как добавлять, использовать, изменять и искать
В этой статье мы рассмотрим, какие цветовые категории есть в Outlook и как их создавать, редактировать, использовать и удалять.
Категории Outlook — это одна из тех скрытых жемчужин, которые могут значительно облегчить вашу жизнь, однако многие пользователи едва касаются того, что они могут делать. Представьте себе, что вы можете мгновенно найти важное электронное письмо, отслеживать свои задачи и управлять событиями календаря одним взглядом. Давайте углубимся в то, как вы можете добавлять, настраивать и использовать категории с цветовой кодировкой в Outlook, чтобы максимально эффективно использовать эту мощную функцию.
Что такое категории в Outlook?
Категории Outlook позволяют визуально упорядочивать связанные элементы, такие как электронные письма, контакты, встречи и задачи, используя различные цветовые коды. Это поможет вам иметь более четкое представление о ваших сообщениях и быстрее находить информацию.
Outlook предлагает шесть категорий по умолчанию, но вы также можете создать свои собственные. пользовательские категории. У вас есть возможность выбрать разные цвета для категорий и дать им уникальные имена.
При необходимости вы можете назначить несколько категорий одному элементу, обеспечивая гибкость в категоризации вашей рабочей нагрузки.
Цвета категорий отображаются в списке электронных писем (или других элементов) и внутри каждого открытого элемента, что обеспечивает немедленное визуальное распознавание. Кроме того, сообщения Outlook можно искать и фильтровать по категориям, чтобы просматривать только сообщения определенного типа.
Категории в Outlook зависят от учетной записи, а это означает, что каждая учетная запись электронной почты поддерживает свой собственный набор категорий. Это важно, если у вас несколько учетных записей (например, рабочие, личные, общие почтовые ящики), поскольку категории, которые вы создаете или изменяете в одной учетной записи, не будут автоматически отображаться в других учетных записях.
Как просмотреть категории в Outlook
Чтобы просмотреть список цветовых категорий в Outlook, выполните следующие действия:
- В классическом Outlook перейдите в папку «Входящие» или любую другую папку, содержащую хотя бы один элемент.
- На вкладке «Главная» в группе «Теги» нажмите «Категоризировать», которая выглядит как значок четырех цветных квадратов.
- Появится раскрывающееся меню, в котором будет показано до десяти последних использованных вами категорий.
- Чтобы просмотреть больше категорий, выберите «Все категории» в раскрывающемся списке. Откроется окно, показывающее все доступные категории, включая их цвета и названия.
Примечание. Если кнопка «Категории» неактивна (неактивна), скорее всего, в вашей текущей папке нет ни одного элемента. Перейдите в другую папку и повторите попытку. Если он по-прежнему неактивен, возможно, у вас нет необходимых разрешений при использовании общего почтового ящика.
Как создавать собственные категории в Outlook
В дополнение к цветовым категориям по умолчанию Outlook позволяет создавать собственные категории для лучшей организации элементов.
Вот как вы можете добавить категорию в Outlook:
- В любой папке сообщений, например «Входящие», перейдите на вкладку «Главная» > группу «Теги», нажмите «Категоризировать», а затем выберите «Все категории».
- В диалоговом окне «Цветовые категории» нажмите кнопку «Создать…».
- В диалоговом окне «Добавить новую категорию» введите имя для своей пользовательской категории, выберите цвет и, при необходимости, назначьте горячую клавишу.
- Когда вы закончите, нажмите ОК.
- Вновь созданная категория будет добавлена в список. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть главное диалоговое окно.
Ваша пользовательская категория готова, и теперь ее можно назначить любым элементам Outlook — электронным письмам, событиям календаря, задачам и контактам. При необходимости вы всегда можете вернуться в диалоговое окно «Все категории», чтобы изменять или удалить ваши пользовательские категории.
Как использовать категории в Outlook
Вы можете добавить цветовую категорию в электронное письмо Outlook двумя способами: с помощью контекстного меню и ленты.
Кончик. Вы также можете создать ярлык категории чтобы быстро применить его к нескольким объектам одновременно. Просто выберите элементы и нажмите назначенную комбинацию клавиш быстрого доступа.
Назначьте категорию из списка сообщений
Чтобы применить цветовую категорию к конкретному электронному письму непосредственно из списка сообщений, выполните следующие действия:
- Щелкните правой кнопкой мыши письмо, которое хотите классифицировать. При необходимости вы можете выбрать несколько адресов электронной почты.
- В контекстном меню наведите указатель мыши на «Категоризировать», затем выберите категорию из списка.
Сделанный!
Кончик. Если вы не видите параметр «Категоризировать» в контекстном меню, попробуйте щелкнуть правой кнопкой мыши пустое место справа от имени или темы отправителя.
Добавить категорию к открытому сообщению
Чтобы применить категорию, пока письмо открыто, сделайте следующее:
- В открытом письме перейдите на вкладку «Сообщение».
- В группе «Теги» нажмите «Категоризировать» и выберите категорию из раскрывающегося списка.
- Если желаемая категория не отображается в списке, выберите «Все категории…», чтобы просмотреть дополнительные параметры.
Если вы хотите назначить несколько категорий одному и тому же электронному письму, просто повторите действие для каждой категории, которую вы хотите назначить.
Кончик. При первом использовании цветовой категории вам будет предложено переименовать ее, чтобы сделать ее более актуальной для вашего рабочего процесса.
Классифицировать задачи Outlook, события календаря и контакты
Чтобы поддерживать единообразную организационную систему для всех элементов Outlook, вы также можете раскрашивать задачи, события календаря и контакты. Это работает аналогично тому, как вы классифицируете электронные письма.
Например, вот как назначить категорию элементу календаря в Outlook:
- Откройте календарь Outlook.
- Щелкните правой кнопкой мыши целевую встречу или собрание.
- В контекстном меню нажмите «Категоризировать», а затем выберите нужную категорию.
Вот наглядный пример:
Кроме того, вы можете добавить категории с помощью кнопки «Категоризировать» на ленте:
- Для элементов календаря кнопка расположена на вкладке «Встреча» или «Собрание».
- Задачи и контакты вы найдете на вкладке «Главная».
- При работе с открытым элементом кнопка «Категоризировать» будет находиться на конкретной вкладке этого элемента, например «Встреча», «Собрание», «Контакт» или «Задача».
Это позволяет вам легко добавлять категории независимо от того, с каким типом элементов вы работаете в Outlook.
Как применить категорию Outlook по умолчанию одним щелчком мыши
В классическом Outlook есть очень полезная функция «Установить быстрый щелчок», о которой многие пользователи не подозревают. Эта функция позволяет быстро применить категорию по умолчанию к электронным письмам и другим элементам, щелкнув столбец «Категории», который присутствует в представлениях таблиц.
Чтобы назначить категорию по умолчанию, просто сделайте следующее:
- В группе «Теги» нажмите «Категоризировать» > «Установить быстрый щелчок».
- В диалоговом окне «Настроить быстрый щелчок» выберите категорию по умолчанию из раскрывающегося списка. Это будет тот, который вы можете применить одним щелчком мыши.
- Нажмите ОК, чтобы сохранить выбор.
Применение категории по умолчанию
В списке электронных писем щелкните столбец «Категории» рядом с целевым сообщением, чтобы мгновенно применить категорию по умолчанию. Вы также можете выбрать несколько электронных писем и щелкнуть в одном столбце, чтобы классифицировать все выбранные элементы одновременно.
Чтобы удалить/очистить категорию по умолчанию, просто нажмите в столбце «Категории» еще раз. Если вы по ошибке отнесли определенный элемент к категории, нажмите Ctrl + Z, чтобы быстро отменить действие.
Как переименовать цветовую категорию в Outlook
Категории по умолчанию в Outlook имеют общие имена, обозначающие их цвет, например «Зеленая категория». Чтобы сделать их более значимыми и персонализированными, вы можете изменить их на более описательные имена, которые вам подходят. Вот как:
- На ленте Outlook нажмите Категоризировать > Все категории.
- В открывшемся диалоговом окне выберите категорию из списка и нажмите кнопку «Переименовать».
- В поле «Имя» введите новое имя категории и нажмите Enter.
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.
Если вы переименуете цветовую категорию, которая уже назначена электронным письмам, событиям календаря, задачам или контактам, все эти элементы будут обновлены с использованием нового имени категории.
Кончик. При изменении имени категории, если вы хотите автоматически применять его к электронным письмам или другим элементам, выбранным в данный момент в вашем Outlook, просто установите флажок рядом с именем категории, прежде чем нажимать «ОК». Это экономит время, мгновенно применяя переименованную категорию к этим элементам.
Как создать ярлыки категорий Outlook
Назначение сочетаний клавиш часто используемым категориям позволяет быстрее управлять большими объемами элементов. Вот как это настроить:
- В группе Теги нажмите Категоризировать > Все категории.
- В списке категорий выберите ту, которой вы хотите назначить ярлык.
- В раскрывающемся списке «Сочетание клавиш» выберите сочетание клавиш из доступных вариантов (скажем, Ctrl + F3).
- Назначив ярлык, нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
Ярлыки категорий можно использовать как в списке элементов, так и при просмотре отдельных элементов. Например, вы можете выбрать несколько писем в своем почтовом ящике и нажать назначенную горячую клавишу, чтобы мгновенно применить категорию. Аналогично, если у вас открыто электронное письмо, задача или встреча, вы можете использовать тот же ярлык, чтобы классифицировать их, не выходя из элемента.
Как изменить категории в Outlook
Чтобы изменить существующую категорию Outlook, выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Цветовые категории»: группа «Теги» > «Категоризировать» > «Все категории».
- Выберите категорию, которую хотите изменить, и вы сможете:
- Переименуйте категорию — нажмите кнопку «Переименовать» и введите новое имя.
- Выберите цвет — выберите цвет, который поможет визуально отличить эту категорию от других.
- Назначьте или измените сочетание клавиш — выберите комбинацию клавиш из раскрывающегося списка для быстрого доступа.
- После внесения изменений нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
Эти изменения будут применяться ко всем элементам, ранее отнесенным к этой категории.
Как искать по категориям в Outlook
Стандартное окно поиска Outlook не позволяет осуществлять прямой поиск по категориям, но вы можете добиться этого, создав папку поиска. Вот как:
- На вкладке Папка в группе Создать щелкните Создать папку поиска.
- В диалоговом окне «Новая папка поиска» прокрутите вниз до раздела «Организация почты» и выберите «Почта по категориям».
- В правом нижнем углу диалогового окна нажмите «Выбрать» и выберите категорию, которую хотите найти. Если вы предпочитаете выполнять поиск по любой категории (вариант по умолчанию), вы можете пропустить этот шаг.
- Если у вас несколько учетных записей в Outlook, выберите подходящую в поле «Искать почту в».
- После того, как все параметры заданы, нажмите «ОК».
Будет создана новая папка поиска, в которой будут показаны все элементы указанной категории. Эта папка будет динамически обновляться по мере того, как вы классифицируете больше элементов.
Как сортировать по категориям в Outlook
Сортировка элементов по категориям — отличный способ быстро просмотреть все, что связано с конкретным проектом или темой.
Вот как можно сортировать по категориям в Outlook:
- Убедитесь, что папка, в которой вы работаете, представлена в виде таблицы, которая является представлением по умолчанию для папок электронной почты.
- Найдите столбец «Категории» в правой части экрана и щелкните его заголовок.
Например, посмотрите, как сортировать электронные письма в папке «Входящие» по категориям.
При первом щелчке категории будут сортироваться по алфавиту (от А до Я), помещая все неклассифицированные электронные письма в начало списка. Второй щелчок отсортирует их в обратном порядке (от Z до A), оставив письма без категорий внизу.
Если электронному письму присвоено несколько категорий, оно несколько раз появится в отсортированном списке, что позволит вам просмотреть его в контексте каждой категории, к которой оно принадлежит.
Как фильтровать по категориям в Outlook
Чтобы фильтровать электронные письма в папке «Входящие» или в любой папке по категориям, выполните следующие действия:
- В списке папок электронной почты выберите папку, которую хотите отфильтровать.
- Нажмите вкладку «Вид», затем выберите «Настройки просмотра».
- В диалоговом окне «Дополнительные параметры просмотра» нажмите «Фильтр…».
- В диалоговом окне «Фильтр» перейдите на вкладку «Дополнительные варианты» и нажмите «Категории…».
- В диалоговом окне «Категории цвета» установите флажок рядом с категорией, по которой вы хотите фильтровать.
- Нажмите «ОК» три раза, чтобы закрыть все диалоговые окна и применить фильтр.
При этом в папке будут отображаться только электронные письма, отнесенные к выбранной категории, так что вы сможете сосредоточиться на соответствующих элементах.
Как очистить категории в Outlook
Outlook позволяет удалить либо все категории из элемента, либо только определенные, в зависимости от ваших потребностей.
Очистить все категории
Чтобы удалить все категории, которые вы применили к определенным электронным письмам или другим элементам, выполните следующие действия:
- Выберите сообщение(я) в списке.
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Очистить все категории» в контекстном меню.
Это мгновенно удалит все назначенные категории из выбранных элементов.
Очистить определенную категорию
В представлении списка элементов (например, папки «Входящие» или списка задач) вы можете очистить только все категории одновременно. Чтобы удалить определенную категорию, оставив остальные нетронутыми, вам нужно открыть элемент:
- Откройте электронное письмо или другой элемент.
- В верхней части элемента щелкните правой кнопкой мыши категорию, которую хотите удалить, и выберите ее очистку.
Этот метод позволяет очищать отдельные категории, не затрагивая другие.
Как удалить категории в Outlook
Если вам больше не нужна определенная категория, вы можете легко удалить ее, выполнив следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Категории цвета».
- Выберите категорию, которую хотите удалить.
- Нажмите кнопку «Удалить», расположенную в правой части диалогового окна.
- Может появиться подтверждающее сообщение с вопросом, уверены ли вы, что хотите удалить категорию. Нажмите Да для подтверждения.
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.
Удаление неиспользуемых категорий поможет сохранить список в чистоте и порядке. При необходимости вы всегда можете воссоздать категорию, но вам придется вручную переназначить ее элементам.
Примечание! Удаление категории не удаляет ее из элементов (электронных писем, задач, событий календаря), которым она была ранее назначена. Цвет категории исчезнет из списка, но метка категории останется на этих элементах.
В заключение, использование категорий Outlook может действительно упростить классификацию ваших электронных писем, задач, контактов и событий календаря. Независимо от того, совмещаете ли вы напряженный рабочий график или следите за личными обязательствами, цветовые категории помогут вам оставаться в курсе событий.
