом, обе платформы предлагают в этом аспекте практически одинаковые функции.

3. Безопасность и конфиденциальность

Microsoft приняла серьезные меры для обеспечения безопасности обоих сервисов. Благодаря шифрованию данных в реальном времени вы можете создавать резервные копии своих данных в SharePoint и OneDrive. Более того, если вы случайно удалите файл, вы сможете восстановить его из корзины на обеих платформах. Однако в SharePoint вы можете восстанавливать только те файлы, которые можете редактировать.

Microsoft использует инструменты обнаружения вирусов для сканирования файлов, загруженных в SharePoint и OneDrive. Это помогает защитить ваши файлы и пространство для хранения в Интернете. Если обнаружено, что файл заражен вирусом, каждая служба немедленно уведомит пользователя. Администраторы SharePoint могут заблокировать доступ пользователей к любым зараженным файлам в базе данных.

Несмотря на эти меры безопасности, вы должны знать о потенциальных рисках при обмене файлами на любой платформе. Избегайте случайного обмена файлами с неавторизованными участниками и тщательно управляйте разрешениями на редактирование, чтобы избежать потери и кражи данных. Вам также следует ограничить чрезмерный доступ, чтобы упростить управление данными и безопасность.

4. Цены и хранение

В бесплатном плане OneDrive предлагает 15 ГБ памяти, чего достаточно для личного использования. Если вам нужно больше места, у вас есть два варианта. Вы можете подписаться на Microsoft 365 Basic, которая предлагает 100 ГБ за 1,99 доллара США в месяц. Или вы можете выбрать Microsoft 365 Personal, который предлагает 1 ТБ хранилища за 6,99 долларов США в месяц.

Примечание. Автономный план OneDrive называется Microsoft 365 Basic. Имейте это в виду, чтобы избежать путаницы.

Напротив, SharePoint не предлагает бесплатный план. Его автономный план стоит 5 долларов США за пользователя в месяц и предоставляет до 1 ТБ хранилища на пользователя. Кроме того, вы можете приобрести SharePoint в рамках плана Microsoft 365 Business. Это предоставляет администраторам до 25 ТБ места для хранения веб-сайта.

Цена и хранилище SharePoint делают совместную работу более доступной. OneDrive, особенно с бесплатным планом, лучше подходит для индивидуальных потребностей.

5. Более продвинутые функции

SharePoint предлагает некоторые расширенные функции, которых нет в OneDrive. Функция веб-публикации позволяет публиковать важные документы непосредственно на внешнем веб-сайте вашей компании с помощью интегрированной системы управления контентом. Это позволяет сотрудникам или потребителям загружать эти документы, когда они им понадобятся.

SharePoint также позволяет добавлять приложения на внутренние страницы или веб-сайты, создавать порталы для сотрудников, просматривать формы и т. д. Он также позволяет автоматизировать задачи на основе действий пользователя, например отправку новых файлов по электронной почте определенной команде или руководителю проекта. OneDrive не предоставляет эту функцию.

Что лучше использовать: SharePoint или OneDrive?

Если вы человек без команды или владелец малого бизнеса, которому не требуется интенсивное сотрудничество и большой объем хранилища, OneDrive может удовлетворить ваши потребности. Однако SharePoint предпочтительнее, если вы управляете большой командой, требующей частого сотрудничества и большего объема хранилища данных.

Вы также можете использовать обе службы, поскольку план SharePoint включает OneDrive. Вы можете использовать OneDrive для хранения конфиденциальных документов компании, таких как бизнес-планы и финансовые отчеты, при этом ограничивая доступ определенным участникам. Тем временем вы можете создать сайт SharePoint для совместной работы над менее конфиденциальными документами, такими как политики, расписания и данные обучения.

Кроме того, вы можете синхронизировать OneDrive с SharePoint, что делает использование инструмента и Microsoft Teams более удобным для улучшения совместной работы в команде.

Короче говоря, OneDrive лучше всего подходит для личного использования, а SharePoint лучше подходит для совместной работы в больших группах.