Как создать группу электронной почты/группу контактов в Outlook

В этом руководстве мы познакомим вас с процессом создания, использования и управления группами электронной почты в Outlook.

Вам когда-нибудь хотелось, чтобы был лучший способ поддерживать связь с любимыми людьми? Группы электронной почты Outlook могут облегчить ваше общение с коллегами по работе, партнерами по проекту или командой выходного дня. Просто создайте группу, добавьте свои контакты и — ура — вы готовы отправлять электронные письма одним щелчком мыши. Больше никакого утомительного набора текста, пропущенных сообщений и оправданий. Давайте углубимся в детали и сделаем вашу игру с сообщениями намного проще!

Что такое группа электронной почты в Outlook?

Группа электронной почты в Outlook — это удобная функция, призванная упростить процесс отправки сообщений нескольким получателям одновременно. Вместо того, чтобы вручную вводить отдельные адреса электронной почты для каждого сообщения, вы создаете предопределенную коллекцию адресов электронной почты, чтобы сделать ваше общение более плавным и организованным. Это особенно полезно в профессиональной среде, командном сотрудничестве или в любом сценарии, где вы часто общаетесь с одним и тем же набором людей. Например, вы можете создать группу электронной почты для проектной команды, отдела, клуба или любой другой группы людей, которые регулярно сотрудничают.

Хотя термин «группа электронной почты» широко используется, фактическое название функции зависит от вашей версии Outlook: группа контактов (в современных версиях), список контактов (в новом Outlook и веб-приложении Outlook) или рассылка. список (в старых версиях).

Важно отметить, что электронная почта/контактная группа Outlook — это не то же самое, что группа Microsoft 365, которая выходит за рамки электронной почты и включает сайт SharePoint, Teams, Planner и многое другое. В отличие от групп Microsoft 365, члены группы электронной почты Outlook не имеют общего почтового ящика, им даже не обязательно принадлежать к одной организации. Это означает, что вы можете добавить в свою группу контактов любого человека, независимо от его адреса электронной почты или принадлежности, и общаться с самыми разными людьми в одном электронном письме!

Вот некоторые ключевые преимущества использования групп электронной почты в Outlook:

• Экономия времени. Основным преимуществом использования групп электронной почты является экономия времени при отправке электронных писем. Вместо того, чтобы каждый раз вводить отдельные адреса электронной почты, вы просто используете имя группы, и Outlook автоматически рассылает электронную почту всем участникам. Это особенно удобно, когда вам нужно поделиться информацией, обновлениями или объявлениями с определенной группой людей.
• Организация. Вы можете создавать группы электронной почты на основе определенных критериев, таких как проектные группы, отделы или любая другая категория, которая соответствует вашим потребностям. Это помогает организовать ваши контакты и отслеживать историю общения.
• Согласованность. Группы электронной почты обеспечивают согласованность общения, поскольку все в группе получают одну и ту же информацию одновременно. Это особенно важно в ситуациях, когда крайне важно держать всех в курсе событий и быть на одной волне.
• Простота обслуживания: Outlook позволяет легко обновлять группы электронной почты и управлять ими. Если вам нужно добавить или удалить участников или изменить название группы, эти изменения можно внести в кратчайшие сроки.

Подводя итог, можно сказать, что группа электронной почты в Outlook — ценный инструмент для всех, кто часто общается с определенным набором контактов. Это упрощает процесс отправки электронной почты, экономит ваше время и помогает не забыть никого при отправке электронного письма.

Примечание. Не рекомендуется использовать группы электронной почты для массовых рассылок, поскольку каждый может видеть, кому еще пришло письмо. Это может поставить под угрозу конфиденциальность и профессионализм. Для крупномасштабного распространения рассмотрите альтернативные методы, такие как службы списков рассылки и слияние писем, которые позволят вам охватить множество людей, не раскрывая их адреса.

Чтобы создать группу электронной почты, выполните следующие действия, как показано в Outlook 365. Это также применимо ко всем современным версиям Outlook с 2021 по 2013 годы.

1. На панели навигации Outlook щелкните Люди.
2. В разделе «Мои контакты» на левой панели выберите папку, в которой вы хотите сохранить свою группу электронной почты. Обычно вы выбираете папку «Контакты».
   

3. На вкладке «Главная» ленты нажмите «Новая группа контактов».
   

4. Назовите свою группу. В появившемся новом окне введите описательное имя вашей группы в поле Имя.
5. Добавьте участников. Нажмите кнопку «Добавить участников» на ленте. Затем, в зависимости от вашего источника, выберите один из этих вариантов:
   • Из контактов Outlook для личных контактов.
   • Из адресной книги для участников глобального списка адресов (GAL).
   • Новый контакт по электронной почте для людей, которых нет в вашем списке контактов.

   

6. Выберите участников. Если вы добавляете существующие контакты из Outlook или глобального списка адресов, вы можете выбрать несколько записей, удерживая клавишу Ctrl и щелкая их имена. Затем нажмите «Участники», а затем «ОК».
   

   Если вы добавляете новый контакт, введите имя и адрес электронной почты в соответствующие поля и нажмите «ОК». Повторите этот шаг для каждого нового контакта, которого вы хотите добавить в свою группу.
   

7. Просмотрите и сохраните. Просмотрите список участников и убедитесь, что в него включены все необходимые контакты, а затем нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» на ленте, чтобы сохранить вновь созданную группу электронной почты.
   

Вот и все! Вы успешно создали группу контактов в Outlook. Чтобы использовать его, просто введите имя вашей группы в поле «Кому», «Копия» или «СК» при создании нового сообщения.

Как сделать группу контактов из электронной почты

Если вы часто общаетесь с одной и той же группой людей, Outlook предлагает быстрый способ создать группу контактов на основе электронного письма, которое вы отправили им ранее. Вот как:

1. Перейдите в папку «Отправленные» и найдите электронное письмо, которое вы отправили лицам, которых хотите включить в группу контактов.
2. В поле «Кому», «Копия» или «СК» выберите получателей/адреса.
3. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и выберите «Копировать» в контекстном меню или используйте сочетание клавиш Ctrl + C.
   

4. Вернитесь в главное окно Outlook и нажмите «Люди» на панели навигации.
5. На ленте нажмите кнопку «Новая группа контактов».
6. В новом окне введите имя вашей группы контактов в специально отведенное поле.
7. Нажмите «Добавить участников» > «Из контактов Outlook».
8. В появившемся окне щелкните правой кнопкой мыши поле «Участники» и выберите «Вставить» в контекстном меню или используйте сочетание клавиш Ctrl + V. После завершения нажмите «ОК».
   

9. Выбранные люди из электронного письма теперь отображаются как члены вашей группы контактов. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» на ленте, чтобы подтвердить настройки и сохранить группу электронной почты.

Поздравляем! Вы успешно создали группу контактов на основе предыдущего электронного письма и можете использовать ее для любого общения с той же группой людей в будущем.

Создайте список адресов электронной почты в новом Outlook для Windows и веб-приложении Outlook.

Создание группы электронной почты в Outlook в Интернете и новом Outlook для Windows — еще более простой процесс. Вот шаги, которые необходимо выполнить:

1. Запустите новое приложение Outlook на своем компьютере или используйте предпочитаемый вами браузер для доступа к Outlook в Интернете.
2. На панели навигации слева нажмите «Люди», чтобы получить доступ к разделу управления контактами.
3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с надписью «Новый контакт», а затем выберите параметр «Новый список контактов».
   

4. В появившемся новом окне сделайте следующее:
   • Введите какое-нибудь значимое имя для своего списка контактов.
   • Добавьте контакты, введя имена или адреса электронной почты в поле «Добавить», а затем выберите одно из отображаемых совпадений.
   • При необходимости добавьте описание группы.
   • По завершении нажмите «Создать».

   

Вновь созданную группу электронной почты теперь можно найти в списках контактов в веб-приложении Outlook или в новом Outlook для Windows.

Для будущих изменений вы можете легко добавлять или удалять контакты, нажав кнопку «Изменить» справа от списка контактов.

Как отправить групповое электронное письмо в Outlook

Отправка электронных писем группе в Outlook очень проста. Есть три простых способа сделать это:

Введите имя группы в поле «Кому».

Это самый простой способ, если вы знаете название группы. При составлении электронного письма просто введите имя своей группы электронной почты прямо в поле «Кому». Outlook распознает его, и все готово.

Выберите название группы из списка контактов.

Этот метод отправки электронной почты группе полезен, если вы не можете вспомнить название группы или хотите просмотреть свои контакты. Для этого выполните следующие действия:

1. В создаваемом сообщении нажмите кнопку «Кому».
2. В диалоговом окне «Выбор имен» выберите «Контакты» в раскрывающемся меню «Адресная книга».
3. Найдите свою группу электронной почты в столбце «Имя» (группы выделены жирным шрифтом).
4. Выберите целевую группу и нажмите кнопку «Кому», «Копия» или «СК».
5. Нажмите ОК.

Кончик. Вы также можете использовать функцию поиска, чтобы быстрее найти свою группу электронной почты. Просто введите несколько символов названия группы в поле поиска и нажмите Enter, чтобы получить список совпадений.

Используйте группы электронной почты Outlook для отправки сообщения

Это еще один способ получить доступ к вашим группам электронной почты, не открывая новое сообщение. Шаги:

1. На панели навигации выберите Люди.
2. Откройте папку «Контакты» (или там, где вы сохранили свою группу).
3. В списке контактов найдите свою группу электронной почты, выберите ее и нажмите «Отправить письмо».

Как видите, отправлять электронные письма группе в Outlook проще простого. Просто выберите метод, который подходит вам лучше всего, и наслаждайтесь удобным общением со своими контактами.

Как ответить на групповое электронное письмо в Outlook

Когда вы получаете электронное письмо, отправленное группе, все получатели отображаются в поле «Кому». Вот как ответить:

• Чтобы ответить только отправителю, нажмите «Ответить».
• Чтобы ответить всей группе, нажмите «Ответить всем».

Это так просто! 😊

Как редактировать группы электронной почты в Outlook

Если вам нужно настроить группы электронной почты в Outlook, не беспокойтесь — это простой процесс. Вот ваше пошаговое руководство:

1. На панели навигации выберите Люди.
2. Откройте «Контакты» или другую папку, в которой хранится ваша группа электронной почты.
3. Щелкните правой кнопкой мыши группу, которую хотите изменить, и выберите «Редактировать контакт» в контекстном меню. Альтернативно вы можете дважды щелкнуть имя группы, чтобы открыть ее.
   

4. Появится новое диалоговое окно, предлагающее различные варианты редактирования.
   • Чтобы добавить новый контакт в группу электронной почты, нажмите кнопку «Добавить участников» на ленте, а затем выберите, откуда вы хотите добавить контакт: «Из контактов Outlook», «Из адресной книги» или «Новый контакт электронной почты».
   • Чтобы удалить человека/адрес электронной почты из группы, выберите его в списке и нажмите кнопку «Удалить участника» на ленте.

   

5. После завершения редактирования нажмите кнопку «Сохранить и закрыть», чтобы сохранить изменения.

Вот и все! Редактировать группы электронной почты в Outlook так же просто, как эти пять шагов.

Как удалить группу электронной почты в Outlook

Чтобы навсегда удалить группу электронной почты, которая выполнила свою задачу и больше не нужна, выполните следующие действия:

1. Нажмите «Люди» на панели навигации.
2. Откройте папку, в которой вы сохранили свою группу.
3. Щелкните правой кнопкой мыши конкретную группу, которую вы хотите удалить, и выберите «Удалить» в контекстном меню.

Кроме того, вы можете дважды щелкнуть группу контактов, чтобы открыть ее в новом окне, тщательно проверив настройки и содержимое группы, чтобы избежать ошибки. Если вы открыли нужную группу, нажмите кнопку «Удалить группу» на ленте.

Примечание. Удаление группы электронной почты является необратимым, поэтому рекомендуется создать резервную копию контактов, экспортировав их в файл CSV или PST.

В заключение отметим, что создание, использование и управление группами электронной почты в Outlook — это полезный навык, который позволяет вам общаться точно и легко. Будь то работа или общение с друзьями, функция группы электронной почты Outlook поможет вам оставаться организованным. Просто следуйте инструкциям, которые мы описали, и вы станете в этом профессионалом 😊

Вас также может заинтересовать