Автоматическое создание отчетов в Word из таблицы данных Excel

При создании отчетов в Word с использованием данных из таблиц Excel люди обычно выполняют две задачи:

• Иов А : Введите данные в таблицу Excel для расчета.

• Работа B : Откройте документы Word, чтобы обновить результаты расчетов из Excel (текст отчета обычно не сильно меняется).

фигура 1 : Excel, данные за предыдущий период использованы для отчетов за июль 2005 г.

При большом количестве данных обновление документов Word вручную вызывает затруднения и требует больших затрат. Существует способ автоматически связывать данные из Excel с документами Word, поэтому вам нужно выполнить работу B только один раз, а затем каждый раз, когда вы заканчиваете работу A, Word автоматически обновляет изменения, и вы только распечатываете отчет, не выполняя повторную работу B.

Например, мы рассматриваем отчет о пассажирских перевозках 4 производителей автомобилей HTX, LTD, QD и CT. Каждый месяц вам нужно включать данные текущего месяца и предыдущего месяца, чтобы сравнивать увеличение и уменьшение. Сейчас нам нужно провести анализ данных в августе 2005 года.

Шаг 1 ( работа А ): В H.1 у нас есть таблица Excel с данными за предыдущий период (июль 2005 г.) с формулами для расчета общего количества пассажиров, что увеличивает количество пассажиров по сравнению с прошлым месяцем. нам просто нужно ввести данные отчетного месяца, Excel автоматически рассчитает оставшиеся числа. После завершения импорта он рассчитывается с данными за текущий период (август 2005 г.) как H.2.

фигура 2 : Excel, данные за текущий период использованы для отчетов за август 2005 г.

Шаг 2: В H.3 проанализируйте данные, полученные в H.1. Что необходимо сделать, так это скорректировать данные предыдущего периода в данных этого периода в этой таблице анализа (т. Е. Изменить H.3 на H.4). Теперь мы свяжем данные из Excel в Word, чтобы следующие периоды нужно было исправить только в Excel, а затем сообщим Word автоматически обновлять данные из Excel.

Сначала перейдите в электронную таблицу Excel, скопируйте поле данных, необходимое как C2 в H.2 (поле выделено в H.2), а затем перейдите в Word и поместите курсор в то место, где вам нужно исправить данные (непосредственно перед число 272601 в H.3). Удалите значение 272 601 в H.3, затем нажмите на Правка> Специальная вставка меню, Специальная паста появится панель. Вы выбираете Вставить ссылку> Неформатированный текст а потом ОК (эти операции временно называются «Вставить ссылку»), новая часть вставляется как 273,780, как в H.4, но фон этого числа 273,780 серый. Проделайте то же самое с другими рисунками, которые нужно изменить. (Обратите внимание, что при копировании из Excel вы должны скопировать всю ячейку, а не просто ввести номер и скопировать).

Рисунок 3 : Word, анализируя данные H.1

Обратите внимание: если область Вставить ссылку не серая, выполните следующие действия: перейдите к Инструменты> Параметры меню выберите Вид вкладка Затенение поля Выбрать Всегда тогда ОК .

В частности, для цифр, которые могут иметь отрицательное или положительное значение, и это значение влияет на текст в документе Word, это немного сложнее. Что касается снижения на 44,44% в H.3: предыдущий месяц уменьшился на 44,44%, потому что значение в Excel было -44,44 соответственно (в H.1). В этом месяце значение в таблице Excel составляет 16,39 (в H.2), мы должны отображать текст как увеличение на 16,39% в Word. Как сделать следующее: сначала вы открываете электронную таблицу Excel (H.2), для тех столбцов, которые показывают уменьшение или уменьшение (в этом примере столбцы D и E), мы должны создать 2 дополнительных столбца, чтобы отображать текст для каждого столбец. Делаем столбец D следующим образом (столбец E делает то же самое):

 <em>Рисунок 4</em> : Word, анализ данных H.2 - Вставьте 2 столбца F и G, чтобы дополнить столбец D как H.5.  В котором столбец F представляет знак столбца D, а столбец G представляет абсолютное значение столбца D. 

• Введите формулу F2 в поле:

= ЕСЛИ (D2 = 0; «не увеличивается и не уменьшается»; ЕСЛИ (D2> 0; «увеличить»; «уменьшить»))

Эта функция учитывает значение ячейки D2, если = 0, отображает «нет увеличения или уменьшения», если> 0, отображает «увеличение», если
Скопируйте приведенную выше формулу для ячеек F3, F4, F5, F6.

• Введите в ячейку G2 формулу:

= ЕСЛИ (D2 0; ABS (D2); “”)

Эта функция принимает абсолютное значение ячейки D2.

Скопируйте приведенную выше формулу для ячеек G3, G4, G5, G6. Вы получите те же сведения, что и H.5.

Теперь вернитесь к Word в H.3:

 - Удалите слово «уменьшенный», в Excel скопируйте поле F5 в H.5, затем вставьте ссылку в Word. 

• Удалите «44,44», через Excel скопируйте ячейку G5 в H.5, а затем вставьте ссылку в Word.

Сделайте то же самое для других частей, которые требуют модификации.

Если все сделано правильно, вы получите отчет за август 2005 г., как H.4.

Со следующего месяца просто введите данные в электронную таблицу Excel, откройте документ Word, щелкните значок Правка> Выбрать все меню и затем щелкните Правка> Ссылки> Обновить сейчас меню сразу же обновить данные из Excel. Слово.

Обратите внимание: чтобы Word не обновлял данные автоматически при открытии файла: перейдите к Инструменты> Параметры> Общее меню снимите флажок ” Обновить автоматические ссылки при открытии “. В противном случае каждый раз, когда вы открываете файл Word со связанными данными, Word всегда запрашивает обновления.

ИЗОТОПЫ
Почта: dongvi@gmail.com