Автоматически пересылать почту Outlook на другой адрес электронной почты

В этой статье мы углубимся во все тонкости пересылки почты в Outlook, предложим советы и рекомендации по автоматической пересылке или перенаправлению всей электронной почты или только определенных сообщений.

Балансирование нескольких учетных записей электронной почты часто может быть похоже на одновременное выполнение бесчисленных задач. Но что, если бы вы могли направлять всю почту Outlook, например, на свою надежную учетную запись Gmail? Это именно то, что мы собираемся изучить в этой статье. Независимо от того, управляете ли вы несколькими учетными записями, следите за тем, чтобы товарищ по команде оставался в курсе, пока вас нет, или просто наводите порядок в своем почтовом ящике, настройка автоматической переадресации в Outlook может спасти вам жизнь.

Переадресация электронной почты Outlook и перенаправление

Пересылка и перенаправление почты — это два похожих процесса, предназначенных для передачи сообщений с одного адреса электронной почты на другой. Однако между ними есть тонкие, но важные различия.

Пересылка электронной почты

Когда вы пересылаете электронное письмо, создается впечатление, что оно отправлено от вас. Это означает, что получатели видят ваш адрес электронной почты как отправителя. Следовательно, когда они отвечают на перенаправленное электронное письмо, их ответы перенаправляются обратно на ваш адрес, тот, с которого вы переслали сообщение.

Перенаправление электронной почты

Перенаправление электронного письма создает впечатление, будто сообщение пришло непосредственно от исходного отправителя. Получатель увидит адрес электронной почты исходного отправителя. Таким образом, ответы на перенаправленные сообщения направляются непосредственно исходному отправителю, полностью минуя вашу учетную запись электронной почты.

Важно отметить, что перенаправление возможно только с учетной записью Microsoft Exchange Server, которая включает Outlook.com в число своих служб.

Понимание этих нюансов позволит вам выбрать более подходящий метод, исходя из ваших конкретных потребностей и предпочтений.

Как переслать электронное письмо из Outlook

Каждый пользователь Outlook знает, как переслать отдельное сообщение. Даже если вы впервые открыли приложение Outlook, процесс интуитивно понятен:

1. Выберите интересующее сообщение.
2. Нажмите кнопку «Вперед» в правом верхнем углу, обозначенную синей стрелкой, указывающей вправо.
3. При желании добавьте свою индивидуальность, набрав собственное сообщение.
4. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить сообщение в пути.

И вуаля! Вы успешно переправили письмо другому получателю. Но что, если вы хотите автоматизировать этот процесс? Представьте себе возможность гарантировать, что каждое электронное письмо от определенного отправителя или любое сообщение, содержащее определенные ключевые слова, попадет не только в ваш почтовый ящик Outlook, но и в другую учетную запись электронной почты по вашему выбору, например Gmail. Читайте дальше, мы покажем вам, как настроить автоматическую переадресацию и перенаправление в Outlook.

Как автоматически пересылать электронные письма в Outlook

Чтобы автоматически пересылать почту в Outlook, вам необходимо настроить правило переадресации. Это может быть пустое правило для всей входящей почты или адаптированное для конкретных сообщений на основе определенных вами критериев, таких как отправитель, ключевые слова или конкретная учетная запись.

Чтобы создать правило переадресации в классическом Outlook, выполните следующие действия:

1. Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Управление правилами и оповещениями».
2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите «Новое правило».
3. Начните с пустого правила, выбрав параметр «Применить правило к полученным сообщениям».
   

4. Определите триггеры для вашего правила переадресации. Вы можете выбирать из множества условий, таких как конкретные учетные записи, определенные отправители или определенные фразы в строке темы. Если вы хотите пересылать каждое электронное письмо, просто перейдите к следующему шагу, не выбирая никаких условий.
   

5. На этапе «Действия» отметьте опцию «Переслать людям или общедоступной группе».
   

6. В разделе описания правила нажмите подчеркнутую ссылку «Люди или общедоступная группа». В появившемся диалоговом окне «Адрес правила» введите адрес электронной почты, на который вы хотите пересылать сообщения, в поле «Кому» или выберите его из глобального списка адресов, если он доступен.
   

7. При необходимости выберите любые исключения.
8. Завершите настройку правила, присвоив ему имя и указав, следует ли применять это правило для сообщений, уже находящихся в вашем почтовом ящике.
   

И вот оно! Ваш Outlook теперь будет корректно пересылать вашу почту, как указано, гарантируя, что вы больше никогда не пропустите важное сообщение.

Дополнительные сведения см. в разделе Как создавать и использовать правила Outlook.

Как перенаправить электронную почту в Outlook

Перенаправление электронной почты в Outlook предполагает создание правила, аналогичного пересылке, но с ключевым отличием в выбранном вами действии. Вот как это сделать:

1. Начните с создания правила, как если бы вы пересылка электронной почты.
2. Когда вы дойдете до той части, где вы определяете, что должно делать правило, выберите действие, перенаправляющее его людям или общедоступной группе.
3. Завершите настройку правила.

Это действие приведет к повторной отправке сообщений на указанный вами адрес электронной почты, при этом они будут выглядеть так, как будто они пришли непосредственно от исходного отправителя, а не как пересланное сообщение от вас.

Кончик. Если ваше правило переадресации/перенаправления не работает должным образом, ознакомьтесь с распространенными причинами и советами по устранению неполадок: Как исправить правила Outlook, которые не запускаются автоматически.

Автоматическая переадресация (перенаправление) в новом Outlook и Интернете

Последние версии нового Outlook для Windows, Outlook 365 онлайн и Outlook.com предлагают удобную функцию автоматической пересылки всех входящих писем. Вот как включить эту функцию:

1. Нажмите значок шестеренки «Настройки» в правом верхнем углу. Альтернативно вы можете перейти на вкладку «Почта» > «Вид» > «Настройки просмотра».
2. В меню «Настройки» выберите «Почта», затем выберите «Пересылка».
3. Если в новом Outlook настроено несколько учетных записей, выберите нужную из раскрывающегося меню.
4. Включите переключатель «Включить переадресацию».
5. В поле «Переслать мою электронную почту» введите адрес, на который вы хотите пересылать свои сообщения.
6. Чтобы сохранять копии пересылаемых сообщений в папке «Входящие» Outlook, выберите параметр «Сохранять копии пересылаемых сообщений».
7. Подтвердите свои настройки, нажав кнопку «Сохранить», которая активирует правило переадресации.

Примечания:

• Хотя эта функция называется «пересылка», технически она работает как перенаправление. Это означает, что кажется, что сообщение пришло непосредственно от исходного отправителя, и получатель не будет знать, что оно было перенаправлено вами. Если вы предпочитаете вид «пересланное сообщение», установите правило для автоматической пересылки почты, как описано ниже.
• Обращение с личными данными в электронной почте требует осторожности. Если ваши сообщения содержат конфиденциальную информацию или личные данные, рекомендуется не использовать функцию автоматической пересылки из соображений конфиденциальности. Вместо этого рассмотрите возможность настройки условной пересылки почты на основе определенных критериев, таких как ключевые слова отправителя или темы, гарантируя безопасное и надлежащее управление конфиденциальной информацией.

Автоматическая пересылка определенных писем в новом Outlook и Outlook 365 онлайн.

В дополнение к настройке автоматической пересылки, обсуждавшейся ранее, новая версия Outlook и веб-версия Outlook 365 позволяют пользователям пересылать определенные электронные письма, соответствующие заранее определенным условиям. Как и в классическом Outlook, этого можно добиться путем создания правила электронной почты. Вот как это настроить:

1. Нажмите значок шестеренки «Настройки» в правом верхнем углу.
2. Выберите «Почта» > «Правила».
3. Нажмите Добавить новое правило, чтобы начать процесс создания правила.
4. Укажите описательное имя правила для облегчения идентификации, например «Переслать из Outlook в Gmail».
5. В разделе Добавить условие укажите критерии, которым должно соответствовать сообщение, чтобы вызвать действие. Если вы хотите, чтобы правило пересылки или перенаправления безоговорочно применялось ко всем электронным письмам, выберите параметр «Применить ко всем сообщениям».
6. В разделе «Добавить действие» выберите вариант «Переслать» или «Перенаправить на», а затем введите адрес электронной почты, на который следует отправлять сообщения.
7. При желании вы можете добавить исключения из правила.
8. В зависимости от ваших предпочтений выберите «Остановить обработку дополнительных правил», если вы хотите, чтобы это правило было единственным, которое применялось к входящим сообщениям, отвечающим указанным условиям, или оставьте его неотмеченным, чтобы разрешить последовательное выполнение других правил.
9. Проверьте настройки правила переадресации и нажмите «Сохранить», чтобы активировать его.

Выполняя эти шаги, вы можете автоматизировать пересылку или перенаправление определенных электронных писем в новом Outlook и веб-приложении, чтобы важные сообщения точно отправлялись нужным получателям.

Полезные советы по переадресации электронной почты Outlook

При настройке автоматической переадресации в новом Outlook и Outlook 365 онлайн следует обратить внимание на несколько важных вещей:

• Сохранение копий. По умолчанию пересланные или перенаправленные сообщения будут сохраняться в вашем почтовом ящике. Если вы предпочитаете не сохранять эти копии, рассмотрите возможность добавления действия по перемещению сообщений в папку «Удаленные».
• Несколько адресов. Вы можете настроить правила для пересылки или перенаправления электронных писем нескольким получателям. Однако имейте в виду потенциальные ограничения на количество адресов, на которые вы можете отправлять сообщения, в зависимости от настроек вашей учетной записи. Всегда проверяйте правила с несколькими адресами, чтобы убедиться, что они работают должным образом.
• Ограничения почтового ящика. Правила пересылки или перенаправления могут не работать, если ваш почтовый ящик превышает лимит хранилища. Чтобы предотвратить это, регулярно очищайте папку «Удаленные», поскольку ее содержимое влияет на использование вашего почтового ящика. Чтобы узнать другие причины, по которым ваши правила могут не работать, ознакомьтесь со статьей Новые правила Outlook не работают.
• Административные ограничения. Для пользователей Outlook в Интернете с рабочими или учебными учетными записями администраторы могут налагать ограничения на пересылку или перенаправление электронной почты за пределы домена организации. Всегда полезно проконсультироваться со своим ИТ-отделом, если вы не уверены в возможностях своей учетной записи.

Подводя итоги, возможности пересылки и перенаправления почты Outlook созданы для того, чтобы упростить вашу жизнь. Автоматизируя эти процессы, вы можете быть уверены, что важные электронные письма дойдут до нужного получателя без каких-либо обходных путей, что обеспечит вам душевное спокойствие и более организованный почтовый ящик. Позвольте Outlook сделать всю тяжелую работу, чтобы вы могли сосредоточиться на главном 😊

Вас также может заинтересовать