Все, что вам нужно знать, чтобы отсортировать любые данные в Google Таблицах

Сортировка данных в Google Таблицах не обязательно должна быть сложной. Тем более, что электронные таблицы предоставляют все необходимые методы и инструменты для этой задачи. И в этом руководстве я докажу именно это.

Сегодня вы узнаете все аспекты сортировки данных в Google Таблицах. Посмотрите, как упорядочить целые листы, определенные диапазоны, по цвету, дате и нескольким столбцам. Кроме того, я покажу вам несколько специальных функций и инструментов.

Независимо от того, новичок вы или продвинутый пользователь, я приглашаю вас выпить чашечку чая и продолжить чтение. Не волнуйтесь, вы не задержитесь здесь надолго — чай просто делает все лучше 🙂

Как отсортировать всю таблицу Google

Сортировка целой таблицы Google — это пустяк, когда вы знаете правильные методы. Я покажу вам три основных из них ниже.

Способ 1. Быстрая сортировка по столбцу

Хотите быстро отсортировать таблицу Google по определенному столбцу? Это очень просто:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по букве столбца, по которому вы хотите выполнить сортировку.
2. Выберите сортировку листов от А до Я или сортировку листов от Я до А:
   

Все столбцы на текущем листе будут расположены после данных в этом выбранном столбце. Например, давайте используем это для быстрой сортировки списка студентов по фамилии в Google Таблицах:

Совет. Вы получите тот же результат, если выберете любую ячейку в столбце, по которому хотите выполнить сортировку, и перейдете в Данные > Сортировать лист > Сортировать по столбцу:

В этом меню всегда будет отображаться столбец с выбранной ячейкой.

Оба эти метода идеально подходят для быстрой, одноразовой сортировки, когда вам просто нужна быстрая реорганизация. Это особенно полезно для сортировки текста в алфавитном порядке или чисел в порядке возрастания или убывания.

Как сортировать по дате в Google Таблицах

Этот способ также подходит для сортировки Google Sheets по дате. Конечно, при условии, что есть столбцы с датами 🙂

Щелкните правой кнопкой мыши по букве столбца и выберите «Сортировать лист от А до Я», чтобы отсортировать даты от самых старых к самым новым:

Лист сортировки от Я до А сортирует даты от самых новых к самым старым.

Способ 2. Сортировка листа по нескольким столбцам

Сортировка всех ваших таблиц Google по нескольким столбцам требует несколько дополнительных шагов, но дает вам более тонкий порядок. Выбирайте этот метод, когда вам нужно упорядочить данные на основе первичных и вторичных критериев.

1. Щелкните по этой серой ячейке между буквами столбцов и номерами строк, чтобы выделить все данные листа:
   

2. Поскольку теперь у вас выбран диапазон, вы можете сортировать по одному столбцу, затем по другому столбцу (и так далее) способ, который я описываю ниже (раздел, посвященный сортировке диапазонов).

Способ 3. Сортировка с включенным фильтром

Фильтры Google Таблиц предназначены не только для сужения данных. Они также помогут с упорядочиванием!

1. Даже при включенном фильтре, чтобы отсортировать все данные на вашем листе, вам все равно придется сначала выбрать весь лист. В противном случае фильтр просто определит ваш используемый диапазон (данные до первой пустой строки и столбца).

   Для этого щелкните по серой ячейке между буквами столбцов и номерами строк:
   

2. Затем включите фильтр, щелкнув его значок на панели инструментов электронной таблицы:
   

3. Вы увидите значки фильтров, появляющиеся рядом с каждым заголовком столбца. Нажмите на тот, который вас интересует, и выберите предпочтительный порядок, например, сортировать от А до Я:
   

Все столбцы вашей таблицы будут организованы по этому одному столбцу.

Совет. Если вы работаете над таблицей совместно с другими пользователями, вы можете включить сортировку только для себя. Это позволит вам изменять порядок данных, не мешая представлениям других пользователей. Фильтры представлений, доступные в Google Таблицах, помогут в этом.

Это также отлично подходит для быстрой настройки, поскольку позволяет быстро и легко переключаться между различными представлениями данных.

Как сортировать диапазоны в Google Таблицах

Согласитесь ли вы, что в большинстве случаев вам нужно организовать только определенные диапазоны данных, а не целые листы? 🙂 Независимо от того, идет ли речь о всей таблице или определенной ее части, вот как это сделать.

Способ 1. Меню Google Таблиц для сортировки диапазона по одному столбцу

1. Выберите диапазон.

   Совет. Я не советую использовать сочетание клавиш Ctrl+A (для Mac это Cmd+A) в этом случае, потому что это сочетание клавиш также выбирает заголовки столбцов. Это означает, что они будут реорганизованы вместе с другими данными. Выберите способ 2 ниже чтобы узнать, как заставить электронные таблицы игнорировать заголовки столбцов при реорганизации строк данных.

2. Перейдите в Данные > Сортировать диапазон и выберите от А до Я или от Я до А:
   

Я отсортировал свой диапазон по фамилиям от А до Я, используя этот метод, и заголовки моей таблицы также сместились вниз:

Чтобы этого избежать, лучше выбирать диапазон ячеек вручную, а не использовать комбинации клавиш. Видите ли, Ctrl+A (Cmd+A для Mac) всегда выбирает также строку заголовка. Другие сочетания клавиш, такие как Ctrl+Shift+вправо или Ctrl+Shift+вниз, имеют смысл только в том случае, если вы можете упорядочить данные по самому левому или самому правому столбцу.

В качестве довольно хорошей альтернативы вы можете попробовать следующий метод, чтобы исключить заголовки столбцов из работы.

Способ 2. Преобразование диапазона в таблицу — новый способ сортировки по столбцу

Google Sheets только что представили функцию таблицы: преобразование выбранного диапазона в аккуратно отформатированную таблицу. И как целую таблицу, ее можно организовать с помощью специальной соответствующей опции. В качестве бонуса, ваша строка заголовка останется наверху.

1. Для начала выберите любую ячейку в ваших данных и преобразуйте все в таблицу с помощью меню Формат > Преобразовать в таблицу:
   

2. После преобразования данных в таблицу просто щелкните стрелку рядом с названием столбца, по которому нужно отсортировать данные (например, по датам). Затем выберите Сортировать столбец > Сортировать от А до Я или Сортировать от Я до А:
   

3. Все данные в этом столбце будут отсортированы по алфавиту (или по дате в моем случае). Все данные в других столбцах будут организованы соответствующим образом:
   

Способ 3. Как отсортировать диапазон по нескольким столбцам в Google Таблицах

Следующий метод решает две проблемы. Вы можете сортировать по нескольким столбцам одновременно и зафиксировать все заголовки вверху, чтобы они не смещались вниз.

1. Выберите свой диапазон.

   Совет. Чтобы быстро выбрать весь используемый диапазон, щелкните любую ячейку в таблице и нажмите Ctrl+A (для Mac это Cmd+A). Это автоматически выберет все данные до первой пустой строки и столбца.

2. Перейдите в раздел Данные > Сортировка диапазона > Расширенные параметры сортировки диапазона:
   

3. Вы увидите новое всплывающее окно со следующими расширенными параметрами:
   

   Не волнуйтесь, здесь «продвинутый» не значит «сложный». Речь идет о пользовательской сортировке в Google Таблицах. Вы настроите эти дополнительные параметры, чтобы получить больше контроля над тем, как организованы ваши данные.

Например, если первая строка является заголовком таблицы, установите флажок Данные содержат строку заголовка, чтобы Google Таблицы не перемещали ее вместе с остальными данными.

Также здесь можно сортировать по нескольким столбцам. После того, как вы выбрали основной столбец в этом окне (Фамилия для меня), нажмите Добавить другой столбец сортировки. Выберите дополнительные столбцы, настройте их порядок и нажмите Сортировать:

В моем примере я сортирую таблицу в алфавитном порядке сначала по фамилии, а затем по классу:

Это означает, что вся таблица сначала упорядочена по фамилиям от А до Я. Затем все оценки, относящиеся к каждой фамилии, упорядочены от А до Я.

Способ 4. Упорядочивание выбранных данных из фильтров

Включение фильтров также является способом сортировки диапазонов в Google Таблицах. Только на этот раз значки фильтров появляются над выбранным вами набором данных — где бы он ни находился.

1. Выберите нужный вам диапазон. На этот раз я покажу вам, как это работает в середине ваших данных.
2. Нажмите значок фильтра на панели инструментов электронной таблицы, чтобы включить фильтры для этого выбора.
   

3. Щелкните значок фильтра в столбце, по которому вы хотите упорядочить данные:
   

В чем плюсы такой сортировки в Google Таблицах? Она позволяет сосредоточиться на определенной части таблицы, не затрагивая остальные данные.

Есть ли минусы? Увы, ячейки со значками фильтров будут восприниматься как заголовки и не изменят своего положения.

Как сортировать по цвету в Google Таблицах

Сортировка Google Sheets по цвету — это фантастический способ визуальной организации данных. Хотите вывести самые важные части наверх? Категоризация записей? Вот 2 способа сделать это.

Способ 1. Стандартный инструмент Google Таблиц для сортировки по цвету — один цвет вверху

Ну, на самом деле это два инструмента, но они очень похожи. Выберите один в зависимости от общего вида вашего стола.

1. Я не отформатировал свой диапазон — Преобразовать диапазон в таблицу

Если вы еще не отформатировали свой диапазон (не выбрали шрифты, размеры и т. д.), начните с преобразования его в таблицу. Просто щелкните любую ячейку в ваших данных и перейдите в Формат > Преобразовать в таблицу:

Два щелчка — и ваш диапазон мгновенно превратится в аккуратно отформатированную таблицу:

Зачем беспокоиться? Потому что вы можете обращаться с этой таблицей как с фильтром! Например, чтобы сортировать по цвету вашу таблицу Google Sheets 🙂

Поэтому нажмите на стрелку вниз рядом со столбцом с цветными ячейками и выберите Сортировать столбец > Цвет заливки (или текста):

Все строки с выбранным цветом переместятся наверх, а все остальные строки сохранят свой первоначальный порядок:

Совет. Чтобы организовать все строки по всем цветам, ознакомьтесь с Инструмент сортировки по цвету я опишу ниже.

2. Моя таблица уже отформатирована и красива.

Если вы оформляете данные по-своему, вы можете отсортировать их по цвету в настройках фильтра.

Совет. Эта статья научит вас создавать красивые таблицы и сохранять стили для дальнейшего использования.

1. Включите фильтр для своих данных, щелкнув его значок на панели инструментов электронной таблицы:
   

2. В заголовке цветного столбца нажмите Фильтр > Сортировать по цвету > Цвет заливки или Цвет текста. Затем выберите цвет, по которому вы хотите упорядочить:
   

Все строки выбранного цвета переместятся наверх. Строки с другими цветами вообще не будут обработаны — они останутся внизу в исходном порядке:

Чтобы организовать все цвета, а не сосредотачиваться на одном цвете (иначе вы могли бы воспользоваться фильтром, верно?), этот следующий инструмент для вас.

Способ 2. Сортировка по цвету из Power Tools — новый порядок цветов

Если вы знаете наш Коллекция Power Tools для Google Таблицвы знаете, что он предлагает совершенно другой инструмент сортировки по цвету.

В отличие от стандартной функции Google Таблиц, это дополнение сортирует все строки по всем цветам (по порядку в цветовой палитре):

Вот шаги для сортировки цветов в Google Таблицах таким образом:

1. Установите Power Tools бесплатно из Google Workspace Marketplace.
2. Откройте его из Расширения > Электроинструменты > Пуск > Процесс:
   

3. Когда на правой боковой панели откроется группа «Процессы», найдите и нажмите «Сортировать по цвету»:
   

4. Вы сможете указать цветовую кодировку столбца, выбрать цвета шрифта или цвета заливки, а также выбрать желаемый порядок:
   

И вы получите все цвета, расположенные в следующем порядке:

Совет. Не стесняйтесь посетить обучающее руководство по инструменту «Сортировка по цвету», чтобы увидеть, как каждый параметр способствует получению более точного результата.

Функции для организации данных в Google Таблицах

При работе с большими наборами данных в электронных таблицах функции могут предложить большую гибкость и автоматизацию по сравнению с ручной сортировкой. И я надеюсь, вы не удивитесь, если я скажу вам, что для этой работы есть три функции.

Функция СОРТИРОВКИ в Google Таблицах

Первая функция, которая приходит на ум, — это SORT. Да, она создаст копию вашей исходной таблицы. Но она организует ее динамически по нескольким столбцам, даже если в исходную таблицу добавляются новые записи.

И он очень прост в использовании:

СОРТИРОВАТЬ(диапазон, столбец_сортировки, по_возрастанию, [sort_column2, is_ascending2, …])

• введите диапазон ячеек, которые вы хотите отсортировать.
• для sort_column вы указываете число (1, 7 и т. д.) или столбец (D2:D46) для упорядочивания данных. Это может быть столбец внутри диапазона или за его пределами, это не имеет значения. Важно, чтобы он имел то же количество строк, что и ваш диапазон.
• is_ascending определяет порядок сортировки. Используйте TRUE для возрастания и FALSE для убывания.
• [sort_column2, is_ascending2, …] дополнительные (необязательные) столбцы и порядки сортировки, которые можно вкладывать друг в друга, чтобы организовать Google Таблицы по нескольким столбцам.

Теперь давайте посмотрим на эту функцию в действии. Сначала я отсортирую результаты экзамена по дате экзамена (в порядке возрастания), затем по оценке (в порядке убывания):

1. Создайте новый лист, чтобы поместить туда результат.
2. Поскольку функция обрабатывает все данные из предоставленного диапазона, я предлагаю вручную скопировать и вставить строку заголовка из исходной таблицы.
   

   Совет. Закрепите первую строку сразу (Вид > Закрепить > 1 строка) для удобства в будущем.

3. В ячейку А2 на этом новом листе введите формулу:

   =СОРТ(Лист1!A2:G46,1,ИСТИНА,5,ЛОЖЬ)
   

Формула возвращает копию моих исходных данных из Листа1, только сначала они сортируются по дате в порядке возрастания (от более ранней к более поздней), затем оценки для каждой даты располагаются от худшей к лучшей.

Плюсы и минусы функции СОРТИРОВКИ в Google Таблицах

Использование функции СОРТИРОВКА в Google Таблицах имеет свои плюсы и минусы.

Плюсы:

1. автоматически обновляет порядок сортировки по мере изменения данных.
2. что означает отсутствие необходимости в ручной перестановке.
3. Вы можете сортировать по нескольким столбцам в разном порядке.

Минусы:

1. требуется место для копии ваших исходных данных.
2. диапазон, указанный в формуле, является статическим и может потребовать обновления при добавлении новых строк.

   Совет. Чтобы это предвидеть, просто укажите больший диапазон ячеек с самого начала, например, A2:G1000 вместо A2:G46.

3. Если вы новичок, вам придется привыкнуть к синтаксису функций и формул.
4. может быть менее интуитивно понятным по сравнению со всеми этими выпадающими меню и другими опциями, которые я описал ранее.

Функция SORTN в Google Таблицах

Если Функция СОРТИРОВКИ в Google Таблицах дает вам надежный способ организовать весь ваш набор данных, функция SORTN в Google Sheets делает шаг вперед. Она позволяет вам сортировать и возвращать только указанное количество строк из ваших данных.

Это может быть особенно полезно, когда вам необходимо извлечь и проанализировать верхние или нижние записи в вашем наборе данных, например, самые высокие оценки или самые ранние даты экзаменов.

СОРТИРОВАТЬ(диапазон, [n], [display_ties_mode], [sort_column1, is_ascending1]…)

• диапазон — это вся таблица, которую вы хотите организовать.
• [n] это тот необязательный аргумент, который позволяет ограничить количество возвращаемых строк. Если не указан, SORTN вернет одну строку.
• иногда вы будете сталкиваться со строками с идентичными значениями в столбцах, по которым вы сортируете. Это называется связями. Этот третий необязательный аргумент — [display_ties_mode] — позволяет вам контролировать обработку этих связей:
  • 0 (также является значением по умолчанию, если вы опустите этот аргумент) просто вернет точное количество строк, указанное вами в предыдущем аргументе.
  • 1 отобразит максимум [n] строк плюс все дополнительные строки, которые идентичны n-ной строке.
  • 2 будет отображать максимум [n] строки, исключая связи. Например, если вы хотите только 5 лучших уникальных оценок и не хотите, чтобы какие-либо связанные строки были включены за пределами этого лимита.
  • 3 будет отображать максимум [n] Ряды, включая связи. Используйте его для отображения до [n] строк и хотите включить все связанные строки (дубликаты).
• [sort_column1, is_ascending1] являются необязательными и повторяемыми. Здесь вы указываете индекс столбца для сортировки и порядок. Это позволяет сортировать Google Sheets по нескольким столбцам.

Позвольте мне показать вам функцию SORTN в действии. Я буду использовать ту же таблицу с результатами экзаменов, чтобы найти 5 лучших студентов с наивысшими общими баллами, организованными по убыванию итоговых баллов.

1. Создайте новый лист, чтобы поместить туда результат.
2. Поскольку функция обрабатывает все данные из предоставленного диапазона ячеек, я предлагаю вручную скопировать и вставить строку заголовка из исходной таблицы:
   

   Совет. Закрепите первую строку сразу (Вид > Закрепить > 1 строка) для удобства в будущем.

3. В ячейку А2 на этом новом листе введите формулу:

   =СОРТИРОВКА(Лист1!A2:G46,5, 0, 7, ЛОЖЬ)

   

Эта формула просматривает мою таблицу на Листе1 (Лист1!A2:G46), сортирует ее по 7-му столбцу в порядке убывания (ЛОЖЬ) и возвращает ровно 5 строк, отображая одну строку в случае совпадений (0).

Плюсы и минусы функции SORTN в Google Таблицах

Эта функция не является исключением, поскольку имеет как плюсы, так и минусы.

Плюсы:

1. быстро извлекает верхние или нижние записи из набора данных.
2. автоматически обновляется по мере изменения ваших данных.
3. поддерживает несколько критериев сортировки и настраиваемые правила разрешения конфликтов.

Минусы:

1. его синтаксис кажется более сложным по сравнению с Функция СОРТИРОВКИ.
2. Управление связями может быть менее интуитивно понятным, особенно при работе со сложными наборами данных.
3. диапазон выходных данных фиксирован, что может потребовать корректировки, если диапазон ваших данных существенно изменится.

Функция QUERY для Google Таблиц: еще один способ автоматической сортировки

Google Sheets QUERY также стоит изучить, когда дело доходит до автоматической сортировки данных в Google Sheets. Это мощная функция, используемая для организации данных с помощью SQL-подобных запросов.

Однако, поскольку мы уже подробно рассмотрели функцию QUERY, включая ее возможности сортировки, я не буду дублировать информацию здесь.

Ознакомьтесь с этой статьей, чтобы узнать, как использовать функцию QUERY в Google Таблицах для упорядочивания данных (примеры формул включены).

Вот так, дети, вы сортируете данные в Google Таблицах 🙂 Будь то по листу, диапазону, цвету, дате или нескольким столбцам, электронные таблицы предоставляют множество инструментов и функций. Попробуйте их все и найдите те, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям.

Если у вас есть вопросы или собственные советы, не стесняйтесь делиться ими в комментариях ниже!

Вас также может заинтересовать