Сводка советов, хороших советов по Excel для бухгалтеров

Excel — самый популярный и мощный калькулятор. Специально для бухгалтеров, которые часто работают с электронными таблицами Excel, усвоение и усвоение советов в Excel поможет вам достичь максимальной эффективности. В следующей статье вы найдете подробные советы и рекомендации по работе с Excel для бухгалтеров.

1. Выделите и добавьте строки полностью с помощью клавиатуры.

Чтобы добавить (вычесть) строку или столбец, вы выбираете строку или столбец рядом со строкой, столбец необходимо добавить (удалить) и выполнить следующую комбинацию клавиш:

— Добавить строку (столбец): нажмите Ctrl + Shift + ‘+’

— Чтобы удалить одну строку (столбец): нажмите Ctrl + Shift + ‘-‘

2. Быстрое копирование и перемещение данных.

Чтобы быстро скопировать и переместить данные, вам нужно только выбрать область данных, которую вы хотите переместить -> наведите указатель мыши на край выбранной области данных, пока курсор не изменится на 4-стороннюю стрелку -> удерживайте и переместите переход в новую область .

Если вы хотите быстро скопировать, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl во время перемещения.

3. Удалите пустые ячейки в диапазоне данных.

Если в вашем файле данных много пустых строк, которые не соседствуют друг с другом, выбор и удаление каждой пустой строки занимает очень много времени. Чтобы удалить все пустые строки в области данных, выполните следующие действия:

— Шаг 1. Выберите весь диапазон данных, который вы хотите удалить пустыми строками -> щелкните Фильтр данных -> щелкните стрелку раскрывающегося списка в любой ячейке -> снимите выделение Выбрать все -> выберите Пустой -> щелкните ОК:

Изображение 1 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

Шаг 2: После установки флажка Пустые все пустые строки отображаются рядом друг с другом, остальные вам нужно выбрать эти пустые строки -> щелкните правой кнопкой мыши и выберите Удалить строки:

Изображение 2 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

4. Применение функций фильтрации данных в Excel.

При большом количестве данных, которые вы хотите увидеть результаты объекта, отдельного человека или отфильтровать список учащихся в классе или школе при посещении соревнований, вам следует быстро применить функцию фильтрации в Excel, чтобы сэкономить бесполезное время.

Выполнить заголовок -> на вкладке Данные -> Фильтр:

Изображение 3 из Резюме советов, хороших советов по Excel для бухгалтеров

В строке заголовка со стрелкой раскрывающегося списка щелкните стрелку и отфильтруйте данные по своему усмотрению:

Изображение 4 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

5. Ограничьте вводимые значения в таблицах Excel.

Например, чтобы избежать того, чтобы кто-то исправлял ваши данные на более высокое значение, вы устанавливаете предел значения для ячейки данных.

Шаг 1: Выберите область данных, которую нужно ограничить -> перейдите на вкладку Данные -> Проверка данных:

Изображение 5 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

Шаг 2: диалоговое окно появляется в разделе Alow select Whole number value -> Data item select Between -> введите предел первого и последнего значений, соответствующих минимуму и максимуму.

Изображение 6 из Резюме советов, хороших советов по Excel для бухгалтеров

Теперь, если вы введете бонусное значение 600k -> система сообщит о чрезмерной ошибке:

Изображение 7 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

6. Управление списком фиксированных товаров с проверкой.

Вы хотите управлять списком товаров, чтобы избежать импорта товаров, не указанных в списке. Очень просто: всего несколькими нажатиями вы можете полностью управлять своим складом. Например, создайте список имен элементов в столбце имени строки, чтобы пользователи могли ограничить неправильные записи и элементы без имени в списке:

— Создайте список элементов -> щелкните поле имени элемента -> на вкладке «Данные» выберите «Проверка данных» -> появится диалоговое окно в разделе «Допустимо» выберите «Источник списка» выберите область данных, содержащую имя элемента -> нажмите «ОК»:

Изображение 8 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

И вот результат:

Изображение 9 из Резюме советов, хороших советов по Excel для бухгалтеров

7. Используйте Format Painter несколько раз.

Format Painter применяется к предыдущему формату для следующих объектов. Если вы хотите использовать несколько объектов позже, вместо того, чтобы щелкать левой кнопкой мыши и выбирать объекты для применения несколько раз, просто дважды щелкните кисть и выберите объекты для применения.

8. Преобразование данных из столбцов в строки и наоборот.

Изображение 10 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

9. Скрыть типы данных

Изображение 11 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

10. Как вводить числовые данные, начинающиеся с 0.

Обычно Excel не позволяет вводить числа, начинающиеся с цифры 0. Есть два способа преодолеть эту ситуацию:

Метод 1. Введите апострофы перед вводимым значением.

Метод 2: отформатируйте ячейку данных, в поле Тип введите 8 цифр 0:

Изображение 12 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

11. Как создавать выпадающие списки в Excel

Очень просто, вы делаете то же самое в Разделе 6. Управление списком фиксированных товаров с помощью валидации

12. Добавьте 1 диагональ в одну ячейку.

Выберите ячейку данных, чтобы добавить диагональ -> щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячейки, чтобы выбрать ячейку, содержащую диагональ в вашем направлении:

Изображение 13 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

13. Создавайте клавиши быстрого доступа в Quick Access.

Быстрый доступ дает вам быстрый доступ к часто используемым функциям, доступным в Excel. Чтобы добавить другие функции, щелкните стрелку -> выберите функцию, которую нужно добавить в Быстрый доступ.

Изображение 14 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

14. Приложение для интеллектуального поиска в таблицах.

Если вы не помните условия поиска, используйте функцию интеллектуального поиска, комбинируя дополнительные символы *

Изображение 15 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

15. Создавайте заголовки сразу для нескольких листов.

Ваш файл Excel содержит несколько листов, вы хотите установить заголовок для всех тех же листов при печати:

Щелкните правой кнопкой мыши любой лист -> выберите Выбрать все листы:

Изображение 16 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

Выполните общий заголовок, который нужно создать для листа:

Изображение 17 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

Щелкните правой кнопкой мыши любой лист и выберите «Разгруппировать листы»:

Изображение 18 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

Результаты на всех листах в файле Excel имеют одинаковый заголовок:

Изображение 19 из Резюме советов, хороших советов по Excel для бухгалтеров

16. Импортируйте текстовые данные в Excel.

Данные Word находятся в формате вкладок, вы хотите переключиться в Excel, где данные на каждой вкладке соответствуют 1 столбцу. Для этого вставьте текст из Word в Excel -> на вкладке Data -> Data Validation -> появится диалоговое окно, нажимайте Next до завершения Finish:

Изображение 20 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

17. Закрепите заголовок.

Содержимое ваших данных слишком велико, вы хотите исправить заголовок при перемещении -> поместите курсор под заголовок, который нужно исправить -> перейдите на вкладку View -> Freeze Panes:

Изображение 21 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

18. Свяжите данные Excel и Word

Ваши данные существуют в двух файлах Word и Excel, когда данные в любом файле данных изменяют оставшиеся файлы, обновленные вами, следующим образом:

После копирования данных из файла Word выберите «Специальная вставка» -> появится диалоговое окно и выберите «Вставить ссылку», чтобы выбрать документ Microsoft Word.

Изображение 22 из Резюме советов, полезных советов по Excel для бухгалтеров

Таким образом, 2 файла данных связаны вместе.

Также вам нужно усвоить некоторые полезные сочетания клавиш в Excel:

1. Быстрая сумма без использования функции с комбинацией клавиш «ALT + =»

2. Включите быструю фильтрацию данных с помощью CTRL + SHIFT + L.

3. Отобразите формулу с помощью клавиш CTRL + ~.

4. Быстро перемещайтесь между листами с помощью CTRL + PAGE UP, CTRL + PAGE DOWN.

5. Перемещайтесь между книгами с помощью CTRL + SHIFT TAB.

Выше приведены подробные советы и рекомендации в Excel для бухгалтеров. Удачи!

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.