Узнайте больше об инструменте управления задачами OmniFocus

OmniFocus — одно из лучших приложений, которое поможет вам превратить прокрастинацию в производительность.

Метод Getting Things Done — это надежная система производительности, позволяющая оставаться организованным и сосредоточенным. Однако сочетание его с правильным инструментом управления задачами сделает его еще более эффективным. После того, как я попробовал несколько разных инструментов управления задачами, OmniFocus оказался лучшим для выполнения дел.

1. Записывайте задачи и идеи в папку «Входящие»

Первый шаг к эффективному управлению задачами с помощью метода GTD — записывать их в одном месте. Это подразумевает сбор всех ваших задач, идей, входящих писем и важных событий календаря в надежную систему за пределами вашего разума.

Это важно, поскольку сохранение этих обязательств в голове может загромождать ваше ментальное пространство и приводить к стрессу и прокрастинации. OmniFocus — одно из лучших приложений, помогающих превратить прокрастинацию в производительность. Функция «Входящие» приложения действует как центр, куда вы можете быстро вводить все свои задачи, как только они приходят вам в голову или из других источников, не беспокоясь о том, чтобы сразу же их отсортировать.

Узнайте больше об инструменте управления задачами OmniFocus Изображение 1

Есть несколько способов добавлять задачи в папку «Входящие» OmniFocus, включая сочетание клавиш «Быстрый ввод». По умолчанию это Control + Option + Space , но вы можете настроить его, перейдя в OmniFocus > Настройки > Сочетание клавиш «Быстрый ввод». Это самый быстрый способ регистрировать задачи на Mac из любого приложения или окна браузера, не прерывая рабочий процесс.

Либо откройте OmniFocus и щелкните вкладку Входящие. Затем щелкните кнопку Новое действие на панели инструментов, чтобы ввести задачу.

Совет: Помимо ручного ввода, вы можете делиться информацией из совместимых приложений, таких как Mail и Safari. Например, в приложении Mail щелкните правой кнопкой мыши (Control + щелчок) тему письма, выберите Поделиться и выберите OmniFocus из опций, чтобы добавить его в папку «Входящие».

2. Обработка входящих сообщений

После того, как вы зарегистрировали все свои задачи в папке «Входящие» OmniFocus, следующим важным шагом в методе GTD станет обработка этих элементов. Этот шаг включает оценку каждого элемента папки «Входящие», чтобы превратить ваши хаотичные задачи в понятные действия. Важно выделять время каждый день для обработки папки «Входящие».

В OmniFocus начните с обработки каждого элемента в папке «Входящие», чтобы определить, требует ли он действий. Если да, можете ли вы выполнить его менее чем за 2 минуты? Если да, действуйте немедленно, например, ответив на электронное письмо. Если нет, делегируйте, отложите или удалите элемент.

Вы можете назначить задачи определенному человеку и отслеживать их с помощью тега Ожидание. Нажмите на соответствующую задачу в папке «Входящие» и выберите тег Ожидание.

Или создайте специальный тег для каждого человека, которому вы делегируете задачу, на вкладке Теги. Затем вы можете установить напоминание и дату выполнения, когда вы ожидаете, что задача будет выполнена. Все оставшиеся задачи, которые не могут быть выполнены немедленно или делегированы, будут отложены.

Узнайте больше об инструменте управления задачами OmniFocus Изображение 2

Если это одношаговая задача, вы можете назначить ее определенному проекту или тегу и добавить дату выполнения. Если это многошаговая задача, вы можете создать новый проект, введя имя в поле Проект и нажав Command + Return, чтобы создать проект. Если вы хотите добавить задачу в существующий проект, перетащите задачу в нужный проект на боковой панели.

3. Организуйте работу в проекты

После того, как вы обработали каждый элемент в папке «Входящие» OmniFocus, пришло время организовать их в проекты. Это помогает организовать вашу рабочую нагрузку в управляемые единицы, которые можно отслеживать и выполнять систематически. К счастью, OmniFocus предлагает ряд функций, которые помогут вам организовать вашу работу по ее характеру и желаемому результату.

Во-первых, рассмотрите возможность использования папок в OmniFocus для группировки связанных задач в более широкие категории. Например, у вас может быть папка Personal для всех ваших личных задач, папка Work для рабочих задач и папка School для ваших академических задач.

Каждая папка содержит ряд проектов, связанных с этой конкретной областью вашей жизни, каждый со своим набором действий или задач. Чтобы создать папку в OmniFocus, перейдите на вкладку Проекты, нажмите кнопку + в нижней части боковой панели и выберите Добавить папку.

Узнайте больше об инструменте управления задачами OmniFocus Изображение 3

Далее, в каждой папке создайте конкретные, выполнимые проекты. Проект в OmniFocus — это группа связанных задач с определенным результатом или целью. OmniFocus предлагает три основных типа проектов, включая:

1. Последовательный проект состоит из задач, которые вы должны выполнить в определенном порядке. Например, проект по написанию статьи обычно включает задачи исследования, составления черновика, написания, редактирования и публикации, которые должны быть выполнены в определенном порядке.
2. Параллельные проекты включают задачи, которые можно выполнять в любом порядке или одновременно, например, обустройство домашнего офиса.
3. Списки отдельных действий предназначены для задач или проектов, которые сейчас не входят в ваш список дел, но которыми вы, возможно, захотите заняться в будущем (например, написание книги или изучение нового языка), или для текущих повседневных задач (например, поход в магазин за продуктами).

4. Примите участие в составлении списка дел

Вовлечение в свои задачи — это следующий и, возможно, самый важный шаг в методе GTD. Этот шаг включает выбор задач для работы на основе контекста, приоритета, доступного времени и уровня энергии. Это помогает вам принимать разумные решения, соответствующие вашим возможностям и целям.

Узнайте больше об инструменте управления задачами OmniFocus Изображение 4

К счастью, OmniFocus предлагает ряд функций фильтрации, которые помогут вам эффективно выполнять свои задачи.

5. Повторяйте для поддержания прогресса

Этап обзора является важным в методе Getting Things Done. Этот этап гарантирует, что вы регулярно переоцениваете свои задачи и цели, чтобы отразить любые изменения в приоритетах или обстоятельствах. Это предотвращает выпадение важных задач из поля зрения и помогает вам оставаться на пути к достижению долгосрочных целей.

Вы можете легко просмотреть свои задачи в OmniFocus, перейдя на вкладку Review, которая показывает проекты, которые необходимо просмотреть. По умолчанию проекты в OmniFocus настроены на еженедельный просмотр, но вы можете настроить частоту просмотра, перейдя в OmniFocus > Настройки > Даты и время.

Узнайте больше об инструменте управления задачами OmniFocus Изображение 5

В процессе проверки вы можете оценить, нуждается ли проект в дополнительных задачах, все еще актуален или его следует полностью удалить. Когда вы будете удовлетворены, щелкните правой кнопкой мыши по проекту и выберите Отметить проверенным.

Если вы ищете менеджер задач, который поможет вам организовать ваши задачи с помощью метода GTD, вам стоит попробовать OmniFocus. Возможности и функциональность OmniFocus делают его эффективным инструментом для того, чтобы оставаться на верном пути к вашим приоритетам и в конечном итоге достигать ваших целей.

Карим Винтерс

Обновление 13 сентября 2024 г.