Работа с данными в Access 2016

На предыдущем уроке вы познакомились с интерфейсом Access 2016, а также с открытием и закрытием базовой базы данных. В этой статье мы продолжим углубляться в Access 2016, касаясь содержания работы с данными в Access 2016.

Работа с таблицей Access 2016

Откройте таблицу Access 2016

Чтобы открыть таблицу, на панели навигации найдите таблицу, которую нужно открыть, дважды щелкните по ней. Таблица откроется на правой панели в виде вкладки.

Добавить новую запись

Есть 3 способа добавить новые записи для таблиц в Access 2016:

Перейдите на главную> вкладку в группе Записи> Создать.

Откройте панель навигации журнала в нижней части окна> нажмите кнопку «Новая запись».

Начните вводить строку под последней записью в таблице.

Иногда при вводе информации в запись вы получаете сообщение о том, что введенная вами информация недействительна. Это означает, что поле ввода имеет свои собственные правила для типов данных. Щелкните OK, затем следуйте инструкциям во всплывающем окне, чтобы повторно ввести данные.

Чтобы сохранить запись, на вкладке Главная> группа Записи> Сохранить.

Редактировать запись

Чтобы заменить слово в записи> Главная> в группе Найти> Заменить, появится диалоговое окно «Найти и заменить».

В поле «Найти»: введите слово для поиска, в поле «Заменить на:» введите слово, которое нужно заменить. В качестве примера ниже приведена замена Fall на Autumn.

В совпадении: вы можете локализовать свой поиск: любая часть поля (найдите свое слово в каждой части ячейки), целое поле (найдите только те, которые идеально соответствуют поисковому запросу), начало поля (поиск ячейки начинается с поискового запроса) .

Нажмите «Найти далее», если текст найден, он будет затемнен.

Проверьте текст, чтобы убедиться, что вы хотите его заменить. Вместо этого нажмите “Заменить”.

Доступ переместится к следующему слову, найденному в таблице, если замена будет завершена, нажмите «Отмена», чтобы закрыть.

Параметр «Заменить все» довольно эффективен, но с его помощью можно заменять ненужные слова. В приведенном ниже примере, поскольку осень не упоминает сезон, если замена на «Осень» неверна. Будьте осторожны при его использовании.

Удалить запись

Выберите всю запись, щелкнув серую рамку слева от записи.

Щелкните Главная> Группа записей> Удалить.

Появится диалоговое окно> Да, запись будет удалена без возможности восстановления.

Идентификационный номер, присвоенный записи, останется прежним, даже если запись будет удалена. Пример: Если вы удалите запись с ID 205, тогда ID номер будет. 203, 204, 206, 207.

Настроить интерфейс таблицы

Изменить размер строки и столбца таблицы

Чтобы изменить ширину столбца, переместите мышь к правому краю столбца, в поле заголовка столбца, когда курсор мыши превратится в крест со стрелками влево и вправо, вы перетащите мышь в желаемое положение для увеличения или уменьшения. ширина колонки.

Измените ширину поля в таблице данных Access 2016

Подобно строке, вы перемещаете мышь к строке под строкой, чтобы изменить серую область слева от строки, мышь превращается в крест со стрелкой вверх или вниз, вы перетаскиваете мышь в желаемое положение, чтобы изменить степень. широкие ряды.

Скрыть столбец таблицы

Чтобы скрыть столбцы, щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца> Скрыть поля. Если вы хотите, чтобы столбец отображался снова, просто щелкните правой кнопкой мыши заголовок любого столбца, выберите «Показать поля» и в диалоговом окне выберите столбец, который нужно отобразить снова.

Изменить цвет строки

Перейдите в раздел «Главная»> «Форматирование текста»> щелкните стрелку «Альтернативный цвет строки».

Выберите цвет в раскрывающемся меню, выберите «Нет цвета», чтобы удалить цвет.

Таблица после смены цвета:

Пользовательские линии

Перейдите на главную> Форматирование текста> щелкните стрелку Линии сетки.

Выберите нужный тип линии:

Будет применен только что выбранный стиль линии:

Работа с формой

Откройте доступную форму:

Откройте базу данных> панель навигации> дважды щелкните форму, чтобы открыть.

Форма появится справа в виде вкладки.

Для добавления, сохранения, удаления форма аналогична записи.

Сортировать записи

Выберите поле, которое вы хотите использовать для сортировки записи, например, Фамилия клиентов.

Щелкните «Главная»> «Сортировка и фильтр»> выберите «По возрастанию» или «По убыванию» для сортировки по возрастанию или убыванию.

Таблица будет отсортирована по выбранной школе:

Чтобы сохранить расположение, нажмите «Сохранить» на панели быстрого доступа.

Отфильтровать записи

Создайте простой фильтр

Щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с названием поля, которое вы хотите отфильтровать, здесь фильтруйте по городу.

Появится меню для выбора элемента, который нужно отфильтровать.

Выберите ОК, в таблице будет отображаться только то, что вы выбрали для фильтрации.

Создать фильтр из выборки

Выборочная фильтрация позволяет вам выбирать определенные данные из таблицы и искать похожие или непохожие данные. Например: вы работаете с базой данных пекарни. Если вы хотите найти все продукты с названиями «шоколад», вы можете выбрать это слово в названии продукта и создать с ним фильтр.

Выделите ячейку или данные, для которых хотите создать фильтр. В этом примере мы хотим увидеть список всех продуктов, название которых содержит шоколад, поэтому мы выбираем «Шоколад» в поле «Название продукта».

Перейдите на главную> Сортировка и фильтр> щелкните стрелку выбора.

Выберите тип фильтра, который хотите применить. В этом примере мы выбираем «Содержит шоколад», потому что мы хотим видеть запись, содержащую шоколад в школе.

Фильтр будет применен. В таблице будут отображаться только те продукты в названии, которые содержат шоколад.

Создать фильтр поискового слова

Фильтруя текст по условиям поиска, вы можете использовать некоторые аналогичные параметры при фильтрации с опцией, включая: Содержит (содержит), Не содержит (не входит в комплект), Заканчивается на (заканчивается на) и Не заканчивается на (не заканчивается на).

Щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с заголовком поля, которое нужно отфильтровать. Здесь мы будем фильтровать, чтобы отображать только заказы, содержащие заметки, поэтому выберите «Заметки».

В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на «Текстовые фильтры»> выберите способ фильтрации в списке. Здесь мы хотим видеть запись с примечаниями, содержащими слово «party», поэтому мы выбираем Contains.

В диалоговом окне «Пользовательский фильтр» вы вводите слово, которое хотите отфильтровать, вот вечеринка.

Нажмите ОК, чтобы применить фильтр:

Фильтровать номера по поиску

Выберите столбец, содержащий номер для фильтрации, щелкните стрелку справа от имени столбца и наведите указатель мыши на «Фильтры чисел». Есть несколько вариантов для Equals. (Не), не равно. (не равно), меньше. (меньше), больше, чем. (больше), Между. (В диапазоне). Предположим, нам нужно отфильтровать товары стоимостью менее 5 долларов и выбрать «Меньше чем».

В диалоговом окне «Пользовательский фильтр» вы вводите 5 (число для сравнения).

Нажмите ОК, чтобы применить фильтр.

Вышеупомянутый метод может применяться к данным даты следующим образом:

В следующей статье вы узнаете, как создавать простые запросы, а также сложные запросы, как планировать создание запросов в Access 2016 и некоторые дополнительные параметры. Этот урок я нашел очень интересным и содержит много полезной информации, пожалуйста, не игнорируйте его.

Следующая статья: Создание запросов к данным в Access 2016 от простого к сложному

Предыдущая статья: Ознакомьтесь с интерфейсом и основными операциями Acccess 2016