8 настроек по умолчанию для оптимизации Microsoft Office 2016

Microsoft Office – наиболее часто используемый офисный пакет в мире. В Microsoft Office много вариантов, но как получить настройки для оптимизации этого пакета, знают далеко не все. Настройки по умолчанию иногда не лучший вариант для пользователей. В этой статье TipsMake.com предложит основные настройки Microsoft Office 2016 по умолчанию, которые вы должны выбрать, чтобы оптимизировать Office, сэкономить время и работать более эффективно.

Некоторые параметры доступны только в каждом приложении, некоторые доступны во всех приложениях Office, например, настройка функций ленты. Ниже мы изучим универсальные настройки по умолчанию, а затем отдельно настроим Excel, PowerPoint и Word.

Вы можете обратиться к некоторым советам по Office 2016 ниже:

Инструкции по активации темной цветовой темы в Office 2016

Как самостоятельно настроить ярлыки в Microsoft Word 2016

Загрузите и установите или переустановите Office 365, Office 2016, Office 2013 на свой компьютер.

1. Измените настройки Office по умолчанию.

Эти параметры доступны во всех или в большинстве приложений Office. Этот параметр можно выполнить в приложении, таком как Word, Excel или PowerPoint, и он будет автоматически применен к остальным приложениям.

Настроить ленту:

Лента – это панель, которая появляется выше и содержит ярлыки, команды для наиболее распространенных задач в приложениях Microsoft Office. Чтобы настроить его, просто откройте Word, Excel или PowerPoint, выберите «Файл»> «Мнения»> «Настроить ленту». Слева вы увидите все доступные команды, а справа – текущую конфигурацию.

Щелкните элемент слева и щелкните Добавить >>, чтобы переместить его вправо. Вы можете нажать на знаки +, чтобы развернуть список и получить дополнительные настройки для ленты.

Место для сохранения файла по умолчанию:

Если вы регулярно сохраняете файл в одном и том же месте, вам следует изменить путь к файлу по умолчанию. Для этого перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и выполните поиск в папке, чтобы сохранить документ.

Сначала установите флажок «Сохранить на компьютер по умолчанию». Затем в разделе «Местоположение локального файла по умолчанию» нажмите «Обзор» и найдите нужный путь. Затем дважды нажмите ОК, чтобы закончить.

2. Измените настройки Excel по умолчанию.

Количество листов:

Предыдущие версии Excel обычно по умолчанию использовали только 3 пустых листа при создании файла Excel. Это сделано, чтобы сообщить пользователям, что в Excel есть много функций для работы с электронными таблицами. Число 3 прекрасно, так как не создает бремени для пользователей, когда им приходится удалять несвязанные электронные таблицы без них.

После многих лет разработки пользователи познакомились с функцией нескольких электронных таблиц в Excel. Таким образом, новые версии Microsoft Office открывают только новую электронную таблицу. Изменить это тоже довольно просто. В Excel перейдите в Файл> Параметры. На вкладке «Общие» в разделе «При создании новых книг» просто введите желаемое значение в поле «Включить такое количество листов» и нажмите «ОК». Однако имейте в виду, что это значение не может превышать 255.

Обернуть текст:

Если строка символов превышает ширину столбца, она будет расширена до смежной зоны. Этого можно избежать, используя функцию переноса текста по размеру ячейки.

Чтобы включить эту функцию, сначала откройте новый рабочий лист, перейдите на вкладку «Главная» на ленте и в группе «Стили» щелкните правой кнопкой мыши «Обычный»> «Изменить»> «Формат», перейдите на вкладку «Выравнивание», установите флажок «Перенести текст» и дважды нажмите «ОК».

Вышеупомянутые операции изменяют только настройки на текущем листе, но нам нужно, чтобы они автоматически применялись ко всем электронным таблицам, и это делается с помощью шаблонов.

Во-первых, вам нужно знать загрузочную папку Excel. Если вы не знаете, откройте файл Excel, нажмите Alt + F11, чтобы открыть редактор VBA, нажмите Ctrl + G, введите? application.StartupPath, нажмите Enter. Путь к каталогу появится под этой командной строкой.

Перейдите в меню «Файл»> «Сохранить как», назовите файл Excel и в раскрывающемся меню «Тип файла» выберите «Шаблон Excel». Теперь перейдите к пути к папке из предыдущих шагов и сохраните здесь шаблон (в файле Excel только что включен перенос текста). Все новые таблицы, которые вы открываете, теперь будут использовать этот шаблон.

3. Настройте некоторые параметры PowerPoint по умолчанию.

Конец с черным слайдом:

При переходе на последнюю страницу PowerPoint в режиме презентации последнее, что вы видите, – это не созданный конечный слайд, а черный экран со словами Конец слайд-шоу, нажмите, чтобы выйти . Это сообщение сообщает пользователю, что презентация завершена, но если вы уже создали для этого слайд, этот черный экран становится лишним.

Последний черный слайд включен по умолчанию, но вы можете отключить его (для всех презентаций), выбрав «Файл»> «Параметры», нажав «Дополнительно» слева. Прокрутите вниз до раздела «Слайд-шоу» и снимите флажок «Конец с черной стороной». Щелкните ОК, чтобы сохранить изменения.

Как просмотреть файл:

Когда вы открываете файл PowerPoint, он показывает режим по умолчанию, включая все, что сохранено в файле, например заметки, оглавление, основное содержимое слайдов, миниатюры,. Но вы не хотите этого показывать. все из них во время слайд-шоу, поэтому вы можете выбрать некоторые из них, выбрав «Файл»> «Параметры» и щелкнув «Дополнительно» слева. Прокрутите вниз до раздела «Отображение», в раскрывающемся меню «Открыть все документы в этом представлении» выберите соответствующее представление, нажмите «ОК», чтобы сохранить выбор.

4. Измените некоторые настройки Word по умолчанию.

Изменить шрифты:

Ранее использовавшийся стандартный шрифт Microsoft Word – Times New Roman, теперь Calibri. Если вы не являетесь поклонником этого шрифта, вы можете выбрать другие шрифты по умолчанию для всех файлов Word, не меняя их часто при создании новых файлов, что сэкономит ваше время.

Перейдите на вкладку «Главная» на ленте, щелкните стрелку вниз в группе «Шрифт». Это откроет новое окно, в котором вы сможете выбрать желаемый шрифт по умолчанию, а также его различные элементы, такие как стиль и размер шрифта. Когда будете готовы, нажмите «Установить по умолчанию» и выберите «Все документы на основе обычного шаблона?». , щелкните ОК.

Отключите опцию Вставить:

При вставке содержимого в Word автоматически открывается поле «Параметры вставки», в котором вы можете выбрать формат. Это диалоговое окно можно быстро скрыть, нажав клавишу Esc, но если вы считаете, что в этой функции нет необходимости, отключите ее.

Перейдите в меню «Файл»> «Параметры», выберите «Дополнительно» слева, прокрутите вниз до раздела «Вырезать, скопировать и вставить», снимите флажок «Показать параметры кнопки вставки» при вставке содержимого. Щелкните ОК.

Выше приведены лишь некоторые из настроек по умолчанию, которые увеличивают вашу скорость и эффективность при работе с офисным пакетом Microsoft Office 2016.

Существует множество настроек для улучшения качества документов, создаваемых этим пакетом, поэтому не используйте просто настройки по умолчанию. Несмотря на изменение шрифтов, разрывы строк могут показаться простыми вариантами, но представьте, что вы работаете с тысячами файлов, и эти операции повторяются тысячи раз, что потребует времени. как.

Если у вас есть дополнительные вопросы или советы при работе с офисным пакетом Microsoft Office 2016, прокомментируйте ниже статью для TipsMake.com, чтобы добавить их и поделиться ими со всеми!