как измениться и почему это важно

Узнайте нюансы настройки основной учетной записи в новом приложении Outlook и ее влияние на вашу политику конфиденциальности и лицензирования.

Управление несколькими почтовыми ящиками в Outlook — важная функция для профессиональных пользователей. В основе этой функциональности нескольких учетных записей лежит концепция основной учетной записи. Понимание того, что такое основная учетная запись и ее значение, жизненно важно для контроля над вашей электронной перепиской.

Примечание. Информация в этой статье актуальна на момент написания. Поскольку Microsoft часто обновляет новый Outlook, мы не можем гарантировать, что все функции и настройки останутся прежними. Для получения самой актуальной информации обратитесь к последней документации и обновлениям от Microsoft.

Основная учетная запись в новом Outlook

Основная учетная запись в новом приложении Outlook — это, по сути, основная учетная запись электронной почты, которая имеет приоритет над другими с точки зрения настроек по умолчанию и основного использования. Эта учетная запись обычно является первой, которую вы настраиваете при настройке приложения, и она выступает в качестве центрального узла для большинства ваших действий с электронной почтой.

Основная учетная запись важна, поскольку она управляет базовыми политиками и определяет рабочие параметры по умолчанию для всего приложения Outlook.

Для рабочих и учебных учетных записей электронной почты администраторы могут сделать учетную запись организации основной, используя Set-OwaMailboxPolicy. Это позволяет им настраивать параметры всего приложения для своих пользователей, такие как темы, диагностические данные и подключенные возможности, обеспечивая согласованную и безопасную среду для организации.

Ключевые функции основного аккаунта в новом Outlook

• Адрес электронной почты по умолчанию. Основная учетная запись — это основная учетная запись для вашей работы с Outlook. Это адрес электронной почты по умолчанию, используемый для отправки электронных писем (если вы заранее не перешли к дополнительной учетной записи) и управления различными конфигурациями учетной записи в приложении.
• Настройки и предпочтения. Многие настройки всего приложения, такие как тема, макет, размер текста и диагностические данные, привязаны к основной учетной записи.
• Возможность установки и использования приложений. Установка приложений из Microsoft AppSource возможна только в том случае, если рабочая или учебная учетная запись Microsoft 365 назначена основной.
• Политика конфиденциальности. Основная учетная запись устанавливает настройки конфиденциальности и безопасности по умолчанию, влияя на то, как данные управляются и защищаются. Сюда входят дополнительные возможности подключения, дополнительные диагностические данные, возможности анализа и загрузки.
• Лицензирование. Основная учетная запись определяет лицензию, которая применяется к дополнительным учетным записям. Это особенно важно для пользователей с рабочими или учебными учетными записями Microsoft 365, поскольку лицензия основной учетной записи определяет, можно ли настроить и использовать эти почтовые ящики в новом приложении Outlook.

Для получения дополнительной информации см. Основные аспекты основного аккаунта.

Как изменить основную учетную запись в новом Outlook

Если у вас есть несколько почтовых ящиков в приложении Outlook, вы можете сделать любую учетную запись основной, если этот параметр не ограничен вашим администратором.

Чтобы изменить основную учетную запись в новом Outlook для Windows, выполните следующие действия:

1. Нажмите значок «Настройки» (шестеренка) в правом верхнем углу окна Outlook.
2. В меню «Настройки» выберите «Учетные записи» > «Учетные записи электронной почты».
3. Найдите почтовый ящик, который вы хотите установить в качестве новой основной учетной записи, и нажмите «Управление» справа от него.
   

4. В разделе «Сведения об учетной записи» нажмите кнопку «Сделать основной учетной записью».
   

5. Появится подтверждающее сообщение. Нажмите Продолжить, чтобы продолжить.
   

6. Просмотрите и примените дополнительные настройки. В зависимости от типа учетной записи, которую вы устанавливаете в качестве основной, Outlook может отображать дополнительные экраны.

   Эти экраны могут информировать вас о необходимых диагностических данных, собранных Microsoft:
   

   Кроме того, они могут предложить вам принять решение об отправке дополнительных диагностических данных и данных об использовании в Microsoft. (Вы всегда можете изменить свои предпочтения позже в Настройки конфиденциальности.)
   

   Для сторонних учетных записей, таких как Gmail, Outlook может спросить, хотите ли вы применить текущие настройки языка, времени и темы из Windows. Выберите «Применить настройки», если вы согласны, или «Пропустить», если не хотите.
   

7. После выполнения этих действий новый Outlook для Windows перезапустится с использованием новой основной учетной записи.

Примечания:

• Если кнопка Установить как основную учетную запись отключена или отображается серым цветом, это означает, что выбранный почтовый ящик либо уже является основной учетной записью в Outlook, либо возможность изменить ее отключена администратором.
• Изменение основной учетной записи применяется только к тому устройству, на котором вы находитесь. Если у вас несколько устройств, вы можете настроить на них разные основные учетные записи.

Основные аспекты основной учетной записи в новом Outlook

Учитывая важность, изложенную выше, очень важно правильно выбирать основную учетную запись, поскольку она будет играть ключевую роль в вашем общем использовании Outlook. Ниже мы более подробно рассмотрим каждый аспект основной учетной записи, предоставив вам полное представление о ее функциях и управлении.

Адрес электронной почты по умолчанию

При создании нового сообщения в Outlook адрес электронной почты основной учетной записи автоматически используется в качестве отправителя по умолчанию. Если вы хотите использовать другую учетную запись, вы можете вручную выбрать альтернативу в поле «От» или перейти в любую папку дополнительной учетной записи, прежде чем начинать новое электронное письмо. Изменение поля «От» на другой почтовый ящик приводит к открытию нового окна создания сообщения с выбранной учетной записью, что предотвращает любые случайные действия с неправильным почтовым ящиком.

Основной дисплей аккаунта

При открытии нового приложения Outlook основная учетная запись отображается на видном месте как первая учетная запись на левой панели вместе с полным списком папок. Дополнительные учетные записи изначально свернуты, показывая только их адреса электронной почты без папок, что может потребовать дополнительных щелчков мышью для просмотра новых писем в них.

Чтобы просмотреть все входящие сообщения сразу, вы можете добавить их в раздел «Избранное», который затем будет отображаться в верхней части панели папок для быстрого доступа. Подробные инструкции см. в разделе «Как просмотреть несколько почтовых ящиков в новом Outlook».

По умолчанию для конфигураций, специфичных для учетной записи.

Когда вы настраиваете функции, специфичные для учетной записи, такие как правила электронной почты, обычно по умолчанию используется основная учетная запись. Однако это не всегда так: такое поведение может различаться в зависимости от того, как вы получаете доступ к настройкам.

Например, если вы перейдете к настройкам правил с помощью значка шестеренки «Настройки» > «Почта» > «Правила», внесенные вами изменения будут применены к основной учетной записи, независимо от того, какая учетная запись была активна до этого действия.

С другой стороны, если вы сначала переключитесь на дополнительную учетную запись, а затем перейдете на вкладку «Вид» > «Настройки просмотра» > «Почта» > «Правила», появится то же меню «Правила», но установленные вами правила будут применяться к дополнительной учетной записи, которой вы сейчас пользуетесь. с использованием.

Ключевой вывод заключается в том, что при настройке чего-либо в новом Outlook всегда проверяйте, на какую учетную запись будут влиять настройки, и при необходимости переключайтесь на другую. Это гарантирует, что ваши конфигурации будут применены к предполагаемому почтовому ящику, и предотвратит любые непреднамеренные изменения в других учетных записях.

Доступ к AppSource и дополнениям

Возможность установки надстроек из Microsoft AppSource определяется основной учетной записью. В новом Outlook кнопка «Приложения» доступна только в том случае, если рабочая или учебная учетная запись Microsoft 365 или личная учетная запись Microsoft с активной подпиской на Microsoft 365 установлена ​​в качестве основной.

Если какая-либо другая учетная запись является основной (включая учетные записи Microsoft, такие как Outlook.com или Hotmail, или сторонние учетные записи, такие как Gmail или Yahoo), кнопка «Приложения» исчезнет из всех ваших учетных записей (даже из дополнительных учетных записей Microsoft 365 Enterprise), отображая все предыдущие учетные записи. добавлены дополнения недоступные.

Кроме того, имейте в виду, что в новом Outlook любые надстройки зависят от учетной записи. Поэтому, если у вас несколько рабочих или учебных учетных записей, вам необходимо будет добавить соответствующие надстройки для каждой учетной записи отдельно.

Настройки конфиденциальности для разных типов основных учетных записей

Основная учетная запись определяет настройки конфиденциальности для всего нового приложения Outlook. Настройки конфиденциальности можно найти в разделе «Настройки» > «Основные» > «Конфиденциальность и данные».

Вот как ваши параметры конфиденциальности могут различаться в зависимости от выбора основной учетной записи:

Рабочая или учебная учетная запись Microsoft 365

Эти учетные записи, часто предоставляемые работодателем или образовательным учреждением, обеспечивают высочайший уровень безопасности и конфиденциальности. В зависимости от политики вашей организации ваша возможность контролировать определенные настройки конфиденциальности может быть ограничена.

Если ваша организация разрешает использование дополнительных подключенных возможностей, предоставляемых облачными службами, вы можете по своему усмотрению включать или отключать их. Однако если ваша организация ограничивает эту опцию, вашими настройками конфиденциальности управляет ваш администратор.

• Дополнительные возможности подключения — это дополнительные возможности, которые используют информацию из различных онлайн-служб, принадлежащих Microsoft, или интегрируют ее непосредственно в ваше приложение Outlook. Например, панель погоды в календаре Outlook, обеспечивающая быстрый доступ к прогнозам погоды, поддерживается MSN Weather.

Узнать больше о Дополнительные возможности подключения в Microsoft 365.

Другие аккаунты

Учетные записи электронной почты, такие как Outlook.com, Gmail, Yahoo, iCloud и другие, обычно используются для индивидуального общения. Если личная учетная запись станет основной, вы получите больший контроль над параметрами конфиденциальности в новом Outlook. В частности, вы можете включить или отключить дополнительные диагностические данные, а также службы, которые загружают или анализируют контент.

• Дополнительные диагностические данные. Сюда входит дополнительная информация о настройке приложения, его использовании, производительности и подключении устройства. Если вы решите отправить дополнительные диагностические данные, они будут собраны в дополнение к необходимым. Более подробную информацию см. Дополнительные диагностические данные для Office.
• Анализ опыта. Это подключенные возможности, которые анализируют ваш контент Outlook, чтобы предоставить вам ценную информацию, рекомендации и другие функции, такие как предлагаемые ответы. Вот полный список подключенный опыт, который анализирует ваш контент.
• Загрузка опыта. Эти возможности позволяют вам искать и загружать онлайн-контент, включая календари, местоположения, карты, изображения и т. д. Для получения дополнительной информации см. Подключенные возможности для загрузки онлайн-контента.

Поняв, как основная учетная запись влияет на настройки конфиденциальности, вы можете адаптировать работу приложения Outlook в соответствии с вашими личными или организационными потребностями.

Примечание. Все эти настройки применяются только к новому приложению Outlook и устройству, которое вы используете в данный момент.

Политика лицензирования в сценариях с несколькими учетными записями

Основная учетная запись играет решающую роль в сценариях с участием нескольких корпоративных учетных записей Microsoft 365. В некоторых случаях организации могут назначить своим пользователям несколько адресов электронной почты с разными лицензиями. Основная учетная запись, установленная в новом Outlook, будет определять условия лицензирования для любых дополнительных дополнительных учетных записей. Вот как это работает:

• Единый аккаунт. Если у вас есть только одна рабочая или учебная учетная запись Microsoft 365, которая не включает права на классические приложения (например, Business Basic или Enterprise E1), вы не сможете интегрировать эту учетную запись в новый Outlook. Дополнительные сведения см. в статье «Учетной записи Microsoft 365 не хватает лицензии на классическое приложение».
• Несколько аккаунтов. Если какая-либо из учетных записей вашей организации Microsoft 365 лицензирована для использования на настольных компьютерах (например, планы Business Standard или Business Premium), вы можете добавить эту учетную запись в новый Outlook и сделать ее основной. Это «распространит» лицензию на настольное приложение на ваши дополнительные учетные записи, что позволит вам добавлять любые другие рабочие или учебные учетные записи независимо от их индивидуальных статусов лицензирования.

Таким образом, выбрав основную учетную запись с соответствующей лицензией, вы можете быть уверены, что все остальные ваши учетные записи получат преимущества расширенного лицензирования, используя полную функциональность нового Outlook.

Для получения более подробной информации посетите Как работает лицензирование для рабочих и учебных учетных записей.

Какую учетную запись сделать основной?

Решая, какую учетную запись электронной почты сделать основной в новом Outlook, учтите следующие рекомендации:

Для работы

Если вы в основном используете Outlook для общения и задач, связанных с работой, установка рабочей учетной записи в качестве основной может оказаться полезной. Это гарантирует, что ваши рабочие электронные письма и события календаря будут в центре внимания и будут соответствовать вашим профессиональным приоритетам. Кроме того, рабочие и учебные учетные записи предоставляют доступ к кнопке «Приложения», которая позволяет устанавливать надстройки из Microsoft AppSource.

Если одна из учетных записей вашей организации включает лицензию на приложения Microsoft 365, выбор ее в качестве основной может распространить эти преимущества на дополнительные рабочие или учебные учетные записи.

Однако имейте в виду, что рабочие или учебные учетные записи часто имеют дополнительные меры безопасности, предоставляемые вашей организацией, которые могут ограничить вашу возможность изменять определенные настройки.

Для личного использования

Если ваша личная электронная почта является основной коммуникационной платформой, возможно, будет удобнее назначить личную учетную запись (например, Outlook.com или Gmail) основной. Это позволяет более спокойно подходить к настройкам конфиденциальности, которые вы можете настроить по своему усмотрению.

Баланс между работой и личным

Если вам удается совмещать работу и личное общение в Outlook, подумайте, к какой учетной записи вы обращаетесь чаще. Некоторые пользователи предпочитают использовать свою рабочую учетную запись в качестве основной, чтобы оставаться в курсе профессиональных обязательств, в то время как другие могут выбрать личную учетную запись, чтобы избежать стресса, связанного с работой, в нерабочее время.

В конечном итоге выбор зависит от ваших индивидуальных потребностей и того, как вы используете Outlook. Прежде чем принимать решение, оцените баланс удобства, конфиденциальности и функциональности, который предлагает каждая учетная запись. Помните, что вы всегда можете изменить основную учетную запись позже, если ваши потребности или предпочтения изменятся.

Ключевые выводы

• Основная учетная запись в новом приложении Outlook является краеугольным камнем вашей работы с электронной почтой, влияя на настройки всего приложения, политику конфиденциальности и лицензирования.
• Адрес электронной почты основной учетной записи является отправителем по умолчанию при создании новых сообщений, но при необходимости вы можете легко переключиться на другие почтовые ящики.
• Настройки для конкретной учетной записи, такие как правила электронной почты или переадресация, по умолчанию используются для основной учетной записи, но при внесении изменений важно проверить, к какой учетной записи применяется конкретный параметр.
• Для доступа к приложениям и надстройкам необходимо установить рабочую или учебную учетную запись Microsoft 365 в качестве основной.
• Настройки конфиденциальности определяются основной учетной записью с разными уровнями контроля для рабочих/учебных и личных учетных записей.
• Лицензирование дополнительных рабочих или учебных учетных записей определяется основной учетной записью организации Microsoft 365.
• Изменение основной учетной записи — это простой процесс, но он может быть ограничен администратором вашей организации.

Когда мы завершаем исследование основной учетной записи в новом Outlook, становится ясно, что эта функция — больше, чем просто формальность — это командный центр вашей цифровой связи. Выбирайте его обдуманно, взвесив свой рабочий процесс и приоритеты, и извлекайте максимум пользы из работы с электронной почтой 😊

Вас также может заинтересовать