Условное форматирование в новой версии Outlook и веб-приложении для выделения писем

Откройте для себя удобство условного форматирования в новом Outlook и Outlook в Интернете. Узнайте, как использовать цветовую кодировку для своих сообщений и убедиться, что критически важные из них выделяются.

В классическом Outlook условное форматирование было основным элементом в течение многих лет, позволяя пользователям настраивать внешний вид своих писем на основе определенных критериев. Наконец, эта долгожданная функция доступна в новом приложении Outlook и в Интернете, привнося знакомое чувство организации и персонализации.

Примечание. Это руководство предназначено для нового приложения Outlook и веб-версии. Для классического Outlook, пожалуйста, обратитесь к этой статье: Как раскрасить электронные письма, календарь и задачи.

Условное форматирование в новом Outlook и веб-версии

Условное форматирование — это функция, предназначенная для выделения важных писем на основе определенных условий, определяемых пользователем. Эти условия могут быть связаны с отправителем сообщения, темой или наличием вашего имени в определенном поле. Применяя разные цвета, вы можете быстро определить сообщения, требующие вашего немедленного внимания, не отсеивая менее важные.

Как использовать условное форматирование Outlook для выделения писем

В новом приложении Outlook и Outlook в Интернете (онлайн-версия для пользователей с рабочей или школьной учетной записью) процесс настройки условного форматирования по сути одинаков. Могут быть небольшие различия в элементах интерфейса, но основные шаги остаются неизменными на обеих платформах.

Чтобы создать правило условного форматирования в новой версии Outlook и веб-приложении, выполните следующие действия:

1. Доступ к настройкам условного форматирования. Нажмите на значок шестеренки «Настройки» в правом верхнем углу, а затем перейдите в Почта > Условное форматирование.
2. Выберите учетную запись. Если у вас несколько учетных записей в новом Outlook, убедитесь, что выбрана правильная (по умолчанию она будет применена к основной учетной записи). Если у вас только одна учетная запись или вы используете веб-версию, пропустите этот шаг.
3. Добавить новое правило. Нажмите + Создать новое правило условного форматирования, чтобы начать настройку правила.
   

4. Назовите свое правило. В первом поле введите имя, которое поможет вам идентифицировать правило позже.
   

5. Определите условия. В раскрывающемся списке Condition выберите критерии, которые будут запускать форматирование. В настоящее время веб-правила и новые правила Outlook предлагают ограниченный набор критериев, например:
   • От конкретных людей
   • Ваше имя не указано в строке «Кому» или «Копия».
   • Тема включает определенный текст.

   Если вам нужно более одного критерия, нажмите + Добавить еще одно условие, а затем определите дополнительные критерии.
   

6. Выберите формат. Нажмите кнопку Choose Color, а затем выберите цвет шрифта для вашего правила. Раздел Preview покажет, как будет выглядеть текст с выбранным форматированием.
   

7. Сохраните правило. После настройки условий и форматирования нажмите кнопку «Сохранить», чтобы применить изменения и сохранить новое правило.
   

Выполнив эти шаги, вы сможете выделять важные письма разными цветами, что позволит легко идентифицировать их в папках вашего почтового ящика.

Как редактировать правило условного форматирования

Редактирование правила условного форматирования в новом приложении Outlook и Outlook в Интернете — простой процесс. Если вам нужно изменить критерии или стиль форматирования, шаги на обеих платформах одинаковы. Вот как можно изменить существующее правило:

1. Откройте «Настройки». Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу, затем выберите «Почта» > «Условное форматирование».
2. Выберите правило. Вы увидите список всех правил условного форматирования. Нажмите кнопку «Изменить» рядом с правилом, которое вы хотите изменить.
3. Внесите изменения. Измените имя, условия или параметры форматирования по мере необходимости. Также вы можете добавить новые или удалить существующие условия, нажав на соответствующие параметры.
4. Сохраните изменения. После внесения необходимых изменений обязательно сохраните правило, чтобы обновить настройки. Если вы передумали или допустили ошибку, нажмите «Отменить», чтобы отменить изменения.

Помните, вы всегда можете вернуться и отредактировать правила, чтобы они лучше соответствовали вашему рабочему процессу.

Как удалить правило условного форматирования

Если вам больше не нужно определенное правило, вы можете легко удалить его из приложения Outlook. Это помогает поддерживать чистоту управления электронной почтой и гарантирует, что применяются только необходимые правила. Вот как можно удалить правило условного форматирования:

1. Настройки доступа. Нажмите Настройки > Почта > Условное форматирование.
2. Удалить правило. В списке правил условного форматирования найдите то, которое хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить правило рядом с ним.
3. Подтвердите удаление. При появлении запроса подтвердите, что вы хотите удалить правило.

Это позволит навсегда удалить нежелательное правило из Outlook, сохранив чистоту и порядок в вашей электронной почте.

Как включить и выключить правило условного форматирования

Иногда вам может понадобиться временно отключить правило условного форматирования, не удаляя его. Это позволяет быстро включить правило снова, когда это необходимо. Вот как это сделать:

1. Откройте настройки условного форматирования.
2. В списке правил используйте тумблер, чтобы включить (включить) или выключить (отключить) определенное правило.

Эта функция позволяет вам оперативно адаптировать стратегии управления электронной почтой и сохранять контроль над организацией почтового ящика с минимальными усилиями.

Как изменить порядок правил

Порядок правил условного форматирования в Outlook важен, так как они применяются последовательно сверху вниз. Правила, расположенные выше, имеют приоритет над правилами, расположенными ниже, что может повлиять на то, как письма будут выделены в папке «Входящие» и других папках.

Например, предположим, у вас есть два правила:

• Правило 1 выделяет все сообщения администратора синим цветом.
• Правило 2 выделяет все сообщения со словом «важно» в теме красным цветом.

Если Правило 1 указано выше Правила 2, то все сообщения от администратора будут выделены синим цветом, включая те, в теме которых есть «важно». Однако если Правило 2 указано выше Правила 1, то сообщения от администратора с темой которых есть «важно» будут выделены красным цветом.

Чтобы изменить порядок правил и, таким образом, изменить их приоритет, можно использовать кнопки «Переместить вверх» и «Переместить вниз», предусмотренные в настройках условного форматирования:

Организуя порядок правил условного форматирования, вы можете контролировать, какие правила имеют приоритет, гарантируя правильное применение наиболее важных критериев форматирования.

Примеры условного форматирования

Вот несколько практических примеров использования условного форматирования в новом Outlook:

• Выделите сообщения от VIP-клиентов красным цветом. Это сделает письма от приоритетных клиентов сразу заметными.
• Выделяйте письма с определенными ключевыми словами в теме. Например, если вы работаете над проектом под названием «Орион», вы можете установить правило, чтобы выделять все письма с «Орион» в теме.
• Различайте электронные письма от вашего менеджера или прямых подчиненных. Установите правило для цветовой маркировки электронных писем от определенных лиц, таких как ваш менеджер или члены команды.
• Отметьте письма, связанные с предстоящими сроками или событиями. Используйте отдельный цвет для выделения писем с предстоящими датами или приближающимися событиями, упомянутыми в строке темы.

Ограничения и отличия нового условного форматирования Outlook

Хотя условное форматирование в новой версии Outlook и веб-версии имеет ряд преимуществ, важно помнить о его ограничениях и отличиях от классического настольного приложения Outlook:

• Доступность. Доступно только для рабочих или учебных учетных записей Microsoft 365 в новой версии Outlook и веб-версии.
• Область применения. Правило условного форматирования применяется как к прочитанным, так и к непрочитанным сообщениям во всех папках, кроме «Черновиков».
• Меньше условий. По сравнению с классическим Outlook, новый Outlook и веб-версия имеют меньше вариантов условий.
• Ограничено для писем. В новом Outlook и вебе условное форматирование в настоящее время доступно только для писем, но не для элементов календаря и задач.
• Параметры форматирования. Единственная доступная опция форматирования — изменение цвета шрифта писем. Другие стили форматирования, такие как тип или размер шрифта, не поддерживаются.

Понимая эти ограничения, вы сможете лучше адаптировать правила условного форматирования под свои нужды.

Надеемся, это руководство по новому условному форматированию в Outlook снабдило вас необходимыми навыками для эффективной цветовой кодировки вашего почтового ящика, гарантируя, что важные письма, привлекающие ваше внимание, никогда не останутся незамеченными.

Вас также может заинтересовать