Как распечатать электронные письма и вложения в Outlook

Печать электронных писем в Microsoft Outlook — простая задача, если вы знаете шаги. Это подробное руководство поможет вам С легкостью перемещайтесь по интерфейсу Outlook, выбирайте правильные настройки печати и воплощайте сообщение в жизнь на бумаге.

Представьте, что вы получили электронное письмо, в котором отражено все, что вы обсуждали в недавней теме. Это тот тип электронного письма, который вы хотите прикрепить к доске объявлений, спрятать в ежедневник или раздать на следующем собрании команды. Но как взять это цифровое сообщение и придать ему физическое присутствие? Давайте углубимся в простые шаги, которые помогут превратить ваши виртуальные разговоры в осязаемые документы, которые вы сможете трогать, ощущать и делиться ими за журнальным столиком или в конференц-зале.

Как распечатать электронное письмо в Outlook

Чтобы распечатать электронное письмо в классическом настольном приложении Outlook, выполните следующие действия:

1. Откройте электронное письмо. Дважды щелкните интересующий адрес электронной почты в вашем Входящие, Отправленные вещиили любую другую папку, в которой вы его сохранили. Это откроет сообщение в новом окне.
2. Откройте меню «Печать». Нажать на Файл в верхнем левом углу ленты Outlook, а затем выберите Распечатать из списка опций. Или используйте сочетание клавиш Ctrl + P, чтобы напрямую открыть меню печати.
3. Выберите принтер. Выберите принтер, который хотите использовать, из списка доступных устройств.
4. Выберите стиль. В разделе «Настройки» выберите стиль печати. Разные электронные письма могут иметь разные варианты стиля. В большинстве случаев вы сможете выбрать один из двух наиболее распространенных стилей, таких как Стол и Памятка.
5. Отрегулируйте настройки. Для дальнейших настроек нажмите «Параметры печати». в Распечатать В открывшемся диалоговом окне можно указать диапазон печати и количество копий. Кроме того, вы можете:
   • Нажмите Настройка страницы указать шрифты, форматы, бумагу или добавить верхний и/или нижний колонтитул.
   • Нажмите Определить стили чтобы отредактировать определенный стиль или сохранить свой собственный.

   На скриншоте ниже показаны настройки по умолчанию.
   

6. Предварительный просмотр. Перед печатью вы можете просмотреть электронное письмо, чтобы убедиться, что оно выглядит так, как ожидалось. Раздел предварительного просмотра печати в правой части Распечатать Меню показывает, как электронное письмо будет выглядеть на распечатанной странице.
7. Распечатайте электронное письмо. Если вы удовлетворены настройками и предварительным просмотром, нажмите кнопку Распечатать Кнопка, чтобы перенести электронную почту на бумагу.

Сделанный! Теперь ваши электронные письма не ограничиваются экраном, а могут быть переданы и сохранены в физической форме.

Кончик. Если вы регулярно распечатываете электронные письма из Outlook, рассмотрите возможность добавления Распечатать кнопку на ленту или панель быстрого доступа. У нас есть комплексные руководства для Excel: добавление команды на ленту и добавление кнопки на панель быстрого доступа. Настройка ленты Outlook и QAT — это, по сути, один и тот же процесс.

Быстрая печать в Outlook

Быстрая печать в Outlook позволяет быстро печатать электронные письма без необходимости открывать каждое из них в отдельном окне. Вот как его использовать:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по интересующему вас электронному письму.
2. В появившемся контекстном меню выберите Быстрая печать.

Вот и все! Сообщение будет отправлено прямо на ваш принтер по умолчанию, что сэкономит ваше время и клики.

Эта функция идеально подходит для тех моментов, когда вам нужно быстро получить печатную копию электронного письма, например, перед встречей или при составлении документов для справки. Помните, что он использует настройки печати, которые вы установили по умолчанию. Если вам нужно внести изменения, например выбрать другой принтер или изменить количество копий, используйте вместо этого обычную опцию «Печать».

Советы и примечания:

• В настоящее время Быстрая печать Опция доступна только в классическом настольном приложении Outlook.
• Этот метод также можно использовать для печати. вложения и несколько писем.

Как распечатать электронные письма в новом Outlook и Интернете

Распечатать электронные письма в новых Outlook и Outlook 365 онлайн можно с легкостью. Вот как это сделать:

1. Независимо от того, используете ли вы новое приложение Outlook или получаете доступ к своей почте в Интернете, начните с открытия электронного письма.
2. Ищите Распечатать кнопку на верхней панели инструментов. Если его не видно сразу, проверьте под Больше вариантов меню представлено тремя точками или многоточием.
   

3. Ваше сообщение появится в новом окне, отформатированном для печати. В левом верхнем углу этого окна нажмите Распечатать.
   

4. В появившемся диалоговом окне выберите нужный принтер. Здесь вы также можете выбрать предпочитаемый стиль и настроить параметры. Когда все настроено, нажмите Распечатать.
   

Имейте в виду, что точные настройки и интерфейс могут незначительно отличаться, поскольку новый Outlook и его веб-аналог часто обновляются.

Примечание. В новом Outlook и веб-приложении отсутствует возможность распечатывать вложения непосредственно из электронного письма. Сначала вам необходимо скачать прикрепленный файл на свой компьютер. После этого вы можете распечатать файл, используя приложение по умолчанию, например Microsoft Word, Excel или редактор PDF.

Как распечатать электронную почту Outlook в PDF

Печать электронного письма Outlook в формате PDF — это удобный способ сохранить цифровую копию вашей переписки, которой можно легко делиться и архивировать. Вот как вы можете это сделать:

1. Откройте электронное письмо, которое хотите сохранить в формате PDF.
2. На Файл вкладка, выбрать Распечататьили просто нажмите Ctrl + P на клавиатуре.
3. В раскрывающемся списке выбора принтера выберите Microsoft Печать в PDF.
   

4. Если вам нужно изменить какие-либо настройки, например добавить верхний или нижний колонтитул, нажмите Параметры печати.
5. После того, как все настроите, нажмите Распечатать.
6. Сохранить вывод на печать как Появится диалоговое окно с просьбой выбрать место для вашего PDF-файла и назвать его. Сделав это, нажмите Сохранять.

И теперь вы можете перейти к папке, в которой вы сохранили файл, и проверить, правильно ли он был преобразован. Этот метод гарантирует, что ваша электронная почта станет не просто мимолетным сообщением в вашем почтовом ящике, а документом, который можно хранить, передавать и получать к нему доступ независимо от вашего почтового клиента.

Также можно объединить несколько электронных писем в один PDF-файл и преобразовать вложения в отдельные PDF-файлы. Для получения более подробной информации ознакомьтесь со статьей «Как сохранить электронную почту Outlook в формате PDF».

Советы и примечания:

• Перспективы Печать в PDF Опция доступна только в Windows 10 и Windows 11. Если вы используете более раннюю версию Windows, в которой нет этой функции, вы можете сохранить свою электронную почту в виде HTML-файла. Затем откройте этот файл в Microsoft Word и сохраните документ в формате PDF, используя стандартный формат. Сохранить как
• В новом Outlook и онлайн-версии Outlook 365 (веб-приложение) есть прямой Сохранить в PDF вариант, что еще больше упрощает преобразование ваших электронных писем в формат PDF без дополнительных действий.

Как распечатать часть электронного письма в Outlook

Иногда вам нужен только фрагмент вашего электронного разговора — важная деталь, конкретная инструкция или конкретная цитата. Распечатывать все электронное письмо может быть излишним, поэтому вот как распечатать только ту часть, которая вам нужна.

Распечатать часть письма в браузере

Если ваш браузер правильно отображает файлы .mht, вы можете распечатать часть письма следующим образом:

1. Откройте письмо. Начните с открытия электронного письма в Outlook.
2. Посмотреть в браузере. На Сообщение вкладка, в Двигаться группу, нажмите Действия > Посмотреть в браузере. Если вы видите сообщение безопасности, нажмите «ОК», чтобы продолжить. Сообщение откроется в веб-браузере по умолчанию.
   

3. Выбрать часть письма. С помощью мыши выделите нужную часть сообщения прямо в окне браузера.
4. Получите доступ к функции печати браузера. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и выберите Распечататьили нажмите Ctrl + P, или воспользуйтесь верхним меню браузера.
5. Распечатайте выделенное. в Распечатать диалог, найдите Только выбор или аналогичный вариант.
   

Выполнив эти действия, вы сможете распечатать только ту часть электронного письма, которая вам важна, сэкономив чернила и бумагу.

Примечание. Этот метод работает некорректно в текущих версиях некоторых популярных интернет-браузеров. Если вы обнаружите, что электронное письмо открывается в виде обычного текста, а не в формате HTML, воспользуйтесь методом, описанным ниже, для более надежного результата.

Конвертировать в PDF и распечатать выделенное

В наши дни распечатать только часть электронного письма Outlook может быть немного сложно. Из-за изменений в том, как браузеры интерпретируют файлы электронной почты, файл email.mht, который раньше отображался как отформатированный HTML-документ, теперь часто представляет собой обычный текст. Это изменение усложняет печать только определенного раздела электронного письма непосредственно из браузера, поскольку форматирование и структура электронного письма теряются при преобразовании в текст.

Однако не стоит беспокоиться: у нас есть обходной путь, который позволит вам распечатать часть вашего электронного письма:

1. Используйте Outlook Печать в PDF возможность преобразовать ваше сообщение в файл .pdf.
2. Откройте PDF-файл в предпочитаемой вами программе чтения.
3. Выделите текст, который хотите распечатать.
4. Откройте меню печати в программе чтения PDF-файлов и найдите Распечатать выборку или аналогичный вариант.
5. Настройте любые параметры печати, а затем распечатайте выбранный текст.

Например, в Adobe Acrobat или Acrobat Reader (бесплатная версия) можно распечатать нужную часть PDF-файла таким способом:

1. Нажмите гамбургер-меню (три горизонтальные линии) в верхнем левом углу.
2. Перейдите к Отменить, повторить и многое другое> Сделать снимок.
3. Выделите прямоугольник вокруг нужной части вашего электронного письма.
4. Нажмите значок принтера на верхней панели инструментов.
   

5. в Распечатать диалоговое окно, нажмите Больше вариантов под Страницы для печатиа затем выберите Выбранное изображение.
   

К сожалению, старый добрый метод открытия сообщения в браузере не работает так же хорошо в текущих версиях, сохранение электронного письма в формате PDF обеспечивает надежную альтернативу печати только тех частей, которые вам нужны.

Как распечатать вложения в Outlook

Печать вложений в Outlook — полезная функция, когда вам нужны физические копии документов, изображений или других файлов, приложенных к электронному письму. Вот как эффективно справиться с этой задачей:

Печать вложения из электронной почты Outlook

Самый быстрый способ распечатать определенный прикрепленный файл:

1. Откройте электронное письмо в настольном приложении Outlook.
2. Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения, затем выберите Быстрая печать из раскрывающегося меню.
   

3. Если этого требует тип файла, Outlook может предложить вам открыть или сохранить вложение перед печатью. Выберите вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
   

Вложение будет отправлено на принтер по умолчанию без каких-либо дополнительных действий.

Печать вложений вместе с электронным письмом

Чтобы включить вложения в распечатку сообщения, выполните следующие действия:

1. Откройте сообщение, содержащее вложения.
2. Нажмите кнопку Файл вкладку и выберите Распечатать.
3. В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Параметры печати.
4. Под Параметры печативыберите Распечатать прикрепленные файлы флажок.

Таким образом, вы можете распечатать электронное письмо и вложения к нему за один раз. После включения этого параметра он будет оставаться активным до тех пор, пока вы не решите его отключить.

Примечания:

• Вложения всегда будут распечатываться на принтере по умолчанию. Если вы хотите отправить вложение на другой принтер, дважды щелкните вложенный файл, чтобы открыть его, а затем используйте команду печати в приложении, в котором открывается вложение.
• Некоторые типы файлов необходимо открыть, прежде чем их можно будет распечатать. В этом случае Outlook отобразит сообщение с просьбой открыть или сохранить вложение, прежде чем его можно будет распечатать.
• К сожалению, в новом Outlook и веб-приложении невозможно распечатать вложения непосредственно из электронного письма. Вам необходимо сначала открыть каждое вложение в приложении, которому оно соответствует, например в программе чтения PDF для файлов .pdf или Microsoft Word для файлов .docx, а затем распечатать его отдельно.

Как распечатать несколько писем Outlook одновременно

Если вам нужны бумажные копии нескольких сообщений, выполните следующие простые действия:

1. Выберите электронные письма. Начните с выбора всех сообщений, которые вы хотите распечатать. Для этого нажмите на каждое письмо, удерживая клавишу Ctrl. Вы также можете использовать клавишу Shift, чтобы выбрать диапазон электронных писем.
2. Быстрая печать. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и выберите Быстрая печать из контекстного меню.

И это все, что нужно! Выбранные электронные письма будут отправлены прямо на ваш принтер по умолчанию без каких-либо дополнительных действий.

Советы и примечания:

• Чтобы настроить различные параметры и предпочтения перед печатью, используйте сочетание клавиш Ctrl + P для доступа к меню печати.
• Чтобы распечатать несколько электронных писем вместе со всеми вложениями, убедитесь, что Распечатать прикрепленные файлы опция выбрана в ваших настройках (см. предыдущий раздел).
• В новом Outlook и веб-приложении Быстрая печать функция недоступна, а ярлык печати не работает для нескольких электронных писем, что означает, что вам придется распечатать каждое сообщение отдельно.

И вот оно — печать электронных писем в Outlook стала проще. Эти методы должны охватывать все ваши потребности, будь то обработка одного сообщения или пакета электронных писем с вложениями. Так что давайте, попробуйте и возьмите под контроль свою электронную почту так, как вам нужно, будь то архивирование, создание ссылок или представление.

Вас также может заинтересовать