Вот что нужно сделать перед тем, как поделиться таблицей Excel

Обмен файлами Excel также требует внимания к нескольким вещам перед тем, как это сделать. При правильном обмене файлами содержимое в электронной таблице не редактируется, а формат файла сохраняется.

Вот что нужно делать при предоставлении общего доступа к таблице Excel.

Удалить ненужные данные в таблице Excel

Перед тем, как поделиться таблицей Excel, следует переупорядочить содержимое и удалить ненужные данные, удалить дубликаты записей в Excel. Форматирование также необходимо проверить, чтобы убедиться, что используются согласованные шрифты и размеры шрифтов.

Проверьте таблицу Excel на наличие ошибок

Проверьте все формулы в таблице или форматы, используемые в Excel, чтобы убедиться, что ничего не дает неправильных результатов или что в Excel все еще есть ошибки. Если ошибка сообщается из системы Excel, вам нужно проверить, что это за сообщение об ошибке, чтобы найти способ ее исправить.

Установить пароль для таблицы Excel

Установка пароля для таблицы Excel помогает вам контролировать, кто может получить доступ и вносить изменения в документ. Мы можем установить пароль для всей таблицы Excel или для рабочего листа, области содержимого,.

Вот что нужно сделать перед тем, как поделиться таблицей Excel, рисунок 1

Добавьте инструкции при совместном использовании Excel

Прежде чем делиться своей таблицей Excel публично, вы можете добавить в таблицу некоторые конкретные инструкции, чтобы предоставить получателям больше информации. Например, вы можете четко отметить, где пользователям нужно вводить данные, раскрасить местоположение, использовать комментарии в Excel или заметки в Excel для поддержки контента, требующего внимания.

Сделайте копию файла Excel

Создание копии файла Excel перед его распространением гарантирует, что у вас останется исходное содержимое таблицы, если кто-то случайно его испортит или введет неверные данные. Кроме того, при внесении новых изменений вы можете использовать резервную копию вместо того, чтобы вносить изменения в исходный файл. Мы рекомендуем создавать резервную копию файла Excel в другом месте, нежели оригинал, чтобы избежать путаницы.

Настройте параметры общего доступа к таблицам Excel.

Перед тем как предоставить общий доступ к любому файлу Excel, вам необходимо настроить параметры общего доступа, чтобы гарантировать, что только получатели файла смогут получить доступ к файлу с соответствующим уровнем разрешений. Если вы хотите, чтобы другие могли просматривать файл, установите разрешение только на просмотр. Если вы хотите, чтобы они могли вносить изменения, установите разрешение на редактирование.

Вот что нужно сделать перед тем, как поделиться таблицей Excel, рисунок 2

Оптимизируйте файлы Excel при печати

Перед тем как поделиться, проверьте документ Excel в режиме печати, чтобы убедиться, что он содержит достаточно контента в пределах размера страницы печати. Вы можете использовать разрывы страниц, чтобы убедиться, что ваши данные не будут затронуты, если вы случайно разорвете страницы.

Проверьте формат и размер файла Excel

Если вы хотите, чтобы получатель только просматривал файл, преобразуйте файл Excel в PDF, чтобы сохранить содержимое. Или сохраните файл в исходном формате (XLSX), если получателю нужен файл в исходном формате. Также спросите получателя, какую версию Office он использует, чтобы избежать несовместимости форматов файлов.

Если размер файла большой, сожмите и измените размер изображений или графики, удалите неиспользуемые рабочие листы или сохраните файл в сжатом формате, чтобы уменьшить размер. Если размер файла не уменьшается значительно, загрузите файл в облачное хранилище и поделитесь ссылкой на файл.

Дэвид Пак